Johtava kaupunginlakimies Laura Klami ja hallintojohtaja Jari Lehmussaari 27.2.2020:

Kaupungissa työskentelee yksi asiakaspalvelusihteeri, joka käsittelee keskitetysti toimialarajat ylittäen vahingonkorvausasioita. Käsiteltävien asioiden määrä on suuri, keliolosuhteista riippuen 200 - 400 hakemusta per vuosi. Tällä hetkellä yhteisin hallintopalveluihin keskitetty vahingonkorvauskäsittelyprosessi on yhden henkilön varassa, mikä on johtanut pitkiin käsittelyaikoihin, kritiikkiin julkisuudessa sekä yhteydenottoihin kaupungin johtoon saakka. Jotta asiakkaat saisivat hakemuksensa käsiteltyä mahdollisimman nopeasti, ovat käsittelyyn liittyvät hallinnolliset työt jääneet esimiehen luvalla vähemmälle. Asian kirjaaminen ja dokumentointi asianhallintajärjestelmään on tehty vain, mikäli käsittelijälle on jäänyt ylimääräistä aikaa tai avuksi on saatu työllistettyjä tai muita sijaisia.

Resurssivaje on seurausta osittain lukuisista organisaatiouudistuksista ja henkilösiirroista, joissa korvauskäsittelijöitä siirtyi yhtiöihin tai eläköityi samassa yhteydessä. Resurssivajeen lisäksi ongelmana ovat olleet poissaolot, sillä käsittelijällä ei ole varahenkilöä loma-aikojen sijaistukseen.

Jotta varamiesjärjestely pystytään jatkossa toteuttamaan, on yhteisten hallintopalvelujen vahingonkorvausasioiden käsittely tarkoituksenmukaista siirtää lakiasioihin. Yhteisistä hallintopalveluista vakanssinumerolla 608151 työskentelevä asiakaspalvelusihteeri Anneli Koskela esitetään siirrettäväksi konsernihallinnon lakiasioihin. Tehtävänkuva ja palkka pysyvät samana. Suorana esimiehenä toimisi jatkossa hallintojohtaja Jari Lehmussaaren sijaan johtava kaupunginlakimies Laura Klami.

Samassa yhteydessä laajennettaisiin konsernihallinnon lakiasioiden perintäsihteerin tehtävänkuvaa siten, että perintäsihteeri pystyisi huolehtimaan akuuteista vahingonkorvausasioista asiakaspalvelusihteerin poissaoloaikoina.Järjestelyllä mahdollistetaan siten jatkossa varahenkilöjärjestelyt ja turvataan välitön ulkoinen asiakaspalvelutehtävä. Järjestely ei kuitenkaan korjaa resurssivajetta, mikä vahingonkorvausasioiden ja jatkossa siten myös perintäasioiden käsittelyihin liittyy.

Anneli Koskelan kanssa on käyty yt-menettelyn mukaiset keskustelut 18.2.2020, jossa on todettu, että tehtävänkuva pysyy samana. Anneli Koskela on antanut siirtoon suostumuksensa.

Esitämme, että konsernihallinnon yhteisistä hallintopalveluista asiakaspalvelusihteerin toimi (vak.nro 608151) ja toimen haltija siirretään lakiasioiden vastuualueelle 1.3.2020 lähtien. Lisäksi vakanssin määrärahat siirretään 11203 KH/Hallintopalvelut -kustannuspaikalta 11205 KH/Lakiasiat -kustannuspaikalle samasta ajankohdasta lukien. Muutoksella ei ole kustannus- eikä HTV-vaikutusta.

Johtaja Tuomas Heikkinen 27.2.2020:

PäätösPäätin siirtää konsernihallinnon yhteisistä hallintopalveluista asiakaspalvelusihteerin toimen (vak.nro 608151) ja toimen haltijan Anneli Koskelan lakiasioiden vastuualueelle 1.3.2020 lähtien.

Tuomas Heikkinen

johtaja