Kaupunkiympäristötoimiala, Luvat ja valvonta/ valvontajohtaja Leena Salmelainen 23.8.2018:

KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy:n tilintarkastaja, JHT, KHT Jorma Nurkkala on 24.4.2018 antanut Turun kaupunginhallitukselle osoitetun tilintarkastuspöytäkirjan. Turun kaupungin tarkastuslautakunta on samana päivänä merkinnyt tilintarkastuspöytäkirjan tiedokseen. Pöytäkirjassa huomautetaan, että pysäköintitulojen rahastuksen sisäisessä valvonnassa on ollut puute ja että kaupunginhallituksen tulee ryhtyä toimenpiteisiin pysäköintimaksujen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan saattamiseksi asianmukaiselle tasolle. Lisäksi pöytäkirjan mukaan kaupunginhallituksen tulee myöskin varmistaa, että riittävät pysäköintitulojen rahastukseen liittyvät sisäisen valvonnan parannukset on todellisuudessa otettu käyttöön.

Pysäköintitulojen rahastuksesta ja tulojen tilityksestä on tehty sisäinen tarkastus talvella 2017-2018. Tarkastuksessa todettiin keskeisinä havaintoina seuraavat seikat: pysäköintitulot oli toimitettu rahanlaskentaan ilman tulokuitteja. Lippuautomaattien pysäköintitulot kirjattiin kirjanpitoon tiliotteiden viitesiirtojen perusteella, eikä viitesiirtojen summia pysäköintitulojen kertymästä varmennettu lippuautomaattien lähdetiedon eli tulokuittien avulla. Kirjanpitoon kirjattuja pysäköintimaksutuloja ei täsmäytetty lippuautomaattien tulokuitteihin viraston eikä liikelaitoksien taloushallinnossa. Kaupungin tilintarkastajat eivät myöskään varmentaneet lippuautomaattien pysäköintitulojen kirjausketjun aukottomuutta eivätkä tilikauden pysäköintitulojen suuruusluokan oikeellisuutta tilikauden aikaisen tai tilinpäätöksen tarkastuksen yhteydessä.

Selvitys vuoden 2018 aikana kaupunkiympäristötoimialalla tehdyistä toimenpiteistä

Pysäköintimittarien tyhjennys sekä rahojen kuljetus ja tilittäminen

Pysäköintimittarien tyhjennys ja rahankuljetus on annettu ulkopuolisen toimijan (Loomis Oy) tehtäväksi 15.1.2018 alkaen. Loomis Oy:n alun perin määräaikaista, 31.5.2018 saakka voimassa ollutta sopimusta rahankuljetuksesta ja -laskennasta on jatkettu kilpailutuksen jälkeen toistaiseksi voimassaolevalla sopimuksella. Loomis Oy hoitaa kyseisen sopimuksen perusteella ja oman reittisuunnitelmansa pohjalta pysäköintimittarien tyhjennyksen, rahan kuljetuksen ja rahan laskennan ja tilittää mittareista tyhjennetyt rahat kaupungille.

Pysäköintimittarien rahatilityksen seurantaa on tarkennettu vuoden 2018 alusta alkaen, jotta kaupungille tilitettyä rahavirtaa pystytään paremmin seuraamaan. Loomis Oy toimittaa viikoittain pysäköintimittareista saadut mittarikohtaiset rahastuskuitit (tulokuitit) pysäköinninvalvontaan, jossa mittarinkorjaajat kirjaavat kuittien osoittamat rahasummat kaupungin Mittari-järjestelmään. Kuittien lisäksi Loomis Oy toimittaa sähköpostitse pysäköinninvalvontaan mittarikohtaisen tiedon pysäköintimittareista tyhjennetystä rahasummasta. Pysäköinninvalvonnan toimistosihteeri vertaa Loomiksen raportin tietoa Mittari-järjestelmään kirjattuihin rahastuskuittien tietoihin. Mikäli raportin tieto poikkeaa järjestelmään kirjatusta tiedosta, eikä kyseessä rahastuskuitin perusteella ole kirjoitusvirhe, toimistosihteeri on yhteydessä valvontajohtajaan, joka selvittää asian Loomis Oy:n kanssa. Toimistosihteeri on ohjeistettu ilmoittamaan valvontajohtajalle merkittävistä poikkeamista (yli 10 euroa) tietojen välillä. Merkittäviä poikkeamia ei ole havaittu. Pysäköinninvalvonnassa siis eri henkilöt kirjaavat kuittien tiedot ja vertaavat kirjattujen tietojen täsmällisyyttä. Prosessin tarkoitus on verrata Loomis Oy:n antaman raportin ja Mittari-järjestelmään kirjatun tiedon yhteneväisyyttä. Tiedolla on merkitystä, mikäli Loomis Oy:n laskema ja raportoima rahasumma poikkeaa rahastuskuittien Mittari-järjestelmään kirjatusta summasta.

