TURUN KAUPUNGIN OHJEET ETÄTYÖSTÄ

1.   Milloin työn katsotaan olevan etätyötä

Etätyö on tapa organisoida työtä. Sen keskeisiä tunnusmerkkejä on, että työ, jota voitaisiin tehdä työnantajan tiloissa, tehdään säännöllisesti varsinaisen työpaikan ulkopuolella ja että tässä työssä tai sen organisoinnissa käytetään apuna tietotekniikkaa.

Etätyötä on esimerkiksi:

•koko- tai osa-aikaisesti kotona tai muissa kuin työnantajan tiloissa tietokoneen avulla tehtävä työ, esimerkiksi suunnittelu- ja tutkimustyö

•työskentely ns. tietotuvissa (paikka, jossa useiden yritysten työntekijät työskentelevät samanaikaisesti työnantajan tilojen ulkopuolella tietotekniikkaa apuna käyttäen).

Etätyöhön soveltuu työ, joka ei vaadi tarvetta henkilökohtaiseen kanssakäymiseen tai esim. välitön valvonta on vähäistä. Etätyö sopii esim. asiantuntija ja suunnittelutehtäviin, raporttien ja muistioiden laatimiseen, käännöstehtäviin ja projektiluontoiseen suunnitteluun.

2.   Milloin etätyön tekeminen on perusteltua

Vaikka edellytykset työn tekemiselle etätyönä olisivat olemassa, ei perusteita etätyön tekemiseen aina kuitenkaan työnantajan näkökulmasta ole olemassa. Työnantajan edustajana etätyösopimuksen tekevän viranhaltijan tulee aina ennen etätyösopimuksen tekemistä arvioida saavutetaanko etätyöllä työnantajan kannalta sellaisia hyötyjä, että etätyösopimuksen tekemistä voidaan pitää perusteltuna.

Etätyösopimuksen tekeminen voi olla perusteltua esimerkiksi jos valmistelu- / selvitystyön tekeminen vaatii keskittymistä ja henkilön työpiste on avokonttorissa ja työskentelyn voidaan katsoa olevan tehokkaampaa kotona tehtynä etätyönä.

Työntekijällä ei ole subjektiivista oikeutta etätyön tekemiseen, eikä etätyösopimuksen perusteena voi olla työntekijän henkilökohtaiset mieltymykset tai tarpeet.      

3.   Etätyön vapaaehtoisuus

Toimialat harkitsevat etätyön teettämismahdollisuudet omassa organisaatiossaan ja sopivat etätyöskentelystä ja sen muodosta etätyöhön halukkaan työntekijän/ viranhaltijan kanssa.

Etätyö perustuu vapaaehtoisuuteen. Työnantaja ja työntekijä sopivat etätyön tekemisestä keskenään. Etätyöstä voidaan sopia joko työsopimusta solmittaessa / viranhoitomääräys annettaessa, tai myöhemmin palvelussuhteen aikana.

Koska työn johtamiseen ja organisointiin liittyvistä asioista ei voi varsinaisesti tehdä sopimusta virkamiehen kanssa, perustuu viranhaltijan etätyö asianomaisen suostumukseen ja molempien osapuolten yhteiseen näkemykseen siinä mainituista asioista.

Jatkossa etätyösopimuksella tarkoitetaan sekä työntekijän kanssa tehtyä etätyösopimusta että edellä kuvattua viranhaltijan osalta tehtävää viranhoitovelvollisuuden muuttamisesta tehtävää päätöstä.

Erillinen sopimus etätyön tekemisestä ja siihen liittyvistä ehdoista (liite 1) tehdään aina kirjallisesti. Etätyösopimus tehdään aina määräaikaisena, yhdellä kertaa enintään kahden vuoden määräajaksi.

Etätyösopimus voidaan päättää molemmin puolin 1 kk:n ilmoitusaikaa noudattaen. Tämän lisäksi sopimus voidaan päättää välittömästi molemmin puolin kesken sopimuskauden, jos sopimuksen ehdot eivät täyty. Etätyön päättämistä koskeva ilmoitus ei merkitse palvelussuhteen päättämistä.

4.Sovellettava lainsäädäntö ja työehtosopimukset sekä muut palvelussuhteen ehdot

Etätyössä noudatetaan voimassa olevia lakeja, työsopimusta/ viranhoitomääräystä ja ao. virka- ja työehtosopimuksia sekä kaupungissa voimassa olevia määräyksiä.

