Menettelyohje sopimusten ja muiden dokumenttien allekirjoittamisesta sähköisesti poikkeustilanteessa

Valtioneuvosto on linjannut 16.3.2020 lisätoimenpiteitä koronavirustilanteen hoitamiseksi Suomessa. Valtioneuvoston linjauksen mukaisesti julkisen sektorin työnantajat määräävät ne julkisen sektorin työntekijät etätyöhön, joiden työtehtävät sen mahdollistavat.

Tilanteessa, jossa Turun kaupungin ja ulkopuolisten tahojen työntekijöitä on määrätty etätyöhön ja ulkopuolisia kontakteja on vältettävä virustartunnan ehkäisemiseksi, sopimusten allekirjoittaminen on ongelmallista. Turun kaupungilla ei ole tällä hetkellä käytössään teknistä ratkaisua, joka mahdollistaisi sopimusten allekirjoittamisen sähköisesti.

Tämä ohje koskee tahoja, joilla on Turun kaupungin hallintosäännön 104 §:ssä määritelty allekirjoitusoikeus tai jotka muutoin valmistelevat sopimuksia. Lisäksi ohje koskee sisäiseen käyttöön tarkoitettuja dokumentteja.

Tämä ohje on voimassa määräajan 13.4.2020 saakka.

Turun kaupunki ohjeistaa työntekijöitään toimimaan sopimusten allekirjoitusten osalta seuraavasti:

1.Toimivalta sopimuksen allekirjoittamiseen määräytyy Turun kaupunginvaltuuston hyväksymän hallintosäännön mukaisesti.

2.Ennen sopimuksen allekirjoittamista sopimuksen hyväksymisestä tulee olla lainvoimainen päätös (ks. tarkemmat ohjeet Sopimushallinnan tekeminen ja sopimushallinta Turun kaupungissa).

3.Turun kaupungin toimivaltainen edustaja lähettää skannatun allekirjoitetun sopimuksen pdf-muodossa toiselle sopimuksen osapuolelle sähköpostitse.

4.Mikäli toimivaltaisella edustajalla ei ole mahdollisuutta skannata sopimusta, voidaan allekirjoitetusta sopimuksesta ottaa kuva ja lähettää se sähköpostin välityksellä toiselle osapuolelle.

5.Sähköpostin otsikkoon on selkeästi merkittävä, että kysymyksessä on ko. sopimuksen lopullinen allekirjoituskappale, johon ei tehdä enää muutoksia. Lisäksi sopimus tulee identifioida sähköpostin viestikentässä: sopimuksen nimi, diaari, mihin sopimus perustuu.

6.Toinen sopimuksen osapuoli palauttaa kaupungin allekirjoittaman ja toisen sopimuksen osapuolen allekirjoittaman sopimuksen pdf-muodossa kaupungin toimivaltaiselle edustajalle.

7.Mikäli toisella sopimuksen osapuolella ei ole mahdollisuutta skannata ko. sopimusta, toimitaan tässä samalla tavalla kuin kohdassa 4.

8.Kaupungin toimivaltaisen edustajan on varmistettava, että toisen osapuolen edustajalla on toimivalta allekirjoittaa ko. sopimus. Toinen sopijapuoli ei saa asettaa missään vaiheessa enää minkäänlaisia ehtoja tai varaumia sopimuksen allekirjoittamiselle taikka hyväksymiselle.

9.Allekirjoitetut alkuperäiset sopimukset toimitetaan myöhemmin postilla sopimuksen osapuolille.

10.Sopimukset ja sähköpostikirjeenvaihto viedään JoutseNetin diaarille sekä tarvittaessa muihin työtiloihin (esim. DoTku).

11.Muut asiakirjat, kuten tarjouspyynnöt, sisäiset sopimukset, päätökset ja muut dokumentit voidaan varmentaa vain sähköisesti sähköpostikuittauksella, asianhallintajärjestelmän merkinnällä taikka muuten jälkikäteen todennettavalla tavalla.

----

Mallit:

Otsikko: Yhteistyösopimuksen lopullinen allekirjoituskappale

Lopullinen allekirjoitettu yhteistyösopimus (18.3.2020, diaari 111-2020), joka koskee Turun kaupungin ja Helsingin kaupungin välistä kulttuuriyhteistyötä, on tämän sähköpostin liitteenä.

Etunimi Sukunimi

titteli