Muutosjohtaja Antti Parpo 17.5.2019:

Lähtökohdat uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinnalle

Sosiaali- ja terveydenhuollossa on jo pitkään tiedostettu, että julkisella sektorilla käytössä olevat asiakas- ja potilastietojärjestelmät eivät mahdollista sujuvaa asiakkaiden palvelemista. Asiakastiedot eivät liiku riittävällä tavalla asiakkaan mukana organisaatiosta toiseen. Asiakastiedon puutteelliset käyttömahdollisuudet ja liikkumattomuus synnyttävät palveluissa turhia prosessiviipeitä ja kustannuksia. Tilannetta voidaan parantaa tekemällä muutoksia nykyisiin tietojärjestelmiin. Nykyisiin tietojärjestelmiin tehtävät muutokset ovat kuitenkin usein hankalasti toteuttavissa ja kalliita.

Syy olemassa olevaan tilanteeseen löytyy tietojärjestelmien pitkästä historiasta. Asiakas- ja potilastietojärjestelmiä on rakennettu aikaisemmin organisaatiolähtöisesti silloisiin sosiaali- ja terveydenhuollon tarpeisiin, missä suunnittelun lähtökohtana ei ole ollut asiakas- ja potilastiedon liikuteltavuus koko hoitoketjussa. Tilanteeseen halutaan palveluintegraation nimissä muutosta ja tätä muutosta ei voida saavuttaa pitäytymällä vanhoissa tietojärjestelmissä. Tulevaisuuden asiakas- ja potilastietojärjestelmissä lähtökohdaksi tulee asettaa palveluintegraatio ja toiminnan laatu sekä kustannustehokkuuden nostaminen koko sote-palvelujärjestelmässä.

UNA arkkitehtuurin mukaisella asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinnalla, ts. Una Kaari -hankkeella, tarkoitetaan kaikkien kilpailutukseen osallistuvien hankintayksiköidenyhteistä hanketta. Hankkeessa toteutetaan tietojärjestelmäkokonaisuuden hankintaa, joka sisältää sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilön asiakaspalvelussa tarvitsemat tietojärjestelmätoiminnallisuudet. Hankinnan valmisteluyhteistyössä mukana olevien osallistujien väestöpohja on tällä hetkellä n. 3,4 miljoonaa, kattaen lähes kaikki Suomen sairaanhoitopiirit. Hankinnan valmistelutyössä ei ole mukana Keski-Suomen ja Vaasan sairaanhoitopiirien KL-Kuntahankintojen asiakas- ja potilastietojärjestelmien-hankinta-aluetta eikä Apotin nimellä, osaa Uuttamatta koskevaa asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta-aluetta.

UNA Kaari-hankkeessa tavoitellaan sairaanhoitopiirin alueella yhtenäistä ja sosiaali- ja terveydenhuollon kattavaa asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuutta. Sairaanhoitopiirin alueet toteutettavat yhteistyötä mm. hankintajuridiikassa ja hankittavan tietojärjestelmän arkkitehtuurissa. UNA Kaari-hankkeessa on näin ollen mukana myös kansalliset lähtökohdat. Tästä yhteistyöstä syntyy hankinnalle kansallinen tuki, josta vastuun kantaa vuonna 2017 perustettu UNA Oy. UNA Oy on 19 sairaanhoitopiirin, Espoon kaupungin ja kahden ICT-inhouse osakeyhtiön (Istekki Oy ja 2M-IT Oy) omistama osakeyhtiö. UNA Oy:ssä omistajina ovat kaikki sairaanhoitopiirit pl. Uudenmaan sairaanhoitopiiri. Turun kaupunki ei ole osakkaana UNA Oy:ssä. UNA Kaari-hankkeessa asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta- ja sopimusvastuu on tarkoitus antaa Varsinais-Suomessa sairaanhoitopiirille.

Varsinais-Suomen kuntien ja kuntayhtymien johtavien viranhaltijoiden kokous päätti 1.2.2019, että johtavat viranhaltijat ilmaisevat myönteisen tahtotilansa osallistua UNA arkkitehtuurin mukaiseen maakunnallisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän kilpailutukseen ja että Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri pyytää alueen kunnilta ja sote-kuntayhtymiltä virallisen valtuutuksen toteuttaa hankintaprosessi niiden puolesta.

