Kaupunginjohtaja Minna Arve 27.9.2018:

Taustaa

Kaupunginvaltuusto päätti 23.1.2012 § 15 hallinnonjärjestämispäätöksessä päälinjaukset joiden mukaan organisaatiota uudistettiin vuoden 2013 alussa. Samalla sovittiin, että seuraavan kerran hallinnonjärjestämistä arvioidaan nykyistä valtuustokautta seuraavan valtuuskauden puolivälissä.

Edellisen hallinnonjärjestämispäätöksen yhteydessä valtuustoryhmät sopivat, että sen tuloksia tarkastellaan tämän valtuustokauden aikana. Vuoden 2015 keväällä kaupunginvaltuusto kiirehti asiaa. Tämän johdosta kaupunginhallituksen puheenjohtaja asetti valmistelevan työryhmän, joka koostui kaupunginvaltuuston ja -hallituksen puheenjohtajista. Kaupungin johto ei osallistunut mietinnön valmisteluun. Työryhmä luovutti mietintönsä kaupunginhallitukselle 1.2.2016 § 41. Kaupunginhallitus merkitsi tiedoksi raportin johtopäätökset ja päätti lähettää toimenpide-ehdotukset valmisteltavaksi.

Laaditun arvion lisäksi työryhmä ehdotti eräitä muutoksista, joita johtamisjärjestelmään tulisi toteuttaa välittömästi. Kaupunginhallitus päätti merkitä ne tiedokseen ja lähettää linjaukset valmisteltavaksi.

Työryhmän mietinnössä oli todettu johtamismallin arvioimisesta seuraavaa: ”Kaupungin toimintamallin jatkotarkastelu ja päätös johtamisjärjestelmästä tehdään ensi valtuustokauden puoliväliin mennessä.”

Jotta arviointityö valmistuisi valtuustokauden puoliväliin mennessä, on tarpeen nimetä poliittinen ohjausryhmä, joka ryhtyy työstämään arvioraporttia eri johtamisen teemojen ja osa-alueiden kautta.

Johtamisjärjestelmän arvioinnin pääasiallinen sisältö

Ohjausryhmän työskentely on tarkoituksenmukaista jakaa erillisiin kokonaisuuksiin, joiden johtopäätökset ja ratkaisut toki vaikuttavat ja ovat riippuvaisia toisistaan. Ohjausryhmän työn alustukseksi laaditaan raportti, jossa on vertailtu eri kaupunkien malleja ja esitellään mahdollisia vaihtoehtoratkaisuja. Lisäksi ohjausryhmän työskentelyn tueksi on tarkoitus hankkia ulkopuolisia asiantuntijoita, jotka voivat esitellä johtamiseen liittyviä toimintaympäristönmuutoksia. Alla lyhyt kuvas siitä, mitä johtamisjärjestelmän eri osa-alueilla tarkoitetaan.

Johtamisjärjestelmän arviointityö voidaan jakaa seuraaviin kokonaisuuksiin:

1. Johtamismalli

2. Luottamushenkilöorganisaation rakenne

3. Strategisen johtamisen päälinjaukset

4. Viranhaltijaorganisaation muodostamisen päälinjaukset

5. Kaupunkeihin kohdistuvien ilmiöiden vaikutus johtamismalliin

1. Johtamismalliosio sisältää pääkysymyksenä ratkaisun siitä, valitaanko kaupunginjohtaja- vai pormestarimalli sekä mahdollisten apulaispormestarien roolin ja aseman johtamisjärjestelmässä.

2. Luottamushenkilöorganisaatiota koskevassa osiossa tulee ratkaista olennaisimpana kysymyksenä koko toimielinrakenne eli kaupunginhallituksen jaostot, lautakunnat ja niiden jaostot sekä muut toimielimet ja toimikunnat. Lisäksi linjattavia asioita ovat:

•valtuuston ja muiden toimielinten jäsenmäärät

•toimikaudet

•valtuutettujen osuus toimielimissä

•mahdolliset päätoimiset luottamushenkilöt

•palkkiot.

3. Strategisen johtamisen päälinjauksissa otettaisiin kantaa strategian rakenteeseen ja ohjausmalliin. Ratkaistavana on lisäksi, jatketaanko nykyistä kaksitasoista sopimusohjausmallia ja kärkihankkeilla ohjaamista. Ohjausryhmä voi lisäksi linjata, mitä muita mahdollisia strategisia ohjausasiakirjoja tullaan laatimaan.

4. Viranhaltijaorganisaation muodostamisen päälinjauksia ovat mm. tuleva toimialarakenne, konsernihallinnon rakenne ja toimintamalli sekä konserniohjauksen järjestäminen. Ohjausryhmä tekisi suositukset siihen organisaatiotasoon, jotka viedään organisaation osalta kaupunginvaltuuston hyväksyttäväksi hallintosäännössä.

5. Viimeisessä osiossa ohjausryhmä voi linjata, onko kaupunkeihin kohdistuvilla ilmiöillä vaikutus johtamismalliin. Esimerkkeinä kaupunkiin vaikuttavista trendeistä voidaan mainita ilmastonmuutos, digitalisaatio, demokratian ja osallisuuden muutos. Ohjausryhmä arvioi, miten edellä mainitun kaltaiset ilmiöt voivat näkyä johtamisjärjestelmässä.

Ohjausryhmän kokoonpano ja asian käsittely

Hallintosäännön 33 § mukaan kaupunginhallituksen tehtävänä on linjata kaupungin johtamisjärjestelmään kuuluvia kysymyksiä siltä osin, kun niistä ei ole määrätty kaupunginvaltuuston hyväksymissä säännöissä. Vaikka kaupunginhallitus ohjaa muutosta, edellä mainitut osa-alueet sisältävät sellaisia asioita, jotka tulee ratkaista hallintosäännössä, minkä vuoksi loppuraportin linjaukset on tarkoituksenmukaista vahvistaa valtuustossa. Näin toimittiin myös 2013 voimaan tulleen toimintamalliuudistuksen valmistelun yhteydessä; valtuusto vahvisti vuoden 2012 tammikuussa poliittisen ohjausryhmän raportin linjaukset, jonka jälkeen muutoksen valmistelu käynnistettiin linjausten mukaisesti.

Hallintosäännön 36 §:n mukaan kaupunginhallituksen puheenjohtaja johtaa kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen asettamien strategisten tavoitteiden toteuttamisen edellyttämää poliittista prosessia. Tämän vuoksi kaupunginhallitukselle esitetään, että kaupunginhallituksen puheenjohtaja toimii ohjausryhmän puheenjohtajana.

Kaupunginhallitukselle esitetään, että päätöksenteko- ja johtamisjärjestelmän tarkastelu käynnistetään ja että

•hankkeen ohjausryhmäksi nimetään puheenjohtajatoimikunta täydennettynä kaupunginhallituksen varapuheenjohtajilla. Varsinaisen jäsenen ollessa estynyt valtuustoryhmä voi nimetä estyneen tilalle varahenkilön.

•ohjausryhmä laatii 31.3.2019 mennessä kaupunginhallitukselle ja -valtuustolle ehdotuksen päätöksenteko- ja johtamismallista,

•ohjausryhmän puheenjohtajana toimii voimassa olevan käytännön mukaisesti kaupunginhallituksen puheenjohtaja sekä

•kaupunginjohtaja esittelee asiat ohjausryhmälle ja nimeää ohjausryhmälle valmistelevan sihteeristön.