Johtaja Tuomas Heikkinen ja kaupunginsihteeri Outi Kari-Granfors 28.8.2018:

Taustaa

Kaupunginhallitus hyväksyi 4.4.2016 § 143 kaupungin avustustoiminnan hallintamallin ja kaupunkitasoiset avustusten yleisohjeet. Hallintamalliin kirjattujen uusien toimintatapojen edistämiseksi käynnistettiin hallintoryhmän johtajan päätöksellä 1.6.2016 § 23 projekti, jonka keskeisiä ja toteutuneita tavoitteita ovat olleet kaupunkitasoinen avustusrekisteri sekä sähköinen, koko kaupungissa yhdenmukainen haku- ja maksuprosessi. Projektin tavoitteiden mukaisesti avustusten saajien ohjeistusta ja neuvontaa on lisätty ja avustusasiantuntijoiden työn yhdenmukaisuutta on edistetty matriisimaisella työtavalla.

Avustusrekisteri ja sähköinen haku- ja maksuprosessi

Avustushakemukset jätetään toimialasta riippumatta samaan sähköiseen järjestelmään (AURTUA), jonka tiedoista muodostuu kaupunkitasoinen avustusrekisteri.

Yhteisömuotoisten hakijoiden perustiedot kuten Y-tunnus tai rekisterinumero tuodaan valtakunnallisista järjestelmistä, mikä varmistaa tietojen oikeellisuuden. Työryhmien ja yksityishenkilöiden hakemuksissa järjestelmään kirjataan perustietona vastuuhenkilön henkilötunnus. 

Järjestelmään kerätään perustietojen ja hakijan esittämien hakemustietojen ohella avustusten myöntämiseen ja myönnettävään määrään vaikuttavia tietoja.

Kaupungin strategisten painopisteiden huomioon ottaminen on sisällytetty järjestelmässä hakijalle esitettäviin taustakysymyksiin, joilla kartoitetaan toiminnan kohderyhmää ja toiminta-aluetta kaupungissa sekä yhteistyötä muiden toimijoiden kanssa. Vastaukset yhdenvertaisuutta ja tasa-arvoa sekä yhteisöllisyyden edistämistä samoin kuin kiusaamisen ja yksinäisyyden ehkäisemistä koskeviin kysymyksiin antavat puolestaan hyödyllistä tietoa kaupungin strategisten teemojen toteutumisesta avustettavassa toiminnassa. Lisäksi taustakysymyksissä on otettu huomioon mahdollinen digitalisuuden edistäminen ja innovatiivisuus.

Avustushakemukset ohjautuvat eri toimielinten päätöksentekoon järjestelmässä esitettävien toiminnan luonnetta kuvaavien kysymysten kautta. Hakemukset valmistellaan toimielinten päätöksentekoon JoutseNet asianhallintajärjestelmään. Päätöksen tultua lainvoimaiseksi myönnetyt avustukset siirretään AURTUA – järjestelmän kautta SAP/SIPS maksatukseen. Tietojen raportointi toteutetaan PowerBI:llä.

Avustusrekisterin kattavuus ja kaupunkitasoisten tietojen oikeellisuus edellyttää mahdollisimman yhtenäisiä toimintatapoja toimialojen ja toimielinten avustusperiaatteissa, hakumenettelyssä sekä haku- ja päätöksentekoaikatauluissa.

Yhteisen toimintatavan edistämiseksi käynnistetty avustusasiantuntijoiden matriisimainen työtapa tulee vakiinnuttaa osaksi perustoimintaa.

Vuoden 2019 strateginen linjaus ja painopiste

Vuoden 2019 kaupungin avustustoiminnan strategiseksi linjaukseksi esitetään asukkaiden hyvinvoinnin edistämistä ja painopisteeksi syrjäytymisen ehkäisemistä. Näitä toteutetaan lisäämällä yhteistyötä kaupungin ja avustettavaa toimintaa järjestävien tahojen kesken hyödyntämällä aluetyön Turun mallia.

Avustuslajit ja hakuajat

Kaupunginhallituksen vahvistaman avustusten yleisohjeen mukaisesti kaupunki myöntää avustuksia yhdistysten ja muiden yhteisöjen säännölliseen toimintaan sekä kohdennettuja erityisavustuksia tiettyyn tapahtumaan, toimintoon taikka pienimuotoiseen investointiin kuten kunnossapitoon ja peruskorjaukseen. Vakiintuneiden toimijoiden kanssa voidaan yhteistyön vahvistamiseksi ja toiminnan pitkäjänteisen kehittämisen tueksi tehdä yhteistyösopimus. Aiemmin erillisinä myönnetyt avustukset ja huojennukset vuokrakustannuksiin esitetään sisällytettäviksi toiminta-avustuksiin lukuun ottamatta arvonlisäveron palautukseen oikeuttavia kohteita.

Kaupunkitasoisen avustusrekisterin mahdollistavan järjestelmän hyödyntäminen edellyttää kattavaa tietojen keräämistä ja menettelytapojen kuten avustuspäätösten ajankohdan mahdollisimman laajaa yhtenäisyyttä eri toimielimissä. Erityisesti kerran vuodessa myönnettävien toiminta-avustusten hakuaika olisi tarkoituksenmukaista ajoittaa syyskaudelle (lokakuu) siten, että päätöksenteko on mahdollista heti talousarvion tultua vahvistetuksi. Samalla tulisi pyrkiä kohdennettujen erityisavustusten myöntämiseen mahdollisimman laajalti ympärivuotisesti.

Asiakaspalvelu

Asiakkaiden yleistä ohjausta ja neuvontapalvelua on saatavissa maksutta kaupungin yhteispalvelu Monitorissa ja kaupungin verkkosivuilla on julkaistu kaupunkitasoinen pääsivusto sekä sen yhteyteen kytketyt toimielinkohtaiset tarkennetut ohjesivut.

Kaupunginhallituksen avustustoimikunta on osaltaan käsitellyt asiaa 18.6.2018 § 23 ja 13.8.2018 §.26.

Toimielimet vahvistavat omat avustusperiaatteensa edellä ja liitteessä kuvatuin reunaehdoin.

Liite 1Avustustoiminnan periaatteet

Oheismateriaali 1Avustustoiminnan hallintamalli (4.4.2016)

Kaupunginjohtaja Minna Arve:

EhdotusKaupunginhallitus päättää hyväksyä edellä ja liitteessä 1 kuvatut avustusten periaatteet noudatettaviksi kaupungin avustustoiminnassa ja että järjestelmän ja toiminnan kehittämistä jatketaan normaalina kehittämistyönä.

Lisäksi kaupunginhallitus päättää nimetä avustusprosessin omistajaksi hallintoryhmän johtaja Tuomas Heikkisen.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.