Konsernihallinto asianhallintapäällikkö Sari Suomela ja strategisen hankinnan osuus hankinta-asiantuntija Emilia Aho 18.4.2019:

Turun kaupungin strateginen hankinta on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Turun kaupungin konsernihallinnon toimeksiannosta dokumenttipohjien ja niiden metatietojen hallintaratkaisun hankkimiseen siten, että projekti päättyy 15.10.2019, jolloin myös pääkäyttäjät tulee olla koulutettu. Palveluntuotannon sopimuskausi on ajalla 15.10.2019 - 14.10.2021, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana.

Hankintailmoitus kansallisen kynnysarvon ylittävänä hankintana julkaistiin 10.1.2019 HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö liitteineen julkaistiin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku. Hankinnasta esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistiin 28.1.2019 samalla sivustolla. Samassa yhteydessä hankinnasta julkaistiin korjausilmoitus.

Annettuun määräaikaan 18.2.2019 mennessä saapui yksi (1) tarjous: Document House Oy.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 3) tarjousten vertailu ja valinta.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajille asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 56 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa tarjoajien rahoituksellista ja taloudellista tilannetta, teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä sekä laatua koskevia vaatimuksia sekä vaatia tarjoajia esittämään niihin liittyviä selvityksiä. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Document House Oy vakuuttaa täyttävänsä tarjoajille asetetut kelpoisuusehdot.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavalta palvelulta tarjouspyynnössä edellytettiin.

Asianhallintapäällikkö Sari Suomela, sovellusneuvoja Nanna Dragneva, dokumenttienhallinnan pääkäyttäjä Marjukka Vepsä, pääkäyttäjä Anne Paasivirta, it-suunnittelija Kari Jäntti, it-suunnittelija Sauli Haapasalo suorittivat tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinnin.

Tarjous täyttää tarjouspyynnön vaatimukset ja on tarjouspyynnön mukainen.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.

Koska saatiin vain yksi tarjous, ei vertailua suoritettu.

Ehdotus        Edellä esitetyn perusteella ehdotamme, että:

          Document House Oy:ltä hankitaan dokumenttipohjien ja niiden metatietojen hallintaratkaisu tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

It-palvelujohtaja Joni Ilmanen:

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein että:

          Document House Oy:ltä hankitaan dokumenttipohjien ja niiden metatietojen hallintaratkaisu tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Joni Ilmanen

it-palvelujohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija Emilia Aho, puh.0400 944 064.