Tarkastusjohtaja Tuula Weckman:

Toiminta ja henkilövahvuus

Kuntalakiin (410/2015) mukaan kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista tulee päättää valtuustossa. Turun kaupunginvaltuusto päätti perusteista 16.6.2014 (§ 99). Perusteilla ohjataan sitovasti kaupunginhallitusta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistamisessa ja järjestämisessä. Kaupunginhallituksen ohella lauta- ja johtokunnat vastaavat omien tehtäväalueidensa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, jolloin toimeenpanovastuu on ko. tehtäväalueen johtavalla viranhaltijalla. Perusteissa todetaan edelleen, että sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta tehdään vuosittain itsearviointi, jonka perusteella lauta- ja johtokunnat ja yhteisöjen hallitukset hyväksyvät omilta vastuualueiltaan selonteon ja riskiarvion.

Sisäinen tarkastus avustaa kaupunginhallituksen alaisuudessa kaupunginjohtajaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanon arvioinnissa ja kehittämisessä.

Kaupunkikonsernin eri yksikköjen tarkastukset käsittävät hallinnon, talouden ja toiminnan edellyttämien valvontamekanismien toimivuuden arvioinnin.

Sisäisen tarkastuksen henkilöstön lukumäärä on seitsemän. Tehtävänimikkeet ja vastuualueet ovat seuraavat:

Vuoden käytettävissä olevasta työajasta noin 70 % käytettiin tarkastuksiin ja loput sisäisen valvonnan kehittämiseen sekä toteutettavien tarkastusten suunnittelemiseen ja koulutuksiin sekä kouluttamiseen. Vuonna 2020 kaupungin sisäiseen käyttöön tulevan vihjekanavan kilpailutus saatiin päätökseen kesällä 2019. Sen käyttöä laajennetaan vuonna 2021 voimaan astuvan EU-direktiivin mukaisesti kaikkiin kuntalaisiin viimeistään vuoden 2021 aikana.

Tarkastukset

Tehtävät tarkastukset perustuvat vuosisuunnitelmaan, joka laaditaan kalenterivuotta edeltävän syksyn aikana siten, että suunnitelmaluonnos on valmis kaupunginjohtajan käsiteltäväksi kunkin vuoden tammikuussa. Tarkastukset suunnitellaan toimialoittain toimialan johdon kanssa käydyn keskustelun jälkeen. Tarkastushavaintoja käytetään kaupungin toimintakertomukseen laadittavan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteon taustamateriaalina, kuten myös toimialojen ja tytäryhteisöjen vuosittain laatimia sisäisen valvonnan itsearviointeja.

Sisäisen valvonnan arvioinnin painopiste siirtyi 2010-luvulla voimakkaasti kaupunkikonsernin kaikkien toimintojen sisäisen valvonnan arviointiin. Syynä tähän oli osin nykyisen kuntalain konserniajattelua painottava näkökulma, osin kaupungin tytäryhteisöjen lukumäärän kasvu. Riittävän kokonaiskuvan saaminen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta eri yksiköissä edellyttää tietoa sekä peruskaupungin että tytäryhteisöjen soveltamista sisäisen valvonnan menetelmistä. Tästä syystä tarkastusaiheet on pyritty teemoittamaan siten, että samaa aihealuetta koskeva tarkastus tehdään kaikilla toimialoilla. Tytäryhteisöjen valvontamenetelmien järjestelmällinen läpikäynti kaupunkitason tarkastusaiheiden puitteissa on toimiston keskipitkän aikavälin tavoite. Tällä hetkellä tytäryhteisöjen tarkastukset suoritetaan joko kaupunginjohtajalta saadun määräyksen perusteella tai sopimalla muutoin tarkastuksesta tytäryhteisön johdon kanssa.

Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan uusimman ohjeen hyväksymisen (7.9.2015 kh § 367) jälkeen on tytäryhteisöjen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanon arviointi sisällytetty toimiston työohjelmaan yllä mainitusta huolimatta. Peruskartoitukset tytäryhteisöjen osalta aloitettiin syksyllä 2016 ja työtä jatketaan edelleen.

Sisäisen valvonnan toimeenpanon arvioinnissa tavoitteena ollutta prosessimaista toimintatapaa hidastaa toimialojen ja muiden yksiköiden prosessikuvausten puuttuminen. Käytettävissä olevan tausta-aineiston avulla ei tällä hetkellä pystytä arvioimaan täysin luotettavasti sisäisen valvonnan toimivuutta tai sen mahdollisia aukkoja. Tästä syystä toimialojen kanssa on ryhdytty laatimaan sisäisen valvonnan toimivuuden arvioinnissa hyödynnettäviä valvontamatriiseja palvelualueittain. Vuoden 2019 aikana sivistystoimialan palvelualueiden valvontamatriisit työstäminen eteni hyvin ja suuri osa niistä saatiin lähes valmiiksi vuoden loppuun mennessä. Työtä jatketaan vuoden 2020 aikana muiden toimialojen kanssa.

Tarkastushavaintojen raportointi

Raporttiluonnokset havaintoineen ja johtopäätöksineen toimitetaan kommentoitavaksi tarkastettuun kohteeseen, minkä jälkeen ne käsitellään tarkastusjohtajan, kaupunginjohtajan ja hallintoryhmän johtajan palaverissa. Kaupunginjohtajan hyväksymät tarkastusraportit ja niiden perusteella mahdollisesti tehdyt päätökset lähetetään tiedoksi ja/tai toimenpiteitä varten tarkastetun toiminnon vastuuhenkilöille sekä toimialan johdolle. Tytäryhteisöjä koskevien tarkastuksien raporttien käsittelystä sovitaan tapauskohtaisesti.

