Vaihto-omaisuuden hallinta ja kirjanpito

1. Vaihto-omaisuuden hallinta osana materiaalivirtaa

1.1.Vaihto-omaisuuden määrittely

Vaihto-omaisuutta ovat toiminnassa sellaisenaan tai jalostettuina luovutettaviksi tai kulutettaviksi tarkoitetut hyödykkeet. Hyödykkeet voivat olla sekä aineellisia että aineettomia. Aineettomiin hyödykkeisiin luetaan esim. vielä luovuttamatta olevat palvelut, joiden tuottamisesta aiheutuneet menot on aktivoitu.

Vaihto-omaisuus jaetaan kirjanpidollisesti viiteen ryhmään: aineet ja tarvikkeet, keskeneräiset tuotteet, valmiit tuotteet, muu vaihto-omaisuus ja ennakkomaksut.

1.2.Hankinnat ja varastoinnin taloudellisuus

Hankinnat on suoritettava suunnitelmallisesti ja taloudellisesti noudattaen voimassaolevaa hallintosääntöä, kaupunginhallituksen hyväksymiä yleisiä hankintaohjeita, hankintalain ja asetuksen säännöksiä sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja.

Varastoinnille on edellytykset ainoastaan niissä tapauksissa, kun varastoinnin erilliskustannukset ovat alhaisempia kuin erillishankinnoista aiheutuvat kustannukset, luovutusten suhteen edellytetään parempaa palveluastetta kuin suoraostoissa tai hyödyke on määrätty varmuusvarastointiin.

1.3. Hyödykkeiden vastaanotto varastoon.

Hyödykkeitä varastoon vastaanotettaessa on tarkistettava, että toimitus vastaa tilausta. Toimituksesta pitää aina olla lähetysilmoitus. Lähetysilmoituksessa olevan määrän tulee vastata toimitettua määrää. Varaston vastuunalainen hoitaja tai hänen määräämänsä henkilö tekee vastaanottomerkinnän lähetysilmoitukseen. Lähetysilmoitus skannataan laskun liitteeksi, jos vastaanottomerkintä sisältyy siihen ja/tai jos laskussa on viittaus lähetysilmoitukseen.

1.4. Hyödykkeiden luovutus varastosta

Hyödykkeiden luovutus varastosta tapahtuu tilausta vastaan. Tilaus tehdään toiminnan ohjausjärjestelmään tai muuhun tietojärjestelmään, jolla varastokirjanpito hoidetaan.

Varastosta luovutettavien hyödykkeiden varastosta otto -hintana käytetään painotettua keskihintaa. Eräseurattavissa varastoissa varastosta otto -hintana käytetään erän ostohintaa.  

Itse valmistettujen, luovutettavaksi tarkoitettujen hyödykkeiden hankintamenot aktivoidaan taseen vaihto-omaisuuteen. Hankintamenoon luetaan hyödykkeen valmistuksesta aiheutuneet välittömät menot. Luovutus vaihto-omaisuudesta kirjataan hankintamenon suuruisena

1.5.Varastokirjanpidon järjestäminen

Varastosta on pidettävä ajan tasalla olevaa varastokirjanpitoa, johon on merkittävä hyödykkeiden nimikkeet, hankintahetken yksikköhinnat, hinnoitteluperusteen mukaiset luovutushinnat, varastoon vastaanotetut ja sieltä luovutetut sekä jäljellä olevat määrät ja varasto-oikaisut.

Varastokirjanpito hoidetaan toiminnanohjausjärjestelmällä tai muulla tietojärjestelmällä. Varastotapahtumien säilyttämisessä ja arkistoinnissa noudatetaan voimassa olevaa arkistosääntöä.

1.6.Varaston inventointi

Varaston inventointia on pyrittävä suorittamaan jatkuvan inventoinnin periaatteella. Kaikki varastonimikkeet on inventoitava kuitenkin vähintään kerran vuodessa. Inventointiluettelo on inventoinnin suorittajien päivättävä ja allekirjoitettava. Inventointiluettelon pitää sisältää nimikkeittäin varastossa oleva määrä, määräyksikkö, yksikköhinta, kokonaishankintameno ja mahdollinen epäkuranttiusvähennys.

