Talous- ja strategiaryhmä, vt. johtaja Fredrik Lindström ja laskentapäällikkö Seija Liinoja 15.8.2019:

KPMG Oy Ab, vastuunalaisena tilintarkastajana JHTT, KHT Jorma Nurkkala on jättänyt raportin tilinpäätöksen 2018 tilintarkastuksesta 24.4.2019. Tarkastuslautakunta on lähettänyt tilintarkastusta koskevan raportin kaupunginhallitukselle tiedoksi ja toimenpiteitä varten 23.5.2019. Toimenpiteistä on annettava selvitys tarkastuslautakunnalle 30.9.2019 mennessä.

Selvitykset annetaan ainoastaan kohtiin, joihin sisältyy tilintarkastajan suositus tai joihin tilintarkastaja edellyttää toimenpiteitä.

Toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet

Tilintarkastaja toteaa, että kaupunkikonsernin joissakin rakennushankkeissa toteutusaika on ollut suunniteltua pitempi ja kustannukset ovat nousseet olennaisesti alun perin arvioitua suuremmiksi.

Tilintarkastaja suosittelee huomion kiinnittämistä rakennushankkeiden huolelliseen suunnitteluun ja hankintamenettelyn kilpailutukseen sekä konserniresurssien tehokkaaseen koordinointiin toteutuksen ajoituksesta aiheutuvien resurssitarvevaihteluiden tasoittamiseksi. Myös palvelutuotannon tehokkaassa toteutuksessa konserniohjauksella on tärkeä rooli.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

•Rakennushankkeiden huolellisen suunnittelun kohdalla on kiinnitetty erityistä huomiota suunnitelmien ja kustannusten arvioinnin tarkkuuteen ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä. Hankintamenettelyissä on otettu laajemmin käyttöön kilpailutusten kohdalla muitakin urakkamalleja, kuin kokonaishintaurakat ja jaetut urakat. Esimerkkinä tästä on yhtiömuotoisena toteutetut Syvälahden ja Yli-Maarian monitoimitalojen allianssit ja Viinamäen päiväkodin suunnittele ja toteuta -urakka sekä Puolalan koulun saneeraushanke projektinjohtourakkana ja Hirvensalon paloaseman toteuttaminen kokonaisvastuurakentamismenettelyllä. Kaikista em. hankkeista on saatu hyviä kokemuksia sekä kustannusten että aikataulujen osalta.

•Toteutuksen ajoituksesta aiheutuvien resurssivaihteluiden tasoittamiseksi on muutettu investointien budjetointikäytäntöjä, jolloin tulevien vuosien hankkeista esitetään sidottavaksi tiettyjä hankkeita jo kuluvan vuoden kesäkuussa. Näin ko. hankkeiden toteutussuunnittelu ja tutkimukset kyetään käynnistämään jo kuluvan talousarviovuoden aikana ja rakentamisen kilpailutukset voidaan käynnistää tarvittaessa heti seuraavan vuoden alussa.

•Uusien infrahankkeiden osalta tarvesuunnittelu- ja hankesuunnittelun ohjeistus ja toimintamalli tullaan ottamaan käyttöön laadittaessa talousarviota vuodelle 2020. Ohjeen päivittämisen myötä mahdollistetaan asemakaavan ja katu- ja kaupunkiympäristön toteutussuunnittelun samanaikainen laatiminen, jolla nopeutetaan oleellisesti hankkeiden toteutusvaihetta ja parannetaan suunnitelmien yhteensovittamista ja laatua.

Yleiset havainnot

Kirjanpitoaineistoa, kirjanpidon hoitoa ja tilinpäätöstä varmentavaa aineistoa koskevat havainnot

Tilintarkastaja toistaa edellisvuosien havaintonsa siitä, että monista muistiotositteista puuttuivat liitteet, joista olisi käynyt ilmi tehdyn kirjauksen peruste. Liitteiden osalta tilanne on kuitenkin parantunut vuosittain. Edelleen tarkastuksessa ei ole voitu todeta muistiotositteiden aukottomuutta tilikaudella 2018. Tarkastuksessa saadun tiedon mukaan muistiotositteilla ei ole omaa tositesarjaa vaan samaan tositesarjaan kirjataan monta eri tositelajia. Tilintarkastaja suosittelee, että muistiotositteille perustetaan oma tositesarja.

