Ostopalveluihin liittyvien työkorvausten sekä stipendien, apurahojen, tunnustuspalkintojen ja matkakustannusten korvausten maksaminen
Ostopalveluihin liittyvät työkorvaukset
Kaikista toimeksiantosuhteessa teetettävistä töistä/työsuorituksista on tehtävä ostopalvelusopimus. Sopimuksen sisältö ja tarkoitus ovat lähtökohtana, kun ratkaistaan, onko osapuolten välille syntynyt työsuhde vai toimeksiantosuhde. Ostopalvelusopimuslomake löytyy Metkusta. Sopimuksessa sovitaan myös eläketurvan järjestämisestä. Kun vastuu eläketurvan järjestämisestä sovitaan jo hankintaprosessin alussa ja se kirjataan ostopalvelusopimukseen, etenee työkorvausta koskevien laskujen maksatus sujuvammin.
Julkisten alojen eläkelaki (JuEL) on tullut voimaan 1.1.2017 alkaen. Laissa säädetään työansioiden perusteella määräytyvästä Kevan jäsenyhteisön, valtion, evankelis-luterilaisen kirkon ja Kansaneläkelaitoksen palveluksessa olevan eläketurvasta.
JuEL:n mukaan eläkettä kertyy 1.1.2017 alkaen työansioista, jotka on ansaittu 17 vuoden täyttämistä seuraavan kuukauden alusta siihen asti, jolloin vuonna 1957 tai sitä ennen syntynyt työntekijä täyttää 68 vuotta, vuosina 1958–1961 syntynyt työntekijä täyttää 69 vuotta ja vuonna 1962 ja sen jälkeen syntynyt työntekijä täyttää 70 vuotta.
JuEL:n piiriin tietyissä tapauksissa kuuluvat myös sellaiset henkilöt, jotka eivät ole työsuhteessa kaupunkiin, mutta joille kaupunki maksaa palkkiota tai muuta vastiketta tehdystä työstä toimeksianto- tai konsulttisopimuksen tai muun vastaavan järjestelyn perusteella. Kun kaupunki hankkii toimeksianto- tai konsulttisopimuksen perusteella tehtävää työtä, niin se vakuutetaan Julkisten alojen eläkelain mukaan seuraavissa tapauksissa:
-toimintaa harjoitetaan yksityishenkilönä, ammatinharjoittajana tai toiminimenä
-työsuhteen tunnusmerkit eivät täyty
-henkilöllä ei ole voimassa olevaa yrittäjäeläkevakuutusta (YEL)
-henkilöllä ei ole voimassa olevaa Maatalousyrittäjän eläkelain mukaista vakuutusta (MYEL)
-henkilöllä ei ole velvollisuutta vakuuttaa toimintaansa YEL:n mukaan.
Yrittäjäeläkevakuutus pitää olla sitä toimialaa varten, jota toimeksiantosopimus koskee.
JuEL:n ulkopuolelle jäävät siis sellaiset yrittäjät, joilla on
-Yrittäjän eläkelain (YEL) tai Maatalousyrittäjän eläkelain (MYEL) mukainen vakuutus tai
-Eläketurvakeskuksen ennen vuotta 2002 antama päätös vakuuttamisvelvollisuudesta vapauttamisesta.
Julkisten alojen eläkelain ulkopuolelle kuuluminen todennetaan YEL-todistuksen, MYEL-todistuksen, vakuutuskirjan, eläkemaksukuitin tai vapautuspäätöksen kopiolla. Yrittäjä saa todistuksen omasta eläkevakuutusyhtiöstään.
Kun yksityisellä elinkeinon harjoittajalla (yksityishenkilö, ammatinharjoittaja tai toiminimi) ei ole esittää todistusta YEL- tai MYEL-vakuutuksesta tai vapautuspäätöksestä, toiminta kuuluu JuELin piiriin. Palvelussuhde ilmoitetaan palvelussuhderekisteriin, palkkiosta peritään työntekijän sekä maksetaan työnantajan eläkemaksu. Ennakonpidätys toimitetaan, jos yksityinen elinkeinon harjoittaja ei ole ennakkoperintärekisterissä.
Muilta yritysmuodoilta kuin yksityisiltä elinkeinonharjoittajilta (yksityishenkilö, ammatinharjoittaja tai toiminimi) ei tarvitse pyytää YEL-todistusta. Oy-, Ky-, Ay-, ry- tai Osuuskunta – yhtiömuodoilta ei siis pyydetä YEL-todistusta
Turun kaupunki noudattaa eläkelain tulkinnassa ja eläkevakuutuksen ilmoitusliikenteessä Kuntien eläkevakuutuksen tulkintoja ja ohjeita. Edellä mainittu on otettava huomioon jo palvelujen hankinnassa.
