Strateginen hankinta, projektipäällikkö Pekka Lång ja työryhmän asiantuntijat, 26.2.2020.

Turun kaupungin strateginen hankinta pyysi tarjouksia M-Files järjestelmän ylläpito ja tuki hankinnasta ajalle 1.3.2020 (tavoite) – 28.2.2022. Määräaikaisen sopimuksen päättymisen jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi Julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehdot (JIT 2015) – Erityisehtojen palveluista (JIT 2015 – Palvelut 5) kohdan 9 mukaisin irtisanomisehdoin.

Kuvaus hankinnasta

Turun kaupungin IT-palveluiden ylläpidossa on neljä M-Files palvelininstanssia, joista kolme on tuotanto- ja yksi kehitys- ja testikäytössä. M-Files instanssien dokumenttivarastojen määrä vaihtelee noin viidestä kymmeneen. Osassa dokumenttivarastoissa tietokantamoottorina on Firebird ja osassa SQL Server.

SQL-Server -tietokannat ovat kahdennettuja (Avainlability Group). Isoimmissa varastoissa data sijaitsee levyin pinnalla.

Turun IT-palvelu vastaa:

•palvelukokonaisuudesta sovittujen palvelutasojen mukaisesti

•järjestelmän ylläpidosta

•kehitystarpeiden koordinoinnista ulkopuolisen toimijan kanssa

•palvelun toimitusajasta sovitun aikataulun mukaisesti

Turun kaupungin puitejärjestelmän tekniseen tukeen rajoittuva M-Files Support-sopimus ei kuulu tähän hankintaa.

Ylläpitotoimittajalta voidaan tilata kuukausittain 30 tuntia (3-4 http) ylläpitotoimenpiteistä varten. Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen toteuman mukaan. Ylläpitotoimittaja vastaa myös muiden toimittajien Turun kaupungille tekemän M-Files-kehitystyön ylläpidosta.

Hankintailmoitus julkaistiin 20.1.2020 kansallisen kynnysarvon ylittävänä hankintana HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö liitteineen julkaistiin samana päivänä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku. Hankintaan ei esitetty lisäkysymyksiä.

Annettuun määräaikaan, 14.02.2020 klo 11:00, mennessä saapui tarjous kahdelta (2) tarjoajalta:

Digital Office Company Oy

Kosila Digimedia Oy

Tarjoajien kelpoisuus ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Ehdokkaiden kelpoisuuden arvioinnin tarkoituksena on selvittää ehdokkaan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioidaan tarjouspyynnössä ehdokkaille asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta, sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia vaatimuksia. Ehdokkaat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta. Hankintalain 86 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia, joilla varmistetaan, että ehdokkailla on tarvittavat henkilöstö- ja tekniset voimavarat ja kokemusta hankintasopimuksen toteuttamiseksi hankintayksikön edellyttämällä tasolla.

Kaikki tarjoajat täyttävät asetetut kelpoisuusvaatimukset.

Tarjousten vertailu ja tarjousten valinta

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjouksen jättäneistä ehdokkaista valitaan yksi (1) kelpoisuusehdot täyttävä palveluntuottaja sopimustoimittajaksi. Vertailuperusteena oli hinta 60 % ja laatu 40 %. Hinnan pisteiden laskentakaava oli; pienin annettu arvo * maksimipisteet / tarjottu arvo. Laatu pisteiden laskentakaava oli; tarjottu arvo * maksimipisteet / suurin annettu arvo.

Hintavertailussa käytetyt volyymit ovat arvioita eivätkä sido tilaajaa määräostoon. Vertailu tehty tarjouksessa ilmoitetuilla arvoilla.

Halvimman kokonaistarjouksen jätti Digital Office Company Oy.

EhdotusEhdotan edellisen perusteella, että M-Files järjestelmän ylläpito ja tuki toimittajaksi valitaan Digital Office Company Oy. Sopimusaika on 24 kk. Määräaikaisen sopimuksen päättymisen jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehdot (JIT 2015) – Erityisehtojen palveluista (JIT 2015 – palvelut liite 5) kohdan 9 mukaisin irtisanomisehdoin.

PäätösPäätän, että kelpoisuusehdoista täyttävistä tarjouksista valitaan palveluntuottajaksi ja sopimuskumppaniksi: Digital Office Company Oy. Sopimusaika on 24 kk. Määräaikaisen sopimuksen päättymisen jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehdot (JIT 2015) – Erityisehtojen palveluista (JIT 2015 – palvelut liite 5) kohdan 9 mukaisin irtisanomisehdoin.

Hankintalain 80 §:n tai 81 §:n mukaisesti tarjoajaksi hyväksytty ehdokas voidaan kuitenkin sulkea tarjouskilpailusta myöhemminkin tarjouskilpailun aikana hankintayksikön saatua tiedon poissulkemisen perusteesta.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Jaana Friman

projektipäällikkö, hankintapäällikön varahenkilö

Oikaisuohje ja valitusosoitus ovat liitteenä.

Lisätietoja: projektipäällikkö Pekka Lång 040-6350 534