Sovellettavan lainsäädännön ja työehtosopimusten osalta on huomioitava mm., että:

•työsopimuslakia ja lakia kunnallisesta viranhaltijasta sovelletaan etätyöhön

•etätyöntekijät otetaan huomioon tarkasteltaessa yritysten henkilöstömääriin liittyviä säännöksiä, esimerkiksi yhteistoimintalaissa

•etätyöntekijät kuuluvat lakisääteisen työterveyshuollon piiriin ja ovat työsuhteeseen liittyvän sosiaaliturvan piirissä

•etätyöntekijöihin sovelletaan soveltuvin osin KVTES:n määräyksiä

•etätyöntekijä ei ole työaikalain piirissä työaikalain 2 §:n 1 momentin 3 kohdan perusteella.

Etätyöntekijän osalta on erityisesti huomioitava seuraavat asiat:

•Etätyöntekijä on normaalissa palvelussuhteessa työnantajaan ja häneen sovelletaan soveltuvin osin samoja palvelussuhteen ehtoja kuin muuhunkin henkilöstöön.

•Palkkaus määräytyy samoin perustein kuin tehtäessä työtä työn tavanomaisessa suorituspaikassa.

•Työaika on sama kuin työntekijän nykyinen säännöllinen päivittäinen/ viikoittainen työaika eikä liukuvan työajan piirissä olevien työaikasaldo muutu etätyöpäivinä eli työaika on ns. kiinteä.

•Yhteydenpidosta ja raportoinnista sovitaan erikseen.

•Vuosilomat, sairauslomat jne. myönnetään samoilla periaatteilla kuin varsinaisella työpaikalla.

•Koulutus- ym. vastaavat päivät eivät ole etätyöpäiviä

•Etätyön aikana ei makseta matkakustannusten korvauksia eikä työaikakorvauksia.

•Etätyön suorituspaikasta/suorituspaikoista sovitaan etätyösopimuksessa. Etätyöpaikan väliaikainen muuttaminen edellyttää asiasta sopimista.

•Etätyön tekeminen muualla kuin Suomen valtakunnan alueella vaatii kaupunginhallituksen etukäteen antaman luvan.

•Kaikki etätyöpäivät tulee olla etukäteen esimiehen tiedossa

•Toteutuneet etätyöpäivät on oltava jälkikäteen todennettavissa. Esim. satunnaisen etätyön osalta etätyöpäivät on merkittävä Outlook kalenteriin tai etätyöpäivistä tulee olla muu sellainen tieto, joka voidaan jälkikäteen todentaa.

5.   Yksityisyyden suoja

Etätyö ei rajoita työntekijän oikeutta lakiin perustuvaan yksityisyyden suojaan. Tarkkailujärjestelmien käyttöönotto kuuluu yhteistoimintamenettelyssä käsiteltävien asioiden piiriin siten kuin siitä on säädetty työelämän yksityisyyden suojaa koskevassa laissa sekä yhteistoimintalaissa.

6.   Tietoturva

Ammatillisiin tarkoituksiin käytettävien ohjelmistojen ja tietojen suojauksen on oltava etätyössä lähtökohtaisesti samaa tasoa kuin työnantajan tiloissa työskentelevillä. Etäyhteyden suojaus saattaa lisäksi edellyttää erityisjärjestelyjä. Jos etätyöhön käytettävää tietokonetta saa käyttää myös omiin tarkoituksiin, työnantajan ja työntekijän on syytä sopia pelisäännöistä muun kuin työkäytön osalta sekä arvioida muun käytön riskit tietosuojaukselle. Tietoturvaa koskevat säännökset ovat myös lähtökohtaisesti samat, joita sovelletaan työnantajan tiloissa työskenteleviin.

Etätyöstä sovittaessa on syytä sopia siitä:

•saako työnantajan hankkimaa tietokonetta käyttää myös muihin tarkoituksiin

•käytön rajoituksista

Etätyön tietoturvan osalta noudatetaan Turun kaupungin tietohallinnon antamia ohjeita.

7.   Matkustaminen

Kodin ja työpaikan välisiä matkoja ei korvata. Virkamatkojen osalta etätyöntekijään sovelletaan virka- ja työehtosopimusta.

Etätyön tekeminen muualla kuin Suomen valtakunnan alueella vaatii kaupunginhallituksen etukäteen antaman luvan.

8.   Työvälineet

Työnantaja hankkii tavallisesti työvälineet ja vastaa niiden asentamisesta ja huollosta. Etätyöntekijältä edellytetään huolellisuutta työvälineiden käytössä, ja hänen on muun muassa ilmoitettava havaitsemistaan vioista ja puutteellisuuksista työnantajalle.

Jos etätyöntekijä käyttää omaa tietokonettaan ja muita omia työvälineitään, on tämä asia sovittava etätyösopimuksessa.

