Hallintosäännön perusteella annetut taloudenhoidon periaatteet
I LUKU Yleiset määräykset ja ohjeet 2
Taloudenhoidossa noudatettavat määräykset 2
Taloushallinnon tehtävien hoitaminen 2
II LUKU Toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta 3
Talousarvio ja taloussuunnitelma 3
Talousarvion/-suunnitelman laadinta 3
Toiminnan ja talouden seuranta 4
III LUKU Omaisuuden hankkiminen ja luovuttaminen 5
IV LUKU Hankinnat ja muiden taloudellisten sitoumusten tekeminen 5
V LUKU Rahoituksen hoitaminen 5
Käteisvarat sekä pankkitilit 6
VI LUKU Kirjanpito ja tilinpäätös 10
Oikaisu- ja siirtotositteet 12
Ulkopuolisten varojen kirjanpito ja säilytys 12
Saamisten tileistä poistaminen 12
VI LUKU Valvonta ja riskien hallinta 13
Konsernin ohjaus ja valvonta 13
VII LUKU Keskitetyt toiminnot 14
VIII LUKU Muut taloutta koskevat määräykset 14
Sisäisen hinnoittelun perusteet 14
I LUKU Yleiset määräykset ja ohjeet
Taloudenhoidossa noudatettavat määräykset
Taloudenhoidossa noudatettavat ohjeet ja määräykset perustuvat taloudenhoitoa ohjaaviin lakeihin, asetuksiin, viranomaisten sitoviin ohjeisiin ja määräyksiin sekä viranomaisten suosituksiin.
Sen lisäksi mitä laissa on säädetty, taloudenhoidossa noudatetaan kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen ja muun konsernijohdon antamia ohjeita siten, että se tuottaa ohjauksessa, päätöksenteossa, seurannassa ja valvonnassa tarvittavat toiminta- ja taloustiedot.
Kaupungin toiminnot on järjestettävä ja tehtävät hoidettava siten, että
-valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet saavutetaan
-vastuu kunkin tehtäväalueen toiminnallisesta ja taloudellisesta tuloksesta on selkeä
-organisaation kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnoissa on riittävä sisäinen valvonta ja riskienhallinta
-organisaation johtamisessa, ohjauksessa ja valvonnassa noudatetaan hyvää johtamis- ja hallintotapaa
-maksuliikenne, rahoitustoiminta ja sijoitustoiminta hoidetaan turvallisesti, taloudellisesti, vastuullisesti ja valvotusti kaupunginvaltuuston päättämien periaatteiden mukaan
-vieraan pääoman käyttö ja lainanotto on toiminnallisesti ja taloudellisesti perusteltua
-tasehallinnassa kiinnitetään huomiota siihen, että toimintoihin sitoutuu mahdollisimman vähän käyttöpääomaa
-hankinnat toteutetaan mahdollisimman taloudellisesti ja suunnitelmallisesti sekä mahdollisimman tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina ympäristönäkökohdat huomioon ottaen.
Taloushallinnon tehtävien hoitaminen
Ostopalveluna talouspalveluja tuottavan toimijan ja kaupungin keskinäinen työnjako on kirjattu palvelusopimukseen. Toimialat ja laitokset hoitavat ao. toimielimen talousarvion laadinnan sekä em. palvelusopimuksessa erikseen sovitut kirjanpito-, laskutus-, perintä-, maksuliikenne-, ostolaskut - ja palkanlaskentaprosessien päivittäistehtävät ja sisäisen laskennan.
II LUKU Toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta
Talousarvio ja taloussuunnitelma
Talousarvion/-suunnitelman laadinta
Kuntalaissa on määräykset talousarvion ja suunnitelman laadinnasta.
Kaupunginvaltuusto ohjaa kaupungin keskeisten strategioiden valmistelua ja arvioi niiden toteutumista. Kaupunginvaltuusto päättää valtuustokauden strategiaohjelmasta valtuustokauden alussa. Strategiaohjelmaa toteutetaan talousarviossa ja -suunnitelmassa ja kaupunkikonsernin strategiat käsitellään niiden yhteydessä.
Kaupungin strategiset tavoitteet jalkautetaan sopimusohjauksen avulla. Sopimusohjausmalli on kaupungin toimintamalliin perustuva johtamisjärjestelmän osa kaikilla toimialoilla ja konsernihallinnossa.
Sopimusohjaus koostuu strategisista ja operatiivisista sopimuksista. Strateginen sopimus sisältää kaupunginvaltuuston hyväksymän talousarvion- ja suunnitelman sekä sitä täydentävän kaupunginhallituksen hyväksymän osan. Strategisten sopimusten mittarit toimivat strategisten ohjelmien toimeenpanon arvioinnin välineenä. Operatiivinen sopimus on lautakuntien ja toimialan välinen sopimus. Toimialojen tulee valmistella ja hyväksyä operatiiviset sopimukset osana talousarvion täytäntöönpanoa.
Kaupunginhallitus, lautakunta ja johtokunta laativat esityksensä talousarviosta ja taloussuunnitelmasta noudattaen kaupunginvaltuuston ja -hallituksen antamia määräyksiä ja ohjeita.
Kaupunginvaltuusto hyväksyy talousarviossa kaupunginhallitukselle sekä lauta- ja johtokunnille tehtäväkohtaiset ja hankekohtaiset toimintatavoitteet, määrärahat ja tuloarviot. Tavoitteet asetetaan siten, että ne kattavat toimialan perustehtävät ja ovat toteutettavissa niihin osoitetuilla voimavaroilla.
Tavoitteet, jotka ovat kaupunginvaltuustoon nähden sitovia, muodostavat toimielimen talousarvion.
Konsernihallinto antaa vuosittain talousarvio- ja taloussuunnitelmaehdotuksen valmistelua koskevat tekniset ohjeet.
Kaupunginhallitus vastaa strategian ja ohjelmien täytäntöönpanosta.
