Johtaja Tuomas Heikkinen 14.11.2019:

Kaupunki on hallinnollisen työn kehittämiseksi asettanut kaksi keskeistä projektia, jotka ovat Hallintopalveluiden uudistaminen (dnro 6721-2017) sekä talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien kehittämiseen toiminnanohjausjärjestelmän versiopäivityksen yhteydessä (dnro 11640-2018).

Hallintopalveluiden uudistamisen osalta tavoitteena on mm. prosessien omistajuuden vahvistamisen, hallinnonpalveluiden tasalaatuisten ja riittävien resurssien turvaaminen, digitalisaation hyödyntäminen, varahenkilöjärjestelmän luominen, prosessien leanaaminen selkeiksi ja yksinkertaisiksi, osaamisen ja asiantuntijuuden laaja-alainen kehittäminen ja asiakaslähtöisyyden vahvistaminen - hallintopalvelut saatavuuden ja käytettävyyden varmistaminen toimialojen näkökulmista.

Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien kehittämiseen keskittyvä projekti perustuu talous- ja henkilöstöprosessien kuvaamiseen sekä prosessiomistajien keskeiseen rooliin. Prosessilähtöisyys tukee ketteryyttä ja tehokkuutta omavaraistamalla yhteiskäyttöisten prosessien hallintaa (JHS 152) sekä keskeistä SAP perustietojen ylläpitoa (JHS 179).

Näiden kahden, jo käynnistetyn, projektin työskentelymalli ja tavoitteet ovat hyvin samansuuntaiset. Tavoitteena on prosessimainen tarkastelu, joka työskentelymallina perustuu prosessien omistajien kehittämisvastuuseen. Molempien projektien työskentely perustuu prosessien kuvaamiseen ja yksinkertaistamiseen Lean-menetelmällä.

Kaupunki on syksyllä 2018 käynnistänyt Turun johtamismallin arviointityön (dnro 11055-2018). Johtamisjärjestelmän arvioinnin pääasiallisen sisällön yhtenä osana ovat strategisen johtamisen päälinjaukset ja viranhaltijaorganisaation muodostamisen päälinjaukset.

Viranhaltijaorganisaation muodostamisen päälinjauksia ovat mm. tuleva toimialarakenne, konsernihallinnon rakenne ja toimintamalli sekä konserniohjauksen järjestäminen. Ohjausryhmä tekisi suositukset siihen organisaatiotasoon, jotka viedään organisaation osalta kaupunginvaltuuston hyväksyttäväksi hallintosäännössä.

Kaupunginjohtajan esityksessä johtamismallia arvioivalle ohjausryhmälle on todettu, että konsernihallinnon ryhmärakenne tullaan purkamaan ja uudistus pyritään saamaan voimaan 2020 alusta.

Muutosprojektien tuloksena syntyy toimintatapamuutoksia, joita voidaan pitää merkittävinä. Onkin tärkeää, että toimiva prosessimainen organisaatio voidaan luoda vielä projektien aikana. Näin toimiva organisaatio saadaan mukaan vaikuttamaan projektien lopputuloksiin samalla kun sitoutuminen uuteen prosessimaiseen toimintamalliin varmistetaan.

Hankinnoista ja kilpailuttamisesta vastaava hankinta- ja logistiikkakeskus (Haloke) muuttui strategiseksi hankinnaksi ja samalla toiminta palvelukeskuksena loppui. Strateginen hankinta on nyt osa konsernihallinnon talous- ja strategiaryhmää.

Strategiseen hankintaan perustettiin hankintapäällikön virka kaupunginhallituksen päätöksellä 17.9.2018 § 350. Virka on nyt täytetty.

Hankinta- ja logistiikkakeskuksen muuttaminen konsernihallinnon talous- ja strategiaryhmään kuuluvaksi strategiseksi hankinnaksi ja hankintapäällikön viran perustaminen luovat tarpeen muuttaa strategisen hankinnan johtamista. Hankintapäälliköstä tulee jatkossa tehdä strategista hankintaa johtava virkamies.  Hankinta- ja logistiikkajohtajan virka vanhassa muodossaan tulee tässä yhteydessä tarpeettomaksi. Tämä mahdollistaa henkilöstöjärjestelyjen avulla, kustannusneutraalisti henkilöstöresurssin kohdentamisen prosessien johtamiseen.

Hankinta- ja logistiikkajohtajan virka (vak.nro 000850) voidaan sen jälkeen, kun tarvittavat päätökset strategisen hankinnan johtamisesta on tehty, lakkauttaa ja tilalle tulisi perustaa prosessijohtajan virka.

Prosessijohtaja vastaisi jatkossa yleishallinnon prosesseista, talousprosessista, palkanlaskennan prosessista, strategisen hankinnan tarpeesta maksuun prosessista ja kuljetuspalveluista.

Prosessijohtaja tehtäviin kuuluisivat perustettavan yksikön vastuulla olevien prosessien määrittely ja ylläpito yhdessä toimialojen kanssa, prosessien toiminnallisten, laadullisten ja taloudellisten mittareiden asettaminen ja niiden seuranta, kaupunkitasoisten yhtenäisten prosessien työkalujen kehittäminen, kaupunkikonsernin hankintatoimen strategisten linjausten koordinointi ja ohjaus sekä ulkoa ostettavien talouspalveluiden (taloushallinnon ja palkanlaskennan) hankinta- ja ostoprosessin johtaminen ja kehittäminen

Muutosprojektien aikana prosessijohtaja lisäksi vastaisi prosesseista, jotka koskevat kirjaamoa, vahingonkorvauksia, markkinointia, viestinnän ennakointia, tapahtumien järjestämistä, henkilöstötarvetta ja palvelussuhteen aloitusta, työntekijän tuloa sekä sopimushallintaa.

