Hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen 13.9.2019

Turun kaupungin strateginen hankinta on pyytänyt tarjouksia kylmälaitosten (Impivaaran jäähalli, Varissuon jäähalli, Kupittaan luistelumato ja Parkin kenttä) jäähdytyslaitteiden päivystyspalvelusta, huolto- ja korjaustöistä ajalle 1.10.2019 – 30.9.2022, minkä jälkeen sopimuksia voidaan jatkaa Tilaajan päätöksellä yhdellä (1) vuodella, ajalle 1.10.2022 – 30.9.2023 (optio). Optiossa on kyse Tilaajan oikeudesta ei velvollisuudesta.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään puitesopimus yhden (1) palveluntuottajan kanssa.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde, tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjouksen jättämisen edellytyksenä oli, että tarjoaja on tutustunut kohteisiin ennen tarjouksen jättämistä.

Hankinnan arvonlisäverottomaksi arvoksi on arvioitu 100 000 euroa / vuosi. Arvio sisältää huolto- ja korjaustyöt sekä töissä käytettävät varaosat yms. Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintailmoitus julkaistiin 6.6.2019 EU-kynnysarvon ylittävänä palveluhankintana Hilma-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi.

Tarjouspyyntö julkaistiin samana päivänä Tarjouspalvelu.fi –toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi. Hankintamenettelyksi ilmoitettiin avoin menettely.

Tarjouspyynnössä varattiin mahdollisuus esittää hankintaan liittyviä tarkentavia kysymyksiä. Hankintaan ei esitetty kysymyksiä.

Hankintayksikkö teki korjausilmoituksen 29.7.2019. Korjausilmoitus koski ylimääräistä kohteiden esittelyä. Ylimääräinen kohteiden esittely järjestettiin 5.8.2019. Korjausilmoituksen yhteydessä hankintayksikkö ilmoitti pidentävänsä tarjouksien vastaanottamisen määräaikaa viikolla.

Annettuun määräaikaan, 12.8.2019 klo 11.00, mennessä tarjouksen toimittivat:

•Are Oy

•Johnson Controls Norway AS (Johnson Controls Finland Oy)

•Suomen Teollisuuskylmä Oy

•Oy Yleiskylmä-Findri Ltd

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 3) tarjousten vertailu ja tarjousten valinta.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Kaikki tarjoajat vakuuttavat täyttävänsä tarjoajalle asetetut kelpoisuusehdot.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Tarjouspyynnössä mainittiin sivulla 12 kohdassa ”Kohteiden esittely”, että tarjoajan tulee olla tutustunut kohteisiin ennen tarjouksen jättämistä. Kohteisiin järjestettiin kolme esittelyä 14.6.2019, 26.6.2019 ja 5.8.2019. Oy Yleiskylmä-Findri Ltd ei osallistunut yhteenkään edellä mainituista kohteiden esittelyistä, joten Oy Yleiskylmä-Findri Ltd voidaan katsoa jättäneen tutustumatta kohteisiin ja tarjoaja on tästä johtuen suljettava pois hankintamenettelystä.

Kaikkien muiden tarjouksien todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset ja ne otettiin mukaan tarjousten vertailuun.

Tarjousten vertailuun tulee ottaa vain tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia.

Tarjousten vertailu ja tarjousten valinta

Vertailuperusteiksi tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimmat.

Arviointiperusteena oli kokonaishinnaltaan halvin. Vertailussa käytettiin tarjouspyynnössä ilmoitettuja määriä.

Hankinnalle asetetut laatuvaatimukset oli esitetty tarjouspyynnössä, eikä niitä pisteytetty.

Ehdotus        Ehdotan, että

•Oy Yleiskylmä-Findri Ltd suljetaan pois hankintamenettelystä edellä esitetyin perustein,

•kylmälaitosten (Impivaaran jäähalli, Varissuon jäähalli, Kupittaan luistelumato ja Parkin kenttä) jäähdytyslaitteiden päivystyspalvelujen, huolto- ja korjaustöiden palveluntuottajaksi valitaan ajalle 1.10.2019 – 30.9.2022, Johnson Controls Norway AS (Johnson Controls Finland Oy) tarjoamillaan yksikköhinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•mahdollisesta option käytöstä ajalle 1.10.2022 – 30.9.2023 päätetään erikseen

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari, hankinta- ja logistiikkajohtajan varahenkilö:

Päätös          Päätän, että

•Oy Yleiskylmä-Findri Ltd suljetaan pois hankintamenettelystä edellä esitetyin perustein,

•kylmälaitosten (Impivaaran jäähalli, Varissuon jäähalli, Kupittaan luistelumato ja Parkin kenttä) jäähdytyslaitteiden päivystyspalvelujen, huolto- ja korjaustöiden palveluntuottajaksi valitaan ajalle 1.10.2019 – 30.9.2022, Johnson Controls Norway AS (Johnson Controls Finland Oy) tarjoamillaan yksikköhinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•mahdollisesta option käytöstä ajalle 1.10.2022 – 30.9.2023 päätetään erikseen

Hankintayksikköä sitova sopimus eivät synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

hankinta- ja logistiikkajohtajan varahenkilö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044 907 5894