Kaupungin strategiasta lautakunnille johdetut tavoitteet pannaan täytäntöön talousarviokausittain sopimuksilla. Kaikki merkittävät toiminnalliset tavoitteet sisältyvät sopimuksiin. Lautakunnat antavat oman esityksensä strategisiksi sopimuksiksi ja kaupunginhallitus hyväksyy ne osaltaan.
Kaupunginhallitus ja lautakunnat hyväksyy talousarvioon perustuvan käyttösuunnitelmansa. Tavoitteet, jotka ovat kaupunginhallitukseen ja lautakuntiin nähden sitovia, muodostavat toimielimen käyttösuunnitelman.
Kaupunginhallituksen ja lautakuntien väliset strategiset sopimukset sekä toimielimen talousarvio ja – suunnitelmaehdotukset tarkistetaan kaupunginvaltuuston päätöksiä vastaaviksi. Lautakunnat päättävät omalta osalta tehtävien toteuttamisesta ja määrärahojen tai liiketoiminnan tulojen käytöstä. Em. toimielinten tulee ryhtyä välittömästi valtuuston päättämien sitovien toiminnallisten tavoitteiden sekä menojen ja tulojen kohdentamiseen siten, että kaupunginvaltuuston asettamat toiminnalliset tavoitteet toteutuvat, toiminta ylläpidetään talousarvioon merkittyjen määrärahojen puitteissa ja että talousarvion mukaisten tulot toteutuvat.
Lauta- ja johtokuntien tulee määritellä sitovuustaso toimielimen sisällä. Lauta- ja johtokuntien tulee määritellä millaiset muutokset sen käyttöön osoitetun määrärahan sisällä edellyttävät lautakunnan hyväksymisen etukäteen sekä valvottava tämän päätöksen noudattamista.
Kaupunginvaltuusto antaa vuosittain talousarvion noudattamista koskevat määräykset siitä, miten talousarvio ja sen perustelut sitovat kaupungin viranomaisia.
Strateginen sopimus tulee talousarviokirjan liitteeksi ja se sisältää sekä kaupunginvaltuustoon että kaupunginhallitukseen nähden sitovat tavoitteet sekä tiedoksi annattavat kohdat.
Toimielimet päättävät talousarvioon perustuvan käyttösuunnitelman vahvistamisen yhteydessä toimielimen sisäisen sitovuustason.
Talousarviomuutokset (KV)
Toimielin tekee esityksen talousarviomuutoksesta kaupunginhallitukselle, joka tekee edelleen esityksen kaupunginvaltuustolle.
Kaupunginvaltuusto päättää talousarvion muutoksesta.
Talousarvion käyttötalousosaan ja investointiosaan tehtävät muutokset on esitettävä kaupunginvaltuustolle siten, että esitys ehtii käsiteltäväksi talousarviovuoden aikana.
Määrärahan siirrot toimielimeltä toiselle
Toimiala tai toimielin tekee esityksen määrärahan siirrosta toimivaltaiselle viranomaiselle. Toimivaltainen viranomainen päättää määrärahan siirrosta.
Kaupungin hallintosäännön mukaan kaupunginhallitus päättää lautakuntien määrärahojen ja tavoitteiden muutoksista, kun kaupungin organisaatiota muutetaan talousarviovuoden aikana.
Toimielimen sisäiset määrärahan siirrot
Toimielin päättää talousarvion sitovuustasosta toimielimen sisällä. Sitovuustason ylittyessä tehdään tarvittaessa anomus sisäisestä määrärahansiirrosta toimielimen talousarviossa olevasta määrärahasta.
Toiminnan ja talouden seuranta
Talousarvion toteutumista seurataan vähintään kaupunginvaltuuston vahvistamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden tarkkuudella.Toimialajohtajat raportoivat toiminnan ja talouden kehittymisestä kaupunginvaltuustolle, kaupungihallitukselle, tarkastuslautakunnalle ja kaupunginjohtajalle erikseen annettavan aikataulun ja ohjeiden mukaan.
Talouden ja toiminnan seurantaan liittyviä ohjeita sisältyy kaupunginvaltuuston vuosittain antamiin talousarvion noudattamista koskeviin määräyksiin. Lisäksi kaupunginhallitus, kaupunginjohtaja ja konsernihallinnon talous ja rahoitus yksikkö antavat toiminnan ja talouden seurannasta erillisiä ohjeita.
Toiminnan ja talouden seurannasta vastaavat tilivelvolliset viranhaltijat, jotka päätetään talousarvion vahvistamisen yhteydessä.
Tilivelvollisen viranhaltijan on huolehdittava siitä, että toiminnan ja talouden seuranta on järjestetty tehtävän edellyttämällä tavalla ja siitä, että kaupunginvaltuusto, kaupunginhallitus sekä lautakunta saavat tarvitsemansa seurantatiedot oikeina ja ajallaan.
III LUKU Omaisuuden hankkiminen ja luovuttaminen
Pysyvien vastaavien omaisuuteen kuuluvat hankintahinnaltaan yli 10.000 euron realisoitavissa olevat hyödykkeet, erikseen luovutettavissa olevat oikeudet ja useammasta komponentista koostuvat yhteenkuuluvat kokonaisuudet sekä toimialasijoittamisen osakkeet ja osuudet ja muut sijoitukset, jotka tulon tuottamisen tarkoituksesta riippumatta vaikuttavat tuotannontekijöinä usean tilikauden aikana. Rakennukset sekä maa- ja vesialueet kuuluvat hankintahintarajasta riippumatta pysyviin vastaaviin. Pysyvien vastaavien hyödykkeen ostohintaan sisältyvää arvonlisäveroa ei lueta hankintamenoon, jos siitä on voinut kirjata alv-vähennyksen tai palautuksen. (Turun kaupungin pysyvien vastaavien kirjanpito- ja poistolaskentaohjeet)
Omaisuus merkitään hyödykekohtaisesti suoriteperusteella erilliseen pysyvien vastaavien kirjanpitoon, jossa se säilytetään niin kauan, kun se on kaupungin omaisuutta huolimatta taloudellisen pitoajan päättymisestä.
