Kirjastopalvelujohtaja Rebekka Pilppula 25.6.2019:

Kaupunginkirjaston uuden aineiston käsittely (kuvailu, niteiden lainauskuntoon saattaminen) on hajautettu pääkirjaston tiimeihin. Nykyisestä mallista aiheutuu turhaa sisäistä logistiikkaa ja päällekkäisiä työvaiheita. Aineisto ei virtaa tasaisesti prosessin läpi, vaan se voi joutua odottamaan käsittelyä, jos tiimin resursseja tarvitaan muuhun.

Uuden aineiston käsittelyn prosessi on päätetty keskittää niin, että aineistot käsitellään lainauskuntoon sille varatussa tilassa ja käsittelystä vastaa prosessin hoitamiseen valittu henkilökunta. Keskittämisellä haetaan tehokkuutta ja työn tasaisempaa laatua sekä sitä, että aineisto on nopeammin asiakkaiden käytettävissä. Suunnitelmien mukaan keskittäminen vapauttaa noin 2,5 henkilötyövuotta muihin kirjastotöihin, kuten suoraan asiakaspalveluun ja sen kehittämiseen.

Tämä edellyttää, että kirjastossa on vakansseja, joiden tehtäväkuvat liittyvät pääosin uuden aineiston käsittelyyn. Suurimmaksi osaksi tarvittava resurssi muodostetaan nykyisistä vakansseista, joiden tehtäviä järjestellään uudelleen.

Prosessin sujumisen varmistamiseksi tarvitaan kuitenkin uusi kirjastonhoitajan vakanssi, jonka tehtäviin kuuluvat kirjastoaineiston kuvailu, tietokannan huolto, kuvailusäännöstöjen ja standardien seuranta ja soveltaminen sekä kirjaston yhteiskokoelman hallinnointiin osallistuminen. Tätä varten eläköitymisen myötä 1.10.2019 vapautuva kirjankorjaajan vakanssi (402567) tulisi muuttaa kirjastonhoitajan vakanssiksi. Kirjankorjaukseen tarvittava resurssi vähenee jatkossa, kun kirjan korjaamisen kriteereitä uudelleen arvioidaan.

Esitetty muutos ei sisälly vapaa-aikatoimialan vuoden 2019 henkilöstösuunnitelmaan, sillä kirjaston uuden aineiston käsittelyn prosessin kehittäminen on edennyt jonkin verran suunniteltua nopeammin.  Uutta prosessia on käsitelty vapaa-aikatoimialan yhteistoimintaryhmässä 8.5.2019.

Esitän, että 1.10.2019 alkaen vakanssin 402567 nimikkeeksi tulee kirjastonhoitaja, hinnoittelutunnus 02KIR042 ja tehtäväkohtainen palkka 2368,40 €/kk. Muutos lisää kustannuksia ensi vuonna noin 8344 € sivukulut huomioiden. Lisäkustannus pystytään kattamaan kirjaston käyttötaloudesta, koska on tehty vuosina 2018 ja 2019 vakanssimuutoksia, joissa henkilöstökustannuksia on kyetty pienentämään. Lisäksi muutoksen avulla välittömään asiakaspalveluun kohdennettuja sijaismäärärahoja todennäköisesti voidaan vähentää.

Muutosta on valmisteltu yhteistyössä Kokoelmapalveluiden vastaavan palvelupäällikön kanssa.

Liite 1 Lomake-esitys vakanssin 402567 muuttamisesta

Toimialajohtajan varahenkilö, nuorisopalvelujohtaja Annina Lehtiö-Vainio:

Puollan esitystä.

Henkilöstöjohtaja Sinikka Valtonen, palvelussuhdepäällikkö Riitta Palmroth 20.8.2019:

Vapaa-aikatoimiala on tehnyt esityksen kirjankorjaajan toimen (vak.nro 402567) muuttamisesta kirjastonhoitajan toimeksi kirjastopalveluihin 1.10.2019 lukien. Vapaa-aikatoimiala perustelee esitystään sillä, että kirjaston uuden aineiston käsittelyprosessi on päätetty keskittää, jotta prosessi toimisi tehokkaammin, työ olisi tasalaatuisempaa ja jotta aineisto olisi nopeammin asiakkaiden käytettävissä. Prosessin keskittäminen vapauttaa resursseja muuhun kirjastotyöhön, mutta edellyttää, että saadaan vakanssi, jonka hoitaja keskittyy kuvailutyöhön. Tähän pyritään sillä, että eläköitymisen myötä vapautuva kirjankorjaajan vakanssi muutetaan kirjastonhoitajan vakanssiksi. Kirjan korjaamisen tarve tulee vähenemään jatkossa, kun korjaamisen kriteerit tullaan arvioimaan uudelleen, joten vakanssin kohdentaminen muuhun tarkoitukseen on mahdollista.

Strateginen HR esittää, että vapaa-aikatoimialan esittämä järjestely toteutetaan siten, että vapaa-aikatoimialalle perustetaan kirjastonhoitajan toimi ja vastaavasti kirjankorjaajan toimi (vak.nro 402567) lakkautetaan 1.10.2019 lukien.

Strategisella HR:llä ei ole huomautettavaa kirjastonhoitajan toimen nimikkeen, palkkahinnoittelukohdan tai kelpoisuusvaatimuksen suhteen. Vapaa-aikatoimialan kirjastonhoitajan toimelle esittämä tehtäväkohtainen palkka vastaa palkkahinnoittelukohdan 02KIR042 muiden kirjastonhoitajien tehtäväkohtaista palkkaa.  

Vapaa-aikatoimialan esityksen mukaan kirjastonhoitajan toimen perustaminen ja vastaavasti kirjansitojan toimen lakkauttaminen lisää toimialan palkkakustannuksia 8.344 euroa vuodessa. Toimialan esityksen mukaan toimen perustamisesta aiheutuvat palkkakustannukset katetaan kirjaston käyttötaloudesta. Toimialalta saadun tiedon mukaan vakanssijärjestely ei lisää toimialan henkilötyövuosia, mutta vakanssijärjestely ei sisälly toimialan vuoden 2019 henkilöstösuunnitelmaan.

Toimiala vastaa siitä, että toiminta on järjestetty tarkoituksenmukaisimmalla tavalla. Muutettavaksi esitetyn toimen toiminnallisen tarpeen osalta strategisella HR:llä ei ole perusteita lausua asiasta toisin toimialajohtajan esityksen kanssa.

Liite 1Lomake-esitys vakanssin 402567 muuttamisesta

Kaupunginjohtaja Minna Arve:

PäätösPäätin, että:

- Turun kaupunkiin, ensimmäisenä sijoituspaikkana vapaa-aikatoimiala, perustetaan 1.10.2019 lukien kirjastonhoitajan työsopimussuhteinen kuukausipalkkainen toimi, jonka tehtäväkohtainen palkka samasta ajankohdasta lukien on 2.368,40 €/kk (palkkahinnoittelukohta 02KIR042), ja jonka kelpoisuusvaatimuksena on samasta ajankohdasta lukien korkeakoulututkinto, johon sisältyvät tai jonka lisäksi on suoritettu vähintään 60 opintopisteen tai 35 opintoviikon laajuiset korkeakoulutasoiset kirjasto- ja informaatioalan opinnot, ja

- 1.10.2019 lukien lakkautetaan kirjankorjaajan toimi (vak.nro 402567).

Minna Arve

kaupunginjohtaja