Hankinta-asiantuntija Tapani Järvinen 23.9.2019:

Turun kaupungin Strateginen hankinta on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Turun kaupungille ja muille tarjouspyynnössä mainituille hankintayksiköille hankittavasta AV-aineistosta ajalle 1.1.2020 – 31.12.2021, jonka jälkeen sopimusta voidaan tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin kahdella (2) yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella, ajalle 1.1.2022–31.12.2022 ja 1.1.2023–31.12.2023.

Hankinnassa on kahdeksan kohderyhmää:

1. Kirjallisuusäänitteet

2. Kielikurssit

3. Konsolipelit lisäosineen

4. Taidemusiikki, hengellinen musiikki ja elokuvamusiikki

5. Jazz/Blues

6. Populaarimusiikki

7. Lastenmusiikki

8. Kuvatallenteet

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että Tarjoaja voi tarjota yhteen tai useampaan kohderyhmään ja että hankinnasta tehdään puitesopimus kohderyhmittäin yhden toimittajan kanssa. Poikkeuksena kuvatallenteet, joissa valitaan yksi päätoimittaja ja enintään 4 varatoimittajaa.

Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, josta hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 16.8.2019 ja tarjouspyyntö lähetetiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa.

Hankinnasta ei esitetty kysymyksiä.

Annettuun määräaikaan 18.9.2019 klo 11.00 mennessä saatiin kaksi (2) tarjousta. Tarjouksen antoivat:

•Fast Freddie Productions Oy / 8raita

•Suomen Kirjastopalvelu Oy

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Tarjoukset arvioitiin kolmessa vaiheessa:

1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Tarjoajien kelpoisuuden arvioinnissa todettiin molempien tarjoajien täyttävän tässä hankintamenettelyssä tarjoajien kelpoisuudelle asetetut vaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Tarjoukset arvioitiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Valintaperusteeksi ilmoitettiin kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että vertailuperusteina käytetään hintaa ja laatua kohderyhmittäin seuraavasti:

KIRJALLISUUSÄÄNITTEET

1. Hinta, enimmäispisteet 87

Halvin tarjottu tarjouspyynnön mukaisten tuotteiden kokonaishinta saa vertailussa enimmäispisteet 87. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x enimmäispisteet).

2. Laatu, enimmäispisteet 13

• Uutuusnimekkeistön laajuus, enintään 8p

• Tilauskäytännöt, enintään 3 p

• Tarjonnasta ilmoittamisen käytännöt, enintään 2 p

Kohderyhmän kirjallisuusäänitteet enimmäispisteet 100 pistettä. Kohderyhmään valitaan yksi toimittaja, jonka kanssa solmitaan puitesopimus.

KIELIKURSSIT

1. Hinta, enimmäispisteet 87

Halvin tarjottu tarjouspyynnön mukaisten tuotteiden kokonaishinta saa vertailussa enimmäispisteet 87. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x enimmäispisteet).

2. Laatu, enimmäispisteet 13

• Uutuusnimekkeistön laajuus, enintään 8p

• Tilauskäytännöt, enintään 3 p

• Tarjonnasta ilmoittamisen käytännöt, enintään 2 p

Kohderyhmän kielikurssit enimmäispisteet 100 pistettä. Kohderyhmään valitaan yksi toimittaja, jonka kanssa solmitaan puitesopimus.

KONSOLIPELIT LISÄOSINEEN

1. Hinta, enimmäispisteet 83.

Halvin tarjottu tarjouspyynnön mukaisten tuotteiden kokonaishinta saa vertailussa enimmäispisteet 83. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x enimmäispisteet).

2. Laatu, enimmäispisteet 17.

• Uutuusnimekkeistön laajuus, 4p per pelialusta, enintään 12p

• Tilauskäytännöt, enintään 3 p

• Tarjonnasta ilmoittamisen käytännöt, enintään 2 p

Kohderyhmän konsolipelit lisäosineen enimmäispisteet 100 pistettä. Kohderyhmään valitaan yksi toimittaja, jonka kanssa solmitaan puitesopimus.

MUSIIKKIAINEISTO, taidemusiikki, hengellinen musiikki ja elokuvamusiikki

1. Hinta, enimmäispisteet 80

Halvin tarjottu tarjouspyynnön mukaisten tuotteiden kokonaishinta saa vertailussa enimmäispisteet 80. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x enimmäispisteet).

2. Laatu, enimmäispisteet 20

• Uutuusaineiston laajuus, enintään 10p

• Toimitusnopeus, enintään 5p

• Tilauskäytännöt, enintään 3 p

• Tarjonnasta ilmoittamisen käytännöt, enintään 2 p

Kohderyhmän taidemusiikki, hengellinen musiikki ja elokuvamusiikki enimmäispisteet 100 pistettä. Kohderyhmään valitaan yksi toimittaja, jonka kanssa solmitaan puitesopimus.