Omaisuuden hankkimisesta, tarveselvityksestä, hankesuunnitelmasta ja luovuttamisesta on määräykset hallintosäännössä.
Kaupungin tilahankkeissa on noudatettava Tilahankkeiden tarveselvitys- ja hankesuunnittelu ohjetta.
Kaupunginvaltuusto hyväksyy poistosuunnitelman perusteet. Hyödyke- ja hyödykeryhmäkohtaiset poistoajat hyväksyy kaupunginhallitus.
IV LUKU Hankinnat ja muiden taloudellisten sitoumusten tekeminen
Kaupunginjohtaja on antanut hankintoja koskevat menettelytapaohjeet. Digitaalisella työpöydällä on ohjeistusta leasingrahoituksesta.
Rahoitus- ja sijoitustoiminta
Kuntalain 14 §:n mukaan kaupungin valtuusto päättää varallisuudenhoidon ja sijoitustoiminnan perusteista.
Kaupunginvaltuusto päättää lainan ottamisen ja lainan antamisen sekä muun sijoitustoiminnan ja rahoitusriskien hallinnan periaatteista.
Rahoitus- ja sijoitustoiminnassa noudatetaan kaupunginvaltuuston hyväksymiä rahoitus- ja sijoitustoiminnan periaatteita. Kaupunginvaltuusto päättää talousarvion ja taloussuunnitelman hyväksymisen yhteydessä pitkäaikaisten ja lyhytaikaisten ottolainojen sekä antolainojen muutoksista ja valtuuksista. Lisäksi talousarvion yhteydessä kaupunginvaltuusto päättää tase- tai vastuuerien korkosuojausten euromääräisistä enimmäisrajoista.
Kaupunginhallitus hyväksyy vähintään kerran vuodessa lainannosto- ja sijoitussuunnitelman.
Sijoitustoiminnassa on otettava huomioon kaupungin maksuvalmiuden ja vakavaraisuuden turvaaminen. Maksuvalmiussuunnitelmalla arvioidaan sijoituksiin käytettävissä oleva rahamäärä ja sijoitusaika.
Lainannostosuunnitelmassa päätetään talousarvion mukaisen lainanottovaltuuden enimmäismäärän käyttämisestä sekä korollisen velan ja vastuiden korkosuojausrajoista tarkemmin.
Päätösvalta rahoitus ja sijoitustoimintaan liittyvissä asioissa sekä toimeenpano on määrätty hallintosäännössä. Päätösvaltaa voidaan siirtää erillisellä päätöksellä, joka liitetään hallintosääntöön.
Kaupungin toimialojen ja tytäryhteisöiden on laadittava konsernihallinnon ohjeiden mukaisesti arvio kassamenoistaan ja -tuloistaan kaupungin maksuvalmiuden hallintaa varten.
Päiväkohtaisesti tehdään kassaennuste kerran kuukaudessa kolmeksi kuukaudeksi eteenpäin siten, että uusi arvio tehdään ennen kunkin kuukauden verotulotietojen saamista.
Lisäksi tytäryhteisöiltä kerätään tarpeen mukaan tiedot investoinneista ja tytäryhteisöiden rahoitustarpeesta kuukausikohtaiseen rahoitusennusteeseen vähintään vuodeksi eteenpäin konsernin rahoitustarpeen kartoittamiseksi.
Hallintosäännön mukaan talous- ja strategiaryhmän johtajan erityiseen toimivaltaan kuuluu mm. kaupungin maksuvalmiuden turvaaminen kaupunginvaltuuston hyväksymien periaatteiden, kaupunginhallituksen päätösten sekä kaupunginjohtajan antamien ohjeiden mukaisesti. Talous- ja strategiaryhmän johtaja voi siirtää päätösvaltaa erillisellä päätöksellään, joka liitetään hallintosääntöön.
Käteiskassaoikeuksista sekä kaupungille pankeissa avattavista tileistä sekä niiden käyttämisestä ja lopettamisesta päätetään hallintosäännön mukaisesti. Talous- strategiaryhmän johtaja voi siirtää päätösvaltaa erillisellä päätöksellään, joka liitetään hallintosääntöön.
Konsernihallinnon talous- ja rahoitus yksikön on pidettävä luetteloa kaikista kaupungin pankkitileistä ja niiden käyttäjistä.
Käteiskassojen hoidossa ja niiden valvonnassa noudatetaan talous- ja strategiaryhmän, sisäisen tarkastuksen ja toimialan sisäisen valvonnan antamia ohjeita. Käteiskassoikeuksista on sisäisen tarkastuksen pidettävä ajantasaista luetteloa käteiskassaoikeuksista.
Kaupungin maksuliikenteen hoito ja maksuvälineiden käsittely on järjestettävä kaupungin kokonaisedun kannalta tarkoituksenmukaisimmalla tavalla turvaten ensisijaisesti kaupungin toiminnan kannalta välttämättömät varojen välittämiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyvät perustarpeet. Kaupungilla on käytössä konsernitilijärjestelmä.
Kaupunki kilpailuttaa keskitetysti konsernitilit, maksuliikepalvelut, maksukorttipalvelut ja rahahuollon.
Hallintosäännön mukaan talous- ja strategiaryhmän johtajan erityisiin tehtäviin kuuluu päättää pankkipalveluiden käytöstä. Talous- ja strategiaryhmän johtaja voi siirtää päätösvaltaa erillisellä päätöksellään, joka liitetään hallintosääntöön.
Kaupungin maksuliikenne sisältää saapuvan ja lähtevän maksuliikenteen.
Toimialajohtaja päättää (Hallintosääntö 45§ kohta 11) laskujen, maksuosoitusten ja muistiotositteiden hyväksymiseen oikeutetuista henkilöistä ja hyväksymismenettelyn järjestämisestä siten, että maksuliikenne hoidetaan oikea-aikaisesti ja oikeanmääräisenä.
