Sivistystoimiala hankintasuunnittelija Päivi Aaltonen, suunnittelija Mikko Hirvonen, toiminnanjohtaja Jouni Paakkinen, suunnittelija Tuomas Auremaa ja strategisen hankinnan osuus projektipäällikkö Pekka Lång 10.3.2020:

Turun kaupungin strateginen hankinta on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia esitystekniikasta, esitystekniikan huollosta, viihde-elektroniikasta tarvikkeineen sekä optiona esitystekniikan suunnittelupalvelusta ajalle 1.4.2020 (tavoite) – 31.3.2022 Turun kaupungin toimialojen, Liedon kunnan, Pöytyän ja Sauvon kunnan käyttöön, minkä jälkeen sopimusta voidaan Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin kahdella (2) yhden (1) vuoden pituisella optiolla.

Hankintailmoitus EU-kynnysarvon ylittävänä hankintana julkaistiin 16.1.2020 HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi julkaistavaksi EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED)-tietokannassa EU:n laajuisesti. Tarjouspyyntö liitteineen julkaistiin Tarjouspalvelu.fi –toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku. Hankintaan esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistiin 20.1.2020 ja 21.1.2020 Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa.

Hankinnan kuvaus

Puitesopimuksen kohteena ovat esitystekniikan laitteet ja niihin liittyvät palvelut, kuten esimerkiksi laitteiden käyttöönottoon, huoltoon ja ylläpitoon sekä kierrätykseen liittyvät palvelut. Puitesopimuksella voi hankkia muun muassa yksittäisen esitystekniikan rakennusprojektin töineen, laitteineen sekä huolto- ja ylläpitosopimuksineen osto-, leasing- tai palvelulaitteina. Puitesopimuksen kohteena ei ole infosisällön tuottaminen tai muu vastaava audiovisuaalisen sisällön tuotanto eikä videoneuvottelupalvelu.

Puitejärjestelyyn valitaan kaksi (2) toimittajaa osatarjouksessa 1 (esitystekniikka) ja yksi (1) toimittaja osatarjouksissa 2-3 (esitystekniikan huoltopalvelut ja viihde-elektroniikka tarvikkeineen), ja optiona esitystekniikan suunnittelupalvelu, ellei kelpoisuusehdot täyttäviä tarjoajia ja/tai hyväksyttäviä tarjouksia ole vähemmän. Jokaisen valitun toimittajan kanssa solmitaan erilliset puitesopimukset.

Tarjouspyynnössä arvioitu hankinnan kokonaisarvo oli 900 000,00 euroa (alv. 0%). Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kohderyhmittäin halvin.

Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Annettuun määräaikaan, 17.2.2020 klo 11, mennessä saatiin yhdeksän (9) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:

Atea Finland Oy

-Esitystekniikka

-Esitystekniikan huoltopalvelu

-Optiona; esitystekniikan suunnittelupalvelu

Dustin Finland Oy

-Esitystekniikka

-Viihde-elektroniikka

Caverion Suomi Oy

-Esitystekniikka

-Esitystekniikan huoltopalvelu

-Viihde-elektroniikka

-Optiona; esitystekniikan suunnittelupalvelu

Electro Waves Oy

-Esitystekniikka

-Esitystekniikan huoltopalvelu

-Optiona; esitystekniikan suunnittelupalvelu

Geomailer Oy

-Esitystekniikka

-Esitystekniikan huoltopalvelu

-Viihde-elektroniikka

-Optiona; esitystekniikan suunnittelupalvelu

Gigantti Oy

-Viihde-elektroniikka

Konekotka Oy – Data Group Kotka

-Esitystekniikka

Lyreco Finland Oy

-Esitystekniikka

-Viihde-elektroniikka

Tietokeskus Finland Oy

-Esitystekniikka

-Esitystekniikan huoltopalvelu

-Optiona; esitystekniikan suunnittelupalvelu

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Osatarjoukset hyväksyttiin kohderyhmittäin.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 3) tarjousten vertailu ja valinta.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajille asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 56 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa tarjoajien rahoituksellista ja taloudellista tilannetta, teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä sekä laatua koskevia vaatimuksia sekä vaatia tarjoajia esittämään niihin liittyviä selvityksiä. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki tarjoajat vakuuttavat täyttävänsä tarjoajille asetetut kelpoisuusehdot.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavalta palvelulta tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74.2 §:n mukaan, jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan 3 §:ssä säädettyjä periaatteita.

Strateginen hankinta varasi kaikille tarjoajille mahdollisuuden selventää tarjoustaan tuotteiden ominaisuusien osalta, että tarjoukset vastasivat tarjouspyynnön sisältöä.

Hankintayksikkö on tältä osin huomioinut hankintalain 3 §:n mukaiset tarjoajien tasapuolisen ja yhdenvertaisen kohtelun.

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavalta tuotteelta/palvelulta tarjouspyynnössä edellytettiin.

Konekotka Oy:ltä pyydettiin täsmennystä tarjotun FullHD dataprojektori Optoma EH416 osalta, koska se ei täyttänyt vähintään 5000 ANSI Lumenia, valkoinen valotehoa. KoneKotka Oy antoi seuraavan vastauksen: Syöttövirhe, mallin pitäisi olla Optoma EH512.