Etätyösopimuksessa sovitaan muun muassa siitä:

•kuka vastaa työvälineiden hankkimisesta, asentamisesta ja huollosta

•kuinka työnantaja osallistuu tietoliikennekustannuksiin.

9.   Työterveyshuolto ja työsuojelu

Etätyötä tekevät kuuluvat kaupungin työterveyshuollon piiriin vastaavasti kuin työnantajan tiloissa työskentelevät.

Työsuojelua koskevat määräykset soveltuvat pääsääntöisesti myös työhön, jota sopimuksen mukaan tehdään kotona tai siihen verrattavissa olosuhteissa.

Työsuojelutoimissa tulee ottaa huomioon etätyön erityispiirteet ja etätyöntekijälle on syytä tiedottaa etätyöhön liittyvistä menettelytavoista työterveys- ja työturvallisuusasioissa.

Etätyöstä sovittaessa on syytä kiinnittää huomiota mm. siihen:

•mitkä ovat etätyön erityiset haitat ja vaarat terveydelle ja turvallisuudelle ja miten niitä voidaan poistaa tai vähentää

•miten työnantaja voi tarvittaessa tarkastaa työolosuhteet ja työvälineet

•etätyöntekijän velvollisuuteen ilmoittaa työympäristössä esiintyvistä ongelmista.

Työtapaturmista työntekijällä on aina selvitysvelvollisuus niistä olosuhteista joissa työtapaturma on tapahtunut. Jos tapaturma sattuu kotiaskareissa tai kaupassa käynnin yhteydessä, ei kysymyksessä ole työtapaturma.

10.   Työjärjestelyt ja yhteydenpito

Työntekijän siirtyessä etätyöhön työskentelylle asetetaan selkeät tavoitteet ja aikataulu. Etätyöntekijän työmäärä ja suoritusstandardit ovat samat kuin vastaavien työnantajan tiloissa työskentelevien työntekijöiden.

Työnantajan on informoitava työntekijää mm.:

•siitä, kuka toimii organisaatiossa etätyöntekijän yhteyshenkilönä työsuhteeseen ja työtehtäviin liittyvissä kysymyksissä sekä siitä, kuka on työntekijän lähin esimies

•raportointijärjestelyjä koskevista ohjeista

•organisaatiossa tapahtuvista muutoksista sekä muista yrityksen tiedottamisen piiriin kuuluvista asioista

Etätyöhön siirtyvien osalta tulee varmistaa, että henkilöstölle kohdistuva tiedotus ja järjestetyt tilaisuudet saavuttavat myös heidät. Etätyötä tekevillä on velvollisuus osallistua työtehtäviin liittyviin kokouksiin ja muihin tilaisuuksiin. Tiedossa olevat kokoukset, joihin tulee osallistua, voidaan kirjata osaksi etätyön käytännön järjestelyjä.

11.   Koulutus

Etätyöntekijällä tulee olla samanlaiset mahdollisuudet osallistua koulutukseen kuin työnantajan tiloissa työskentelevillä, myös teknisen välineistön käytön osalta. Koulutukseen osallistuminen on otettava huomioon etätyölle asetettavia tavoitteita ja aikatauluja laadittaessa.

12.   Päätöksenteko ja päätösten tiedoksianto

Virka- tai työtehtävän poikkeuksellista suorituspaikkaa koskevan luvan antamisesta on määräys hallintosäännön 99 §:ssä. Toimialajohtajalla on oikeus antaa alaiselleen lupa suorittaa määräajan virka- tai työtehtäviä viraston tai muun virka- tai työtehtävien varsinaisen suorituspaikan ulkopuolella, jos se on työn suorittamisen kannalta tarkoituksenmukaista. Apulaiskaupunginjohtajan, toimialajohtajan ja konsernihallinnon sekä palvelukeskusten henkilökunnan osalta em. päätökset tekee kaupunginjohtaja.

Etätyön tekemisestä ei tarvitse tehdä erillistä päätöspöytäkirjapäätöstä. Etätyöstä tehtävä sopimus täyttää hallintosäännössä todetun ilman päätöspöytäkirjaan tehtävän päätöksen edellytykset.

Päätöksen tekemiseen oikeutetun tulee päivätä ja allekirjoittaa etätyösopimus.

Etätyösopimukset tallennetaan JoutseNet asianhallintajärjestelmään. Kaikkien sopimusten kirjaaminen JoutseNettiin on välttämätöntä, jotta konsernihallinnon strateginen HR voi asianmukaisella tavalla seurata etätyökäytäntöjen toteutumista.

Liite 1       Etätyösopimus

ETÄTYÖSOPIMUS/VIRANHOITOMÄÄRÄYKSEN LIITE

(Kokoaikainen/osa-aikainen etätyö)