Avointen rajapintojen modulaarinen asiakas- ja potilastietojärjestelmä

UNA Kaari –hanke valmistelee hankintailmoitusta. Hankintailmoituksen jälkeen käynnistyy asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta, jonka lähtökohtana on synnyttää Suomeen modulaarinen tietojärjestelmäkokonaisuus, jossa järjestelmän eri osat ovat rajapinnoiltaan avoimet. Toisin sanoen tietojärjestelmää ei suunnitella suljetuksi, jossa yhdellä ohjelmistotoimittajalla on kontrollointimahdollisuus koko järjestelmään. Avointen rajapintojen modulaarisessa järjestelmässä asiakas- ja potilastietojärjestelmän kehittäminen voidaan toteuttaa hajautetusti useamman palveluntarjoajan toimesta. Oleellista on, että kaikki tietojärjestelmän kehittämiseen osallistuvat tahot sitoutuvat noudattamaan yhteisesti sovittuja tietojärjestelmän protokollia ja periaatteita. Valittu asiakas- ja potilastietojärjestelmien hankinnan periaate ehkäisee asiakas- ja potilastietojärjestelmissä toimittajariippuvuutta. Oleellisin hyöty on, että valittu menettelytapa tarjoaa kilpailullisen tilanteen eri ICT-palveluntuottajien kesken. Koska tietojärjestelmä muodostuu erilaisista yhteen liitettävistä moduuleista, voivat eri ICT-palveluntuottajat olla vastuussa vain yhdestä tai osasta moduuleista. Ideaalitilanteessa moduuleja voidaan myös jatkossa vaihtaa, mikäli markkinoilta löytyy parempia ohjelmistoratkaisuja. Edellytys moduulien vaihtamiseen on, että rajapinnat moduulien välillä ovat vakioituja. Avointen rajapintojen modulaarinen ja vaiheittain toteutettava tietojärjestelmäratkaisu on monoliittista tietojärjestelmäratkaisua vaativampi hankkia, mutta toimivasta modulaarisen järjestelmästä on saavutettavissa selkeitä etuja. Edut näkyvät ennen kaikkea tietojärjestelmän muunneltavuudessa ja kilpailullisissa markkinoissa.    

Uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinnan kustannusarvio

Uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinnan suuruus tulee olemaan taloudellisesti merkittävä. Alustavien suuntaa antavien ja karkeiden arvioiden mukaan vuoden 2019 hankintavalmistelun kokonaiskustannukset ovat Varsinais-Suomelle n. 1,7 miljoonaa euroa. Hankinnan suunnittelusta syntyvistä kustannuksista vuonna 2019 vastaa Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri suunnitellusti budjettinsa mukaisesti. Hankintavalmistelun jälkeen käynnistetään uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän kilpailutus, jonka kustannukset tulevat olemaan karkeiden alustavien arvioiden mukaan kymmeniä miljoonia euroja. Käyttöönoton kustannusten huomioiden kustannukset on arvioitu nousevan jopa 100 miljoonaan euroon. Käyttöönoton kustannukset ovat noin 80 % koko hankkeen kustannuksista. Arvio hankinnan lopullisista kustannuksista ovat korostetusti suuntaa antava. Arvio tarkentuu hankinnan valmistelun edetessä ja lopullinen hinta tiedetään vasta hankinnan kilpailutuksen jälkeen.

On selvää, että uuden järjestelmän kehittäminen ja käyttöönotto synnyttävät kustannuksia, jotka ovat siirtymävaiheessa päällekkäisiä nykyisten järjestelmien kustannusten kanssa. Uusi tietojärjestelmä tulee kuitenkin nähdä investointina, jolla mahdollistetaan pidemmällä aikavälillä sote-palvelujen asiakastiedon liikkuvuus. Asiakastiedon liikkuvuus on puolestaan vähimmäisedellytys sote-palvelujen integraation toteuttamiselle. Järjestelmä ei itse sellaisenaan takaa sote-palveluissa taloudellisten säästöjen syntymistä. Taloudelliset hyödyt saavutetaan vain, mikäli sote-palvelujärjestelmässä ja palveluprosesseissa hyödynnetään uuden järjestelmän toiminnallisuudet. On myös huomioitava, että nykyisten järjestelmien edelleen kehittäminen tai muuttaminen nykyistä toimivammiksi tulisi kalliiksi ja muutosten jälkeenkään järjestelmiä ei saataisi toimimaan tavoitellun mukaisesti. Mikäli tavoitteena on tietojen yhteinen käsittely sairaanhoitopiirin ja alueen eri kuntien kanssa – tai myöhemmin uusissa julkisissa sote-organisaatioissa –  ainoa vaihtoehto on toteuttaa asiakas- ja potilastietojärjestelmien hankinta yhteisesti kuntien ja sairaanhoitopiirin kanssa.

