Tilapalvelukeskus, palvelupäällikkö Auli Rake 12.9.2019:
Turun kaupungin strateginen hankinta on pyytänyt 25.4.2019 tarjouksia Turun kaupungin siivouspalveluista koskien määriteltyjä kaupungin osa-alueita (osat 1-5). Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään sopimus kunkin osan osalta yhden toimittajan kanssa. Sopimus alkaa aikaisintaan 1.3.2020. Sopimusaika on neljä (4) vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu yhdeksän (9) kuukauden irtisanomisajalla kuitenkin enintään seitsemän (7) vuotta.
Hankinnasta on lähetetty ilmoitus Internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi julkaistavaksi EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED)-tietokannassa EU:n laajuisesti. Hankintamenettelyksi on ilmoitettu avoin menettely.
Tarjousasiakirjat olivat noudettavissa www.haahtela.fi/pris
Määräaikaan mennessä tulleisiin kysymyksiin vastattiin 18.6. Samalla täydennettiin ja tarkennettiin kohdekohtaisia tietoja.
Annettuun määräaikaan, 28.8.2019 klo 10.00, mennessä saatiin tarjouksia seuraavasti:
Osa 1.
kolme (3) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:
• Arkea Oy
• ISS Palvelut Oy
• Palmia Oy
Osa 2.
neljä (4) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:
• Arkea Oy
• Coor Service Management Oy
• ISS Palvelut Oy
• Palmia Oy
Osa 3.
kolme (3) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:
• Arkea Oy
• ISS Palvelut Oy
• Palmia Oy
Osa 4.
viisi (5) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:
• Arkea Oy
• Coor Service Management Oy
• ISS Palvelut Oy
• Palmia Oy
• RTK-Palvelu Oy
Osa 5.
viisi (5) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:
• Arkea Oy
• Coor Service Management Oy
• ISS Palvelut Oy
• Palmia Oy
• RTK-Palvelu Oy
Tarjoajien kelpoisuuden arviointi
Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tämä tarkastettiin tarjouspyynnössä Tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusehdoilla ja vähimmäisvaatimuksilla.
Tarjoajien todettiin täyttävän tässä hankintamenettelyssä Tarjoajien kelpoisuudelle ja vähimmäisvaatimuksille esitetyt vaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistamista ja tarjousten vertailua koskeviin vaiheisiin pääsevät vain niiden Tarjoajien tarjoukset, jotka läpäisevät hyväksytysti Tarjoajien kelpoisuutta koskevan arvioinnin.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden Tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.
Tarjouksessa yhtenä vähimmäisvaatimuksena oli asiakastyytyväisyys.
Asiakastyytyväisyyden vaatimukset olivat seuraavat:
1.Tarjoajan tulee ilmoittaa 5 asiakkuutta, joiden kanssa Tarjoajalla on tarjouksen jättöhetkellä vuosiarvoltaan vähintään 40 000 euron (alv 0 %) arvoinen, yli vuoden voimassa ollut palvelusopimus.
2.Asiakastyytyväisyyskyselyn kohteeksi ilmoitettu yritys ei saa kuulua samaan konserniin Tarjoajan kanssa.
3.Asiakkuudella tarkoitetaan asiakkaan ja palveluntuottajan koko voimassa olevaa siivouspalvelun sopimuskantaa.
4.Valitun asiakkuuden edustajan tulee olla hyvin perillä siivouspalvelun sopimuksen sisällöstä ja tietoinen sopimushallinnasta ja sopimuksen toteutumisesta käytännössä.
5.Tarjoajan tarjotessa useampia tarjouspyynnön osa-alueita (1-5), Tarjoaja ilmoittaa kullekin osa-alueelle viisi (5) samaa asiakkuutta. Kyselystä saatua tulosta käytetään kaikkien osa-alueiden, jotka Tarjoaja on tarjonnut, vertailuun.
6.Tarjoaja sitouttaa asiakkuuden vastaamaan kyselyyn. Jos asiakkuus ei lupauksistaan huolimatta vastaa kyselyyn annetussa määräajassa, merkitsee Tilaaja ko. asiakkuuden osalta vastaustulokseksi nollan (0).
7.Tarjoajan tulee, tarjouspyynnön liitteenä olevalla lomakkeella, pyytää asiakkuudelta suostumus henkilö- ja tutkimustietojen käyttämiseen yllä mainittuun tarkoitukseen ja tietojen säilyttämiseen yhden (1) kuukauden ajan vastausajan päättymisestä, jonka jälkeen tiedot hävitetään.
