TURUN KAUPUNGIN TILAPALVELUKESKUKSEN KEHITYSKIINTEISTÖJEN MANAGEROINTISOPIMUS
SOPIJAPUOLET:
1.Tilapalvelukeskus, jäljempänä Tilaaja
Y-tunnus: 0204819-8
Linnankatu 90
20100 Turku
Yhteyshenkilöt: XX
2.Kaarea Kunnossapito Oy, jäljempänä Palveluntuottaja
Y-tunnus: 2701289-6
Tykistökatu 4 A
20520 TURKU
Yhteyshenkilöt: XX
SOPIMUSEHDOT:
1.Sopimuksen tarkoitus
Tällä sopimuksella Turun kaupungin konsernihallinnon Tilapalvelukeskus ja Kaarea Kunnossapito Oy sopivat eräiden Turun kaupungin omistamien ulosvuokrattujen kohteiden, lista kohteista liitteenä 1, vuokraustoiminnan avustavien tehtävien, kunnossapitoon ja kiinteistönhoitoon sekä purkutehtäviin liittyvien tehtävien hoitamisesta, jotka Kaarea Kunnossapito Oy ottaa hoitaakseen. Kohdeluetteloon voi tulla muutoksia Tilaajan ilmoituksella. Kohteiden muutokset vaikuttavat manageroinnin hintaan siten, että kohteiden manageroinnin kuukausiveloitusta tarkistetaan muutosta vastaavasti, mikäli kohteiden luku- tai pinta-alamäärät poikkeavat sopimushetken vastaavista 15%:a.
Lista kohteista on voimassa sopimuksen alkamispäivänä. Kohteita voidaan poistaa listalta tai lisätä Tilaajan kirjallisen ilmoituksen perusteella.
2. Sopimuksen voimassaolo ja muutokset
Sopimus on voimassa 1.9.2019 alkaen toistaiseksi voimassaolevana molemmin puolisella 12 kuukauden irtisanomisajalla. Sopimus voidaan kuitenkin irtisanoa aikaisintaan 31.12.2022.
Jos sopimukseen liittyviä ehtoja muutetaan, on niistä sovittava kuusi kuukautta
aiemmin, ehtoja voidaan muuttaa ainoastaan kirjallisesti ja molempien osapuolien hyväksymisellä. Pienistä sopimusmuutoksista voivat yhteyshenkilöt sopia kirjallisesti lyhyellä aikataululla.
3. Sopimuksella hankittavat vuokraustoiminnan ja kunnossapidon sekä purku- ja korjausrakentamisen työt
.1.Vuokraustoiminnan avustamiseen liittyvät palvelut:
A.Kuukausiveloitukseen kuuluvat liittyvät Palveluntuottajan managerointityöt:
•Vuokrakohteen vapautuessa Palveluntuottaja tekee kohteessa viipymättä katselmuksen tilojen kunnon kartoittamiseksi ennen tilojen vastaanottamista takaisin vuokranantajalle. Palveluntuottaja laatii kohteesta raportin yhdessä vuokralaisen kanssa, jossa todetaan vuokrakohteen kunto verrattuna sopimuksen mukaiseen ja mahdollisesti tarvittavat kunnostustoimenpiteet. Mikäli kunto ei vastaa vuokrasopimuksessa sovittua kuntoa sopimuksen päättyessä, Palveluntuottaja raportoi tästä Tilaajaa, jotta Tilaaja voi ryhtyä toimenpiteisiin vuokravakuuden pidättämiseksi ennen vuokrakohteen vastaanottamista.
•Tyhjien tilojen näyttö vuokralaisehdokkaille ja kohteen kuntotarkastuslomakkeen läpikäynti sen jälkeen, kun se on palautunut vuokralaiselta takaisin.
•Raportointi vuokraustilanteesta, tyhjien tilojen määrästä jne. Tilaajan Palveluntuottajalle toimittamien vuokrasopimusjäljennösten perusteella
•Mikäli vapautuva tila todetaan Palveluntuottajan taholta kunnoltaan sellaiseksi, ettei se ole enää vuokrauskelpoinen, raportoidaan siitä Tilaajalle ja tilanne todetaan yhteisessä katselmuksessa. Mikäli kohde on purkukuntoinen, siirtyy se purkutehtävissä lueteltujen tehtävien piiriin.
