Tuomas Heikkinen ja Sinikka Valtonen 13.3.2020:

Koronaviruksen aiheuttaman epidemiauhan takia konsernihallinnossa ja palvelukeskuksissa on tarpeen tunnistaa kriittiset tehtävät ja tehdä niihin liittyen varotoimia. Kriittisissä tehtävissä olevien tulee pyrkiä välttämään kaikkia altistavia kontakteja mahdollisuuksien mukaan mm. jäämällä ensisijaisesti etätyöhön ja hoitamalla palaverit etäneuvotteluina siihen asti, kunnes akuutti epidemiavaara voidaan todeta ohitetuksi.

Kriittisiksi määritellyissä tehtävissä etätyö on oletuslähtökohta, josta poiketaan vain perustellusta syystä. Etätöistä epidemian aikana sovitaan esimiehen kanssa kirjallisesti sähköpostilla, normaalia etätyösopimusta ei tässä kohtaa edellytetä. Minimoimalla kontaktit hillitään koronan leviämistä tehokkaimmin.

Konsernihallinnossa ja palvelukeskuksissa kriittisiksi tehtäviksi / vakansseiksi luokitellaan erityisesti seuraavat tehtävät - kyseisille henkilöille täytyy olla varahenkilöt (2 kpl) nimettynä:

• Maksuliikenne (talous ja rahoitus)
• Tietoliikenteen ylläpito (IT-palvelut)
• Konsernihallinnon kirjaamo (2 hlöä)
• Johtava kaupunginsihteeri (päätöksentekoprosessi, johdon tuki)
• Toimistosihteerit (päätöksentekoprosessi, yhteiset hallintopalvelut)
• ohtava HR-järjestelmäasiantuntija (sovelluspalvelut, henkilöstöasioiden palvelukeskus)
• Kaupunginjohtaja

Lisäksi erityisesti seuraavien yksiköiden tulee varmistaa kokonaistoimintakykynsä myös koronaviruksen aiheuttamissa mahdollisissa häiriötilanteissa:

• Lakiasiat
• Viestintä
• Henkilöstöasioiden palvelukeskus
• IT palvelut

Jokaisen konsernihallinnon ja palvelukeskusten esimiehen tulee kannustaa omia alaisiaan suosimaan etätöitä mahdollisuuksien mukaan normaalia enemmän ja minimoimaan tartunnan riski välttämällä tarpeettomia tilaisuuksiin osallistumista. Esimiesten tulee varmistaa, että henkilöstöllä on riittävä osaaminen tietokoneiden kautta tapahtuvaan työskentelyyn. Työkonetta ja muita tarvittavia työvälineitä on kuljetettava päivittäin mukana, jotta etätyöhön jääminen on mahdollista sujuvasti lyhyelläkin varoitusajalla ilman altistumista. Sähköpostilla esimiehen kanssa sopiminen riittää dokumentiksi epidemian aikana.

Yli 10 hengen kokouksia tai tilaisuuksia ei tule järjestää, eikä niihin tule osallistua, jos se ei ole välttämätöntä. Kokouksien järjestämisessä tulee hyödyntää etäyhteyksiä.

Kaupungin virallisista toimielimistä tullaan antamaan virallinen erillinen ohje kaupunginvaltuuston linjausten mukaan.

Yliopistonkatu 27a ei ole auki ulkopuolisille, myös ruokala suljetaan. Jos jonkun palvelun toteuttaminen edellyttää henkilökohtaista tapaamista tulee järjestelyistä sopia erikseen. Asiakaspalvelut pidetään toistaiseksi avoimena.

Jokaisen vastuualueen johtajan tulee toimittaa nimilista kriittisiksi nimetyistä henkilöistä konsernihallinnon henkilöstöpäällikkö Kaisa Nummioralle.

Päätös on voimassa AVI:n antaman ohjeistuksen kanssa.

Kaupunginjohtaja Minna Arve:

PäätösKonsernihallinnossa ja palvelukeskuksessa tulee noudattaa yllä kuvattua menettelyä häiriötilanteen aikana. Jokaisen vastuualueen johtaja on velvoitettu ohjeistamaan oman vastuualueensa toiminta ohjeistuksen mukaisesti.

Minna Arve

kaupunginjohtaja