Tarjouksen olennainen muuttaminen kiellettyä

Hankintalain 74.1 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta.

Hankintayksikkö on varannut Konekotka Oy:lle tilaisuuden täsmentää tarjoustaan. Hankintayksikön ei kuitenkaan tule sallia osallistumishakemusten taikka tarjousten olennaista muuttamista. Sallittua ei ole hyväksyä täsmennyksiä, korjauksia ja täydennyksiä siten, että menettelyllä olisi olennainen vaikutus ehdokkaan tai tarjoajan asemaan. Siten hankintayksikön ei ole sallittua hyväksyä tarjoajaa täydentämään tarjousta tarjousajan päättymisen jälkeen esimerkiksi hyväksymällä tarjoajaa vaihtamaan tarjotun tarjouspyynnön vastaisen tuotteen taikka toimittamaan tarjousten vertailussa käytettävän merkityksellisen hinta- tai puuttuvan laatutiedon. Nyt Konekotka Oy on tosiasiassa vaihtanut hankintayksikön esittämän täsmennyspyynnön myötä tuotteensa uuteen, mikä ei ole hankintalain säännösten mukaista.

Konekotka Oy:n tarjous ei täyttänyt tarjouspyynnön vaatimusta seuraavin osin: Konekotka O:n tarjoama FullHD dataprojektori Optoma EH416 on ollut tarjouspyynnön vastainen.

Konekotka Oy:n tarjous ei vastaa tarjouspyynnön vaatimusta, eikä sitä voida vertailla. Tarjous tulee hylätä tarjouspyynnön vastaisena esitystekniikan osalta tarjouskilpailusta.

Muiden tarjoajien tarjoukset todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset ja ne otettiin mukaan tarjousten vertailuun.

Tarjousten vertailu ja valinta

Valintaperusteeksi ilmoitettiin kokonaistaloudellinen edullisuus, siten että tarjouksista valitaan kohderyhmäkohtaisesti halvin kuhunkin kohderyhmään. Vertailuperusteena käytetään kohderyhmäkohtaisesti yhteenlaskettua hintaa arvioiduilla hankintamäärillä laskettuna. Kokonaishinnaltaan kohderyhmäkohtaisesti halvimman hinnan antanut tarjoaja saa enimmäispisteet 100 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan hintaan (halvin hinta / vertailtava hinta x 100).

Ehdotus        Edellä esitetyn perusteella ehdotamme,

Kohderyhmässä 1 esitystekniikka

Konekotka Oy:n tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena ja sopimus

Turun kaupungin toimialojen sekä Liedon, Pöytyän ja Sauvon kunnan kanssa solmitaan kokonaistaloudellisesti edullisimpien tarjousten antaneiden Tietokeskus Finland Oy;n ja Atea Finland Oy:n kanssa ajalle 1.4.2020 (tavoite) – 31.3.2022 tarjotuin hinnoin ja alennuksin sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Kohderyhmässä 2 Esitystekniikan huoltopalvelut Turun kaupungin toimialojen sekä Liedon, Pöytyän ja Sauvon kunnan kanssa solmitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneen Tietokeskus Finland Oy:n kanssa ajalle 1.4.2020 (tavoite) – 31.3.2022 tarjotuin hinnoin ja alennuksin sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Kohderyhmässä 3 Viihde-elektroniikka Turun kaupungin sekä Liedon, Pöytyän ja Sauvon kunnan kanssa solmitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneen Dustin Finland Oy:n kanssa ajalle 1.4.2020 (tavoite) – 31.3.2022 tarjotuin hinnoin ja alennuksin sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Projektipäällikkö, hankintapäällikön varahenkilö Jaana Friman

PäätösPäätän, että

Kohderyhmässä 1 esitystekniikka

Konekotka Oy:n tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena ja sopimus

Turun kaupungin toimialojen sekä Liedon, Pöytyän ja Sauvon kunnan kanssa solmitaan kokonaistaloudellisesti edullisimpien tarjousten antaneiden Tietokeskus Finland Oy;n ja Atea Finland Oy:n kanssa ajalle 1.4.2020 (tavoite) – 31.3.2022 tarjotuin hinnoin ja alennuksin sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Kohderyhmässä 2 Esitystekniikan huoltopalvelut Turun kaupungin toimialojen, Liedon, Pöytyän ja Sauvon kunnan kanssa solmitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneen Tietokeskus Finland Oy:n kanssa ajalle 1.4.2020 (tavoite) – 31.3.2022 tarjotuin hinnoin ja alennuksin sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Kohderyhmässä 3 Viihde-elektroniikka Turun kaupungin toimialojen, Liedon, Pöytyän ja Sauvon kunnan kanssa solmitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneen Dustin Finland Oy:n kanssa ajalle 1.4.2020 (tavoite) – 31.3.2022 tarjotuin hinnoin ja alennuksin sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintalain 80 §:n tai 81 §:n mukaisesti tarjoajaksi hyväksytty ehdokas voidaan kuitenkin sulkea tarjouskilpailusta myöhemminkin tarjouskilpailun aikana hankintayksikön saatua tiedon poissulkemisen perusteesta.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköjä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävillä kirjallisilla sopimuksilla. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Jaana Friman

projektipäällikkö, hankintapäällikön varahenkilö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätietoja: projektipäällikkö Pekka Lång 040-6350 534