Irtaimiston hallinta- ja rekisteröintiohje

1. Yleistä

Tässä ohjeessa irtaimistolla tarkoitetaan palvelutoiminnassa tai tuotannollisessa toiminnassa käytettäviä koneita, laitteita, välineistöä ja kalustoa sekä arvo- ja taide-esineitä, jotka kirjataan vuosikuluksi ja merkitään irtaimistorekisteriin. Taseeseen kirjatun omaisuuden hankintamenot kirjataan käyttöomaisuuskirjanpitoon. Ohje koskee irtaimiston siirtoa ja luovutusta myös kaupungin sisällä.

Irtaimiston rekisteröinnin tarkoituksena on

-olla sisäisen valvonnan perustana irtaimistoesineiden säilyttämistä, siirtoja ja poistoja koskevissa asioissa sekä irtaimiston tarkastuksissa

-ylläpitää yksilöityjä tietoja kaupungin omistamista irtaimistoesineistä ja muodostaa irtaimistorekisteri

-muodostaa perusta vastuun jakautumisesta

-edistää irtaimiston tehokasta käyttöä kaupungin organisaatiossa

-tukea kestävää kehitystä

2. Vastuu

Toimiala on vastuussa irtaimistonsa hallinnasta ja rekisteröinnistä siten, että kohdan 1 vaatimukset täyttyvät.

Hallintosäännössä taikka erillisellä päätöksellä on määriteltävä tapa, jolla irtaimiston hankintaoikeudet ja hallinta- ja poistovastuu jaetaan organisaatiossa.

Toimialalla on määrättävä irtaimiston hallinnasta ja rekisteröinnistä vastuussa oleva(t) henkilö(t).

3. Irtaimistorekisteri

Irtaimistorekisteriin merkitään toimialan sisäisen valvonnan edellyttämässä laajuudessa irtaimistoesineet, joiden luettelointi arvioidaan esineen säilymisen seurannan, esineen arvon, käyttötavan tai -iän, kierrätettävyyden, huoltotarpeen tai muun syyn johdosta tarpeelliseksi.

Irtaimistokirjanpitoa/-rekisteriä pidetään kaupungin keskitetyllä irtaimistokirjanpitojärjestelmällä.

Lahjana/vastikkeetta saadut irtaimistoesineet viedään toimialan sisäisen valvonnan edellyttämässä laajuudessa irtaimistorekisteriin.

Irtaimistorekisteriin (muut kuin vuokratut ja leasingrahoituksella hankitut) merkitään pakollisina tietoina:

-hyödykkeen/irtaimistoesineen nimike ja mahdollinen sarjanumero

-hankintameno (ilman arvonlisäveroa, ellei kyse ole vähennysrajoitteisesta hankinnasta)

-hankinta-ajankohdat / toimituspäivät

-määrä (kpl)

-sijaintipaikat vähintään rakennuskohtaisesti

-omistajat tai haltijat (organisaatioyksikkö)

-esineiden poistoon, myyntiin tai vuokraukseen, vastikkeetta luovutukseen, siirtoon ja hävittämiseen liittyvät tapahtumatiedot ja toimivaltaisen viranomaisen päätös, johon tapahtuma perustuu

Vuokratut tai leasingrahoituksella hankitut samoin kuin säilytettäväksi otetut irtaimistoesineet merkitään irtaimistorekisteriin, ellei niistä pidetä jotain muuta rekisteriä (esim. rahoitusyhtiön raporttia vuokratuista kohteista). Merkinnät on tehtävä toimialan sisäisen valvonnan edellyttämässä laajuudessa. Jos vuokratut ja leasingrahoituksella hankitut kohteet merkitään irtaimistokirjanpitoon, on sieltä käytävä ilmi se, että kysymyksessä on vuokrattu tai leasingrahoituksella hankittu irtaimistoesine.

Vuokrattujen tai leasingrahoituksella hankittujen laitteiden luetteloon tulee sisältyä vähintään irtaimistoesineen/laitteen nimi ja malli tai muu laitteen yksilöivä tieto, hankintahinta, hankintapäivä tai vuokran/leasingvuokran ensimmäinen eräpäivä sekä organisaatioyksikkö, jonka käytössä laite on.

