Hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen 3.2.2019

Turun kaupungin strateginen hankinta on pyytänyt tarjouksia Turun kaupungin eri toimialojen ja Kaarea Kunnossapito Oy:n käyttöön hankittavista ulkoleikkikenttävälineistä ajalle 1.3 2020 – 28.2.2022, minkä jälkeen sopimuksia voidaan jatkaa Tilaajan päätöksellä yhdellä (1) vuodella, ajalle 1.3.2022 – 28.2.2023 (optio). Optiossa on kyse Tilaajan oikeudesta ei velvollisuudesta.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään puitesopimus yhden (1) toimittajan kanssa, jolle valitaan yksi (1) varatoimittaja. Varatoimittajaa tullaan käyttämään, mikäli valitun ensisijaisen toimittajan toimituskyky ei riitä.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde, tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Hankinnan arvonlisäverottomaksi arvoksi on arvioitu 350 000 euroa / vuosi. Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintailmoitus julkaistiin 5.12.2019 EU-kynnysarvon ylittävänä tavarahankintana Hilma-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi.

Tarjouspyyntö julkaistiin samana päivänä Tarjouspalvelu.fi –toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi. Hankintamenettelyksi ilmoitettiin avoin menettely.

Tarjouspyynnössä varattiin mahdollisuus esittää hankintaan liittyviä tarkentavia kysymyksiä. Tarjouspyyntöön esitettyihin kysymyksiin vastattiin tarjouspyynnön mukaisesti 19.12.2019.

Tarjouspyyntöön tehtiin korjausilmoituksia 17.12.2019, 19.12.2019 ja 10.1.2020. Korjausilmoitukset koskivat pääosin ulkoleikkikenttävälineiden ominaisuusvaatimuksiin tehtyjä muutoksia / tarkennuksia. Korjausilmoituksessa 10.1.2020 muutettiin myös tarjousten vastaanottamisen määräaikaa myöhäisemmäksi.

Annettuun määräaikaan, 23.1.2019 klo 11.00, mennessä tarjouksen toimittivat:

•LeikkiSet Oy

•Lappset Group Oy

•Puuha Group Oy

•Oy J-Trading Ab

•Kompan Suomi Oy

•Leikkiturva Oy

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 3) tarjousten vertailu ja tarjousten valinta.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Kaikki tarjoajat vakuuttavat täyttävänsä tarjoajalle asetetut kelpoisuusehdot.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Kaikkien muiden tarjouksien todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset ja ne otettiin mukaan tarjousten vertailuun.

Tarjousten vertailuun tulee ottaa vain tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia.

Tarjousten vertailu ja tarjousten valinta

Vertailuperusteiksi tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimmat.

Arviointiperusteena oli kokonaishinnaltaan halvin. Vertailussa käytettiin tarjouspyynnössä ilmoitettuja määriä.

Hankinnalle asetetut laatuvaatimukset oli esitetty tarjouspyynnössä, eikä niitä pisteytetty.

Ehdotus        Ehdotan, että

•ulkoleikkikenttävälineiden ensisijaiseksi toimittajaksi valitaan ajalle 1.3.2020 – 28.2.2022 Puuha Group Oy tarjoamillaan yksikköhinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•ulkoleikkikenttävälineiden varatoimittajaksi valitaan ajalle 1.3.2020 – 28.2.2022 Lappset Group Oy tarjoamillaan yksikköhinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•mahdollisesta option käytöstä ajalle 1.3.2022 – 28.2.2023 päätetään erikseen

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän, että

•ulkoleikkikenttävälineiden ensisijaiseksi toimittajaksi valitaan ajalle 1.3.2020 – 28.2.2022 Puuha Group Oy tarjoamillaan yksikköhinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•ulkoleikkikenttävälineiden varatoimittajaksi valitaan ajalle 1.3.2020 – 28.2.2022 Lappset Group Oy tarjoamillaan yksikköhinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•mahdollisesta option käytöstä ajalle 1.3.2022 – 28.2.2023 päätetään erikseen

Hankintayksikköjä sitovat sopimukset eivät synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävillä kirjallisilla sopimuksilla. Kaarea Kunnossapito Oy tekee omat sopimukset.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044 907 5894