•Tyhjien tilojen avainhallinta, ja säilytys, mahdollinen sarjoitus
•Asiakasyhdyshenkilö ulkoisten vuokralaisten suuntaan on Palveluntuottajan nimeämä henkilö, johon vuokralainen voi työ-ajan (7-15.30) puitteissa ensisijaisesti ottaa yhteyttä tilojen vikoihin ja huoltotoimenpiteisiin liittyvissä kysymyksissä, lukuun ottamatta laskutukseen ja vuokrien perintään liittyviä asioita.
•Asuttujen tilojen korjausten kartoitus, kuuluuko työ vuokralaiselle vuokrasopimuksen ja/tai mahdollisen vuokrasopimuksen vastuutaulukon mukaan tai onko työ sellaista, joka kuuluu kiinteistönomistajalle. Jos työ on sellaista, että se kuuluu kiinteistönomistajalle, neuvottelu omistajan kanssa tehdäänkö työ tai laitetaanko rakennukset purkuun ao. purkutöitä koskevan kohdan mukaisesti.
Tyhjien purkuun menevien kiinteistöjen turvallisuuden varmistaminen (varsinaiset toimenpiteet erillisveloituksella) liittyen vesi-, sähkö- ja viemäriliittymien sulkemiseen ja tulppaukseen, mahdollisiin ko. töiden lupiin, tiloihin pääsyn estämiseen (luukutus), sisäänkäynnin lukon purku-sarjaan sarjoitukseen ja mahdollisiin kuoppien täyttöön sekä muihin vastaaviin asioihin.
Tyhjien tilojen säännöllinen valvonta ilkivaltatapausten varalta
•Asiakaspalautteiden perusteella tarvittaessa kiinteistöjen/huoneistojen tarkastaminen lain sallimissa puitteissa sekä Tilaajan informoimisesta mahdollisen vuokrasopimuksen irtisanomis- ja/tai purkuperusteista viipymättä asiasta tiedon saatuaan.
•raportointi viipymättä kartoituskäyntien ja muiden sopimusten mukaisten tehtävien jälkeen Tilaajalle kunnossapitoon, huoltoon ja vuokraukseen liittyen esim. esitykset tarvittavista kiinteistön huolto- ja kunnossapitotöistä
Kaikkien em. managerointitöiden kuukausiveloitustehtävien suorittamisesta Tilaaja maksaa Palveluntuottajalle yhden kiinteän kuukausikorvauksen, jonka suuruus on 6250 euroa + alv / kk.
Selvyyden vuoksi todetaan, että kuukausiveloitus pitää sisällään matkakustannukset sekä kaikki tehtävien edellyttämät toimenpiteet. Tilaaja huolehtii kustannuksellaan tyhjien tilojen markkinoinnista, vuokrasopimuksen laatimisesta ja vuokrasopimuksiin liittyvien reklamointien laatimisesta sekä sopimusten päättämisestä.
B.Palveluntuottajan erillisveloitettavat kunnossapitotyöt (perustuen sopijapuolten väliseen kunnossapidon puitesopimukseen ja/tai Tilaajan erilliseen tilaukseen):
•Pienimuotoisten korjaustöiden sopiminen Tilaajan kanssa ja niiden toteuttaminen siten, että vuokrattavat tilat ovat siistit ja valmiit vuokrattaviksi.
•Kohteiden kunnossapitoon ja huoltoon käytettyjen työn ja tarvikkeiden hankkiminen.
•Tilojen tyhjennys ja siivous vuokralaisen jäljiltä
Em. erillisveloitettaviin töihin ei saa ryhtyä ennen kuin työstä on sovittu Tilaajan kanssa etukäteen.
Tilaaja maksaa Palveluntuottajalle laskua vastaan kaikki tehdyt erillisveloitettavat toimenpiteet, sisältäen työn ja tarvikkeet. Nämä erillisveloitettavat työt tehdään osana sopijapuolten välistä kunnossapidon puitesopimusta.
