Tilapalvelujohtaja Tuomas Koskiniemi ja johtaja Tuomas Heikkinen 15.2.2020:

Taustaa

Kaupunginhallitus päätti 23.10.2017 § 440, että konsernihallintoon perustetaan 1.1.2018 lukien tilapalvelukeskus, jonka tehtävänä on hallita kaupungin tilaomaisuutta, vastata tilojen omistajuuden ohjauksesta, tarjota tiloja kaupungin toiminnoille sekä vastata tiloihin liittyvien palveluiden hankinnasta.

Tilapalvelukeskuksen toiminnan käynnistyttyä vuoden 2018 alussa on sen toimintaa lähdetty kehittämään. Uudistustyön tavoitteena on ollut mm. kehittää toimintaa asiakaslähtöisemmäksi, selkeyttää kohteiden kunnossapitoon liittyviä palvelukeskuksen sisäisiä vastuita sekä muodostaa uutta toimintatapaa tukeva organisaatiorakenne.

Kaupunginjohtaja teki 31.1.2019 § 24 päätöksen tilapalvelukeskuksen organisoinnista. Päätöksen mukaan 1.4.2019 alkaen tilapalvelukeskuksen organisaatio on muodostunut toimitilajohtaminen ja kohdejohtaminen -yksiköistä:

- Toimitilajohtamisyksikön toiminta pitää sisällään tilaratkaisuiden valmistelun (palveluverkkoselvitykset, tarveselvitykset, hankesuunnittelu, investointiohjelmanlaadinta) ja omaisuudenhallinnan (mm. sisäisen ja ulkoisen vuokraustoiminnan, kiinteistöyhtiöasiat sekä omaisuuden arvonhallinta). Myös sisäilmaprosessin hallinta kuuluu tämän yksikön tehtäviin. Toimitilajohtamisyksikköä johtaa toimitilapäällikkö.

- Kohdejohtamisyksikön tehtäviin kuuluvat rakennuskannan ylläpitotehtävien ja niihin liittyvien palveluiden järjestäminen, käsittäen mm. kunnossapidon, kiinteistönhoidon sekä siivouksen kilpailutukset ja valvonnan. Kohdejohtamisyksikköä johtaa ylläpitopäällikkö.

Organisaatiomallin muutos

Uusi asiakaslähtöinen toimintamalli on havaittu vuoden 2019 aikana erittäin hyvin toimivaksi, mutta toimitilajohtamisyksikön tehtäväkokonaisuus on osoittautunut laajaksi. Asian korjaamiseksi toimitilajohtamisyksikön tehtäviä, ja siten toimitilapäällikön tehtäväkuvaa, on tarkoituksenmukaista rajata tehtävän menestyksekkään hoitamisen varmistamiseksi.

Toimitilajohtamisyksikön tehtävät muodostuvat pääasiallisesti yllä kuvatun mukaisesti kahdesta toiminnallisesta tehtäväkokonaisuudesta – tilaratkaisuiden valmistelusta sekä omaisuuden hallinnasta. Jatkossa tilaomaisuudenhallintaan liittyvät tehtävät eriytetään toimitilajohtamisyksiköstä omaksi yksikökseen ja tätä kokonaisuutta johtamaan on kaupunginhallituksen päätöksellä 13.1.2020 § 3 perustettu tilahallintapäällikön virka.

Tämän myötä tilapalvelukeskuksen organisaatio muodostuu jatkossa kolmesta yksiköstä – tilahallinta, toimitilajohtaminen ja kohdejohtaminen, seuraavin tehtäväsisällöin:

- Tilahallintayksikkö, jonka tehtäviin kuuluvat kiinteistöomaisuuden hallinta käsittäen mm. sisäisen ja ulkoisen vuokraustoiminnan, yhtiömuotoisten tilojen hallinnan, omaisuuden arvonhallinnan ja tilahallintaohjelmistojen kehittämisen, tilojen kehittämisen ja kulunvalvonnan. Yksikköä johtaa tilahallintapäällikkö.

- Toimitilajohtamisyksikkö, jonka tehtäviin kuuluvat tilaratkaisuiden valmistelun käsittäen mm. (palveluverkkoselvitykset, tarveselvitykset, hankesuunnittelu, investointiohjelmanlaadinta), tilakonseptoinnit sekä sisäilmaprosessin hallinta. Toimitilajohtamisyksikköä johtaa toimitilapäällikkö.

- Kohdejohtamisyksikkö, jonka tehtäviin kuuluvat rakennuskannan ylläpitotehtävien ja niihin liittyvien palveluiden järjestäminen, käsittäen mm. kunnossapidon, kiinteistönhoidon sekä siivouksen kilpailutukset ja valvonnan. Kohdejohtamisyksikköä johtaa ylläpitopäällikkö.

Kaikkien yksiköiden toiminnalla on asiakasrajapinta tilojen käyttäjiin. Tässä rajapinnassa toimivat tahot (asiakasvastaavat ja kohdemanagerit) muodostavat asiakkuusryhmän, jonka toimintaa koordinoi asiakkuuspäällikkö.

Tilapalvelukeskuksen muutettu organisaatiomalli on tarkoitus ottaa käyttöön virallisesti 1.3.2020.

Uutta organisoitumismallia on esitelty tilapalvelukeskuksen kuukausikokouksessa 13.12.2019, kaupunginhallituksessa 13.1.2020, tilapalvelukeskuksen työpaikkakokouksessa 31.1.2020 ja konsernihallinnon yhteistoimintaryhmässä 14.2.2020.

Kaupunginjohtaja Minna Arve:

PäätösPäätin, että konsernihallinnon tilapalvelukeskuksen organisaatio muodostuu 1.3.2020 alkaen tilahallintayksiköstä, toimitilajohtamisyksiköstä ja kohdejohtamisyksiköstä.

Minna Arve

kaupunginjohtaja