Vs. strategia- ja kehittämisjohtaja Rami Savila ja hankejohtaja Tapio Järvenpää 15.01.2020:

Taustaa

Konsernihallinnon hallintoryhmän johtaja Tuomas Heikkinen päätti 15.10.2018 § 48 asettaa SAP-toiminnanohjausjärjestelmäprojektin ja nimetä sille ohjausryhmän. Em. päätöksellä käynnistettiin esisuunnitteluvaihe. Projekti on nyt saavuttanut toimeenpanokypsyyden. Päätösesityksessä arvioitiin projektin kestävän 31.12.2021 asti. Vuoden 2019 alustavaksi budjetiksi arvioitiin 1,6 M€, toteumaksi jää 0,6 M€.

Suunnitteluvaiheessa on tarkasteltu järjestelmäversiopäivityksen yhteydessä käyttöönotettavan laajemman prosessikattavuuden sisältöä. Sisältö on linjattu hallinnon- ja johtamisjärjestelmäuudistusprojektien tavoitteiden mukaisesti. Versiopäivitysprojektin sisältöä voi lyhyesti kuvailla suurena muutoksena kirjanpito- ja henkilörekisterijärjestelmistä toiminnanohjausjärjestelmäksi.

Uusilla SAP-järjestelmäversioilla tuetaan seuraavat, yhtenäisenä koko organisaation kattavat prosessit:

1.       Suunnittelusta seurantaan

2.       Ideasta palveluksi

3.       Tarpeesta maksuun

4.       Myynnistä laskuun

5.       Investoinnista käyttöomaisuuteen

6.       Kirjauksesta tilinpäätökseen

7.       Kustannus- ja kannattavuuslaskenta

8.       Strateginen henkilöstöohjaus

Uudet järjestelmäversiot ja helpot käyttöliittymät mahdollistavat virtaustehokkaat prosessit ja laadukkaan perustietojen hallinnan. Siirtyminen nykyisestä kustannuspaikkaseurannasta asiakaskeskeiseen palveluketjuhallintaan tuottaa tulevan johtamisjärjestelmän edellyttämää operatiivista tietoa ja täten turvaa uudistuksen onnistumisen edellytykset.

Versiopäivitysprojektilla on myös merkittävä osuus talouden sopeuttamisohjelman tavoitteiden saavuttamisessa. Esisuunnitteluvaiheessa on arvioitu huolellisesti hyötypotentiaalia ja sen on arvioitu olevan 6 M€ vuonna 2022 ja organisaatioiden osaamisen kehittyessä saavuttavan 12 M€ vuodessa tason 2023 loppupuolella. Välittömät hyödyt koostuvat mm. vähemmästä palveluostosta, työaikasäästöistä, parantuvasta hankinta-analytiikasta ja aukottomasta laskutusprosessista. Osa talouden sopeuttamisohjelman hyödyistä, 2 M€, edellyttää versiopäivityksen suorittamista aiemmin päätetyssä aikataulussa, muutoin päivitysprojekti luo lisähyötyjä ja varmuutta talouden sopeuttamisohjelman tuloksellisuudelle.

Projektin toimeenpano jakautuu kahteen osaan: tarkka suunnitteluvaihe ja järjestelmien toteutusvaihe.

Suunnitteluvaiheessa tarkennetaan prosessikuvaukset, käyttöliittymät, oheisjärjestelmäliitokset ja käyttäjien roolit. Suunnitteluvaiheen tuotoksena syntyy yksityiskohtainen toteutussuunnitelma, joka tulee tähtäämään uusien järjestelmäversioiden käyttöönottoon 1.1.2021.

Suunnitteluvaihe kestää kuluvan vuoden huhtikuun loppuun.

Suunnitteluvaiheen toteuttamiseksi tilataan Kuntien Tiera Oy:lta työtä ja uudet SAP-ohjelmistoversiot.Tilattavan työn määrä on 426 henkilötyöpäivää ja kustannukset 485.000 € (+ alv). Ohjelmistolisenssipäivitykset ja niiden käyttöoikeusmaksut vuodelle 2020 ovat 980.000 € (+ alv).

Mainitut lisenssikustannukset kattavat ERP-toiminnallisuuden eli aiemmin luetellut prosesseista prosessit 1 – 7 kokonaisuudessaan sekä 8 kehityskeskustelu- ja tavoiteasetannan osalta.