Selvitys ja toimenpiteet:

•Muistiotositteen laadinnasta on ohjeistusta tilinpäätösohjeissa, sekä Sarastia Oy:n (jatkossa Sarastia) Sap Sips -muistiotositteen esikirjaus ja tarkastusohjeissa, jonne on lisätty viime vuonna erityismaininta muistiotositteiden liitteiden/tausta-aineiston tarpeellisuudesta. Toimialoja tullaan muistuttamaan, että muistiotositetta ei pääsääntöisesti pitäisi hyväksyä, ellei siihen ole liitetty tausta-aineistoa, josta kirjaus- ja tai laskentaperuste käy ilmi. Lisäämisen voi tehdä myös tositteen hyväksymisen jälkeen. Tähdennämme kaupungin toimialoille, että muistiotositteissa tulee winshuttle-tositteiden sijaan käyttää Sips excel -tositteita, joissa hyväksymistoiminto on pakollinen.

•Turussa käytössä olevaan SAP-ratkaisuun ei ole mahdollista perustaa omaa tositesarjaa muistiotositteille. Tutkitaan, onko tähän saatavissa parannusta ohjelmavaihdoksen yhteydessä. Sarastian (ent. Taitoa) laatimissa muistiotositteissa on sovittu, että SA-muistioiden tositesarjan aukottomuus varmistetaan ohjelmasta saatavalla listauksella.

Tilintarkastaja on todennut, että tarkastusajankohtaan mennessä tase­erittelyt ja liitetietotositteet eivät vielä olleet kaikilta osin tarkastuksen käytettävissä eikä tase-erittelyt sisältäneet kaikilta osin yleisohjeen edellyttämiä tase-eräkohtaisia tietoja, mikä hidasti tarkastuksen etenemistä.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

•Tase-erittelyjen laatu on parantunut säännönmukaisesti vuosi vuodelta, vaikka tekemistä vielä on. Sarastia jatkaa tase-erittelyjen tekemiseen osallistuvien henkilöiden ohjaamista laadukkaampien erittelyjen luomiseen mm. koulutuksen ja esimerkkien avulla ja päivittää ohjeistusta tarpeen mukaan. Aikataulussa korostetaan tase-erittelyjen toimituspäivää ja varataan resurssia tilinpäätöksessä tase-erittelyjen kokoamiseen. Liitetietotositteista tehdään ohjeet ja malli sekä mainitaan aikataulussa määräaika.

Tilintarkastaja on todennut, että tilinpäätöksen liitetiedoissa on annettu selvitys konsernitilinpäätökseen yhdistelemättä jätetyistä yhteisöistä, mm. ne, joiden tilinpäätöstä ei ole toimitettu laatijalle 6.3.2019 mennessä ja ne, joiden yhdistelemättä jättäminen perustuu kaupunginhallituksen päätökseen 20.10.2003 § 889. Lisäksi on todettu, että yhdistelemättä jättäminen ei vaaranna konsernitilinpäätöksen antamaa oikeaa ja riittävää kuvaa konsernin toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta.

Tilintarkastaja suosittelee, että kaupunginhallituksen päätöksellä ja tilinpäätöksen toimittamatta jättämisperusteella pois jätettyjen yhdistelemättä jättäminen perusteluineen tarkistettaisiin säännöllisesti.

Selvitys:

•Kaupunginhallituksen päätöksellä yhdistelemättä jätettyjen yhteisöjen osalta yhdistelemättä jättämisen perusteiden voimassaolo tarkistetaan Sarastiassa viimeistään siinä vaiheessa, kun yhteisöjen tiedoista laaditaan yleisohjeen mukainen liitetieto Omistukset muissa yhteisössä. Yhdistelemättä jätetyistä yhteisöistä pyydetään tilinpäätöstiedot vuosittain ja liitetiedoissa näiden yhtiöiden vaikutus on laskettu tarkemmin auki omistusprosentin mukaan.

