Konsernihallinto, Lakiasiat, kaupunginlakimies Jukka Vanto 12.6.2018:

Asian tausta

Strateginen hankinta on ilmoittanut 27.3.2018 julkaistulla EU-hankintailmoituksella avoimella menettelyllä toteutettavasta monitoimitalo Ypsilonin ensikertaisen kalustamisen hankinnasta.

Hankinta- ja logistiikkajohtaja on 17.5.2018 tekemällään hankintapäätöksellä § 28 valinnut Isku Interior Oy:n (jäljempänä myös Isku) monitoimitalo Ypsilonin ensikertaisen kalustamisen toimittajaksi.

Martela Oyj (jäljempänä myös Martela) on tehnyt hankintapäätöstä koskevan hankintaoikaisuvaatimuksen.

Hankintaoikaisuvaatimus perusteineen

Martela on vaatinut hankintapäätöksen kumoamista, Iskun tarjouksen sulkemista tarjouskilpailusta tarjouspyynnön vastaisena, Martelan tarjouksen saaman pisteytyksen korjaamista sekä Martelan valitsemista hankinnan toimittajaksi.

Tarjouspyynnön mukaan kyseessä on käänteinen kilpailutus eli ns. ranskalainen urakka ja tarjouksen hinnan on tullut olla 577 000 euroa. Osakokonaisuuksien summiksi on ilmoitettu seuraavaa:

-nuoriso 30 000 euroa,

-kirjasto 35 000 euroa,

-hyvinvointitoimiala 16 000 euroa ja

-muut tilat 496 000 euroa.

Martela on esittänyt Iskun tarjouksen hinnoittelun olleen tarjouspyynnön vastainen, koska sen tarjouksen loppusumma on ollut 577 310 euroa ja osakokonaisuuksien summat ovat olleet seuraavat:

-nuoriso 31 299 euroa,

-kirjasto 31 390 euroa,

-hyvinvointitoimiala 10 351 euroa ja

-muut tilat 504 270 euroa.

Martela on katsonut tarjouksensa arvioinnin olleen tarjouspyynnön vastaista ja että Martelan tarjouksen olisi tullut saada tarjousvertailussa eniten pisteitä.

Martela on muotoillut hankintaoikaisuvaatimuksensa muun ohella esittämällä kysymyksiä tarjousvertailun pisteytyksen sanallisista perusteluista, kuten siitä, miltä osin sen tarjoama kalustus ei vastannut toiminnankuvausta, miltä osin sen tarjoama suunnitelma oli perinteinen, minkä käyttäjäryhmän viihtyisyyttä sen suunnitelman ei tukenut ja miksi, miltä osin sen suunnitelma huomio ergonomiaa vähemmän kuin valittu Iskun suunnitelma, minkä käyttäjäryhmän tarpeita Martelan tarjous ei huomioi ja onko tämä tarve kuvattu toiminnankuvauksessa, mitkä tekijät ovat vaikuttaneet siihen, että Martela on saanut yhdessä osa-alueessa vain kahdeksan pistettä kymmenestä pisteestä sekä minkä tilojen osalta akustiikkaan olisi haluttu panostettavan enemmän.

Martela on muun ohella esittänyt, että sen tarjoama kalustus vastaa toiminnankuvausta. Perinteiset ratkaisut johtuvat Martelan mukaan toiminnankuvaukseen vastaamisesta eikä Martelan tarjoama ratkaisu ei ole Iskun tarjoamaa ratkaisua perinteisempi.

Kuultavan lausunto

Isku on vaatinut, että hankintaoikaisuvaatimus hylätään.

Isku on esittänyt, että sen tarjous on tarjouspyynnön mukainen ja Isku on sitoutunut tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin ja vaatimuksiin.

