Kansainvälisten asioiden päällikkö Mika Akkanen, kansainvälisten asioiden suunnittelija Päiviliisa Suonpää ja suhdetoimintakoordinaattori Sari Haavisto sekä strategisen hankinnan osuus hankinta-asiantuntija Tapani Järvinen 25.11.2019:

Turun kaupungin Strateginen hankinta on pyytänyt konsernihallinnon toimeksiannosta avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia EU:n Itämeri-strategian vuosifoorumin 2020 kokouspaikasta sekä tekniikka- ja cateringpalveluista.

Hankinta on jaettu kahteen osakokonaisuuteen:

1. Päivätilaisuus

2. Iltatilaisuus

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjouksen voi antaa yhdestä tai molemmasta osakokonaisuudesta ja että kumpaankin osakokonaisuuteen valitaan yksi (1) palveluntuottaja, jonka kanssa solmitaan sopimus. Tarkoituksena on, että Tilaaja ostaa kokonaispaketin, jossa valittu palveluntuottaja on kokonaislaatuisesti vastuussa tilaisuuden järjestelyyn liittyvistä tiloista, tekniikasta- ja cateringpalveluista.

Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, josta hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 14.10.2019 ja tarjouspyyntö lähetetiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa.

Hankinnasta ei esitetty kysymyksiä.

Annettuun määräaikaan 15.11.2019 klo 11.00 mennessä saatiin kaksi (2) tarjousta. Tarjouksen antoivat Logomo Oy ja Voiveljet Oy. Logomo Oy antoi tarjouksen sekä päivä- että iltatilaisuuteen ja Voiveljet Oy vain iltatilaisuuteen.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Tarjoukset arvioitiin kolmessa vaiheessa:

1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Tarjoajien kelpoisuuden arvioinnissa todettiin molempien tarjoajien täyttävän tässä hankintamenettelyssä tarjoajien kelpoisuudelle asetetut vaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Tarjoukset arvioitiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Valintaperusteeksi ilmoitettiin kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että vertailuperusteina käytetään hintaa ja laatua seuraavasti:

OSAKOKONAISUUS 1: VUOSIFOORUMI

Halvin tarjottu kokonaishinta saa enimmäispisteet 100 ja muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 100).

OSAKOKONAISUUS 2: ILTATILAISUUS

Enimmäispisteet ovat 100 pistettä ja koostuvat seuraavasti:

1. Hinta, enimmäispisteet 80.

Halvin tarjottu kokonaishinta saa vertailussa enimmäispisteet 80. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 80).

2. Laatu, enimmäispisteet 20.

Tarjoaja saa enintään 15 pistettä menuehdotuksensa perusteella, seuraavasti:

• tarjottujen ruokalajien luovuus, houkuttelevuus ja monipuolisuus, max 5 p

• menun ekologisuus, vastuullisuus ja lähiruoan hyödyntäminen, max 5 p

• menun sopivuus tilaisuuteen ja sen teemoihin, max 5 p

Tarjoaja saa enintään 5 pistettä tilan sopivuuden, teeman mukaisuuden ja merellisyyden perusteella.

Arvioinnin ja pisteytyksen suoritti tilaajan asiantuntijaryhmä.

Tarjousten vertailu esitetään erillisellä liitteellä.

LiiteTarjousten vertailutaulukko

Parhaat pisteet tarjousten vertailussa sai sekä päivä- että iltatilaisuuden osalta Logomo Oy.

Ehdotamme, että EU:n Itämeri-strategian vuosifoorumin 2020 päivä- ja iltatilaisuuden kokouspaikka sekä tekniikka- ja cateringpalvelut hankitaan Logomo Oy:ltä tarjotuin hinnoin sekä muutoin tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Johtaja Tuomas Heikkinen:

PäätösPäätin, että EU:n Itämeri-strategian vuosifoorumin 2020 päivä- ja iltatilaisuuden kokouspaikka sekä tekniikka- ja cateringpalvelut hankitaan Logomo Oy:ltä tarjotuin hinnoin sekä muutoin tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikköjä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävillä kirjallisilla sopimuksilla. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Tuomas Heikkinen

Johtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Tapani Järvinen, puhelin 044 907 5896