Kaupungin maksuliikennettä hoitavan (konsernihallinto tai maksuliikennettä hoitava ulkoinen tilitoimisto) on omalta osaltaan huolehdittava siitä, että maksut maksetaan ja tulot kerätään oikea-aikaisesti ja oikeanmääräisinä.
Rahavarojen seuranta
Kaupungin rahavarojen (pl. käteiskassat) määrää ja sijaintia seurataan päivittäin konsernihallinnossa. Konsernihallinnon on valvottava maksuliikenteen hoitoon käytettävien järjestelmien käyttöoikeuksia.
Käteiskassojen rahavarojen määrää seurataan toimialoilla erikseen annettujen käteiskassaohjeiden mukaan.
VI Tulojen ja menojen käsittely
Myynti, laskutus ja tulojen vastaanotto
Kaupungille kuuluvien ja sen toimesta perittävien maksujen ja saatavien laskutuksessa ja perimisessä sekä tulojen vastaan ottamisessa noudatetaan kaupunginhallituksen antamia Saamisten laskutus ja perimisohjeita. Ohjeet koskevat soveltuvin osin myös sisäistä laskutusta.
Hallintosäännön mukaan toimialajohtaja vastaa talouden järjestämisestä toimialallaan. Tähän sisältyy vastuu tulojen keräämisestä.
Tulojen vastaanotossa yleisenä ohjeena on tulevien rahasuoritusten ohjaaminen laskutuksessa ensisijaisesti suoraan pankkitileille. Käteissuorituksia otetaan vastaan vain poikkeustapauksissa.
Käteissuorituksina vastaanotetut tulot on talletettava viipymättä vähintään kuukausittain kaupungin pankkitileille. (ks. Yleisohje käteiskassan hoidosta)
Hyvityslaskussa on oltava viittaus aikaisempaan laskuun ja siitä on käytävä selville hyvityksen peruste. Hyvityslasku ja/tai sen perusteet on asianmukaisesti hyväksyttävä.
Mikäli laskutusta muutetaan laskutus- ja myyntireskontrasovelluksessa alkuperäisistä laskutustiedoista poiketen ennen maksutapahtumaa, on laskutustietojen muuttaminen hyväksyttävä tietojärjestelmässä tai hyväksymismerkintä on tehtävä alkuperäiseen laskutusasiakirjaan.
Menon hyväksyminen
Toimialajohtajan on vuosittain määrättävä henkilöt, jotka toimialalla hyväksyvät menot. Hankintavaltuudet annetaan tilinkäyttöoikeuksien yhteydessä tai erillisillä päätöksillä. Erillisistä päätöksistä on lisättävä tieto hallintosääntöön.
Menoon sitoutuminen tapahtuu sopimuksen, tilauksen, ostolaskun, maksumääräyksen tai muun asiakirjan hyväksymisellä. Hyväksyminen voidaan tehdä asiakirjaan tai tietojärjestelmään. Ennen em. asiakirjojen hyväksymistä on hankinnasta tehty toimivaltaisen viranomaisen hankintapäätös, ellei päätöstä tehdä em. asiakirjojen hyväksymisellä. Julkista valtaa käyttävän tulee olla virkasuhteinen. Päätöksen täytäntöönpanoon liittyvä tilauksen tekeminen voidaan antaa myös työsopimussuhteiselle.
Sähköisessä tilausjärjestelmässä hankintaehdotuksen tekijä tekee ehdotuksen tarvitsemansa tuotteen tai palvelun tilaamisesta hyväksyjälle. Hyväksyjällä on oltava tilinkäyttöoikeus sekä laskun hyväksymisoikeus. Kun hyväksyjä hyväksyy ostotilausjärjestelmässä hankintaehdotuksen, syntyy tilaus. Samalla hyväksyjä hyväksyy tilauksesta seuraavan laskun eli järjestelmässä menojen hyväksyminen tapahtuu hankintaehdotuksen hyväksymisen yhteydessä. Tilauksessa on oltava oikeat laskentatunnisteet.
Ennen tilausta tai muuta toimintaa, josta aiheutuu kaupungille meno, on huolehdittava siitä, että tarkoitukseen on käytettävissä määräraha. Hyväksyjä vastaa siitä, että käytettävissä olevaa määrärahaa ei ylitetä ja että menon peruste on asianmukainen.
Hyväksymiseen oikeutetun henkilön on ennen hyväksymistä tarkastettava että
-lasku tai maksumääräys on asiatarkastettu (hyväksyjä vastaa viimekädessä että lasku on muodollisesti ja asiallisesti oikein ja lasku vastaa toimitusta tai muuta maksuperustetta)
-hyödykkeen vastaaottotarkastus on tehty (toimitus on sopimuksen mukainen tai suoritus noudattaa kaupunkia sitovaa muuta perustetta).
-laskentatunnisteet ovat oikein
-eräpäivä noudattaa kaupungin ohjeiden ja sopimuksen mukaista maksuehtoa
Hyväksyjä ei voi
-olla tilausjärjestelmässä hyväksymänsä tilauksen hankintaehdotuksen tekijä
-olla hyväksymänsä laskun asiatarkastaja
-olla hyväksymänsä laskun hyödykkeen vastaanottaja
-olla kirjanpitäjän tai kassanhoitajan asemassa oleva henkilö
Tilausperusteisissa hankinnoissa, joissa ei ole olemassa olevaa sopimustoimittajaa, on ennen tilausta/sopimusta tarkistettava myyjän yritystunnus tai henkilötunnus, virallinen nimi ja arvonlisäverovelvollisuus/-verottomuus sekä muut nk. tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, jos kyseessä on tilaajavastuulain soveltamisalaan kuuluva hankinta. Sopimustoimittajien vastaavat tarkistukset on tehtävä ennen sopimusten laadintaa. Tapauksissa, joissa ostetaan työsuoritus toiminimeltä, on pyydettävä yel-todistus.