Korostettakoon, että tässä vaiheessa kuntia pyydetään sitoutumaan vain hankinnan valmisteluun liittyvän neuvottelumenettelyn käynnistämiseen. Kunnat voivat irtautua lopullisesta hankintaprosessista irtisanomalla kirjallisesti sairaanhoitopiirin ja kuntien hankintayhteistyösopimus ennen lopullisen tarjouspyynnön tekemistä. Tavoitteena on, että hankinta käynnistetään vuonna 2020. Hankinta tullaan toteuttamaan neuvottelumenettelyllä. Varsinainen hankintapäätös tehdään arvioiden mukaan vuonna 2021.

Alueiden ja kuntien yhteistyö tulevan asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinnassa ja suunnittelussa

Varsinais-Suomen Kaari-hankkeen kautta valtakunnallisessa yhteistyössä UNA yhteensopivassa hankintakonsortiossa toteutettava asiakas- ja potilastietojärjestelmä hankinta ja rakentaminen kattaa erikoissairaanhoidon asiakastiedon hallinnan lisäksi myös kuntien perustason sosiaali- ja terveyspalvelujen asiakastiedon hallinnan. Koska kyseessä on koko sosiaali- ja terveyshuoltoa koskeva uudistushanke, on selvää, että sairaanhoitopiirin lisäksi kuntien on osallistuttava tiiviisti UNA Kaari-hankkeen määrittely- ja hankintaprosessiin. Sosiaali- ja terveydenhuollon järjestelmä kokonaisuudessaan on laaja ja kattavan sosiaali- ja terveyspalvelujen sektorikohtaisen substanssiosaamisen varmistamiseksi on olemassa tarve kuntien ja sairaanhoitopiirien yhteistyölle.

UNA Kaari-hankkeessa tulee mm. määritellä asiakas- ja potilastietojärjestelmästä syntyvän tiedon omistajuus ja sen rinnalla myös tapa ja malli, jolla tietoa hyödynnetään ns. toisiokäytössä eli johtamisessa, tutkimuksessa ja kehittämisessä. Kaikilla hankinnassa ja hankinnan suunnittelussa mukana olevilla julkisilla organisaatioilla on tarve tiedon hyödyntämiseen omassa toiminnassaan. Tästä syystä mm. tiedon omistajuutta ei voida kategorisesti jättää vain sairaanhoitopiireille. Kuntien omistajuus tietoon tulee arvioida ja turvata. Arviossa tulee huomioida seuraavan hallituksen sote-uudistusta koskevat linjaukset. UNA Kaari-hankkeessa tulee pelkän asiakas- ja potilastietojärjestelmien rinnalla miettiä verkostomaisesti tietopolitiikkaa. Tämä tietopolitiikkatyö ei saa jäädä yhden organisaation tai sektorin määrittelyksi vaan mukaan on otettava sairaanhoitopiirien lisäksi perustason sote-palvelujen järjestämisestä vastaavat kunnat.

UNA Kaari-hankkeessa on tiedostettava, että asiakas- ja potilastietojärjestelmän toiminnallinen rakenne ja logiikka muuttaa myös sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen tuottamisen logiikkaa. Tietojärjestelmän arkkitehtuurilla vaikutetaan mm. siihen, millaisin prosessein tulevaisuuden sosiaali- ja terveyspalveluja julkisella sektorilla tuotetaan. Esitetystä syystä UNA Kaari-hankkeessa arkkitehtuurityö tulee toteuttaa yhteistyössä kuntien kanssa, joilla on ymmärrys perustason palvelujen tuotantologiikoista ja ainoina toimijoina erityisesti sosiaalipalvelujen tuotantologiikoista.

Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri on esittänyt alustavan mallin yhteistyövalmistelun projektoinnista. UNA Kaari hankkeessa kansallinen tuki saadaan UNA Oy:ltä. Alueellinen projektointi on suunniteltu ohjaamaan alueellista päätöksentekoa. Projektiin on tarkoitus kerätä laaja-alaista asiantuntemusta eri organisaatioista. Projektiryhmän on suunniteltu muodostuvan n. 20 asiantuntijasta. Alueellisen projektin ohjaus tapahtuisi n. 10 hengen ohjausryhmässä. Alustavana suunnitelmana Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin alueellisen projektoinnin luonnostelua voidaan pitää lähtökohdiltaan hyvänä. Varsinais-Suomessa lopullinen projektointi tulee kuitenkin päättää yksityiskohtaisemmin erillisestä valmistelusta. Tähän valmisteluun tulee osallistua niin kuntien kuin sairaanhoitopiirinkin edustajia. UNA Kaari hanke tulee nähdä myös osana laajempaa kansallista sote-uudistusta, jonka valmistelu todennäköisesti käynnistetään alueilla ja paikallisemmalla tasolla tulevalla hallituskaudella.

