Strateginen hankinta, hankinta- ja logistiikkajohtaja Fredrik Lindström 13.8.2018:

Hankintastrategian sijoittuminen suhteessa kaupunginstrategiaan

Kaupunginvaltuusto hyväksyi 25.3.2013 uuden strategiahierarkian. Sen mukaisesti Turun kaupungin strategiakokonaisuus muodostuu kaupunkistrategiasta sekä strategisista ohjelmista: Hyvinvointi ja aktiivisuus -ohjelmasta sekä Kilpailukyky ja kestävä kasvu -ohjelmasta. Strategia kytkeytyy tiiviisti talousarvion laadintaan. Keskeiset strategiset tavoitteet sisällytetään talousarviokirjaan ja niitä toteutetaan talousarvion puitteissa.

Strategiaa täydennetään tarpeen mukaan muilla strategialuonteisilla asiakirjoilla. Niiden laatiminen perustuu lakiin tai on muutoin perusteltua tiettyjen toimintojen pitkäjänteisen ja suunnitelmallisen kehittämisen sekä resurssien käytön ohjaamisen näkökulmasta. Yhdessä strategisten ohjelmien kanssa ne muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden, joka kattaa kaupunginvaltuuston näkökulmasta keskeiset strategiset sisällöt ja ohjauselementit. Hankintastrategia on yksi kaupunkitasoisista ohjausasiakirjoista.

Kaupunginvaltuusto ohjaa kaupunkikonsernia asettamalla strategisia päämääriä ja tekemällä voimavarojen käyttöä koskevia valintoja. Varmistamalla, että valintojen taustalla ovat selkeästi kuvatut ja mitattavissa olevat hyödyt, valtuusto kykenee arvioimaan tehtyjen toimenpiteiden vaikuttavuutta ja tarvittaessa korjaamaan päämääriä ja linjauksia. Strategian omistajuus yhdistettynä kaupungin toimintamallia ja johtamisjärjestelmää koskevien periaatteiden omistajuuteen antaa kaupunginvaltuustolle vahvan perustan kaupunkikonsernin johtamiselle.

Strategia on kauaskantoinen suunnitelma, jonka avulla ohjataan kaupungin toimintaa. Johtamisen näkökulmasta pelkkä suunnittelu ei kuitenkaan vielä riitä, vaan tarvitaan systemaattista ja määrämuotoista sovittujen toimenpiteiden toteutusta sekä saavutettujen hyötyjen arviointia. Jatkuva parantaminen etenee vuosittain toistuvana prosessina, joissa toimenpiteiden toteutus, hyötyjen arviointi sekä päämäärien, keinojen ja toimenpiteiden tarkentaminen seuraavat toisiaan. Jatkuvan parantamisen periaatteen noudattaminen varmistaa organisaation oppimisen ja parantuneen kyvyn reagoida toimintaympäristön muutoksiin.

Kaupungin ohjausmallin selkiyttämisen eräänä tavoitteena on vähentää erillisten strategialuonteisten ohjelmien ja suunnitelmien määrää. Pääperiaatteena on, että kaupungilla on yksi strategisen ohjauksen kokonaisuus, johon kytketään niin lakisääteiset kuin muutkin keskeiset ohjausasiakirjat. Näillä asiakirjoilla on tyypillisesti oma elinkaarensa ja sen mukaiset käsittelyaikataulunsa.

Hankintastrategian tulee, yhtenä kaupunkitasoisena ohjausasiakirjana, tukea kaupunkistrategiaa sekä strategisia ohjelmia. Hankintastrategiaa voidaan toimintasuunnitelman mukaisesti laajentaa kohdennetuilla ohjausasiakirjoilla. Kohdennettujen ohjausasiakirjojen sisältö voi koskea esim. kestävän kehityksen hankinnoissa käytettäviä kriteereitä. Kohdennetuilla ohjausasiakirjoilla linjataan kaupungin vähimmäisvaatimukset hankinnoissa. Esitysvastuu linjausvaihtoehdoista on kaupunginjohtajalla, jolle Strateginen hankinta valmistelee ehdotuksia linjauksien vaihtoehdoista. Kaupunginjohtaja esittelee ehdotukset kaupunginhallitukselle.