1.7.Vastuut

Varastolla on oltava vastuunalainen hoitaja, joka vastaa siitä, että varaston hoitoon liittyviä toimintoja hoidetaan annettujen ohjeiden ja määräysten mukaisesti.

Varastoon on pääsy vain varaston vastuunalaisella hoitajalla ja hänen alaisellaan henkilökunnalla ja näiden valvonnassa varastossa asioivilla henkilöillä sekä sisäistä tarkastustoimintaa suorittavilla.

Varastokirjanpidon järjestämisestä vastaa se toimiala jonka taseessa varasto on.

2. Vaihto-omaisuuden pääkirjanpidon järjestäminen

2.1.Aineiden ja tarvikkeiden hankintamenon aktivointi ja kuluksi kirjaaminen

Aine- ja tarvikevarastojen pääkirjanpito voidaan järjestää seuraavien vaihtoehtojen mukaisesti

1) Hankintameno kirjataan ao. vaihto-omaisuuserää koskevalle varastotilille (tasetili) ja sen jälkeen käytön mukaisesti toimintayksikön kuluksi. Koska varastotilille kirjataan tilikauden aikana saapumiset ja luovutukset, varastotilin saldo osoittaa suoraan varaston kirjanpidollisen arvon.

2) Hankintameno kirjataan "ostot tilikauden aikana" -tilille, josta kirjataan menonoikaisuna ao. toimintayksikön kuluksi aine- ja tarvikekäytön yhteydessä. Tilinpäätöksessä ostojen kuluvaikutus oikaistaan tuloslaskelmaan kirjattavalla varaston muutoksella.

3) Hankintameno kirjataan suoraan ao. toimintayksikön menoksi. Tilinpäätöksessä menokirjausten kuluvaikutus oikaistaan tuloslaskelmaan kirjattavalla varaston muutoksella.

Ensimmäistä ja toista vaihtoehtoa noudatetaan silloin, kun hankintavaiheessa ei tiedetä minkä toimintayksikön käyttöön hankittavat hyödykkeet kohdistuvat.

Tilikauden päättyessä oleva vaihto-omaisuuden hankintameno aktivoidaan painotettuun keskihintaan taseeseen tai eräseurattavissa varastoissa erän ostohintaan.  Jos vaihto-omaisuuden todennäköinen hankintameno tai luovutushinta on tilikauden päättyessä kirjanpidossa olevaa arvoa pienempi, on erotus kirjattava kuluksi (ns. alimman arvon periaate).

Hankintamenoon luetaan hyödykkeen hankinnasta ja valmistuksesta aiheutuneet muuttuvat menot.

2.2.Varasto-oikaisut

Pääkirjanpitoon ja varastokirjanpitoon on tehtävä asianmukaiset, hyväksytyt oikaisuviennit hävikistä, epäkurantin hyödykkeen poistosta, hyväksytyistä inventointieroista ja hinnoittelumuutoksista.

Varasto-oikaisujen kirjaukset on pyrittävä suorittamaan pääkirjanpitoon ja varastokirjanpitoon ajantasaisuuden periaatetta noudattaen.

3. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta

Vaihto-omaisuuden hoitoon, toimintaketjuihin ja kirjanpitoon liittyvä tarkkailu kuuluu sisäisen valvonnan piiriin. Johdon vastuulla on sisäisen valvonnan järjestäminen siten, että se toimii kaikilla tasoilla. Kunkin toiminnan esimiehen vastuulla on valvoa, että kaikkia vaihto-omaisuuden hallintaan ja oheistoimintoihin liittyviä ohjeita ja määräyksiä noudatetaan.

Ympäristövahinkoja aiheuttavien aineiden ja tuotteiden käyttöä on vältettävä ja haettava vaihtoehtoja riskin pienentämiseksi tai eliminoimiseksi kokonaan.

Toimitilat ja kulunvalvonta on järjestettävä asianmukaisesti ja tietojärjestelmät suojattava siten, että väärinkäyttö ja vahinkojen syntyminen voidaan estää.

Omaisuuden vakuuttamisessa noudatetaan kaupunginvaltuuston asiasta päättämiä periaatteita.