Toteutusvaiheen 4-12/2020 kustannusarvio on korkeintaan 2,4 M€ (+ alv). Toteutusprojekti hankitaan Kuntien Tiera Oy:ltä. Toteutusprojektin tuotoksena Turun kaupungilla ja konserniyhtiöillä (siinä laajuudessa kuin nykyisin on käytössä) on käyttöönotettu, tavoiteprosesseja tukeva järjestelmäratkaisu, sovitut järjestelmäintegraatiot avattu ja käynnistetty, pääkäyttäjät ja loppukäyttäjät koulutettu, tarpeelliset perus- ja tapahtumatiedot siirretty vanhasta järjestelmästä uuteen sekä käyttöönottoa seuraavan kuukauden ajaksi järjestetty intensiivinen käyttäjätuki.

Lisenssi- ja käyttöoikeussopimuksissa varaudutaan joustoon mahdollisen sote-uudistuksen vaikutuksesta.

Strateginen henkilöohjaus ja matkahallinta -prosessien (prosessi 8) edellyttämät uudet ohjelmistoversiot (pois lukien nyt hankittava kehityskeskustelumoduuli) tulevat hankittavaksi myöhemmin. Niiden vuosikustannus tulee olemaan n. 276.000 € (+ alv).

ERP-osien käyttöönotto vuonna 2021 edellyttää muutamien laajennusosien tilaamista, jolloin käyttöoikeuksien ja laitekapasiteetin kokonaisvuosikustannus kaikkien prosessien 1 – 8 toteuttamiseksi tulee olemaan 1,53 M€ (+ alv).

Nyt hankittavien uusien järjestelmäversioiden elinkaari on vasta aluillaan ja siksi niiden sekä taloudellinen että tekninen käyttöikä on hyvinkin 15 vuotta.

Esitämme, että IT-palvelut hankkii Kuntien Tieralta SAP-toiminnanohjausjärjestelmän versiopäivitysprojektin suunnittelu- ja toteutustyön sekä tarvittavat uudet ohjelmistolisenssit käyttömaksuineen yhteiskustannuksiltaan enintään 1.465.000 € (+ alv). Hankekustannukset vuodelle 2020 muodostuvat enintään 3.865.000 €:n (+ alv) suuruisiksi.  Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 11603 KH/Tietojärjestelmien kehittäminen, investointitilaus 102745 Talous- ja henkilöstöhallinnon kehittäminen.

Talousjohtaja Valtteri Mikkola 15.1.2020:

Edellä oleva vs. strategia- ja kehittämisjohtaja Rami Savilan ja hankejohtaja Tapio Järvenpään esitys ylittää kohteen budjetin, mutta pysyy muuten raamissa ja siksi kaupunginjohtajan toimialan, kustannuspaikka 11603 KH/tietojärjestelmien kehittäminen, kaupunginhallituksen alaisia investointimäärärahoja allokoidaan uudestaan ensimmäisen osavuosikatsauksen yhteydessä.

Johtava kaupunginsihteeri Ari-Pekka Korhonen:

PäätösPäätin, että IT-palvelut hankkii Kuntien Tieralta SAP-toiminnanohjausjärjestelmän versiopäivitysprojektin suunnittelu- ja toteutustyön sekä tarvittavat uudet ohjelmistolisenssit käyttömaksuineen kustannuksiltaan enintään 1.465.000 € (+ alv). Toteutusvaihe 4-12/2020 kustannuksiltaan enintään 2,4 M€ (+ alv) hankitaan Kuntien Tiera Oy:ltä. Hankekustannukset vuodelle 2020 ovat enintään 3.865.000 € (+ alv). Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 11603 KH/Tietojärjestelmien kehittäminen, investointitilaus 102745 Talous- ja henkilöstöhallinnon kehittäminen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Päätös voi muuttua hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. Kaupunki omistaa oikeudet tilauksen tuotoksina syntyviin materiaaleihin.

Ari-Pekka Korhonen

johtava kaupunginsihteeri

hallintoryhmän johtajan varahenkilönä

Hankintaoikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

Mahdollisiin tiedusteluihin vastaa hankejohtaja Tapio Järvenpää puh. 040 199 0836.