Tarkastushavaintojen ja niiden perusteella annettujen suositusten toteuttaminen pyritään läpi vuoden sisällä varsinaisen tarkastuksen jälkeen. Tämän niin sanotun jälkitarkastuksen avulla pyritään varmistumaan siitä, että annetut suositukset on käsitelty ja huomioitu asianmukaisesti tarkastetussa toiminnossa.

Tarkastukset 2019

Vuoden 2019 aikana valmistui yhteensä 39 tarkastus- tai jälkitarkastusraporttia tai muuta selvitystä. Tarkastuksia aloitettiin 30 ja ne jakautuivat toimialoittain seuraavasti:

Aloitettujen tarkastusten ja valmiiden selvitysten kappalemäärän eroon on syynä se, että yhdestä laajasta tarkastuksesta kirjoitetaan usein oma raportti kaikille toimialoille.

Konsernihallintoon kohdennettuihin tarkastuksiin sisältyy suuri osa tietosuojaa ja -turvaa koskevista tarkastuksista. Kaupungin käteiskassojen kassatilit käytiin vuonna 2018 läpi kirjanpidon avulla, joten yksittäisiin käteiskassoihin kohdistettiin yksi pistokoetarkastus vuonna 2019. Puolalankadun kassa tarkastettiin yhteistyössä talousasioiden kanssa joulukuussa 2019.

Vuoden 2019 merkittävimmät havainnot koskivat seuraavia asioita:

-palvelussuhteeseen alkamiseen sisältyvät valvontakeinot toimivat asianmukaisesti

-palvelussuhteen aikaisen palkanmaksun ehkäiseviä ja havaitsevia valvontakeinoja tulee kehittää edelleen taloushallinnon digitalisoinnin tuomat mahdollisuudet huomioiden

-palvelussuhteen päättymisestä johtuva palkanmaksun katkaiseminen edellyttää valvontakeinojen kehittämistä

-korkean tietosuojariskin rekistereistä on tekemättä EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia vaikutusten arviointeja

-kaupunkiympäristötoimialan käteistulojen valvonta edellyttää kehittämistä

-sisäisen valvonnan hyvien toimintatapojen kartoittaminen ja jalkauttaminen operatiiviseen toimintaan on tehtävä yhteistyössä toimialojen palvelualueiden kanssa

-irtaimiston elinkaaren hallintaa tulee kehittää

-euromääräisesti hankinnat painottuvat loppuvuoteen

Henkilötyöpäivistä suurimman osan vei palkanmaksun luotettavuutta koskeva tarkastus, joka kohdennettiin kaupungin kaikkien toimialojen työntekijöihin otoksena helmikuulta 2019. Tarkastetun otoksen koko oli reilut 12.000 maksutapahtumaa.

Tarkastustoiminnan arviointi ja kehittäminen

Tarkastuksien perusteella annettujen suosituksien toteutumista on seurattu jälkitarkastuksien yhteydessä lasketun toteumaprosentin avulla. Toteuma on vaihdellut vuosittain noin 70 – 80 %:n välillä, mikä tarkastuksien vaikuttavuuden mittarina on kohtuullisen hyvä arvo. Vuonna 2019 suositusten toteuman keskiarvo oli 69 % kaikkien toimialojen valmistuneista jälkitarkastuksista laskettuna.

Tarkastustoiminnan kehittämisessä painopiste vuoden 2019 aikana oli tarkastusprosessia tukevan sähköisen työkalun hankintaprojektissa sekä aluksi henkilöstön käyttöön vuoden 2020 alkupuolella tulevan vihjekanavan kilpailutuksessa. Sähköistä työkalua koskeva kilpailutus jouduttiin keskeyttämään kesällä 2019 tarjouspyynnön kriteerit täyttävien tarjouksien puutteen vuoksi. Projektia jatkettiin syksyn 2019 aikana markkinoilla olevien tarkastussovellutuksien kartoituksella. Mikäli joku nyt tiedossa olevista vaihtoehdoista osoittautuu hinta-laatu -suhteen ja ominaisuuksiensa perusteella järkeväksi hankinnaksi, voidaan hankinnassa mahdollisesti edetä vuoden 2020 alkupuolella.

Osaamisen kehittämisen painopiste tulee vuonna 2020 olemaan toimistorobotiikka, johon panostamalla voidaan myös kehittää toimiston erilaisia hallinnollisia rutiinitöitä.

Kehityskeskustelut

Kehityskeskustelut käydään vuosittain SAP-hr avusteisesti koko henkilökunnan kanssa.

Talousarvio

Vuoden 2019 talousarvion toteuma oli noin 382.000 euroa (per 16.1.20). Toiminnan määrärahat olivat reilut 450.000 euroa. Määrärahojen alittumisen syynä olivat suunniteltua matalammat henkilöstökulut pitkäaikaisen poissaolon ja saatujen kelakorvauksen vuoksi.

Toimiston henkilöresursseja on 2010-luvulla vähennetty noin kolmasosalla, koska kaikkiin vapautuneisiin vakansseihin ei ole saatu täyttölupaa. Työtehtäviä on tästä syystä jouduttu järjestelemään uudelleen käytettävissä olevien henkilötyövuosien sekä osaamisen puitteissa.