Tilauksen vastaanottomerkintä tehdään ostotilausjärjestelmään tilatun tuotteen tai palvelun saavuttua. Mikäli tilaus, toimitus ja lasku täsmäävät ennalta määrättyjen täsmäytyssääntöjen mukaan, ei erillistä laskun hyväksyntää tarvita. Mikäli tilaus, toimitus ja lasku eivät täsmää, lasku menee normaaliin tarkastus-hyväksymiskiertoon ostolaskukäsittelyjärjestelmään.
Hyväksyminen voidaan tehdä myös jatkuvaluonteisena kertaalleen koskien pidempää ajanjaksoa, kuitenkin enintään yhtä tilikautta (ns. vuosihyväksyminen). Näissä tapauksissa menon tulee olla säännöllisesti toistuvaa, esim. kerran kuukaudessa, ja menon on oltava saman suuruinen joka kerran. Jatkuvaluonteiset menot ja menot, jotka perustuvat johonkin sopimukseen, esim. suoraan kaupungin pankkitililtä sopimuksen mukaan veloitettavat menot, eivät vaadi erillistä hyväksymistä. Ostolaskun käsittelyjärjestelmään on tehtävä merkintä (esim. diaarinro) sopimuksesta tai liitettävä oheen kopio sopimuksesta ellei sopimus ole kaupungin JoutseNet-sopimusrekisterissä. Tilausperusteisesti käsiteltävät jatkuvaluonteiset menot ja menot, jotka perustuvat johonkin sopimukseen, hyväksytään tilausvaiheessa.
Menotositteiden tarkastamisen, hyväksymisen ja maksettavaksi toimittamisen on tapahduttava niin, ettei kaupungille aiheudu vahinkoa maksun viivästymisen johdosta.
Muistio- tai oikaisutosite vaatii hyväksyjän, jos kirjattavan menon määrää kasvaa tai organisaation vaihtumisen yhteydessä menon hyväksyjä muuttuu.
Hankintajärjestelmässä hankittujen tavaroiden ja palvelujen menot voidaan maksaa ilman erillistä ostolaskun hyväksymistä toimivaltaisen viranhaltijan päättämään euromääräiseen ostorajaan asti. (ks. Hankintoja koskevat menettelytapaohjeet)
Ennen muun kuin tavara- tai palveluhankintaa koskevan menon hyväksymistä tulee tarkastaa, että lasku tai muu maksutosite vastaa sopimusta tai muuta kaupunkia sitovaa perustetta.
Menon suorittaminen
Maksut suoritetaan tilisiirtona tai poikkeustapauksissa rahana tai muuta yleisesti hyväksyttävää maksuvälinettä käyttäen.
Maksujen suorittaminen yleisesti hyväksytyillä maksuvälineillä mahdollistaa hyödykkeiden maksamisen esim. luottokorteilla, talletustodistuksilla tai hyödykkeiden vaihtamisella (vaihtokauppa). Määräys maksun suorittamisesta tilisiirtona voidaan katsoa kattavan myös maksuliikennesovellukset, joiden avulla voidaan hoitaa kaupungin ja pankkien välinen rahaliikenne.
Laskuissa, joissa ei ole eräpäivää, käytetään pääsääntöisesti maksuehtoa 30 päivää hyväksyttävän laskun saapumisesta ellei erityisistä syistä kilpailutuksen yhteydessä ole toisin päätetty/ ellei tarjouksen hyväksymisen yhteydessä muuta ole päätetty.
Jos laskussa on eräpäivä, on tarkistettava, että eräpäivä noudattaa kaupungin hyväksymiä tai muutoin sovittuja ehtoja.
Menon maksamisen kaupungin pankki- tai maksuliiketililtä hyväksyy henkilö, jolla on kaupungin toimivaltaisen viranomaisen antamat tilin käyttöoikeudet.
Sisäisen valvonnan on huolehdittava siitä, että toiminnoille on olemassa riittävät kontrollit, järjestelmän luotettavuus on testattu, tiedon käsittelijät ovat koulutettuja ja tietojärjestelmien käyttöoikeudet on annettu niin, ettei synny vaarallisia työyhdistelmiä.
VI LUKU Kirjanpito ja tilinpäätös
Sen lisäksi mitä laissa on säädetty, kirjanpidon ja muun laskentatoimen hoidossa noudatetaan kaupungin toimivaltaisen viranomaisen antamia ohjeita siten, että kirjanpito ja muu laskentatoimi tuottaa ohjauksessa, päätöksenteossa, seurannassa ja valvonnassa tarvittavat toiminta- ja taloustiedot.
Konsernihallinnon talouden ja rahoituksen yksikkö antaa lain ja kaupunginhallituksen ohjeita täydentäviä soveltamisohjeita.
Tilijärjestelmä
Tilijärjestelmän on oltava selkeä ja riittävästi eritelty. Tilijärjestelmä sisältää tilipuitteet ja kirjaussuunnitelman ja sen on täytettävä seuraavat vaatimukset:
-erilaisille taloustapahtumille on oltava omat pääkirjatilinsä
-kirjanpidossa käytetyistä tileistä tulee olla selkeä ja riittävästi eritelty tililuettelo, joka selittää tilien sisällön ja selvityksen tilien välisestä yhteydestä kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä
-tulon ja menon netottaminen ei ole sallittua
-kirjausketjun aukottomuus tositteesta tilinpäätökseen on voitava vaikeuksitta todeta.
Taseyksikkönä hoidettavan toiminnan kirjanpito eriytetään kaupungin kirjanpidossa tilikauden aikana. Erilliskirjanpidossa olevien taseyksiköiden kirjanpidot yhdistetään kaupungin kirjanpitoon ja tilinpäätökseen niin, että koko kaupungin ohjauksessa ja seurannassa tarvittavat tiedot saadaan oikein ja aikataulussa. Erillistilinpäätökset ovat osa kaupungin tilinpäätöstä. Taseyksiköt noudattavat kaupungin tilijärjestelmää.
Taloustietojärjestelmässä on oltava kultakin tilikaudelta käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo. Sisäisessä laskennassa käytetään laskentatunnisteita, jotka mahdollistavat talouden ohjauksen ja seurannan sekä viranomais- ja kuntatalousraportoinnin.
