Hankinta-asiantuntija Tapani Järvinen 13.8.2019:

Turun kaupungin Strateginen hankinta on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Turun kaupungille ja muille tarjouspyynnössä mainituille hankintayksiköille hankittavista oppikirjoista ja oheismateriaaleista ajalle 1.10.2019 – 30.9.2021, jonka jälkeen sopimusta voidaan tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin kahdella (2) yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella, ajalle 1.10.2021–30.9.2022 ja 1.10.2022–30.9.2023.

Hankinta koskee oppikirjojen sekä oheismateriaalien hankintaa. Sähköisen

materiaalin hankinta on mahdollista optiona, hankintayksikön tarpeen mukaan.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään puitesopimus yhden toimittajan kanssa.

Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, josta hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 4.6.2019 ja tarjouspyyntö lähettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa.

Hankinnasta ei esitetty kysymyksiä.

Annettuun määräaikaan 5.7.2019 klo 11.00 mennessä saatiin kaksi (2) tarjousta. Tarjouksen antoivat:

•Kirjavälitys Oy

•Suomen Kirjastopalvelu Oy

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että osatarjouksia ei hyväksytä ja että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Tarjoukset arvioitiin kolmessa vaiheessa:

1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Tarjoajien kelpoisuuden arvioinnissa todettiin molempien tarjoajien täyttävän tässä hankintamenettelyssä tarjoajien kelpoisuudelle asetetut vaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Tarjoukset arvioitiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Valintaperusteeksi ilmoitettiin kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että vertailuperusteina käytetään hintaa ja laatua seuraavasti:

Hinnan osalta enimmäispistemäärä on 91 pistettä ja arviointiperusteena on oppikirjojen perustilausten ja lisätilausten hinta (alennusprosentti kustantajan kouluohjehinnasta). Vertailussa suurin alennusprosentti perustilausten kouluohjehinnasta kustantajittain ja lisätilausten yleinen alennusprosentti kustantajien kouluohjehinnasta saa hankinnan kohteen kriteereissä rivikohtaisesti ilmoitetut enimmäispisteet. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (tarjottu alennusprosentti x rivikohtainen painoarvo / suurin tarjottu alennusprosentti).

Laadun osalta enimmäispistemäärä on 9 pistettä ja tarjoaja saa pisteitä

tilausjärjestelmänsä ominaisuuksista seuraavasti:

•3 pistettä, mikäli samalle käyttäjätunnukselle on mahdollista valita useampia eri laskutusosoitteita,

•3 pistettä, mikäli tilaaja saa tilausjärjestelmään katsojatunnuksia, joiden haltija ei pysty tilaamaan, mutta pystyy ehdottamaan organisaationsa sisällä tuotteita tilattaviksi ja Tilaajan tilaajaroolissa oleva henkilö voi tarkastella ja muokata ehdotuksia sekä vahvistaa näiden tilauksen.

•3 pistettä, mikäli Tilaajalla on mahdollisuus tarkastella järjestelmässä tehtyjä tilauksia luokka-asteittain ja opettajittain.

Tarjousten vertailutaulukko:

Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antoi Kirjavälitys Oy. Vertailu suoritettiin tarjouspyynnössä kokonaistaloudelliselle edullisuudelle asetettujen vertailuperusteiden mukaisesti vertaamalla annettujen tarjousten alennusprosentteja ja pisteytettävien laatukriteerien täyttymistä. Kirjavälitys Oy:n ja Suomen Kirjastopalvelu Oy:n tarjousten keskeisimmät erot muodostuivat alennusprosenttien vertailusta.

Koska Kirjavälitys Oy oli tarjouksessaan ilmoittanut tarjouksensa pisteytettävät laatukriteerit ja alennusprosentit liikesalaisuudekseen, ei hankintayksikkö voi esittää hankintapäätöksessään yksityiskohtaisempaa tarjousvertailua paljastamatta suoraan tai välillisesti viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24.1 §:n 20 kohdan nojalla liikesalaisuudeksi arvioitavia tietoja.

Ehdotus        Ehdotan, että oppikirjat ja oheismateriaalit ajalle 1.10.2019 – 30.9.2021 hankitaan Kirjavälitys Oy:ltä tarjotuin hinnoin sekä muutoin tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisen option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän, että oppikirjat ja oheismateriaalit ajalle 1.10.2019 – 30.9.2021 hankitaan Kirjavälitys Oy:ltä tarjotuin hinnoin sekä muutoin tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisen option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköjä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävillä kirjallisilla sopimuksilla. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö, hankinta- ja logistiikkajohtajan varahenkilönä

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Tapani Järvinen, puhelin 044 907 5896