MUSIIKKIAINEISTO, jazz/blues

1. Hinta, enimmäispisteet 80

Halvin tarjottu tarjouspyynnön mukaisten tuotteiden kokonaishinta saa vertailussa enimmäispisteet 80. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x enimmäispisteet).

2. Laatu, enimmäispisteet 20

• Uutuusaineiston laajuus, enintään 10p

• Toimitusnopeus, enintään 5p

• Tilauskäytännöt, enintään 3 p

• Tarjonnasta ilmoittamisen käytännöt, enintään 2 p

Kohderyhmän jazz/blues enimmäispisteet 100 pistettä. Kohderyhmään valitaan yksi toimittaja, jonka kanssa solmitaan puitesopimus.

MUSIIKKIAINEISTO, Populaarimusiikki

1. Hinta, enimmäispisteet 80

Halvin tarjottu tarjouspyynnön mukaisten tuotteiden kokonaishinta saa vertailussa enimmäispisteet 80. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x enimmäispisteet).

2. Laatu, enimmäispisteet 20

• Uutuusaineiston laajuus, enintään 10p

• Toimitusnopeus, enintään 5p

• Tilauskäytännöt, enintään 3 p

• Tarjonnasta ilmoittamisen käytännöt, enintään 2 p

Kohderyhmän populaarimusiikki enimmäispisteet 100 pistettä. Kohderyhmään valitaan yksi toimittaja, jonka kanssa solmitaan puitesopimus.

MUSIIKKIAINEISTO, lastenmusiikki

1. Hinta, enimmäispisteet 80

Halvin tarjottu tarjouspyynnön mukaisten tuotteiden kokonaishinta saa vertailussa enimmäispisteet 80. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x enimmäispisteet).

2. Laatu, enimmäispisteet 20

• Uutuusaineiston laajuus, enintään 10p

• Toimitusnopeus, enintään 5p

• Tilauskäytännöt, enintään 3 p

• Tarjonnasta ilmoittamisen käytännöt, enintään 2 p

Kohderyhmän lastenmusiikki enimmäispisteet 100 pistettä. Kohderyhmään valitaan yksi toimittaja, jonka kanssa solmitaan puitesopimus.

KUVATALLENTEET

1. Hinta, enimmäispisteet 85

Halvin tarjottu vertailuhinta saa vertailussa enimmäispisteet 85. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x enimmäispisteet).

2. Laatu, enimmäispisteet 15

• Uutuusaineiston laajuus, enintään 10p

• Tilauskäytännöt, enintään 3 p

• Tarjonnasta ilmoittamisen käytännöt, enintään 2 p

Kohderyhmän kuvatallenteet enimmäispisteet 100 pistettä. Kohderyhmään valitaan vertailun perusteella viisi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antanutta toimittajaa, joiden kanssa solmitaan puitesopimukset. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antanut valitaan päätoimittajaksi ja seuraavat neljä varatoimittajiksi. Varatoimittajilta hankitaan kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailun mukaisessa järjestyksessä, mikäli päätoimittajan toimituskyky valikoimien kattamiseksi ei riitä.

Tarjousten vertailu esitetään erillisellä liitteellä.

Liite 1                                  Tarjousten vertailutaulukko

Suomen Kirjastopalvelu Oy antoi jokaisessa kohderyhmässä kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen. Kuvatallenteiden kohderyhmään, johon ilmoitettiin valittavan myös varatoimittajia, ei saatu kuin yksi tarjous, Suomen Kirjastopalvelu Oy:ltä.

Ehdotus        Ehdotan, että AV-aineisto ajalle 1.1.2020 – 31.12.2021 hankitaan Suomen Kirjastopalvelu Oy:ltä tarjotuin hinnoin sekä muutoin tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Aineistohankintoja voidaan saatavuus- ja aikatekijöistä johtuen sekä kokoelmien monipuolisuuden takaamiseksi tehdä myös muilta toimittajilta.

Mahdollisen option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän, että AV-aineisto ajalle 1.1.2020 – 31.12.2021 hankitaan Suomen Kirjastopalvelu Oy:ltä tarjotuin hinnoin sekä muutoin tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Aineistohankintoja voidaan saatavuus- ja aikatekijöistä johtuen sekä kokoelmien monipuolisuuden takaamiseksi tehdä myös muilta toimittajilta.

Mahdollisen option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköjä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävillä kirjallisilla sopimuksilla. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö, hankinta- ja logistiikkajohtajan varahenkilönä

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Tapani Järvinen, puhelin 044 907 5896