TURUN KAUPUNKI
Tilahankkeiden tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohje
Sisällys
1 TARVESELVITYKSEN JA HANKESUUNNITTELUN LÄHTÖKOHDAT 2
1.2 Tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeiden soveltamisala 3
2.2 Tilatarpeen esiselvitys ja arviointi 4
2.3 Päätös tarveselvityksen aloittamisesta 4
2.4 Tarveselvityksen laatiminen 4
2.5 Tarveselvityksen hyväksyminen 5
3.1 Päätös hankesuunnitelman tilaamisesta 7
3.2 Hankesuunnitelman laatiminen 7
3.3 Hankesuunnitelman hyväksyminen 8
4 HANKKEEN ESITTÄMINEN INVESTOINTIOHJELMAAN 10
4.1 Investointiohjelman kokoaminen 10
4.2 Pitkän aikavälin investointiohjelman kokoaminen 10
4.3 Rahoitusosuuksien hakeminen hankkeelle 10
5.1 Toteutusvaiheen seuranta 11
5.2 Toteutuksessa ilmenevät ongelmat 11
1. TARVESELVITYKSEN JA HANKESUUNNITTELUN LÄHTÖKOHDAT
Tämä tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohje kuvaa tarveselvityksen ja hankesuunnitelman laadintaprosessin ja sisällön. Ohje koskee kaikkia Turun kaupungin ja soveltuvin osin kaupunkikonsernin tilahankkeita. Tarveselvitys ja hankesuunnitteluohjeet toimivat tarveselvitys- tai hankesuunnitteluasiakirjojen valmistelijoiden sekä tarveselvityksestä ja hankesuunnitelmasta päättävien tahojen toimintaohjeena.
Kaupungin tilahankkeissa on noudatettava kaupunginvaltuuston hyväksymän ohjeen mukaista kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen kaupunkikehitysjaoston tai lautakunnan hyväksymää tarveselvitystä ja hankesuunnitelmaa tai hankekuvausta. Hallintosäännön pykälän (Kv 29.5.2017 § 105) määräyksistä poiketen Varsinais-Suomen aluepelastuslautakunta hyväksyy tilahankkeen arvosta riippumatta vuokrahankkeidensa hankesuunnitelmat, mikäli hankittava toimitila sijaitsee muun kunnan kuin Turun kaupungin alueella.
Tilahankkeiden tarveselvitys, hankesuunnitelma ja hankekuvaus ovat päätösasiakirjoja, jotka sisältävät olennaisimmat hanketta koskevat tiedot kuten; mahdollisia palveluverkkoja koskevat tiedot, perusteet tilahankinnalle, vaihtoehtoiset tutkitut ratkaisumallit, yhteiskäyttömahdollisuudet, hankkeen nimi ja sijainti, huonetilaohjelma, kustannusarvio, rakennuspaikka, käyttökustannukset, vapautuvien tilojen käyttöselvitykset ja muita tarvittavia selvityksiä.
Tarveselvitys ja hankesuunnitteluprosessin lähtökohtana on, että tilojen tarve pyritään täyttämään ensisijaisesti käyttämällä kaupungin olemassa olevia tiloja huomioiden kuitenkin käytettävissä olevien tilaratkaisujen kustannusvaikutukset. Uudisrakennushankkeissa tilojen hallintamuoto ratkaistaan aina erikseen huomioiden käytettävissä olevien vaihtoehtojen kokonaiskustannukset ja kaupungin mahdolliset strategiset linjaukset. Uudisrakennushankkeissa käytetään ensisijaisesti kaupungin omia tontteja. Mikäli käyttötarkoitukseen soveltuvaa tonttia ei löydy, kaupunki voi tarvittaessa hankkia tontin markkinoilta.
Muilla kaupungin toimielimillä kuin kaupunginvaltuustolla, kaupunginhallituksen kaupunkikehitysjaostolla, tilapalvelukeskuksella ja aluepelastuslautakunnalla tai toimivaltarajat huomioiden tilapalvelukeskuksen viranhaltijoilla, ei ole oikeutta hankkia tiloja kaupungin omistukseen, vuokrata huoneistoja ja tiloja kaupungin hallintaan tai välivuokrata tiloja kolmannelle osapuolelle. Tilojen alivuokraus on kuitenkin aikaisempaan tapaan sallittua esimerkiksi koulujen iltakäytön osalta.
Hankkeiden hyväksyminen talousarvion investointiohjelmaan edellyttää hyväksyttyä tarveselvitystä tai hankesuunnitelmaa, joka on laadittu tämän ohjeistuksen mukaisesti. Hankkeen toteutus voidaan käynnistää, kun kaupunginvaltuusto on hyväksynyt sen kaupungin investointiohjelmaan.
Hankesuunnitelman hyväksymisen yhteydessä asianosaisten toimialojen monijäsenisten toimielinten tulee sitoutua hankkeen aiheuttamaan käyttömenojen muutokseen talousarvionsa ja taloussuunnitelmansa puitteissa tai laatia hankesuunnitelman käsittelyn yhteydessä ehdotus kustannusten kasvun kattamisesta kaupunginvaltuustolle esitettäväksi siten, että lisäkustannukset voidaan sisällyttää hankesuunnitelman hyväksymistä seuraavaan talousarvioesitykseen.
