Hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen 6.5.2019

Turun kaupungin strateginen hankinta on pyytänyt tarjouksia sälekaihtimien, rulla- ja rullapimennysverhojen toimituksista ajalle 1.6.2019 – 31.5.2022, minkä jälkeen sopimuksia voidaan jatkaa Tilaajan päätöksellä yhdellä (1) vuodella, ajalle 1.6.2022 - 31.5.2023 (optio). Optiossa on kyse Tilaajan oikeudesta ei velvollisuudesta.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään puitesopimus yhden (1) toimittajan kanssa.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde, tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Hankinnan arvonlisäverottomaksi arvoksi on arvioitu 10 000 euroa / vuosi. Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta. Tarjouspyyntö julkaistiin 29.3.2019 Tarjouspalvelu.fi –toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi. Hankintamenettelyksi ilmoitettiin avoin menettely.

Tarjouspyynnössä varattiin mahdollisuus esittää hankintaan liittyviä tarkentavia kysymyksiä. Hankintaan ei esitetty kysymyksiä eikä tarjouspyyntöön tehty muutoksia.

Annettuun määräaikaan, 29.4.2019 klo 11.00, mennessä tarjouksen toimittivat:

•Eurokangas Oy

•Ruutu Kaihdin Oy

•Tmi Pasi Sillantaka

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 3) tarjousten vertailu ja tarjousten valinta.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Kaikki tarjoajat vakuuttavat täyttävänsä tarjoajalle asetetut kelpoisuusehdot.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 3 §:n mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu tarjoajien tasapuolisen kohtelun vaatimuksen sekä yleisten sopimusoikeudellisten periaatteiden edellyttävän tarjousten olevan tarjouspyynnön mukaisia. Hankintayksikön tulee siten hylätä sellaiset tarjoukset, jotka eivät vastaa tarjouspyynnön vaatimuksia. Tarjouksen hylkäämistä tulee arvioida nimenomaan tarjoajien tasapuolisen kohtelun näkökulmasta.

Eurokangas Oy oli liittänyt tarjoukseensa liitteen ”Selvitys”, jossa oli asetettu tarjoukselle tarjouspyynnöstä poikkeavia toimitus- ja takuuehtoja. Tarjouspyynnön sivulla 14 todettiin seuraavasti: ”Tarjous ei saa olla ehdollinen”.

Koska Eurokangas Oy oli asettanut tarjoukselleen tarjouspyynnön vastaisia ehtoja, on tarjous tämän seurauksena muodostunut ehdolliseksi ja tarjous tulee hylätä.

Tmi Pasi Sillantaka ja Ruutukaihdin Oy:n tarjouksien todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset ja ne otettiin mukaan tarjousten vertailuun.

Tarjousten vertailuun tulee ottaa vain tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia.

Tarjousten vertailu ja tarjousten valinta

Vertailuperusteiksi tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin.

Arviointiperusteena oli sälekaihtimien kokonaishinta, rullaverhojen kokonaishinta, rullapimennysverhojen kokonaishinta ja korjaustöiden tuntihinta.

Pisteet muodostuivat seuraavasti:

1.Sälekaihtimien kokonaishinta, 40 pistettä.

Vertailussa halvin kokonaishinta sai 40 pistettä, muiden tarjoajien pisteet muodostuivat suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 40).

2.Rullaverhojen kokonaishinta, 20 pistettä.

Vertailussa halvin kokonaishinta sai 20 pistettä, muiden tarjoajien pisteet muodostuivat suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 20).

3.Rullapimennysverhojen kokonaishinta, 30 pistettä.

Vertailussa halvin kokonaishinta sai 30 pistettä, muiden tarjoajien pisteet muodostuivat suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 30).

4.Korjaustöiden tuntihinta, 10 pistettä.

Vertailussa halvin kokonaishinta sai 10 pistettä, muiden tarjoajien pisteet muodostuivat suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 10).

Hankinnalle asetetut laatuvaatimukset oli esitetty tarjouspyynnössä, eikä niitä pisteytetty.

Ehdotus        Ehdotan, että

•Eurokangas Oy:n tarjous hylättäisiin tarjouspyynnön vastaisena edellä mainituin perustein

•sälekaihtimien, rulla- ja rullapimennysverhojen toimittajaksi valittaisiin ajalle 1.6.2019 – 31.5.2022 Tmi Pasi Sillantaka tarjoamillaan yksikköhinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•mahdollisesta option käytöstä ajalle 1.6.2022 – 31.5.2023 päätettäisiin erikseen

Hankinta- ja logistiikkajohtajan varahenkilö, vt. hankintapäällikkö Sari Holmberg:

Päätös          Päätän, että

•Eurokangas Oy:n tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena edellä mainituin perustein

•sälekaihtimien, rulla- ja rullapimennysverhojen toimittajaksi valitaan ajalle 1.6.2019 – 31.5.2022 Tmi Pasi Sillantaka tarjoamillaan yksikköhinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•mahdollisesta option käytöstä ajalle 1.6.2022 – 31.5.2023 päätetään erikseen

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen tiedoksi.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Sari Holmberg

vt. hankintapäällikkö

hankinta- ja logistiikkajohtajan varahenkilö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044 907 5894