Isku on tarjonnut 377 kalustetta ja/tai toiminnallista elementtiä enemmän kuin vähimmäisvaatimukset ovat edellyttäneet. Martela on perustanut Iskun tarjouksen tarjouspyynnön vastaisuutta koskevan väitteensä tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden kannalta epäolennaiseen taulukkoon, Iskun yksikköhintaluetteloon. Tarjouspyynnössä tarjouksen kokonaissummaa ei ole vaadittu esitettäväksi muussa muodossa kuin että tarjouksen loppusumman on tullut olla 577 000 euroa. Tämä tuli vahvistaa ja valita valikosta vastaamalla ”Kyllä”. Tähän yksiselitteiseen vaatimukseen Isku on tarjouksessaan sitoutunut.

Tarjouspyynnön liitetaulukon 4 nimenomaisena tarkoituksena on ollut osoittaa hankintayksikölle, että tarjouksessa on vähintään vähimmäisvaatimusten mukainen määrä kalusteita huonetilakohtaisesti. Tarjouspyynnössä esitetyssä loppusumman jakaantumisessa eri toimintojen kesken on ollut kysymys suuntaa-antavista summista, eikä niitä ole pyydetty erittelemään tarjouksessa. Tarjousportaalissa ei myöskään ole ollut paikkaa tai tilaa mihin nämä hintatiedot olisi tullut erikseen ladata. Tiukka tilallinen hintaraamitus olisi vaikeuttanut toimittajien mahdollisuuksia esittää järkevästi toimivia ja toiminnallisia kaluste- ja tilaratkaisuja.

Hankintayksikkö on toteuttanut hankintamenettelyn ns. ranskalaisena urakkana ja hyvin suunnitellulla aineistolla. Vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet on esitetty selvästi. Ranskalaisen urakan keskeisimpiä tavoitteita ja periaatteita on saada tarjoajat ratkaisemaan, esittämään ja kilpailemaan paremmuudesta, eli esittää paremmin toimivia tila- ja kalusteratkaisuja samalla kokonaishinnalla. Hankintayksikön tehtäväksi jää arvioida tarjousten ja liitemateriaalien perusteella tarjousten paremmuus, noudattaen tarjouspyynnössä esitettyjä vertailuperusteita. Näin hankinnassa on menetelty.

Tarjousvertailussa annetut pisteet on suhteutettu ja jaettu tasapuolisesti sanallisiin kuvauksiin nähden. Suhteellisuuden periaatetta on noudatettu. Pisteytyksen taustalla ovat olleet ankarat ja huolelliset arvioinnit. Yksikään tarjouksista ei ole saanut osa-alueesta saatavilla olleita enimmäispisteitä, lukuun ottamatta osa-aluetta 5 (lisäelementit).

Sekä Isku että Martela saivat esimerkiksi osa-alueen 1 (kalusteiden riittävyys) arvioinnissa 35 pistettä 40:stä ja sanallisissa arvioinneissa käytettiin samantyyppisiä termejä ja/tai kuvauksia. Molempia tarjoajia on kohdeltu oikeudenmukaisesti sekä tasa- ja yhdenvertaisesti.

Lisäkirjelmä

Martela on toimittanut lisäkirjelmän.

Hankintaoikaisuvaatimuksen arviointi

Oikeusohjeet

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (hankintalaki) 3.1 §:n mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 74.1 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta.

Hankintalain 93.1 §:n mukaan tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras. Pykälän 3 momentin mukaan hankintayksikkö voi esittää hinta-laatusuhteen kustannustekijät myös kiinteän hinnan tai kustannusten muodossa, jolloin tarjoajat kilpailevat ainoastaan laatuun liittyvillä perusteilla.

Hankintalain 123.1 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava. Pykälän 2 momentin mukaan päätöksestä tai siihen liittyvistä asiakirjoista on käytävä ilmi ratkaisuun olennaisesti vaikuttaneet seikat, joita ovat ainakin tarjoajan tai tarjouksen hylkäämisen perusteet sekä keskeiset perusteet, joilla hyväksyttyjen tarjousten vertailu on tehty.