UNA Kaari-hankkeen kansallisen tason valmistelussa tulee sairaanhoitopiirien lisäksi huomioida kunnat. Kuntien rooli mm. UNA Oy:n ohjauksessa jää vaillinaiseksi. Näin mm. siksi, että UNA oy:n omistajuudet on pääsääntöisesti sairaanhoitopiireillä. Kuntien roolia tulee UNA Kaari –hankkeessa arvioida kansallisessa konsortiossa vuoden 2019 aikana ja tarvittaessa kuntien asemaa ja roolia on nostettava kansallisessa ohjauksessa.

Liite 1Hankintayhteistyösopimus liitteineen

Oheismateriaali 1Saatekirje

Kaupunginjohtaja Minna Arve:

EhdotusKaupunginhallitus päättää

1. hyväksyä UNA Kaari -hankkeen kautta toteutettavan uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintasopimuksen.
2. todeta, että rahoitusvastuu hankinnan valmistelusta on vuonna 2019 sairaanhoitopiirillä budjettinsa mukaisesti ja että valmistelu on perusteltua käynnistää riippumatta tulevasta sote-uudistuksen mallista,
3. todeta, että lopullinen sitoutuminen uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintaan tuodaan päätettäväksi erillisestä valmistelusta ennen lopullisen tarjouspyynnön tekemistä. Päätöksenteon tukemiseksi tulee hankinnan rahoittajille tuottaa hankinnasta riskiarvio. Riskiarviossa on huomioitava kustannusriskien lisäksi hankinnan toteuttamiseen ja uuden järjestelmän käyttöönottoon liittyviä riskejä,
4. osana muuta kaupungin taloussuunnittelua arvioida tarpeensa varautua asiakas- ja potilasjärjestelmän hankintaan. Taloussuunnittelussa huomioidaan seuraava sote-uudistus,
5. että alueellinen asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinnan projektointi valmistellaan erikseen yhdessä kuntien ja sairaanhoitopiirin kanssa. Malli alueellisesta projektoinnista tuodaan päätettäväksi erillisestä valmistelusta ja se liitetään osaksi laajempaa tulevan sote-uudistuksen valmistelua,
6. edellyttää, että hankittavassa asiakas- ja potilastietojärjestelmässä arvioidaan ja turvataan kunnille asiakastiedon ja muun palvelutuotannossa syntyvän tiedon omistajuus ja käytettävyys. Arviossa huomioidaan seuraava sote-uudistus,
7. edellyttää, että asiakas- ja potilastietojärjestelmän arkkitehtuuri valmistellaan yhteistyössä kuntien ja sairaanhoitopiirin tai sairaanhoitopiirien kanssa,
8. edellyttää, että Varsinais-Suomessa kunnat ja sairaanhoitopiiri arvioivat ennen lopullisen tarjouspyynnön tekemistä ja kuntien sitoutumista hankintaan, voidaanko asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta tehdä 2M-IT Oy:n nimiin. Lisäksi tulee arvioida tarve ja mahdollisuudet 2M-IT Oy:n kuntaomistajuuden laajentamiselle. Laaditussa arviossa tulee huomioida seuraava sote-uudistus. Arvio hankintayksiköstä ja mahdollinen kuntaomistajuuden lisääminen 2M-IT Oy:ssä tulee tuoda kaupungin käsiteltäväksi ennen tarjouspyynnön tekemistä,
9. edellyttää, että UNA Oy:n omistajuudessa arvioidaan tarve kuntaomisteisuuden lisäämiselle yhteistyössä muiden hankkeessa mukana olevien kuntien ja sairaanhoitopiirien kanssa. Laaditussa arviossa tulee huomioida seuraava sote-uudistus,
10. edellyttää, että Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri huomioi UNA Kaari –hankkeesta esittelytekstissä todetut muut asiat.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Kokouksessa asiaa oli selvittämässä muutosjohtaja Antti Parpo.