Tarkastusjohtaja Tuula Weckman:

Toiminta ja henkilövahvuus

Kuntalakiin (325/2012) lisättyjen säännöksien mukaan kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista tulee päättää valtuustossa. Turun kaupunginvaltuusto päätti perusteista 16.6.2014 (§ 99). Perusteilla ohjataan sitovasti kaupunginhallitusta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistamisessa ja järjestämisessä. Kaupunginhallituksen ohella lauta- ja johtokunnat vastaavat omien tehtäväalueidensa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, jolloin toimeenpanovastuu on ko. tehtäväalueen johtavalla viranhaltijalla. Perusteissa todetaan edelleen, että sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta tehdään vuosittain itsearviointi, jonka perusteella lauta- ja johtokunnat ja yhteisöjen hallitukset hyväksyvät omilta vastuualueiltaan selonteon ja riskiarvion.

Sisäinen tarkastus avustaa kaupunginhallituksen alaisuudessa kaupunginjohtajaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanon arvioinnissa ja kehittämisessä. Kaupunkikonsernin eri yksikköjen tarkastukset käsittävät hallinnon, talouden ja toiminnan edellyttämien valvontamekanismien toimivuuden arviointia.

Sisäisen tarkastuksen henkilöstön lukumäärä on seitsemän, joka on myös toimiston htv-tavoite. Tehtävänimikkeet ja vastuualueet ovat seuraavat:

Vuoden käytettävissä olevasta työajasta noin 80 % käytettiin tarkastuksiin ja loput sisäisen valvonnan kehittämiseen sekä vuosittaisten tarkastusten suunnittelemiseen ja koulutuksiin.

Tarkastukset

Vuosittain tehtävät tarkastukset perustuvat vuosisuunnitelmaan, joka laaditaan kutakin vuotta edeltävän syksyn aikana siten, että suunnitelmaluonnos on valmis kaupunginjohtajan käsiteltäväksi kunkin vuoden tammikuussa. Tarkastukset suunnitellaan toimialoittain toimialan johdon kanssa käydyn keskustelun jälkeen. Tarkastushavaintoja käytetään kaupungin toimintakertomukseen laadittavan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteon taustamateriaalina, kuten myös toimialojen ja tytäryhteisöjen vuosittain laatimia sisäisen valvonnan itsearviointeja. Tarkastusaiheet on pyritty teemoittamaan siten, että samaa aihealuetta koskeva tarkastus on tehty kaikilla toimialoilla. Näin on pyritty varmistamaan riittävän kokonaiskuvan saaminen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta eri yksiköissä. Sisäisen valvonnan toimeenpanon arvioinnissa on tosin viime vuosien aikana ollut tavoitteena siirtyä prosessikohtaiseen toimintatapaan. Siirtymää hidastaa toimialojen ja muiden yksiköiden prosessikuvausten puuttuminen.

Kokonaiskuvan ja kohtuullisen varmuuden saaminen konsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta edellyttää myös kaupunkikonsernin tytäryhteisöjen sisällyttämistä arviointiin. Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan uusimman ohjeen hyväksymisen (7.9.2015 kh § 367) jälkeen on tytäryhteisöjen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanon arviointi sisällytetty toimiston työohjelmaan. Peruskartoitukset niiden osalta aloitettiin syksyllä 2016 ja työ jatkuu edelleen.

Tarkastushavaintojen raportointi

Raporttiluonnokset havaintoineen ja johtopäätöksineen toimitetaan kommentoitavaksi tarkastettuun kohteeseen, minkä jälkeen ne käsitellään tarkastusjohtajan, kaupunginjohtajan ja hallintoryhmän johtajan palaverissa. Kaupunginjohtajan hyväksymät tarkastusraportit ja niiden perusteella mahdollisesti tehdyt päätökset lähetetään tiedoksi ja/tai toimenpiteitä varten tarkastetun toiminnon vastuuhenkilöille sekä toimialan, liikelaitoksen tai tytäryhteisön johdolle.

