Konsernihallinto/Hallintoryhmä, asianhallinta asianhallintapäällikkö Sari Suomela, tietopalvelusihteeri Pauliina Heikkilä ja projektityöntekijä Taru Hyvönen, yhteiset hallintopalvelut palvelusihteeri Vuokko Nenonen sekä Konsernihallinto/ Talous- ja strategiaryhmä, strateginen hankinta, projektipäällikkö Jaana Friman 30.8.2019:

Strateginen hankinta on kilpailuttanut hankinnan Rakennuslupa-aineiston digitointi ajalle 1.10.2019 (tavoite) - 30.9.2020, jonka jälkeen sopimusta voidaan Tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin yhden vuoden optiolla ajalle 1.10.2020 – 30.9.2021.

Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankintailmoitus julkaistiin 28.6.2019 HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi.Tarjouspyyntö liitteineen julkaistiin samana päivänä Tarjouspalvelu.fi –toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku . Hankinnasta esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistiin 9.8.2019 samalla sivustolla.

Annettuun määräaikaan, 22.8.2019 11:00, mennessä saatiin tarjoukset seuraavilta palveluntuottajilta: Canon Oy, Depona Oy, Digital Office Company Oy, Grano Oy, Heikkinen & Puljula Oy, Pikselitehdas Oy ja Punamusta Oy. Heikkinen & Puljula Oy:n tarjous on annettu hankintalain 92 §:n mukaisena ryhmittymänä, jonka osapuolia ovat Heikkinen & Puljula Oy, Analogia Finland Oy ja Vaasan Micro Copy Oy.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdotto-mat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että osatarjous otetaan huomioon ja hyväksytään osakokonaisuuksittain;

• Osakokonaisuus 1: Rakennuslupa-aineistojen digitointi (Turun kaupungin asianhallinnan osuus)

• Osakokonaisuus 2: Rakennuslupa-aineistojen digitointi (Turun kaupungin rakennusvalvonnan osuus)

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) Tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 3) Tarjousten vertailu ja valinta.

Tarjoajien kelpoisuus

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajille asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Tarjoajat täyttävät tarjoajille asetetut kelpoisuusehdot.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksia tarkistetaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavalta palvelulta edellytetään.

Tarjoukset täyttävät tarjouspyynnön vaatimukset ja näin ollen ne on otettu mukaan tarjousten vertailuun.

Tarjousten vertailu ja valinta

Valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaisvertailuhinnaltaan halvin, sillä laadulliset tekijät on huomioitu jo ehdottomissa vaatimuksissa. Kokonaisvertailuhinta lasketaan siten, että annetut tuotekohtaiset tarjoushinnat painotetaan niille ilmoitetuilla arvioiduilla hankintamäärillä.

Vertailu:

Osakokonaisuus 1:

Osakokonaisuus 2:

Vertailun perusteella Heikkinen & Puljula Oy:n tarjous on kokonaisvertailuhinnaltaan halvin kummassakin osakokonaisuudessa.

Esitämme rakennuslupa-aineiston digitoinnin palveluntuottajaksi hinnaltaan halvinta Heikkinen & Puljula Oy:tä tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Heikkinen & Puljula Oy:n tarjouksen perusteella vuosittaiset kustannukset sopimuskaudella ovat arvioiduilla ostomäärillä osakokonaisuus 1 osalta 16 267,70 euroa (alv 0 %) ja osakokonaisuus 2 osalta 3 797,40 euroa (alv 0 %). Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Ehdotus        Ehdotamme edellä esitetyin perustein, että rakennuslupa-aineiston digitoinnin palveluntuottajaksi valitaan kumpaankin osakokonaisuuteen Heikkinen & Puljula Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankinta- ja logistiikkajohtajan varahenkilönä hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari 30.8.2019:

Päätös          Päätin, että rakennuslupa-aineiston digitoinnin palveluntuottajaksi valitaan kumpaankin osakokonaisuuteen Heikkinen & Puljula Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Option mahdollisesta käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävillä kirjallisella sopimuksella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö, hankinta- ja logistiikkajohtajan varahenkilö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: projektipäällikkö Jaana Friman, p. 045 662 9460