Palveluntuottaja on velvollinen mahdollisuuksien mukaan käyttämään Turun kaupunkikonsernin yhtiöitä kuten esim. Työkeskusta ja Aikuiskoulutuskeskusta hyväksi tilojen tyhjennyksessä ja purku-urakoissa. Pätevästä syystä Palveluntuottaja voi käyttää myös muita palveluntuottajia/urakoitsijoita em. töissä. Selvyyden vuoksi todetaan, että tämä on poikkeus pääsäännöstä, jossa Palveluntuottajalla on velvollisuus hyväksyttää Tilaajalla käyttämänsä alihankkijat.
.2.Purku- ja korjausrakentamisen töihin liittyvät tehtävät
Tilaaja tilaa erillisellä tilauksella Palveluntuottajalta kokonaispalvelun, jossa Palveluntuottaja vastaa tilauksessa nimetyn kohteen purku- tai korjausrakentamisen töiden suunnitteluun, valmisteluun ja toteuttamiseen liittyvästä tehtäväkokonaisuudesta pitäen sisällään mutta mitään pois sulkematta kaikki tilattuun purkamiseen / korjausrakentamiseen liittyvät tehtävät, joita ovat muiden muassa:
A.Kertaveloitteiset työt:
•Purku- / korjausrakentamisen töiden kilpailutus hankintalain mukaisesti ja mahdolliset muut viranomaisluvat
•Kilpailutuksessa huomioidaan purkujätteiden kierrätys, mahdolliset hyödynnettävät materiaalit käytetään kaupungin omissa kohteissa veloituksetta.
•Purku- / korjausrakentamisen työt ja niiden valvonta ja työnjohto
•Purkutyön jälkeen rakennuspaikan siistiminen ja muut tarpeelliset toimenpiteet maan ennallistamiseksi alkuperäiseen rakentamattomaan tilaan.
•purku- / korjausrakentamisen työn jälkeen valmiin työn ja luovutusasiakirjojen luovutus Tilaajalle.
Veloitusperuste liitteenä 2 olevan hinnaston mukaisesti siten, että urakka/palvelumaksun summan mukaan määräytyvään yleiskustannuslisään sisältyy edellä mainitut kilpailutukseen, valvontaan ja työnjohtoon liittyvät tehtävät.
B. Erillisveloitteiset työt (puitesopimuksen mukaisesti):
•Haitta-ainekartoitukset
•Purku- / rakennusluvan hakeminen Tilaajan valtakirjalla ja lupaan vaadittavat asiakirjat
•mahdolliset pima-työt
Palveluntuottaja vastaa siitä, että purku- ja korjausrakentamisen hankkeissa noudatetaan ko. lainsäädäntöä, asetuksia sekä viranomaisten antamia määräyksiä ja ohjeita sekä lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Palveluntuottaja toimii sopijapuolten välisen kunnossapidon puitesopimuksen mukaisesti hankkeen päätoteuttajana ja vastaa ko. puitesopimuksen ehtojen mukaisesti mm. työnmaanjohtovelvoitteista ja muista ko. puitesopimuksen asettamista ehdoista.
3.Hinnat ja hinnanmuutokset
Palvelutuottajan hinnat tämän sopimuksen mukaisille palveluille ilmenevät oheisen liitteen 2 mukaisesta Hinnastosta.
Kaikki edellä mainitut hinnat sekä Hinnaston hinnat ovat voimassa 1.9.2019-31.12.2020 välisen ajan.
Ellei Sopijapuolten välisissä neuvotteluissa erikseen nimenomaisesti toisin sovita, hinnanmuutokset perustuvat kiinteistön ylläpidon kustannusindeksiin seuraavasti:
Hinnanmuutokset sidotaan kiinteistön ylläpidon kustannusindeksiin (2015 = 100) siten, että perusindeksinä on vuoden 2019 kolmannen vuosineljänneksen pisteluku ja vertailuindeksinä käytetään hinnanmuutosvuotta edeltävän vuoden kolmannen vuosineljänneksen pistelukua. Hinnanmuutokset tapahtuvat samassa suhteessa kuin vertailuindeksi on muuttunut perusindeksiin nähden. Hinnanmuutokset vahvistetaan vuosittain 31.12. mennessä ja ne tulevat voimaan heti seuraavan vuoden alusta 1.1.