1. Työkorvausta koskevien laskujen käsittely ja maksatus
Työkorvausta koskevien ostolaskujen käsittelyn yhteydessä on tarkistettava, että työn suorittaja on huolehtinut verojen ja lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen maksamisesta:
1. Yksityiset elinkeinonharjoittajat
-yksityinen elinkeinonharjoittaja merkitty ennakkoperintärekisteriin (tieto tarkistetaan yritystietojärjestelmästä www.ytj.fi)
-yksityisellä elinkeinonharjoittajalla on yrittäjien eläkelain YEL-vakuutus tai maatalousyrittäjien eläkelain mukainen MYEL-todistus taikka todistus/päätös vakuuttamisvelvollisuudesta vapauttamisesta. Yksityisen elinkeinonharjoittajan/yrittäjän on esitettävä työn tilaajalle YEL-todistuksen, vakuutuskirjan, eläkemaksun tai vapautuspäätöksen kopio, mikäli työn toimeksisaaja kuuluu julkisten alojen eläkelain ulkopuolelle. Todistus tai muu asiakirja on toimitettava kaupungin talouspalvelutehtäviä hoitavalle yhteisölle erikseen palvelupyyntöjärjestelmän kautta. Jos toimittaja on ennestään kaupungin toimittajalistalla, niin ostolaskun käsittelyjärjestelmässä näkyy laskun tiedoissa kohdassa Veronumero 3 tieto siitä, onko toimittajalla YEL-vakuutus tai onko toimittajalla siitä vapautus.
Vakuutuksen voimassaolo / Vakuutustodistus on todennettava vuosittain. Poikkeuksen tekevät pitempiaikaiset yhtäjaksoiset sopimukset. Todistuksen voimassaolo todennetaan sopimusta laadittaessa ja sen edellytetään olevan voimassa maksuhetkellä.
Yksityisen elinkeinonharjoittajan kohdalla molempien ehtojen on täytyttävä, jotta ostolasku voidaan käsitellä ostolaskujen käsittelyjärjestelmässä ja maksaa ostoreskontrasta (yksityinen elinkeinonharjoittaja taloustietojärjestelmän osapuoli-/toimittajarekisterissä).
Jos jompikumpi edellä mainituista ehdoista ei täyty, laskun kierrätysjärjestelmään saapunutta laskua ei kierrätetä sähköisesti, vaan se tulostetaan, tiliöidään ja lähetetään hyväksyttäväksi sekä sen jälkeen palkanlaskijalle käsiteltäväksi palkanlaskentajärjestelmässä (yksityinen elinkeinonharjoittaja palkanlaskentajärjestelmän palkkionsaajarekisterissä). Ostolaskujen käsittelyjärjestelmässä otteettomaan laskuun tehdään merkintä lähetyksestä palkkoihin (Epr-ote puuttuu/lähetetty palkkoihin/pp.kk.vv/ Asiatarkastajan etu ja sukunimi).
Eläkemaksujen laskenta tapahtuu palkanlaskentajärjestelmässä:
-toimeksiantopalkkiosta peritään palkansaajan eläkemaksu ja tilitetään työnantajan eläkemaksu
-eläkemaksun peruste on laskun arvonlisäveroton työn osuus
-toimeksianto ilmoitetaan Kevan ylläpitämään palvelussuhderekisteriin
-Kevan palvelussuhderekisteriin ilmoitetaan laskun arvonlisäveroton euromäärä
Jos työsuhteen tunnusmerkit eivät täyty ja yksityinen yrittäjä/työnsuorittaja on ennakkoperintärekisterissä, korvauksesta ei suoriteta ennakonpidätystä.
2. Muut yritysmuodot
-työkorvauksen saaja on merkitty ennakkoperintärekisteriin
(tieto tarkistetaan yritystietojärjestelmästä www.ytj.fi)
Jos edellä mainittu ehto ei täyty, laskun kierrätysjärjestelmään saapunutta laskua ei kierrätetä sähköisesti, vaan se tulostetaan, tiliöidään ja lähetetään hyväksyttäväksi sekä sen jälkeen palkanlaskijalle käsiteltäväksi palkanlaskentajärjestelmässä. Ostolaskujen käsittelyjärjestelmässä otteettomaan laskuun merkitään tieto lähetyksestä palkkoihin (epr -ote puuttuu/lähetetty palkkoihin/pp.kk.vv/ Asiatarkastajan etu ja sukunimi).