Viimeksi mainittua momenttia koskevien esitöiden (HE 108/2016 vp s. 221) mukaan säännöksessä täsmennetään päätöksen perusteluvelvollisuutta siten, että hankintapäätöksen perusteluissa on riittävää kertoa vain keskeisimmät perusteet, joilla hyväksyttyjen tarjousten vertailu on tehty. Hankintayksikön ei näin ollen tarvitse esimerkiksi yksilöidä, mihin konkreettiseen tarjouksesta ilmenevään seikkaan tarjouksen kustakin vertailuperusteesta saama pistemäärä perustuu, kunhan tarjouksen ansiot ja saadun pistemäärän perusteet käyvät muutoin ilmi perusteluista. Perusteluvelvollisuuden keventämisellä on pyritty vähentämään hankintayksiköiden hallinnollista taakkaa sekä vähentämään yksinomaan hankintapäätösten perusteluvelvollisuutta koskevia valituksia. Hankintapäätöksen perustelujen tulee kuitenkin olla riittäviä, jotta asianosaiset voivat asianmukaisesti arvioida päätösten oikeellisuutta ja näin ollen valitustarpeensa.

Hankintalain 132.1 §:n mukaan hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin. Pykälän 2 momentin mukaan päätöksen tai ratkaisun oikaiseminen ei edellytä asianosaisen suostumusta.

Iskun tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus

Asiassa on kyse monitoimitalo Ypsilonin ensikertaisen kalustamisen hankinnasta.

Tarjouspyynnön kohdassa ”Hinta ja kaupalliset ehdot” on edellytetty muun ohella seuraavaa:

”Tarjoushinnan tulee sisältää kalustussuunnittelu, tarjoukseen sisältyvät ja tilakuvissa sekä tarjoajan toimittamissa kalustepohjissa olevat tuotteet sekä toimitus sisältäen kuljetusvakuutuksen, asennuksen, pakkausmateriaalien poiskuljetuksen, käytön opastuksen, dokumentoidun vastaanottotarkastuksen yhdessä tilaajan kanssa, lisäksi kaikki takuun aikaiset huolto ja korjaus toimenpiteet, takuuehtojen mukaisesti.”

Tarjouspyynnön kohdassa ”Päätöksenteon perusteet” on todettu muun ohella seuraavaa:

”Kyseessä on käänteinen kilpailutus = ”ranskalainen urakka”, tarjousten hinnan tulee olla 577 000 €.

Nuoriso 30 000€ (Tilat: B2008, B2010 ja B2011)

Kirjasto 35 000 € (Tilat: B2006, B2007)

Hyvinvointitoimiala 16 000€ (Tilat: 2036, 2037, 2041, 2042, 2043,2044, 2045, 2047)

Muut tilat 496 000 €.”

Tarjouspyynnön kohdassa ”Hankinnan kohteen kriteerit” on edellytetty, että tarjouksen loppusumma on 577 000 euroa. Tarjoajan on tullut vastata kyseiseen kohtaan "Kyllä" ja Isku on tarjouksessaan vastannut "Kyllä". Iskun tarjouksen liitteenä ovat lisäksi olleet tarjottujen kalusteiden yksikköhinnat tilakohtaisesti jaoteltuina. Tarjouspyynnössä ei ole edellytetty, että tarjouksen kunkin osan summan tulisi jakaantua juuri tarjouspyynnössä edellytetyllä tavalla. Näin ollen hankintayksikkö ei ole menetellyt hankintasäännösten vastaisesti katsoessaan Iskun tarjouksen tarjouspyynnön mukaiseksi.

      Tarjousten vertailu ja hankintapäätöksen perusteleminen

Edellä esitettyjen lisäksi Martela on esittänyt hankintaoikaisuvaatimustensa tueksi perusteita, jotka koskevat Martelan tarjouksen saamia pisteitä ja niiden sanallisia perusteluita.