Prosessijohtajan virka tullaan perustamisvaiheessa sijoittamaan hallintoryhmään suoraan ryhmän johtajan alaisuuteen

Perustettavan prosessijohtajan viran kelpoisuusvaatimukseksi tulisi vahvistaa ylempi korkeakoulututkinto ja hyvä tehtävään soveltuva työkokemus. Viran tehtäväkohtainen palkka on 6.040 €/kk.

Viranhaltijalain 4 §:n 3 momentin mukaan virkasuhteeseen voidaan viranhaltijalain 4 § 1 momentista poiketen ottaa ilman hakumenettelyä, kun kysymyksessä on sijaiseksi tai avoinna olevaan virkasuhteeseen ottaminen määräajaksi, taloudellisista ja tuotannollista syistä irtisanotun viranhaltijan ottaminen toiseen virkasuhteeseen, 22 §:ssä tarkoitettu virkasuhteen tarjoaminen osa-aikaiselle viranhaltijalle, 24 §:ssä tarkoitettu tai muussa laissa säädetty viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen, muun työnantajan palveluksessa olevan henkilön ottaminen virkasuhteeseen lain tai sopimuksen nojalla tapahtuvan toiminnan siirtämisen yhteydessä taikka muu näihin rinnastettava johtosäännössä määrätty peruste.

Perustettavaan prosessijohtajan virkaa tulisi siirtää hankinta- ja logistiikkajohtajan viran hoitaja Fredrik Lindström. Lindströmin siirrolle prosessijohtajan virkaan on viranhaltijalain 24 §:n mukainen peruste. Siirtämisen perusteena on toiminnan järjestämiseen liittyvä perusteltu syy, hankinta- ja logistiikkajohtajan virkaa ei jatkossa tarvita ja Lindströmin osaaminen ja työkokemus huomioiden on perusteltua, että hänet siirretään prosessijohtajan virkaan.

Esitän,

että Turun kaupunkiin, ensimmäisenä sijoituspaikkana konsernihallinto perustetaan 1.11.2019 lukien prosessijohtajan virka (KVTES/hinnoittelematon), joka kelpoisuusvaatimuksena on ylempi korkeakoulututkinto ja hyvä tehtävään soveltuva työkokemus ja viran tehtäväkohtainen palkka on 6040 €/kk,

että samasta ajankohdasta lukien lakkautetaan hankinta- ja logistiikkajohta-jan virka (vak.nro 000850) ja

että prosessijohtajan virkaan siirretään suostumuksensa nojalla hankinta- ja logistiikkajohtajan viran hoitaja Fredrik Lindström viranhaltijalain 24 §:n mukaisella perusteella.

Henkilöstöjohtaja Sinikka Valtonen

Johtaja Tuomas Heikkinen on esittänyt, että konsernihallintoon perustetaan 1.11.2019 lukien prosessijohtaja virka, johon viranhaltijalain 24 §:n mukaisella perusteella siirretään hankinta- ja logistiikkajohtaja Fredrik Lindström. Sen jälkeen, kun Lindström on siirretty prosessijohtajan virkaan, voidaan hankinta- ja logistiikkajohtajan virka lakkauttaa.

Prosessijohtajaa tarvitaan konsernihallinnossa vastaamaan tulevasta prosessimaisesta organisaatiosta.

Johtaja Tuomas Heikkisen esityksessä on kuvattu laajasti prosessijohtajan viran tarvetta ja viran tehtäväkuvaa. Prosessijohtajan toimen toiminnallisen tarpeen osalta strategisella HR:llä ei ole perusteita lausua asiasta toisin johtaja Heikkisen esityksen kanssa.

Johtaja Heikkinen on esittänyt, että perustettavaan prosessijohtajan virkaan tulisi siirtää hankinta- ja logistiikkajohtajan viran hoitaja Fredrik Lindström. Lindströmin siirrolle prosessijohtajan virkaan voidaan katsoa olevan johtaja Heikkisen esityksessä todetulla tavalla viranhaltijalain 24 §:n mukainen peruste. Siirtämisen perusteena on toiminnan järjestämiseen liittyvä perusteltu syy. Hankinta- ja logistiikkajohtajan virkaa ei jatkossa tarvita ja Lindströmin osaaminen ja työkokemus huomioiden on perusteltua, että hänet siirretään prosessijohtajan virkaan.

Prosessijohtajan viran palvelussuhteen ehtojen osalta strategisella HR:llä ei huomautettavaa johtaja Heikkisen esitykseen.

Kaupunginjohtaja Minna Arve:

EhdotusKaupunginhallitus päättää, että 

• Turun kaupunkiin, ensimmäisenä sijoituspaikkana konsernihallinto perustetaan 19.11.2019 lukien prosessijohtajan virka (KVTES/hinnoittelematon), joka kelpoisuusvaatimuksena on ylempi korkeakoulututkinto ja hyvä tehtävään soveltuva työkokemus ja viran tehtäväkohtainen palkka on 6.040 €/kk,
• samasta ajankohdasta lukien lakkautetaan hankinta- ja logistiikkajohtajan (vak.nro 000850) ja
• prosessijohtajan virkaan siirretään suostumuksensa nojalla hankinta- ja logistiikkajohtajan viran hoitaja Fredrik Lindström viranhaltijalain 24 §:n mukaisella perusteella.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Kokouksessa asiaa oli selvittämässä henkilöstöjohtaja Sinikka Valtonen.