Konsernihallinto, strateginen hankinta, vt. hankintapäällikkö Sari Holmberg, hankinta- ja logistiikkajohtajan varahenkilö 16.10.2018:

Asian tausta

Turun kaupungin strateginen hankinta on pyytänyt osallistumishakemuksia rajoitettuun menettelyyn koskien Turun kaupungin ja Turun ammattikorkeakoulu Oy:n mainostoimistopalvelujen hankintaa ajalle 1.11.2018(tavoite) - 31.10.2020 + optiot 1 + 1 vuosi. Tarjouskilpailussa oli viisi eri osakokonaisuutta, joista jokaiseen oli tarkoitus valita viisi (5) kelpoisuusehdot täyttävää palveluntuottajaa saamaan varsinaisen tarjouspyynnön.

Hankinta- ja logistiikkajohtaja päätöksellään 28.9.2018 § 60 päätti muun ohella, että kelpoisuusehdot täyttävistä ehdokkaista valitaan osakokonaisuuden 1 osalta Kari Media Group Oy, Zeeland Family Oyj, Mainostoimisto Satumaa Oy, Mainostoimisto SST Oy ja Briiffi Oy saamaan varsinaisen tarjouspyynnön.

Kaupunginhallitus päätti kokouksessaan 2.10.2018 § 368, että hankinta- ja logistiikkajohtajan päätös 28.9.2018 § 60 otetaan kaupunginhallituksen käsiteltäväksi.

Hankintamenettelyn keskeyttäminen

Osallistumishakemusten arvioimisen jälkeen on tullut ilmi, että osallistumispyynnössä olleet kelpoisuusvaatimukset eivät ole soveltuneet hankinnan kohteen kuvaukseen osakokonaisuuden 1 osalta, jossa edellytettiin, että jokaisella työryhmän jäsenellä tulee olla kokemusta ja näyttöjä julkiselle sektorille tai suurille konserniyhtiöille toteutetuista palveluista viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta. Edellä mainittu vaatimus koski kaikkia osakokonaisuuteen 1 asetettuja referenssivaatimuksia. Koska julkisella sektorilla on paljon myös pieniä ja keskisuuria toimijoita, ei voida katsoa, että suurille yksityisille konserniyhtiöille ja kaikensuuruisille julkisen sektorin toimijoille toteutetut referenssit olisivat kaikilta osiltaan keskenään verrannolliset. Julkisen sektorin kaikensuuruisten referenssien arvottamista ylitse suurten yksityisten konserniyhtiöiden ei ole voitu pitää tarkoituksenmukaisena ja tasapuolisena hankinnan kohteeseen nähden. Osallistumispyynnössä ei ole eritelty julkisen sektorin referenssien suuruusluokkaa, mikä on johtanut julkisella puolella toimivien mainostoimistojen perusteettomaan suosimiseen. Asetetut referenssivaatimukset ovat myös todennäköisesti johtaneet siihen, että osa yksityisellä sektorilla toimivista mainostoimistoista on jättänyt osallistumatta hankintaan.

Hankintalain 125 §:ssä säädetään hankintamenettelyn keskeyttämisestä. Pykälän 1 momentin mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Koska hankintayksikön asettamat referenssivaatimukset eivät ole olleet syrjimättömiä tai muutoinkaan hankintalain periaatteiden mukaisia, on hankintayksiköllä todellinen ja perusteltu syy hankinnan keskeyttämiselle.

Hankintayksikkö esittää mainostoimistopalveluiden hankinnan keskeyttämistä hankintaa tekemättä osakokonaisuuden 1 osalta, sillä edellytys siitä, että jokaisella työryhmän jäsenellä tulisi olla kokemusta ja näyttöjä julkiselle sektorille tai suurille konserniyhtiöille toteutetuista palveluista viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta, on perusteettomasti asettanut tarjoajat keskenään eriarvoiseen asemaan.

Tarjouskilpailun osakokonaisuuksien 2-5 osalta osallistumispyynnössä ei ollut asetettu vastaavaa määritystä, joten näiden osalta voidaan jatkaa rajoitettua menettelyä.

Hankintayksikkö on lisäksi arvioinut, että hankinnan keskeyttämisen jälkeen uusi kilpailutus toteutetaan avoimella menettelyllä. Alun perin hankintayksikkö käytti hankinnassa rajoitettua menettelyä tarjouskilpailun hallittavuuden vuoksi, sillä tarjouskilpailu arvioitiin erittäin työllistäväksi sekä hankintayksikön että tarjoajan näkökulmasta, jolloin tarjoajien määrän rajoittaminen on ollut perusteltua. Koska hankintamenettelyn keskeyttäminen koskee kuitenkin vain osakokonaisuutta 1, voidaan arvioida, että uusi tarjouskilpailu on mahdollista toteuttaa avoimella menettelyllä.

Johtopäätökset:

Kaupunginhallitus hankintaoikaisuna:

• poistanee hankinta- ja logistiikkajohtaja 28.9.2018 tekemän hankintapäätöksen § 60 siltä osin kuin ehdokkaista valittiin osakokonaisuuden 1 osalta Kari Media Group Oy, Zeeland Family Oyj, Mainostoimisto Satumaa Oy, Mainostoimisto SST Oy ja Briiffi Oy saamaan varsinaisen tarjouspyynnön
• poistanee hankinta- ja logistiikkajohtajan 28.9.2018 tekemän hankintapäätöksen § 60 siltä osin kuin Hasan Partners Oy suljettiin pois tarjouskilpailusta osakokonaisuuden 1 osalta
• päättänee, että hankintamenettely keskeytetään osakokonaisuuden 1 osalta hankintalain 125 §:n nojalla edellä esitetyin perustein.

Lisäksi kaupunginhallitus päättänee muilta osin pysyttää hankinta- ja logistiikkajohtajan päätöksen 28.9.2018 § 60.

Kaupunginjohtaja Minna Arve:

EhdotusKaupunginhallitus päättää hankintaoikaisuna:

• poistaa hankinta- ja logistiikkajohtajan 28.9.2018 tekemän hankintapäätöksen § 60 siltä osin kuin ehdokkaista valittiin osakokonaisuuden 1 osalta Kari Media Group Oy, Zeeland Family Oyj, Mainostoimisto Satumaa Oy, Mainostoimisto SST Oy ja Briiffi Oy saamaan varsinaisen tarjouspyynnön;
• poistaa hankinta- ja logistiikkajohtajan 28.9.2018 tekemän hankintapäätöksen § 60 siltä osin kuin Hasan Partners Oy suljettiin pois tarjouskilpailusta osakokonaisuuden 1 osalta
• päättää, että hankintamenettely keskeytetään osakokonaisuuden 1 osalta hankintalain 125 §:n nojalla edellä esitetyin perustein.

Lisäksi kaupunginhallitus päättää muilta osin pysyttää hankinta- ja logistiikkajohtajan päätöksen 28.9.2018 § 60.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.