Hankinta-asiantuntija Tapani Järvinen 23.8.2019:

Asian tausta:

Turun kaupungin Strateginen hankinta on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Turun kaupungille ja muille tarjouspyynnössä mainituille hankintayksiköille hankittavista oppikirjoista ja oheismateriaaleista ajalle 1.10.2019 – 30.9.2021, jonka jälkeen sopimusta voidaan tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin kahdella (2) yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella, ajalle 1.10.2021–30.9.2022 ja 1.10.2022–30.9.2023.

Hankinta koskee oppikirjojen sekä oheismateriaalien hankintaa. Sähköisen

materiaalin hankinta on mahdollista optiona, hankintayksikön tarpeen mukaan.

Tarjouksen antoivat Kirjavälitys Oy ja Suomen Kirjastopalvelu Oy.

Hankintapäällikkö, hankinta- ja logistiikkajohtajan varahenkilönä on tehnyt hankintapäätöksen 14.8.2019 § 62, jossa Kirjavälitys on valittu toimittajaksi. Hankintapäätöksessä esitettiin tarjoajien keskinäinen sijoitus sekä kerrottiin, että vertailu suoritettiin tarjouspyynnössä kokonaistaloudelliselle edullisuudelle asetettujen vertailuperusteiden mukaisesti vertaamalla annettujen tarjousten alennusprosentteja ja pisteytettävien laatukriteerien täyttymistä. Kirjavälitys Oy:n ja Suomen Kirjastopalvelu Oy:n tarjousten keskeisimmät erot muodostuivat alennusprosenttien vertailusta.

Koska Kirjavälitys Oy oli tarjouksessaan ilmoittanut tarjouksensa pisteytettävät laatukriteerit ja alennusprosentit liikesalaisuudekseen, ei hankintayksikkö voinut esittää hankintapäätöksessään yksityiskohtaisempaa tarjousvertailua paljastamatta suoraan tai välillisesti viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24.1 §:n 20 kohdan nojalla liikesalaisuudeksi arvioitavia tietoja.

Hankintaoikaisu perusteineen

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 132 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin.

Suomen Kirjastopalvelu Oy on vaatinut hankintayksikköä esittämään tarjousten vertailussa käytetyt hintaosa-alueen kokonaispisteet.

Hankintayksikkö ei ole kyennyt ilmoittamaan hankintapäätöksessään tarkempaa tietoa laatuvertailusta paljastamatta suoraan tai välillisesti Kirjavälitys Oy:n liikesalaisuuksiksi ilmoitettuja tietoja. Hankintayksikkö on hankintapäätöksen tekemisen jälkeen saanut Kirjavälitys Oy:ltä tiedon, että liikesalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot voidaan ilmoittaa hankintapäätöksessä, mikäli vertailussa ilmoitetaan myös muiden tarjoajien vastaavat tiedot. Koska Suomen Kirjastopalvelu Oy ei ole tarjouksessaan ilmoittanut ko. tietoja liikesalaisuudekseen, on hankintayksikölle muodostunut mahdollisuus täsmentää päätöstään tarjousvertailun osalta.

Täsmennetty tarjousten vertailu esitetään erillisellä liitteellä.

Liite 1                                  Tarjousten vertailutaulukko

Ehdotus        Hankintapäätöksen perusteluvelvollisuuden ja avoimuuden turvaamiseksi ehdotan, että hankintaoikaisuna annetaan lisätietona molemmilta tarjoajilta tarjousten hintavertailuun käytetyt kustantajakohtaiset alennusprosentit sekä laadun pisteytyskohtiin annetut tiedot.

Hankintaoikaisu ei muuta hankinta -ja logistiikkajohtajan hankintapäätöstä 14.8.2019 § 62 muutoin kuin täsmentämällä hankintapäätöksen tekemisen perusteita.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Hankintapäätöksen perusteluvelvollisuuden ja avoimuuden turvaamiseksi päätän, että hankintaoikaisuna annetaan lisätietona molemmilta tarjoajilta tarjousten hintavertailuun käytetyt kustantajakohtaiset alennusprosentit sekä laadun pisteytyskohtiin annetut tiedot.

Hankintaoikaisu ei muuta hankinta -ja logistiikkajohtajan hankintapäätöstä 14.8.2019 § 62 muutoin kuin täsmentämällä hankintapäätöksen tekemisen perusteita.

Päätös voi muuttua ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö, hankinta- ja logistiikkajohtajan varahenkilönä

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Tapani Järvinen, puhelin 044 907 5896