Kaupungin talouspalvelutehtäviä hoitava yhteisö vastaa pääkirjatilien ja muiden laskentunnisteiden ylläpidosta taloustietojärjestelmässä. Konsernihallinnon talouden ja rahoituksen yksikkö vastaa kaupungin tilikartan ja kirjausohjeiden ylläpidosta.
Osakirjanpidot
Osakirjanpidot on järjestettävä niin, että liittymät pääkirjanpitoon toimivat ja tapahtumat osakirjanpidoista siirtyvät oikein ja aikataulussa pääkirjanpitoon.
Tietojärjestelmä muodostaa osakirjanpidon, jos siitä siirretään tietoja varsinaiseen kirjanpitojärjestelmään yhdistelmänä tai muuna yhteenvetona. Osakirjanpito on kirjanpidon osa ja sitä on säilytettävä kuten pääkirjanpitoa.
Tietojärjestelmä ei ole osakirjanpito, jos siitä siirretään tiedot pääkirjanpitoon tai toiseen osakirjanpitoon liiketapahtumakohtaisesti ja jos tietojärjestelmän tositeaineistosta on aukoton kirjausketju varsinaisen pääkirjanpitoon. Tällaisissa tapauksissa kyse on pääkirjanpidon osasta.
Tositteen tietosisältövaatimuksissa on noudatettava mitä Kirjanpitolaissa (KPL 5: 2§) ja Arvonlisäverolaissa (AVL 209a-g §§) on säädetty.
Kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa tapahtuman. Numeroinnin on oltava järjestelmällinen ja aukoton. Kirjanpidon eri peruskirjojen tositteet numeroidaan omiksi numerosarjoikseen. Jos peruskirjanpidosta ei ilmene eikä muutoinkaan ole selvää, miten liiketapahtuma on kirjattu, tositteessa on oltava merkintä käytetyistä laskentatunnisteista.
Kirjanpitoaineistossa tulee joko tositteen tai sen perusteella tehtyjen kirjanpitomerkintöjen olla aina selväkielisessä kirjallisessa muodossa. Tietovälineelle laaditun tositteen tulee olla tulostettavissa selväkielisenä paperille siten, että kaikki kirjanpitolaissa ja muussa laissa tositteelta edellytetyt tiedot ovat nähtävissä muuttumattomina vaikka tositteen muoto ei vastaa alkuperäistä tositetta.
Tosite voi muodostua yhdestä tai useammasta asiakirjasta, tiedostosta tai niiden osista. Jos tosite muodostuu useammasta asiakirjasta tai tiedostosta tai muusta osasta, niiden yhteyden tulee olla selkeästi kuvattu siten, että tositteen tietosisältö on tarkasteltavissa kokonaisuutena.
Tositteet käsitellään kirjanpidossa tositelajeittain.
Tulotositteessa tulee olla selvitys luovutetusta suoritteesta ja luovutusajankohdasta. Suoritteen luovutusajankohta osoitetaan tositteen tai sen liitteen avulla.
Lähtökohtaisesti menotositteiden pitää olla alkuperäisiä, ulkopuolisen maksunsaajan antamia. Ostolaskut otetaan vastaan verkkolaskuina. Milloin kirjauksen perusteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjaus tulee todentaa kirjanpitovelvollisen itsensä laatiman ja asianmukaisesti varmennetun tositteen avulla. Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja vastaanottoajankohta. Tuotannontekijän vastaanotto osoitetaan tositteen tai sen liitteen avulla.
Ostolaskujen käsittelyjärjestelmästä tai tilaus/toimitusjärjestelmästä on selvittävä merkinnät tavaran / palvelun vastaanottamisesta, laskun saapumisesta, asiatarkastuksesta ja laskun tiliöinnistä. Poikkeustapauksissa paperisena käsiteltäviin ostoreskontran ulkopuolisiin laskuihin/menoihin tehdään tarkastus-, vastaanotto-, tiliöinti- ja hyväksymismerkinnät.
Laadittu tosite saadaan viedä Suomesta, jos tämä on edellytyksenä ulkomaisen viranomaisen toimintaan perustuvan edun saamiselle. Ennen tositteen viemistä ulkomaille siitä tulee kuitenkin laatia oikeaksi todistettu jäljennös, joka yksilöi mm. sen, mitä tarkoitusta varten tosite on viety Suomesta.
Maksutosite todentaa suoritetun maksun. Sen tulee mahdollisuuksien mukaan olla maksunsaajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen tai muun vastaavan antama.
Kassan ja rahalaitoksen välisissä samoin kuin pankkitilien välisissä rahasiirroissa on tositteena käytettävä rahalaitoksen antamaa kuittia tai tiliotetta. Tiliotteella olevalla maksutapahtumatiedolla voidaan kirjata velka maksetuksi tai saaminen saaduksi. Jos tiliotteelta kirjataan menoja ja tuloja, tiliotteeseen täytyy liittää alkuperäinen kululasku, myyntilaskun jäljennös tai muu selvitys ennen kuin tiliote kelpaa tositteeksi kulujen ja tuottojen maksuperusteiseen kirjaamiseen. Tiliote mahdollisine liitteineen täyttää asianmukaisesti numeroituna sekä maksajan että maksunsaajan kirjanpidossa ilman pankkitilitapahtumia todentavia alkuperäisiä tositteita maksutositteelle asetettavat vaatimukset edellyttäen, että tiliotteessa on riittävä selvitys kustakin maksutapahtumasta. Arvonlisäveron vähentämisen edellytyksenä on liiketapahtuman todentava lasku tai muu tosite tulee liittää tositteena käytettävään tiliotteeseen.
Käytettäessä kassa- tai muuta vastaavaa järjestelmää tulee käteistulojen tosittamiseen käyttää koneen rekisterinauhaa tai muuta koneesta saatavaa tarkkailumerkintää tai käsin kirjoitetun kuitin jäljennöstä.