Jos työn suorittava yritys on jakaantunut työn suorituksen jälkeen, mutta ennen laskutusta kahdeksi uudeksi yritykseksi, jotka jatkavat vanhan yrityksen toimintaa ja velvollisuuksia, epr -otteen voimassaoloa päättyneen yrityksen osalta laskun maksupäivänä ei vaadita. Lasku voidaan kierrättää normaaliin tapaan ostolaskujen käsittelyjärjestelmässä ja maksu suorittaa maksureskontrasta. Tämä edellyttää, että jatkavien yritysten osalta rekisteröinnit ovat voimassa.
Tulorekisteri / kansallinen sähköinen tietokanta tulotiedoille
Työkorvaukset ilmoitetaan tulorekisteriin silloin, kun korvauksen saava työn suorittaja ei kuulu ennakkoperintärekisteriin. Tiedon voi tarkistaa sivulta www.ytj.fi. Työn suorittaja voi olla luonnollinen henkilö tai esimerkiksi osakeyhtiö, yhdistys, avoin yhtiö tai kommandiittiyhtiö.
2. Luonnollisille henkilöille maksettavat stipendit, apurahat, tunnustuspalkinnot ja matkakustannusten korvaukset muille kuin palvelussuhteessa oleville
Tässä kohdassa ohjeistetaan myös eräiden verohallinnon tiedonantomenettelyn piiriin kuuluvien luonnollisille henkilöille maksettavien stipendien, apurahojen, tunnustuspalkintojen ja matkakustannusten korvausten maksaminen. Ohjeistus perustuu lakiin verotusmenettelystä sekä verohallituksen päätökseen yleisestä tiedonantovelvollisuudesta ja ohjeisiin vuosi – ilmoitusmenettelystä.
Stipendit, apurahat ja tunnustuspalkinnot
Maksetuista stipendeistä (paitsi peruskoulujen, lukioiden ja ammattiopetuksen maksamat) apurahoista, tunnustuspalkinnoista on ilmoitettava tiedot tulorekisteriin ilmoittamisesta annettujen ohjeiden mukaisesti. Oppilaitosten maksamat stipendit ilmoitetaan kaupungin talouspalveluja tuottavalle toimijalle ilmoitettavaksi edelleen vuosi-ilmoitusmenettelyllä verottajalle, mikäli yksittäiselle oppilaalle maksettu stipendi ylittää 1000 euroa. Tietojen kerääminen ja konekielinen ilmoitusmenettely verottajalle toteutetaan palkanlaskentajärjestelmän kautta. Ostolaskujen käsittelyjärjestelmään saapuneet muita kuin opintoja varten myönnetyt stipendejä koskevat maksumääräykset siirretään käsiteltäväksi palkanlaskijalle.
Matkakustannusten korvaukset
Jos ostolaskujen käsittelyjärjestelmään on tullut lasku matkakustannusten korvauksesta luonnolliselle henkilölle, siirretään se maksettavaksi palkanlaskentajärjestelmässä. Ostolaskujen käsittelyjärjestelmässä tehdään merkintä em. siirrosta.
Yhdistyksille ja yhteisöille maksettavat toiminta-avustukset maksetaan reskontrasta.
Tuloverolain 92 §:ssä mainitut
-kunnan kehitysvammaiselle, mielenterveyspotilaalle, päihdehuollon asiakkaalle taikka muulle sosiaalihuollon asiakkaalle järjestämästä työ- tai päivätoiminnasta maksettu keskimäärin päivää kohden enintään pykälässä mainitun euromäärän suuruinen toiminta- tai muun niminen avustus, jolla tuetaan asiakkaan hoitoa, kuntoutumista tai yhteiskuntaan sopeutumista,
eivät kuulu verottajalle ilmoitettaviin suorituksiin ja ne käsitellään maksuliikennejärjestelmässä. Nykyinen maksuliikennejärjestelmä ei kerää vuoden aikana maksettuja yksittäisiä suorituksia, jonka vuoksi tätä tietoa tarvitsevien on järjestettävä erillinen riittävä tiedonkeräysmenetelmä.
Ammatillisten oppilaitosten opiskelijoille maksettavat ateriakorvaukset työssäoppimisajalta maksetaan ostoreskontrasta (Laki ammatillisesta koulutuksesta 11.8.2017/531 § 100), mutta käytännön opiskelun ajalta maksetut matkakustannusten korvaukset maksetaan palkanlaskentajärjestelmän kautta.
Asiaan liittyviä muita sääntöjä:
Sisäiset linkit:
Toimeksiantosopimus (Ostopalvelusopimus) -lomake
Ulkoiset linkit:
Verohallinnon päätös yleisestä tiedonantovelvollisuudesta
Laki ammatillisesta koulutuksesta
Apurahojen, stipendien, tunnustuspalkintojen ja muiden palkintojen verotus