Pysäköinninvalvonnan henkilökunnan resurssivajeen vuoksi mittareista laskettua rahasummaa ja kaupungin kassaan tilitettyä rahasummaa on seurattu järjestelmällisesti vasta kesäkuusta 2018 alkaen. Kesäkuusta alkaen pysäköinninvalvontaan on palkattu työllistetty henkilö tarkistamaan raportit manuaalisesti. Valvontajohtaja on pistokokeenluonteisesti tarkistanut raporttien täsmäyksen, koska pysäköinninvalvonnassa ei ole maaliskuun 2018 alun jälkeen ollut lainkaan yksikön päällikköä eikä siten varsinaista esimiestä (valvontapäällikkö). Tarkistustyötä tekevä työllistetty on ohjeistettu ilmoittamaan valvontajohtajalle, mikäli summissa huomataan merkittäviä poikkeamia (yli 10 euroa). Summissa saattaa olla vähäisiä poikkeamia, koska silloin tällöin osa mittareista hyväksyy esimerkiksi 50 sentin kolikon kahden euron kolikkona. Tällöin mittarin antaman kuitin summa luonnollisesti poikkeaa tilitetystä rahasummasta. Merkittäviä poikkeamia ei ole tähän mennessä havaittu.

Loomis Oy:n kanssa on neuvoteltu sopimuksesta, jonka mukaan mittarikohtaiset raportit toimitettaisiin kaupungille sähköisesti nykyistä muokattavammassa muodossa (excel tms.). Tällä hetkellä toimitettavien sähköpostiraporttien täsmäyttäminen tosiasiassa tilitettyihin rahoihin on täysin manuaalista ja sitoo 0,5 henkilötyövuotta vuositasolla. Pysäköinninvalvonnassa ei ole tällaista henkilöresurssia vakituisesti ja tällä hetkellä täsmäytyksen hoitaa edellä kuvatusti työllistetty henkilö. Sopimusluonnos tietojen toimittamisesta muokattavassa muodossa on tehty kesäkuussa mutta kesälomien aiheuttaman viiveen vuoksi sitä ei vielä ole allekirjoitettu.

Pysäköintimittarien lukkojen uusiminen

Aikaisemmin todetun mukaisesti pysäköintimittarien avainten hallinnassa on ollut puutteita. Kaikki mittareiden rahalippaisiin liittyvät avaimet on luovutettu Loomis Oy:lle tammikuussa 2018. Mittarinkorjaajilla on edelleen avaimet laitteiden ulkokuoriin, jotta niitä pystytään huoltamaan. Näillä avaimilla ei kuitenkaan ole pääsyä varsinaisiin rahalippaisiin. Mittarinkorjaajien tiloissa olleet vanhojen rahalippaiden avaimet on kaikki tuhottu huhtikuussa 2018 valvontajohtajan ja valvontalakimiehen läsnä ollessa. Ylimääräisten avainten olemassaolo on epätodennäköistä mutta mahdollista. Jotta vältytään mahdollisilta väärinkäytöksiltä, pitää myös rahastuslippaiden lukot uusia. Lukkojen uusimisesta on saatu tarjoukset kolmelta eri taholta kesäkuussa 2018. Pysäköinninvalvonnan resurssivajauksen vuoksi asiaa ei vielä ole viety eteenpäin. Lukkojen uusiminen toteutetaan syyskuun 2018 aikana.

Pysäköinninvalvonnassa on huhtikuusta 2018 alkaen ollut vakava vajaus esimiesresursseissa, koska valvontapäällikön paikka on ollut täyttämättä ja yksikkö on käytännössä ollut ilman esimiestä. Valvontapäällikön paikka on tullut lainvoimaisesti avoimeksi vasta heinäkuussa 2018 ja rekrytointi on parhaillaan käynnissä. Lisäksi pysäköinninvalvonnan valvontakoordinaattorin työsuhde on päättynyt äkillisesti kesäkuussa 2018. Tämä on entisestään vähentänyt pysäköinninvalvonnan henkilöresursseja. Valvontakoordinaattori on hoitanut muun muassa rahastuslippaiden lukkojen uusimista koskevaa asiaa. Uusi valvontakoordinaattori aloittaa työssään 27.8.2018. Koska rahojen kuljetus, laskenta ja tilitys on ulkoistettu Loomis Oy:lle, pysäköinninvalvonnan rooli asiassa on omalta osaltaan valvoa tilitysten toteutumista ja olla yhteydessä Loomis Oy:öön. Yhtiön kanssa pidetään säännöllisesti palavereja, joissa tarkastellaan puolin ja toisin prosessin onnistumista. Mittarien tyhjentämisen, rahankuljetuksen sekä rahojen laskennan ja tilityksen prosesseista Loomis Oy ei ole antanut kaupungille tietoja turvallisuussyihin vedoten.

Toimialajohtaja Christina Hovi:

EhdotusKaupunkiympäristölautakunta päättää merkitä selvityksen tiedoksi ja lähettää sen edelleen kaupunginhallitukselle.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Kaupunginjohtaja Minna Arve:

EhdotusKaupunginhallitus merkitsee edellä olevan selvityksen tiedoksi ja lähettää sen tarkastuslautakunnalle.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.