Hintojen ensimmäinen indeksimuutos tulee voimaan 1.1.2021 (jolloin verrataan vuoden 2020 kolmannen vuosineljänneksen pistelukua vuoden 2019 kolmannen vuosineljänneksen pistelukuun) ja sen jälkeen hintojen indeksimuutos tulee voimaan vuosittain 1.1.
4.Palveluntuottajan henkilökunta
Palvelujen tuottamista varten Palveluntuottajalla tulee olla riittävä ja ammattitaitoinen henkilöstö.
Palveluntuottajan tulee täydennys- ja muuta koulutusta järjestämällä huolehtia henkilöstönsä ammattitaidon säilymisestä ja kehittämisestä.
5.Sopimuksen mukaisten palvelujen valvonta ja laadunhallinta
Laadunvalvonta järjestetään sopijapuolten välisen kunnossapidon puitesopimuksen mukaisesti.
Tilaaja katselmoi liitteen 1 kohteita mahdollisuuksien mukaan
6.Laskutuskaudet ja -tiheys sekä laskutusosoite
Palveluntuottaja laskuttaa Tilaajaa tämän sopimuksen mukaisista veloituksistaan sähköisellä laskulla. Laskutus tehdään jokaiselta kalenterikuukaudelta.
Samaan laskuun sisällytetään sekä kuukauden työveloituskorvaukset että kiinteä kuukausiveloituskorvaus. Työveloitukset tulee laskulla yksityiskohtaisesti eritellä.
Laskutusosoite:
7.Laskun eräpäivä ja viivästyskorko
Palveluntuottajan tulee asettaa laskuihin eräpäivät niin, että Tilaajalle jää 14 vuorokautta korotonta maksuaikaa.
Tilapalvelukeskus suorittaa viivästyneelle suoritukselle laillista korkolain (20.8.1982/633) mukaista viivästyskorkoa eräpäivästä lukien.
8.Sopimuksen sovellettavat sopimusehdot ja tarvittavat yhteyshenkilöt
Tähän sopimukseen sovellettavat asiakirjat niiden pätevyysjärjestyksessä:
1.Tämä sopimus
2.Sopijapuolen välinen kunnossapidon puitesopimus liitteineen (lukuun ottamatta puitesopimuksen niitä osia, jotka eivät sovellu managerointiin)
3.JYSE 2014 (heinäkuu 2014) PALVELUT (managerointityöt) / YSE 98 (kunnossapidon sekä purku- ja korjausrakentamisen työt)
Selvyyden vuoksi todetaan, että mikäli tässä sopimuksessa tai sopijapuolten välisessä kunnossapidon puitesopimuksessa ei ole jotain asiaa sovittu, noudatetaan JYSE 2014 (heinäkuu 2014) yleisiä sopimusehtoja (managerointityöt) / YSE 98 yleisiä sopimusehtoja (kunnossapidon sekä purku- ja korjausrakentamisen työt).
Sopijapuolten välisissä sopimuksen käytännön soveltamiseen liittyvissä kysymyksissä sopijapuolia edustavat yhteyshenkilöt on nimetty tämän sopimuksen alussa.
9.Muut ehdot
Vahingonkorvausvelvollisuus käsittää myös henkilötietojen käsittelyssä tapahtuneen vahingon (liite 3). Korvausvelvollisuudesta noudatetaan muutoin mitä osapuolten välisessä kunnossapidon puitesopimuksessa on sovittu.
Osapuolten henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojasta on sovittu tarkemmin liitteessä 3.
Jakelu
Tätä sopimusta on laadittu kaksi samasanaista kappaletta, yksi kummallekin sopijapuolelle.
11. Päiväykset ja allekirjoitukset
Turussa _________2019
TURUN KAUPUNKI
TILAPALVELUKESKUS Kaarea Kunnossapito Oy
Tuomas Koskiniemi Tuija Rompasaari
Tilapalvelukeskuksen johtaja Toimitusjohtaja
LIITE 1 Kohdeluettelo
LIITE 2 Hinnasto
LIITE 3 GDPR sopimus
LIITE 4 Henkilötietojen käsittelykuvaus