Kirjanpitolain mukaan oikaisu- ja siirtokirjauksen todentava tosite on asianmukaisesti varmennettava. Milloin kirjanpito on eriytetty organisaatiossa erilliseksi toiminnoksi, varmennuksen tulee olla jonkun muun kuin kirjauksen suorittavan henkilön tekemä.
Omien rahastojen menoista, tuloista ja rahoitustapahtumista pidetään erillistä kirjanpitoa.
Ulkopuolisten varojen kirjanpito ja säilytys
Milloin kaupungin viranomaisella on lain taikka sopimuksen perusteella hallussaan muita kuin kaupungille kuuluvia varoja, on niistä pidettävä erillisiä tilejä kaupungin kirjanpidossa.
Muille kuin kaupungille kuuluvat ulkopuoliset varat, joita ei ole erotettu kaupungin varoista, kirjataan kaupungin kirjanpitoon rahoitusomaisuudeksi ja lyhytaikaiseksi velaksi.
Ulkopuolisia varoja, jotka on erotettu kaupungin varoista erillisille asiakkaan nimellä oleville pankkitileille, ei sisällytetä kaupungin taseeseen. Näitä varoja ovat mm. huollettavien varat.
Ulkopuolisten varoista maksettavat asiakkaiden menot ja tulot hoidetaan tilikauden aikana kaupungin pankkitililtä. Maksetut menot veloitetaan välittömästi asiakkaan pankkitililtä. Saadut tulot siirretään välittömästi asiakkaan tilille. Kaupungin kirjanpidossa olevat maksutapahtumaviennit siirretään taseen ulkopuoliselle tilille.
Ulkopuolisten varoista pidetään erillistä kirjanpitoa. Tiedot tulee täsmäyttää säännöllisin väliajoin, vähintään kuukausittain.
Ulkopuolisten varojen kirjanpitoaineisto tulee säilyttää samoja aikarajoja noudattaen kuin varsinainen kirjanpitoaineisto.
Saamisten tileistä poistaminen
Kirjanpitolain mukaan saamiset merkitään tilinpäätökseen nimellisarvoon, kuitenkin enintään todennäköiseen arvoon. Saamisten poistamisesta kirjanpidosta päättää toimivaltainen viranomainen. Ao. tilivelvollisen on huolehdittava määrärahojen riittävyydestä siten, että kirjanpitolainvaatimukset voidaan täyttää. (Saamisten laskutus ja perimisohjeet)
Tilikausi on kalenterivuosi. Kaupunginhallituksen on laadittava tilinpäätös tilikautta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä ja annettava se tilintarkastajan tarkastettavaksi sekä tilintarkastuksen jälkeen saatettava se kaupunginvaltuuston käsiteltäväksi kesäkuun loppuun mennessä.
Kaupungin tilinpäätökseen kuuluvat tuloslaskelma, rahoituslaskelma, tase ja niiden liitetiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu ja toimintakertomus. Lisäksi tilinpäätökseen kuuluvat konsernituloslaskelma, konsernitase, konsernirahoituslaskelma ja niiden liitetiedot sekä osana kaupungin toimintakertomusta tiedot kaupunkikonsernin toiminnasta ja taloudesta.
Tilinpäätöksen allekirjoittavat kaupunginhallituksen jäsenet ja näiden estyneenä ollessa varajäsenet sekä kaupunginjohtaja.
Toimintakertomuksessa on esitettävä selvitys kaupunginvaltuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta kaupunkikonsernissa. Toimintakertomuksessa on myös annettava tiedot sellaisista kaupungin ja kaupunkikonsernin talouteen liittyvistä olennaisista asioista, joista ei ole tehtävä selkoa tuloslaskelmassa tai taseessa. Lisäksi toimintakertomuksessa on arvioitava merkittävimpiä riskejä ja epävarmuustekijöitä sekä tehtävä selkoa siitä, miten konsernivalvonta, sisäinen valvonta ja riskienhallinta on järjestetty.
Kaupunginhallitus tekee toimintakertomuksessa esityksen tilikauden tuloksen käsittelystä sekä tarvittaessa selkoa talouden tasapainottamista koskevista toimenpiteistä.
Konsernihallinnon talous ja rahoitusyksikkö antaa vuosittain Turun kaupungin tilinpäätöksen valmistelua ja laadintaa koskevat ohjeet.
VI LUKU Valvonta ja riskien hallinta
Kuntalain mukaan kunnanvaltuuston tulee päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista.
Valtuuston hyväksymä hallintosääntö sisältää määräykset sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Tilinpäätöksen toimintakertomuksessa annetaan tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä. Tilintarkastaja tarkastaa, että riskienhallinta on kunnassa ja kuntakonsernissa järjestetty asianmukaisesti.
Kaupunginhallitus on antanut Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan ohjeen.
Kaupunginhallitus antaa Konserniohjeet, jotka ovat omistajaohjauksen väline. Turun kaupunkikonsernin omistajaohjauksen lähtökohtana ovat kaupunginvaltuuston määrittelemät tavoitteet ja niiden mukaiset kaupungin omistajapolitiikan linjaukset osana kaupunkistrategiaa. Omistajaohjauksella huolehditaan siitä, että kunnan tytäryhteisön toiminnassa otetaan huomioon kuntakonsernin kokonaisetu.
Käteiskassapäätöksessä määritellyn kassantarkastajan on tarkastettava käteiskassojen rahavarat. Käteiskassoissa, joissa kassanhoito ja rahavarojen tilityksiä ei ole voitu eriyttää henkilökunnan vähyyden vuoksi, on tarkastuksia tehtävä riittävästi kassanhoidon ja tilitysten oikeellisuuden varmistamiseksi.