Hankintastrategian pääpainopistealueet ovat:

-       Seutuyhteistyö

-       Elinvoimapolitiikan tukeminen

-       Konserniyhteisön yhteistyö

-       Hankintaosaamisen kehittäminen

-       Innovatiivisten hankinnat

Hankintastrategian keskeisin konserniyhteisön sisäinen tavoite on hankintaosaamisen kehittäminen niin, että hankintojen kilpailuttamisella voidaan edistää toimintojen kustannustehokasta kehittämistä. Ulkoisesti hankintastrategian keskeisimpänä tavoitteena on vuorovaikutuksen lisääminen markkinoiden kanssa päämääränä hankintojen tiekartan avulla tavoitella innovatiivisia hankintoja. 

Kaupungin hankintaosaamista arvioitiin vuonna 2105 osana innovatiivisten hankintojen kehittämistä. Turku arvioi omaa osaamistasoaan selvästi alempana kuin mikä tulisi olla tavoite. Kaupunkikokonaisuuden hankintaosaamisen nykytilan arvoksi annettiin arvosana 41 kun tavoitteeksi annettiin arvosana 81. Vastaavasti itsearvioinnin arvosanat hankintojen vaikuttavuudesta olivat 56 ja 92. Hankintojen merkittävä osuus kaupunkikonsernin talousarviosta on korkean tavoitetason taustalla. Tämän itsearvioinnin perusteella voidaan näin ollen todeta, että hankintojen vaikuttavuuden tavoitetilan saavuttamiseksi tulee hankintaosaamista kehittää.

Hankintatoimen maturiteetilla (purchasing maturity) tarkoitetaan sitä, kuinka ammattimaisella tasolla toiminta on. Toisin sanoen maturiteetin kasvaessa organisaation hankinta muuttuu operationaalisesta toimistotyöstä kohti strategisempaa funktiota. Tällä maturiteetin kasvulla on useissa tutkimuksissa todettu olevan vahva yhteys laajemmin koko organisaation suorituskykyyn ja siten toiminnan tuloksellisuuteen.

Hankintojen strategiset toimintaperiaatteet ovat:

-       Osallisuus ja oppiminen

-       Kustannusvaikuttavat hankinnat

-       Kestävä kehitys

-       Terve kilpailu

Nämä periaatteet toteutetaan seuraavilla toimenpiteillä:

-       Osallisuus ja oppiminen

• Osallistava toimintamalli
• Hankintamatriisityöskentely
• Jatkuva kehittäminen
• Yhtenäiset työvälineet

-       Kustannusvaikuttavat hankinnat

• Yhtenäiset digitalisoidut toimintamallit
• Tiedolla johtaminen
• Sopimushallinta
• Innovatiiviset hankinnat

-       Kestävä kehitys

• Ympäristökriteerit
• Eettiset periaatteet
• Resurssiviisaus
• Elinkaarikustannusmalli

-       Terve kilpailu

• Hankintojen tiekartta
• Ennakoiva ja aktiivisten markkinavuoropuheluiden toimintamalli
• Mahdollistaja ja aktivaattori
• Harmaan talouden ennaltaehkäisy.

Ehdotan, että liitteenä oleva hankintastrategia hyväksytään Turun kaupungin hankintastrategiaksi ohjaamaan kaupunkitasoisesti hankintojen kehittämistä. Samalla esitän, että hankintastrategian päivityssykli olisi neljä vuotta. Hankintastrategian seuraava päivitys tapahtuisi tällöin vuoden 2021 aikana.

Liite 1Hankintastrategia

Kaupunginjohtaja Minna Arve:

EhdotusKaupunginhallitus päättää,

että liitteenä 1 oleva hankintastrategia hyväksytään ja

että hankintastrategia päivitetään neljän vuoden välein/valtuustokausittain.

PäätösKaupunginhallitus päätti Miikkolan Vornasen kannattamana tekemästä ehdotuksesta yksimielisesti palauttaa asian uudelleen valmisteltavaksi.

Asian esitteli apulaiskaupunginjohtaja Jarkko Virtanen.