Liitetiedossa esitetään yhteisön osuus konsernin omasta pääomasta ja tilikauden tuloksesta sekä vieraasta pääomasta, joiden perusteella konsernitilinpäätökseen yhdistelyn vaikutus ja sen olennaisuus määritellään. Kaupunginhallituksen tekemän päätöksen aikoihin ei konsernitilinpäätöksestä annetuissa ohjeissa vielä ollut ohjeistettuna poikkeuksia yhdistelyvelvollisuudesta. Kirjanpitolautakunnan Kuntajaoston ohjeisiin on myöhemmin lisätty ohjeistusta konsernitilinpäätökseen yhdistelemättä jättämisestä mm., kun se ei vaaranna oikean ja riittävän kuvan antamista konsernin toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta tai kun tietoja ei ole mahdollista saada säädetyssä ajassa tai tietojen hankkiminen aiheuttaisi kohtuuttomia menoja.

•Kaupunginhallituksen päätös 20.10.2003 § 889 voitaneen kumota tässä yhteydessä tarpeettomana, koska Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston yleisohjeessa on nykyisin ohjeistettuna poikkeustapaukset tytäryhteisön konsernitilinpäätökseen yhdistelemättä jättämisestä. Kaikki päätöksessä luetellut toiminnassa olevat yhteisöt täyttävät Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston yleisohjeen mukaisen olennaisuuden yhdistelemättä jättämisestä.

•Tietojen toimittamatta jättäminen on konsernitilinpäätöksen laatimisesta annetun yleisohjeen mukainen peruste yhdistelemättä jättämiselle, kun tietoja ei ole saatu pyydetyssä aikataulussa valmiiksi. Tietojen säännöllinen toimittamatta jättäminen selvitetään aina kaupungin konsernijohdon ja omistajaohjauksen toimesta.

Tilinpäätöseräkohtaisia havaintoja

Havainto Varsinais-Suomen aluepelastuslaitoksen investointien kattamiseksi öljyrahaston myöntämien avustusten jaksotuksen jälkijättöisyydestä sekä havainto yksilöimättömien siirtyvien erien määrien ja toimeksiantojen varojen ja pääomien vuodesta toiseen siirtyviä erojen selvittäminen ja näiden poiskirjausmenettelytavan päättämisestä.

Selvitys ja toimenpiteet:

•Aluepelastuslaitokselta saadun selvityksen mukaan vuonna 2017 Öljynsuojarahaston myöntämää avustusta on kirjattu vähemmän kuin investointimenoja on kirjattu. Vuodelle 2018 siirtosaamisiin on puolestaan kirjattu investointimenoja vastaava avustustulo. Vuodelle 2019 jää kirjattavaksi siten vielä osa öljysuojarahaston myöntämästä kokonaisavustuksesta.

•Siirtyvät erät sekä toimeksiantojen varojen ja pääomien saldot selvitetään ja tarvittavat kirjaukset tehdään Sarastian ja Turun kaupungin yhteistyönä viimeistään tilinpäätöksessä 2019.

Konsernitilinpäätös

Tilintarkastaja kehottaa kiinnittämään huomiota siihen, että kaikki konserniin kuuluvat yhteisöt tulee sisällyttää konsernitilinpäätökseen.

Selvitys:

•Tilintarkastaja on selventänyt jo vuoden 2017 tarkastuksen yhteydessä emoyrityksen konsernirakenteen muodostumisen tulkintaa. ja todennut, että kaupungin määräysvaltaluetteloon tulee sisällyttää kaikki ne yhteisöt, joissa kaupungilla tai sen määräysvallassa olevalla yhteisöillä on määräysvalta. Toisin sanoen kaikki kaupungin tytäryhtiöiden alakonsernitilinpäätöksiin sisällytettävät yhteisöt sisällytetään myös kaupunginkonsernitilinpäätökseen riippumatta siitä, kuinka monen alakonsernitason alla määräysvalta on.

•Konsernihallinto toistaa viime vuoden selvityksensä ja toteaa, että kaupungin konsernitilinpäätökseen 2018 on yhdistelty kaikki kaupungin määräysvallassa olevat yhteisöt riippumatta alakonsernitasosta. Siten Turun kaupungin konsernitilinpäätökseen 2018 on yhdistelty myös kaupungin tytäryhtiön tytäryhtiön tytäryhtiö. Määräysvaltaluetteloon on sisällytetty kaikki kaupungin määräysvallassa olevat tytäryhteisöt alakonsernitasosta riippumatta. Kaupungin konsernitilinpäätökseen yhdistellään yhteisöt Kirjanpitolautakunnan yleisohjeen mukaisesti.