Sisäisen tarkastuksen yksikkö tekee toimialojen tarkastusten lisäksi omia erillisiä tarkastuksia. Tarkemmat ohjeet käteiskassojen hoidosta ja tarkastuksista sisältyy erilliseen konsernihallinnon antamaan Yleisohjeeseen käteiskassan hoidosta. Toimialan antamissa täydentävissä ohjeissa päätetään tarkastustiheydestä sisäisen valvonnan edellyttämässä laajuudessa. Tarkastus tiheydestä päätettäessä tulee ottaa huomioon käteiskassan suuruus käteiskassatapahtumien määrä ja rahavarojen menettämisen liittyvä riski.
Toimialat käyttävät hallintosäännön 25 § mukaan kaupungin keskitettyjä palveluja. Kaupunginhallitus päättää palvelukeskuksista, jotka toimivat kaupunginjohtajan alaisuudessa.
Tytäryhteisöt käyttävät konserniohjeessa määrättyjä keskitettyjä toimintoja.
VIII LUKU Muut taloutta koskevat määräykset
Kaupungin hankintatoimessa on noudatettava valtiovarainministeriön vahvistamia julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja erikseen annettavien hankintaa koskevien menettelytapaohjeiden mukaisesti. Lisäksi hankintatoimessa noudatetaan muita erikseen annettuja ohjeita.
Toimivalta hankintojen tekemiseen annetaan hallintosäännössä. Toimivaltaa voidaan siirtää erillisillä päätöksillä, jotka liitetään hallintosääntöön.
Kaupunginjohtaja antaa hankintoja koskevat menettelytapaohjeet.
Sisäisen hinnoittelun perusteet
Tavaran, työsuorituksen ja muun palvelun luovuttamisessa noudatetaan seuraavia periaatteita:
Kaupungin eri toimintayksiköiden välisessä sisäisessä veloituksessa siirtohintana käytetään kustannuksiin perustuvaa yksikön omakustannushintaa. Täyskatteellista hintaa, sisältäen luottamuselinten kustannukset ja hallintokustannukset, joita ei suoraan voida kohdistaa tietylle yksikölle, ei tule käyttää.
Kaupunki noudattaa tytäryhtiöiden sisäisessä veloituksessa siirtohintana
1.korkeintaan markkinahintaa tai sovitulla tavalla korjattua markkinahintaa silloin, kun hyödykkeelle löytyy ulkopuoliset markkinat
2.markkinaperusteista, joka kattaa palvelun tuottamisesta aiheuttamat välittömät ja välilliset kustannukset sekä kohtuullisen tuottovaatimuksen toimintaan sitoutuneelle pääomalle.
Toimialalla on oltava sitovat hinnastot ja/tai sopimukset. Hintojen tarkistusmenettelystä on sovittava neuvottelemalla.
Sisäisessä laskutuksessa noudatetaan lisäksi soveltuvin osin Turun kaupungin saamisten laskutus- ja perimisohjeita.
Käyttöomaisuus
Käyttöomaisuudesta on pidettävä käyttöomaisuuskirjanpitoa kaupunginhallituksen antamien Pysyvien vastaavien kirjapitoa ja poistolaskenta ohjeiden mukaisesti.
Muusta kuin käyttöomaisuudeksi kirjattavasta irtaimesta omaisuudesta on pidettävä irtaimistorekisteriä irtaimiston hallinnoinnista ja rekisteröinnistä annettujen ohjeiden mukaisesti.
Irtaimistosta on pidettävä ajan tasalla olevaa rekisteriä. Rekisteröinnin tarkoituksena on ylläpitää yksilöityjä tietoja kaupungin omistamista irtaimistoesineistä, olla sisäisen valvonnan perustana irtaimistoesineiden säilyttämistä, siirtoja ja luovutuksia koskevissa asioissa sekä irtaimiston tarkastuksessa, muodostaa perusta vastuun jakautumisessa sekä edistää irtaimiston tehokasta käyttöä kaupungin organisaatiossa. Toimiala on vastuussa irtaimistonsa hallinnasta ja rekisteröinnistä siten, että edellä mainitut vaatimukset täyttyvät.
Kaikki taloudellisia velvoitteita sisältävät sopimukset ja sitoumukset on kirjattava sopimusrekisteriin, josta saadaan tarvittavat luettelot.
Sopimukset on pääsääntöisesti vietävä Joutsenet -järjestelmän sopimusrekisteriin, elleivät ne sisälly muuhun järjestelmään. Mikäli sopimuksia ei viedä Joutsenet - järjestelmään, tulee siellä olla ainakin tieto siitä, mitä sopimusryhmiä rekisteröidään muissa järjestelmissä ja miten tiedot näistä sopimuksista ovat saatavissa.
Sopimusten hallintaa ja valvontaa varten toimialajohtajan tulee huolehtia siitä, että toimialalla on riittävät määräykset
a) sopimusten allekirjoittajista
b) rekisterin ylläpidosta
c) arkistoinnista
d) sopimusten irtisanomisoikeuksista
e) sopimusten vastuuhenkilöistä
f) sopimusten rekisteröintivälineestä
ja että sopimusten seuranta on otettu jatkuvaksi ja säännölliseksi tavaksi.
Kaupunginjohtaja on antanut tarkemmat ohjeet sopimusten tekemisestä ja hallinnasta.
Vakuutukset
Kaupunginhallitus on antanut Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan ohjeen.
Käytännön ohjeita kaupungin vakuutuksista ja niiden käytöstä on kaupungin intranetissä.
Uusia vakuutuksia ei saa ottaa ilman riskienhallintapäällikön hyväksyntää.
Asiaan liittyviä muita sääntöjä:
Sisäiset linkit
Hankintoja koskevat menettelytapaohjeet
Irtaimiston hallinta ja rekisteröinti ohjeet (päivitettävänä)
Rahoitus- ja sijoitusperiaatteiden hyväksyminen
Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan ohje
Saamisten laskutus- ja perimisohjeet
Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet
Sopimusten tekeminen ja sopimushallinta Turun kaupungissa
Suunnitelmapoistojen perusteiden tarkistus
Tilahankkeiden tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohje
Yleisohje käteiskassan hoidosta
Ulkoiset linkit
Laki saatavien perinnästä 10 e §