It-suunnittelupäällikkö Auli Järvinen 13.11.2019:

Turun kaupungin vastuulla on myyntilaskujen pitkäaikaisarkistointi. Myyntilaskut ja niihin liittyvät tositteet ja asiakirjat pitää arkistoida sellaisina kuin ne asiakkaalle lähetetään eli laskun kuva on myös arkistoitava. Jos esim. henkilön osoite muuttuu SAP:ssa, niin tieto muuttuu myös SAP:sta tulostettavaan vanhaan laskuun. Tämä ei täytä lainmukaista laskujen arkistointivaatimusta. Myyntilaskujen kuvat on säilytettävä 15 vuotta.

Myyntilaskut ja niiden kuvat on tarkoitus jatkossa arkistoida kaupungilla käytössä olevaan SARKK-arkistoon. SARKK on Kuntien Tiera Oy:n tarjoama palvelu, jota Turku jo käyttää.

Myyntilaskujen kuvat tallennetaan nykyisin Sarastian palveluna Nessos-laskuhotelliin, jossa niitä säilytetään kaksi vuotta. Nessos-laskuhotelli otettiin käyttöön 24.10.2017, joten kahden vuoden säilytysaika on tullut täyteen 24.10.2019. Laskuhotellissa olevat vanhat myyntilaskut on arkistoitava erikseen kertasiirtona. Myyntilaskujen säilytysaikaa laskuhotellissa on pidennetty siihen asti, kunnes siirto SARKK-arkistoon saadaan tehtyä.

Arkistointiratkaisun toteuttamiseen tarvitaan Sarastia Oy:n työpanosta, koska myyntilaskut tuotetaan Sarastian palveluna. Sarastia on arvioinut oman työmääränsä ja antanut tarjouksen 5.11.2019.  Myyntilaskujen siirtoon tarvitaan kahden uuden tietokentän muuntamista toiseen muotoon arkistoon siirrettäessä. Tästä työstä Sarastia on antanut erillisen tarjouksen 11.11.2019.

Kuntien Tiera Oy ja Sarastia Oy ovat antaneet tarjouksensa tarvittavista tehtävistä ja niihin tarvittavista työmääristä. Kustannukset aiheutuvat seuraavasti:

Kuntien Tiera Oy, liittymää koskevat työt 41 766 € (alv 0%)

Sarastia Oy, liittymää, säilytysajan pidennystä ja tietojen siirtoa koskevat työt 12 201,65 € (alv 0%)

Sarastia Oy, tietojen muunnoksiin liittyvä työ 396,- € (alv 0%)

Kuntien Tiera Oy ja Sarastia Oy ovat hankintalain 15 § mukaisia Turun kaupungin sidosyksiköitä. Hankintalakia ei sovelleta hankintoihin, jotka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään.

Esitän, että IT-palvelut hankkii Kuntien Tiera Oy:ltä ja Sarastia Oy:ltä saatujen tarjousten perusteella myyntilaskujen arkistointiratkaisun. Kustannukset ajalla 1.11.2019 - 31.5.2020 ovat Kuntien Tieran osalta enintään 41 766,- euroa (alv 0 %) ja Sarastian osalta yhteensä enintään 12 597,65 euroa (alv 0 %) eli yhteensä enintään 54 363,65 euroa (alv 0 %).  Kustannukset jakautuvat eri vuosille siten, että vuodelle 2019 kohdistuu 21 466 euroa (alv 0%) ja vuodelle 2020 kohdistuu 32 897,65 euroa (alv 0%). Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 11607 Tietojärjestelmien jatkokehittäminen, tilastolliselle tilaukselle 604542 – Sähköinen arkistointi.

IT-palvelujohtaja Joni Ilmanen 22.11.2019:

PäätösPäätin, että IT-palvelut hankkii Kuntien Tiera Oy:ltä ja Sarastia Oy:ltä saatujen tarjousten perusteella myyntilaskujen arkistointiratkaisun. Kustannukset ajalla 1.11.2019 - 31.5.2020 ovat Kuntien Tieran osalta enintään 41 766,- euroa (alv 0 %) ja Sarastian osalta yhteensä enintään 12 597,65 euroa (alv 0 %) eli yhteensä enintään 54 363,65 euroa (alv 0 %). Kustannukset jakautuvat eri vuosille siten, että vuodelle 2019 kohdistuu 21 466 euroa (alv 0%) ja vuodelle 2020 kohdistuu 32 897,65 euroa (alv 0%). Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 11607 Tietojärjestelmien jatkokehittäminen, tilastolliselle tilaukselle 604542 – Sähköinen arkistointi.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä tilauksella. Päätös voi muuttua hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Joni Ilmanen
IT-palvelujohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Mahdollisiin tiedusteluihin vastaa it-suunnittelupäällikkö Auli Järvinen 044-9073645.