Tarkastushavaintojen ja niiden perusteella annettujen suositusten toteuttaminen pyritään läpi vuoden sisällä varsinaisen tarkastuksen jälkeen. Tämän niin sanotun jälkitarkastuksen avulla pyritään varmistumaan siitä, että annetut suositukset on käsitelty ja huomioitu asianmukaisesti tarkastetussa toiminnossa.

Tarkastukset 2017

Vuoden 2017 aikana tehtiin yhteensä 49 kpl varsinaista tarkastusta ja jälkitarkastusta sekä kirjoitettiin 14 erillistä lausuntoa tai selvitystä. Tarkastukset jakautuivat toimialoittain seuraavasti:

Vuoden aikana tehtiin kolme kassantarkastusta. Tytäryhteisöjen kanssa on jatkettu prosessikuvauksiin perustuvia peruskartoituksia. Työ on kesken prosessikuvauksien puuttumisen vuoksi tai siitä syystä, että käytettäväksi saadun tausta-aineiston avulla ei ole pystytty arvioimaan sisäisen valvonnan toimivuutta tai sen mahdollisia aukkoja. Vuosisuunnitelman 2017 toteumaprosentti on 67.

Merkittävimmät havainnot koskivat seuraavia asioita

-sisäisen valvonnan jalkauttamista operatiiviseen toimintaan ja prosessikuvauksia

-tiedon kulun puutteet johtoryhmästä palvelualueille ja päinvastoin sekä ohjeiden toimeenpanon ongelmia

-tulojen kertymisen valvonnan puutteita ja niiden kirjausketjun aukkoja

-irtaimen omaisuuden seurantaa

-operatiivisten sopimusten tavoitteiden johtamista strategisista sopimuksista ja tavoitteiden toteutumisen seurantaa

-palkanmaksun valvontakeinoja

-tietoturvan kehittämistä Vahti-ohjeistukseen vertailemalla

-lokivalvonnan kehittämistä

-ostolaskujen asiatarkastusta

Henkilötyöpäivistä suuren osan alkuvuodesta 2017 vei Kupittaan sairaalan suljettujen osastojen toiminnan tarkastus sekä tarkastuksen jatkotoimenpiteet. Loppuvuodesta 2017 kiinteistötoimialalla paljastui suunnitelmallinen pysäköintirahojen kavallus, mistä syystä suuri osa marras- joulukuun työpäivistä kohdistettiin pysäköintitulojen keruun valvontakeinojen toimivuuden arviointiin.

Toimialojen ja tytäryhteisöjen COSO-erm – malliin tai johonkin muuhun vaihtoehtoiseen yleisesti käytössä olevaan viitekehikkoon - perustuvat itsearvioinnit ja niihin perustuvat selonteot ovat käytännössä olleet lähes ns. puhtaita lausuntoja. Mikäli perustehtävistä ei ole käytössä prosessi- tai muita vastaavia kuvauksia, voi sisäisen valvonnan edellyttämien keinojen toimivuuden tai puuttumisen arviointi olla hankalaa. Tästä syystä prosessikuvausten päivittäminen tai laatiminen on sisäistä valvontaa kehitettäessä avainasemassa.

Tarkastustoiminnan arviointi ja kehittäminen

Tarkastuksien perusteella annettujen suosituksien toteutumista on seurattu jälkitarkastuksien yhteydessä lasketun toteumaprosentin avulla. Toteuma on vaihdellut vuosittain noin 70 – 80 %:n välillä, mikä tarkastuksien vaikuttavuuden mittarina on kohtuullisen hyvä arvo. Vuonna 2017 suositusten toteuma oli 73 %.

Kehityskeskustelut

Kehityskeskustelut käydään vuosittain SAP-hr avusteisesti koko henkilökunnan kanssa.

Talousarvio

Vuoden 2017 talousarvion toteuma oli 394.290 euroa (per 2.2.18). Toiminnan määrärahat olivat 460.000 euroa. Määrärahojen alittumisen syynä olivat suunniteltua matalammat henkilöstökulut. Toimiston henkilöresursseja on 2010-luvulla vähennetty noin kolmasosalla, mikäli vapautuneeseen vakanssiin ei ole saatu täyttölupaa.