Tarjoaja liittää tarjoukseensa asiakkuuksien allekirjoittamat suostumukset.
Coor Service Management Oy ilmoitti asiakkuuksia viisi (5) kappaletta, mutta kahden (2) ilmoitetun osalta asiakkuuden hyväksymistä kyselyn tekemiseen ei oltu vahvistettu, joten kyselyä ei ko. asiakkuuksille voitu lähettää.
Coor Service Management Oy:n osalta kysely tehtiin kolmelle (3) asiakkuudelle.
Muiden tarjoajien osalta kysely voitiin suorittaa tarjouspyynnön mukaisesti.
Hyväksytyille, Tarjoajien kelpoisuuden läpäisseiden ja Tarjoajien ilmoittamille asiakkuuksille suoritettiin asiakastyytyväisyystutkimus, joka lähetettiin 29.8.2019.
Kyselyn vastausaika päättyi 6.9.2019.
Määräaikaan mennessä annettujen vastausten perusteella määräytyi tarjoajakohtainen, vertailussa käytettävä, asiakastyytyväisyyden luku.
Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu
Valintaperusteeksi tarjouspyynnössä ilmoitettiin:
Annetuista tarjouksista valitaan se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin.
Arviointiperusteina ovat kokonaishinta ja laatu. Kokonaishinnan painoarvo on 80 % (enimmäispisteet 80) ja laadun 20 % (enimmäispisteet 20).
Enimmäispistemäärä on 100 pistettä. Pisteet lasketaan kahden (2) desimaalin tarkkuudella.
Vertailun kokonaispisteet ja kokonaishinta
Palveluntuottajan valinta
Siivouspalvelut hankittaisiin kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneelta tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin. Sopimuksien sisältämät kohdekohtaiset alkamisajat määräytyvät tarjouspyyntövaiheessa ilmoitetun mukaisesti, ellei muutoksista valitun palveluntuottajan kanssa erikseen sovita.
Osa 1 sopimusajalle 1.3.2020 – 28.2.2024 (28.2.2027)
Osa 2 sopimusajalle 1.6.2020 – 31.5.2024 (31.5.2027)
Osa 3 sopimusajalle 1.6.2020 – 31.5.2024 (31.5.2027)
Osa 4 sopimusajalle 1.3.2020 – 28.2.2024 (28.2.2027)
Osa 5 sopimusajalle 1.3.2020 – 28.2.2024 (28.2.2027)
Osa 1. Arkea Oy, kokonaishinta 472040 €/v
Osa 2. Arkea Oy, kokonaishinta 936425 €/v
Osa 3. Arkea Oy, kokonaishinta 328967 €/v
Osa 4. Arkea Oy, kokonaishinta 655393 €/v
Osa 5. Arkea Oy, kokonaishinta 234052 €/v
Päätös Päätän edellä esitetyin perustein, että
Osa 1 siivouksen palveluntuottajaksi ajalle 1.3.2020 – 28.2.2024 (28.2.2027) valitaan Arkea Oy tarjouspyyntöasiakirjojen ja tarjouksen mukaisin ehdoin
Osa 2 siivouksen palveluntuottajaksi ajalle 1.6.2020 – 31.5.2024 (31.5.2027) valitaan Arkea Oy tarjouspyyntöasiakirjojen ja tarjouksen mukaisin ehdoin
Osa 3 siivouksen palveluntuottajaksi ajalle 1.6.2020 – 31.5.2024 (31.5.2027) valitaan Arkea Oy tarjouspyyntöasiakirjojen ja tarjouksen mukaisin ehdoin
Osa 4 siivouksen palveluntuottajaksi ajalle 1.3.2020 – 28.2.2024 (28.2.2027) valitaan Arkea Oy tarjouspyyntöasiakirjojen ja tarjouksen mukaisin ehdoin
Osa 5 siivouksen palveluntuottajaksi ajalle 1.3.2020 – 28.2.2024 (28.2.2027) valitaan Arkea Oy tarjouspyyntöasiakirjojen ja tarjouksen mukaisin ehdoin
Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, valitusosoituksen ja muut oheisasia-kirjat tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään sopimuskauden aikana.
Susanna Sarvanto-Hohtari
hankintapäällikkö, hankinta- ja logistiikkajohtajan varahenkilö
Oikaisuohje ja valitusosoitus ovat liitteenä.
Lisätietoja: palvelupäällikkö Auli Rake 0400 594016, auli.rake@turku.fi