4. Irtaimen omaisuuden muutokset

Kaikista irtaimen omaisuuden muutoksista/päätöksistä (hankinta, myynti, siirto, poisto) on ilmoitettava välittömästi toimialan irtaimiston hallinnasta ja rekisteröinnistä vastuussa olevalle(-ville) henkilölle(-ille).

Hankinnat

Irtaimistosta vastuussa oleva henkilö on velvollinen huolehtimaan, että irtaimistoesine merkitään irtaimistorekisteriin.

Poistot ja luovutus kierrätettäväksi

Toimialan on poistettava tarpeeton, käyttökelvoton tai hävinnyt irtaimisto irtaimistorekisteristä. Poiston syy sekä poistosta aiheutuvat toimenpiteet (esim. myynti, lahjoitus, hävittäminen) pitää yksilöidä ja poistosta pitää tehdä kirjallinen päätös. Toimivalta poistopäätöksen tekemiseen annetaan hallintosäännöllä.

Toimialalla tarpeeton irtaimistoesine on toimitettava Työkeskuksen Tavarat kiertoon -yksikölle kierrätettäväksi. Työkeskuksen tulee ensisijaisesti tarjota tarpeeton käyttökelpoinen irtaimisto kaupungin omien toimintayksiköiden käytettäväksi

Työkeskuksen on hävitettävä esineet tai niiden osat, mikäli niille ei ole ollut kysyntää kaupungin organisaatiossa taikka ne on tarjottava luovutettavaksi ensisijaisesti yleishyödylliseen käyttötarkoitukseen. Irtaimistoa voidaan luovuttaa myös vastikkeetta. Toimivalta luovutus/siirtopäätöksen tekemiseen annetaan hallintosäännöllä. Hävittäminen on tehtävä siten, että siitä ei ole haittaa ympäristölle.

Tavarat kiertoon -yksikölle siirrettyjen irtaimistoesineiden mahdolliset myyntitulot tuloutetaan työkeskukselle. Työkeskus voi myös erikseen sopia irtaimiston myynnistä toimialan tai yksikön lukuun.

Tietoturvasta ja tietosuojasta on huolehdittava erityyppisiä tietotallenteita luovutettaessa tai hävitettäessä. Mitään tietoa ei saa joutua vääriin käsiin.

Valtionosuuksin hankittua irtaimistoa voidaan myydä, vuokrata ja ostaa valtionosuussäännösten mukaisesti.

Kierrätettävä irtain merkitään luovuttajan (toimiala) ja vastaanottajan (työkeskus) irtaimistokirjanpitoon samoin periaattein kuin kohdassa 3 Irtaimistorekisteri kappaleessa yksi on esitetty.

5. Omaisuudesta huolehtiminen

Toimialan on huolehdittava väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja omaisuuden turvaamiseksi riittävistä fyysisistä kontrolleista (lukot, hälytysjärjestelmät, valvontakamerat jne.) ja riittävistä inventoinneista.

Toimiala voi tarvittaessa ohjeistaa omaisuuden merkitsemisestä esim. esineen arvon ja esineen käyttöpaikan perusteella (avoimet, lukitsemattomat tilat).

6. Inventointi ja raportit

Irtaimisto on tarkistettava inventoimalla toimialan sisäisen valvonnan edellyttämässä aikataulussa kuitenkin vähintään kerran vuodessa ja sen lisäksi aina vastuuhenkilön vaihtuessa. Muutokset edellisen inventoinnin jälkeen on pystyttävä todentamaan. Vastuuhenkilön on varmennettava päiväyksellä ja allekirjoituksellaan inventointi sekä ryhdyttävä tarvittaviin toimenpiteisiin mahdollisten inventointierojen johdosta. Kierrätyskeskuksen inventointi hoidetaan erikseen sovitun käytännön mukaisesti.

Irtaimistorekisterin muodostamisen perustana olevien ja sen tuottamien irtaimistoasiakirjojen säilytys on järjestettävä arkistointimääräysten mukaan.