Tarjouspyynnön kohdan ”Päätöksenteon perusteet” mukaan annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, ja mainitussa kohdassa todetaan muun ohella seuraavaa:

”Laadun ja määrän osalta vertailu suoritetaan seuraavin perustein:

1) Kalusteiden riittävyys, max 40 pistettä

Kalusteratkaisut huomioivat tilakuvausten selostuksen käyttäjämääristä ja tiloissa tapahtuvasta toiminnasta sekä tiloihin tulevat kiintokalusteet

2) Kokonaisuus ilmeeltään yhtenäinen, viihtyisä ja esteettinen, max 15 pistettä

Kalustus muodostaa läpi rakennuksen yhtenäisen, viihtyisän ja esteettisen ilmeen.

Muotokieleltään yhteensopiva kalustus mahdollistaa kalusteiden monipuolisen yhdistelyn ja siirtelyn tilasta toiseen. Kalustesuunnitelma huomioi kaikki käyttäjäryhmät tasapuolisesti.

3) Turvalliset ja terveelliset kalusteet, max 15 pistettä

Kalusteet ja niiden materiaalit tukevat käyttäjien ergonomiaa ja terveyttä, ovat helposti puhdistettavia sekä turvallisia mekanismeiltaan ja materiaaleiltaan

4) Kalusteiden muunneltavuus, max 15pistettä

Kalustus on monimuotoista ja niiden siirtely ja ryhmittely on vaivatonta, ne ovat helposti muunneltavia eri käyttäjäryhmille

5) Kalusteiden akustiset ominaisuudet, max 10 pistettä

Kalusteiden muotoilu ja materiaalivalinnat vaikuttavat akustiikkaan vaimentaen tai minimoiden melua

6) Lisäelementit, max 5 pistettä

Toiminnankuvauksen määritelmien lisäksi tarjottavat lisäelementit”

Toiseksi sijoittunut Martelan tarjous sai suoritetussa tarjousvertailussa 80 pistettä, Iskun tarjous 88 pistettä ja kolmanneksi sijoittunut tarjous 59 pistettä. Martelan hankintaoikaisuvaatimuksen mukaan sen olisi tullut saada tarjousvertailussa eniten pisteitä.

Martela ei ole esittänyt, kuinka paljon pisteitä sen tarjouksen olisi tullut saada kunkin vertailuperusteen osalta tai yhteensä, taikka mihin Martelan tarjouksen muita tarjouksia suurempi pistemäärä kunkin vertailuperusteen osalta tai yhteensä perustuisi.

Tarjousten vertailutaulukossa, joka on ollut hankintapäätöksen liitteenä, on kunkin vertailuperusteen osalta ilmoitettu Iskun, Martela ja kolmannen tarjoajan tarjouksen saama pistemäärä. Kunkin vertailuperusteen osalta annetut pisteet on laskettu tarjouspyynnössä ilmoitetun pisteytyksen raja-arvojen mukaisesti. Isku ja Martela ovat saaneet saman 35 pisteen pistemäärän ensimmäisenä vertailuperusteena olleen kalusteiden riittävyyden osalta. Muiden vertailuperusteiden osalta Martela on saanut vähemmän pisteitä kuin Isku. Lisäksi vertailutaulukossa on ollut sanalliset perustelut kunkin vertailuperusteen ja kunkin tarjouksen osalta.

Edellä olevan perusteella ja kun muutoin otetaan huomioon esitetyt vaatimukset ja asiassa saatu selvitys, hankintayksikkö ei ole menetellyt tarjousten vertailussa Martelan esittämillä perusteilla julkisia hankintoja koskevien oikeusohjeiden vastaisesti. Vertailtujen tarjousten ansiot ja saadun pistemäärän perusteet käyvät ilmi hankintapäätöksen liitteenä annetuista perusteluista. Todettu huomioon ottaen katson, että hankintapäätöksen perustelut ovat vastanneet hankintalain 123 §:n 1 ja 2 momentissa edellytettyä.

Johtopäätökset

Kaupunginhallitus hylännee Martela Oyj:n hankintaoikaisuvaatimuksen perusteettomana.