Strateginen hankinta, palvelupäällikkö Suvi Haukioja 6.4.2020:

Hankinnan kohde

Turun kaupungin strateginen hankinta on pyytänyt tarjouksia Liedon kunnan, Maskun kunnan, Naantalin, Sauvon, Taivassalon sekä Turun kaupungin elintarvikehankintaan seuraavissa osakokonaisuuksissa:

1. Hedelmät, vihannekset, juurekset ja perunat

2. Maito- ja maitotuotteet

3. Liha- ja lihavalmisteet

4. Pakasteet ja valmisruoka

5. Kuivatuotteet, säilykkeet, mausteet, kastikkeet jne.

6. Tuore leipä

Sopimuskausi on 1.6.2020 (tavoite) - 31.7.2022, jonka jälkeen sopimusta voidaan jatkaa tilaajan päätöksellä alkuperäisin ehdoin 1.8.2022–31.1.2024 (optio).

Markkinavuoropuhelut, tietopyynnöt ja julkaistut hankintailmoitukset

Hankinnasta on järjestetty varhaisen vaiheen markkinavuoropuhelu 4.9.2019

webinaarina. Lisäksi hankintaan on liittynyt varhaisen vaiheen markkinavuoropuhelu kasviproteiineista 26.11.2019. Varhaisen vaiheen markkinavuoropuheluista on ilmoitettu ennakkoon Hilmassa. Hankinnasta on myös tehty tietopyyntö 12.12.2019.

Hankintailmoitus EU-kynnysarvon ylittävänä tavarahankintana julkaistiin 24.1.2020 HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö liitteineen julkaistiin samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku. Samalla sivustolla julkaistiin 13.2.2020 hankintaa koskevat kysymykset ja niihin annetut vastaukset, jolloin tehtiin myös korjausilmoitus tarjouspyyntöön.

Hankintamenettelyn kulku

Hankinta kilpailutettiin avointa menettelyä käyttäen.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, ettei vaihtoehtoisia tarjouksia tai osatarjouksia hyväksytä. Tarjouspyynnön mukaisesti hankinnasta tehdään sopimukset osakokonaisuuksittain. Jokaiseen osakokonaisuuteen valitaan yksi (1) toimittaja.

Annettuun määräaikaan 10.3.2020 klo 11 mennessä saatiin kaksitoista (12) tarjousta kuudelta eri tarjoajalta. Tarjoajat olivat: Atria Suomi Oy, Heinontukku Oy, HKScan Finland Oy, Jokioisten leipä Oy, Kimmon Vihannes Oy, Meira Nova Oy ja Veraisen Leipomo Oy. Taulukossa 1. on esitetty eri osakokonaisuuksiin saapuneet tarjoukset.

Taulukko 1.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 3) tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta.

Tarjousten käsittely

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Osakokonaisuuksien 1-5 tarjouksen jättäneet tarjoajat täyttivät tarjoajalle asetetut kelpoisuusehdot. Osakokonaisuudessa 6 Jokioisten leipä Oy täytti tarjoajalle asetetut kelpoisuusvaatimukset.

Osakokonaisuuteen 6 tarjouksen jättänyt Veraisen Leipomo Oy ei täyttänyt kaikkia tarjoajalle tarjouspyynnössä asetettuja vähimmäisvaatimuksia liitteestä 1. tarkemmin ilmenevällä tavalla, minkä vuoksi tarjoaja suljetaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 83 §:n mukaisesti hankintamenettelyn ulkopuolelle. Veraisen Leipomo Oy:n tarjousta ei oteta mukaan tarjousten kelpoisuuden arviointiin eikä tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden arviointiin.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavilta palveluilta tarjouspyynnössä edellytettiin.

Tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset ja annetut tarjoukset otettiin mukaan tarjousten vertailuun.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu

Arviointi- ja valintaprosessin kolmannessa vaiheessa tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella hinnaltaan halvin. Tarjouspyynnön mukaisesti annetuista tarjouksista valitaan osa-alueittain hinnaltaan halvin, huomioiden arvioidut vuotuiset tilausmäärät. Laadulliset kriteerit on määritelty tarjouspyynnössä ehdottomina vaatimuksina.

Mikäli tarjoaja on jättänyt Tuote- ja hintaluetteloon (liitteet 1-6) tuoterivejä tyhjäksi, tarjoajan tarjousta täydennetään tarjouspyynnön liitteessä 7. ”Ohje tuote- ja hintaluetteloiden (liitteet 1-6) täyttämiseen” kuvatusti: ”Mikäli toimittaja jättää tyhjäksi tuoterivejä Tuote- ja hintaluettelosta (ei jätä tarjousta riville), lisätään riville saman osakokonaisuuden vastaavalle riville kalleimman hinnan jättäneen tarjoajan hinta kerrottuna luvulla 1,5. Tämä hinta vaikuttaa tyhjän rivin jättäneen toimittajan vertailuhintaan.”

Taulukossa 2. on esitetty osakokonaisuuksien 1-6 vertailuhinnat toimittajittain. Osakokonaisuuksissa 2. ja 3. on tehty Liitteen 7. mukaiset korjaukset tyhjien rivien osalta.

Taulukko 2. Vertailuhinnat tarjoajittain

Liite 1. Perusteet Veraisen Leipomo Oyn sulkemiselle hankintamenettelyn ulkopuolelle 10482-2019

Ehdotus        Edellä esitetyn perusteella esitän, että Turun kaupungin elintarviketoimittajiksi sopimuskaudelle 1.6.2020 – 31.7.2022 valitaan tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin:

•osakokonaisuuteen 1. toimittajaksi valitaan Meira Nova Oy

•osakokonaisuuteen 2. toimittajaksi valitaan Kimmon Vihannes Oy

•osakokonaisuuteen 3. toimittajaksi valitaan HKScan Finland Oy

•osakokonaisuuteen 4. toimittajaksi valitaan Meira Nova Oy

•osakokonaisuuteen 5. toimittajaksi valitaan Meira Nova Oy

•osakokonaisuuteen 6. toimittajaksi valitaan Jokioisten leipä Oy

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän, että Turun kaupungin elintarviketoimittajiksi sopimuskaudelle 1.6.2020 – 31.7.2022 valitaan tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin:

•osakokonaisuuteen 1. toimittajaksi valitaan Meira Nova Oy

•osakokonaisuuteen 2. toimittajaksi valitaan Kimmon Vihannes Oy

•osakokonaisuuteen 3. toimittajaksi valitaan HKScan Finland Oy

•osakokonaisuuteen 4. toimittajaksi valitaan Meira Nova Oy

•osakokonaisuuteen 5. toimittajaksi valitaan Meira Nova Oy

•osakokonaisuuteen 6. toimittajaksi valitaan Jokioisten leipä Oy

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävillä kirjallisella sopimuksella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

      Susanna Sarvanto-Hohtari

      Hankintapäällikkö

Lisätietoja: palvelupäällikkö Suvi Haukioja p. 040 159 4766