Muutosjohtaja Antti Parpo 28.11.2019:

Varsinais-Suomen Sairaanhoitopiiri lähetti keväällä 2019 kuntien hyväksyttäväksi sopimuksen, jolla kunnat valtuuttivat sairaanhoitopiirin edustamaan niitä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmän yhteishankinnassa. Turun kaupunginhallitus päätti hyväksyä Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin ja kuntien välisen yhteistyösopimuksen 27.5.2019 § 227, mutta edellytti hankinnassa huomioitavan kuntien ja asiakas- ja potilastietojärjestelmähankinnan tosiasiallisten rahoittajien asemaa ehdotettua paremmin.

UNA Oy on valmistellut yhteishankintaa siten, että hankintamenettely olisi kilpailullinen neuvottelumenettely ja hankinnan kohde, sitä koskevat vaatimukset ja muut sopimuksen ehdot tarkentuisivat kilpailutuksen aikana.

UNA Oy on pyytänyt kaikilta hankinnan valmisteluun osallistuneilta käyttäjäorganisaatioilta kommentteja 21.11.2019 ensi vuoden alkupuolella julkaistavaksi suunniteltuun hankintailmoitukseen. Kommentit pyydetään annettavan 5.12.2019 mennessä.

Turun kaupunki toteaa kommentteinaan seuraavaa:

1. Annettu kommentointiaika on erittäin lyhyt. Aikataulu ei mahdollista riittävää perehtymistä sekä hallinnollisesti että teknisesti vaikeaan ja taloudellisesti merkittävään hankintakokonaisuuteen.
2. Kommentit on pyydetty annettavan erilliseen Excel-taulukkoon. Turun kaupunki ei kommentoi hankinnan teknisiä seikkoja Excel-taulukkoon, vaan kommenteissa keskitytään asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinnan hallinnollisiin menettelyihin, joita UNA Oy esittää noudatettavan.
3. UNA Oy:n esittämä hankintamalli tarkoittaa käytännössä sitä, että kilpailutukseen osallistuvat eivät hankintailmoituksen julkaisemisen hetkellä tiedä, minkälaiseksi hankinta muotoutuu kilpailutusmenettelyn aikana. UNA Oy:n esityksen mukaan hankintamenettely voi kestää useita vuosia. Kilpailutusmenettelystä myös aiheutuu merkittäviä kustannuksia, vaikkei kilpailutuksen lopputulos olisikaan osapuolia tyydyttävä. Koska hankittava ratkaisu on tässä vaiheessa näin avoin, ei myöskään voida vielä luotettavasti arvioida sitä, mitkä ovat hankittavan järjestelmäkokonaisuuden kustannukset. Lisäksi hyvin suurta epävarmuutta aiheutuu siitä, minkälaisia käyttöönotto- ja integraatiokustannuksia kilpailutuksen mukaisen järjestelmäkokonaisuuden käyttöönotto aiheuttaisi. Koska hankinnassa mukana olevien tahojen nykyjärjestelmät poikkeavat toisistaan, on odotettavissa, että uuden hankittavan järjestelmäkokonaisuuden käyttöönotto- ja integraatiokustannukset vaihtelevat sen mukaisesti, miten uudet järjestelmät sopivat hankinnassa mukana olevien tahojen muuhun järjestelmäkokonaisuuteen. Tämän takia yhteishankinnassa mukana olevilla voi olla kilpailutuksen aikana hyvin erilaisia näkemyksiä siitä, mihin suuntaan hankintamenettelyä ohjataan kilpailullisen neuvottelumenettelyn aikana. Esitetyistä syistä Varsinais-Suomen Sairaanhoitopiiri katsoo alustavasti, että se ei voi sitoutua tässä vaiheessa ja näillä tiedoin asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintaan UNA Oy:n esittämällä tavalla. Turun kaupunki toteaa, että se ei voi myöskään merkittävänä rahoittajana hyväksyä Varsinais-Suomen Sairaanhoitopiirin sitoutumista asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinaan.
4. UNA Oy on päätösvallan osalta esittänyt, että hankkeen ohjauksessa päätösvalta perustuisi ”osallistuja per ääni” -periaatteeseen osallistujan koosta riippumatta ja hankinnan valmistelu-, oikeudenkäynti- ja muut yhteiset kustannukset jaettaisiin asukaslukujen suhteessa. Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri on esittänyt, että päätösvalta ja kustannukset tulisi jakaa samassa suhteessa ja että hankkeen hallintamallin sekä kilpailutuksen, että sopimuskauden aikana tulisi olla selkeä ja sovittuna ennen hankintamenettelyn käynnistämistä. Turun kaupunki katsoo, että Varsinais-Suomen Sairaanhoitopiirin esitys on oikeutettu ja se tulee ottaa huomioon ennen hankintamenettelyn käynnistämistä.
5. Hankinnan valmistelussa mukana olleet neljä yliopistosairaanhoitopiiriä ovat valmistelun aikana keskustelleet siitä, että hankintamenettely tulisi aloittaa vasta sitten, kun kukin alue on määritellyt omat tarpeensa ja vaatimuksensa hankinnalle. Tämän alueilla tehtävän työn jälkeen voidaan ratkaista se, millaisia kokonaisuuksia kannattaa kilpailuttaa. Varsinais-Suomen Sairaanhoitopiirin alueella on järjestämissuunnitelman päivityksen yhteydessä lähdetty siitä, että tietojärjestelmien kehittämisen suhteen on ensimmäinen vaihe ns. konsolidaatio eli nykyjärjestelmien vähentäminen ja kirjaamisen yhtenäistäminen. Alueellisen palvelurakenteen selkiydyttyä voidaan siirtyä uusien järjestelmien hankintaan tukeutuen kansallisesti tehtyyn kehittämistyöhön. Turun kaupunki katsoo, että Varsinais-Suomen Sairaanhoitopiirin esittämä menettely hankinnan vaiheistamisesta on perusteltu ja tämä pitää ottaa huomioon.
6. Julkisen sektorin asiakas- ja potilastietojärjestelmien rahoitusvastuu on nykyjärjestelmässä lopulta kunnilla. Asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinnan päätösvaltaan perustuvaa ohjausta ei kuitenkaan ole annettu kunnille pl. Espoo. Kuntien vähäinen rooli UNA Oy:n ohjauksessa ja UNA Oy:n hallituksessa voi heijastua välillisesti ja epäsuorasti perustason palvelujen ja erityisesti sosiaalipalvelujen heikkoon painoarvoon asiakas- ja potilastietojärjestelmien hankinnan suunnittelussa. Kuntien rahoitusvastuun ja sosiaali- ja terveyspalvelujen kokonaisuuden huomioimisen nimissä UNA Oy:n tulee käynnistää neuvottelut mukana olevien alueiden keskuskaupunkien kanssa. Keskuskaupungeilla on oltava mahdollisuus osallistua omistajina UNA Oy:n päätöksentekoon. Lisäksi keskuskaupungeilla on oltava suurempi rooli asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinnan suunnittelussa.
7. Turun kaupungille on aikaisemmin esitetty, että Varsinais-Suomessa uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintayksikkönä toimii Varsinais-Suomen Sairaanhoitopiiri. UNA Oy:n tehtäväksi on alun perin annettu toimia asiantuntijaroolissa hankinnan valmistelussa. UNA Oy:n nyt esittämässä mallissa hankintayksikkönä on Varsinais-Suomessa Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin sijaan UNA Oy. Turun kaupunki toteaa, että UNA Oy:n rooli asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinnassa tulee arvioida uudelleen ja varmistaa, että se vastaa omistajien tahtotilaa.
8. Varsinais-Suomessa sosiaali- ja terveyspalvelujen kokonaisvaltainen kehittäminen on päätetty toteuttaa alueen sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämissuunnitelman kautta. Järjestämissuunnitelmassa valmistellaan mm. asiakas- ja potilastietojärjestelmien konsolidointia. Turku toteaa, että Varsinais-Suomessa uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintaa ei voida toteuttaa ilman kuntien suostumusta. Hankinnan suuruus tulee olemaan taloudellisesti merkittävä ja nykyisessä kuntatalouden tilanteessa kuntien päätösvalta hankinnan käynnistämispäätöksessä on turvattava.

Oheismateriaali 1Kommentointipyyntö

Oheismateriaali 2Hankintadokumenttien kommentointipohja

Oheismateriaali 3Puitesopimusluonnos

Kaupunginjohtaja Minna Arve:

EhdotusKaupunginhallitus antaa edellä olevan esittelytekstin mukaiset kommentit UNA Oy:lle asiakas- ja potilastietojärjestelmän yhteishankinnasta.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Aaltonen ja Elo ilmoittivat olevansa esteellisiä ja poistuivat kokouksesta asian käsittelyn ajaksi.

Kokouksessa asiaa oli selvittämässä muutosjohtaja Antti Parpo.

Asian esitteli apulaiskaupunginjohtaja Jarkko Virtanen.