Toimialat kohdentavat hankkeen kustannukset hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisina talousarvioonsa ja taloussuunnitelmaansa.
Tämä uudistettu ohjeistus korvaa aiemman 16.6.2014 § 98 hyväksytyn tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeen.
1.2 Tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeiden soveltamisala
Tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeita sovelletaan uudisrakennus- ja peruskorjaushankkeisiin, emokaupungin käyttöön tuleviin vuokrahankkeisiin sekä merkityksellisiä muuttoja vaativiin hankkeisiin. Elinkeinopoliittisissa hankkeissa, joissa lähtökohtana on ensisijaisesti muu kuin kaupungin oman toiminnan tilatarve, noudatetaan tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjetta soveltuvin osin.
Kaikissa hankkeissa laaditaan aina tämä ohjeen mukainen tarveselvitys ja hankesuunnitelma. Poikkeuksena ovat kuitenkin teknisistä korjaustarpeista lähtevät peruskorjaushankkeet, kustannusarvioltaan alle 1 miljoonaa euroa tai vuosivuokraltaan alle 100.000 euroa olevat hankkeet sekä ns. äkilliset hankkeet. Näistä ei laadita erillistä tarveselvitystä vaan tarveselvityksen ja hankesuunnitelman yhdistävä hankekuvaus (kts 2.6).
Mikäli kunnossapitoluonteiset korjaustyöt jakautuvat useammalle vuodelle ja niiden yhteenlaskettu korjauskustannus on vähintään 1 miljoonaa euroa, tilapalvelukeskus laatii kunnossapitotöiden kokonaisuudesta tämän ohjeistuksen mukaisen hankekuvauksen. Kustannuksiltaan alle 1 miljoonan korjaustöistä laaditaan lähtökohtaisesti ns. hankekortti, johon kirjataan tehtävät toimenpiteet kustannusarvioineen. Esimerkkejä tämän kaltaisista töistä ovat mm. julkisivu-, katto-, salaoja- ja ikkunakorjaukset.
Mikäli kunnossapitotöillä on mahdollisia vaikutuksia käyttäjätoimialan kustannuksiin yli 10.000 euroa vuodessa, tulee niistä ilmoittaa vuokralaiselle ennen hankkeen käynnistämistä.
Mikäli kyseessä on ainoastaan tilojen määräaikaisen vuokrasopimuksen jatkaminen, ei tarveselvitystä tai hankesuunnitelmaa tarvitse laatia. Mikäli tilapalvelukeskuksella on poikkeava näkemys kyseisten tilojen tulevasta tarpeesta, se tulee ottaa huomioon ennen vuokrasopimuksen jatkamista ja viedä asia ennen mahdollista päätöstä kaupungin johtoryhmän käsiteltäväksi.
Ennen rakennuksen tai siihen liittyvän kiinteistön tarpeista johtuvien teknisten hankkeiden käynnistämistä on käyttäjätoimialan ja tilapalvelukeskuksen muodostettava neuvottelujen perusteella näkemyksensä tilojen tai kiinteistön tulevasta käytöstä. Tällöin tulee huomioida esimerkiksi mahdolliset toiminnalliset muutokset ja sopia kirjallisesti hankkeen mahdollisista vuokravaikutuksista.
Mikäli kaupunginvaltuusto lisää vuosittaisessa talousarviokäsittelyssä uusia nimikkeitä valmisteltaviksi investointikohteiksi, velvoittaa tämä tilapalvelukeskuksen käynnistämään uuden kohteen tarveselvitys- ja hankesuunnitteluprosessin sekä käyttäjätoimialan sisällyttämään aiheutuvat käyttökulut seuraavaan talousarvioesitykseensä tai taloussuunnitelmaansa.
Tilahankkeissa laaditaan tarveselvitys, kun on muodostunut tiloja koskeva muutostarve käyttäjän lähtökohdista. Muutostarve voi perustua laajemmin myös kaupungin strategisiin tai elinkeinopoliittisiin tavoitteisiin. Tarveselvitystä laadittaessa otetaan huomioon palveluverkkoja koskevat päätökset, kaupungin strategiset linjaukset ja tilahankkeisiin liittyvät muut ohjausasiakirjat. Tarveselvitys laaditaan yhteistyössä tilahallinnon matriisissa käyttäjätoimialojen ja tilapalvelukeskuksen sekä tarvittaessa muiden tilahankkeen kannalta oleellisten osapuolten kanssa.
Tilatarpeiden ilmaantuessa toimialan tulee selvittää ensin toiminnan järjestämismahdollisuudet ilman lisätilajärjestelyjä. Toimialajohtajalla on vastuu tilatehokkuudesta toimialansa hallinnassa olevissa tiloissa. Mikäli toimialan tarkoituksena on toteuttaa sisäisiä muuttoja eri toimipisteiden välillä, tulee järjestelystä informoida ennen muuttoja tilapalvelukeskusta. Mikäli tilapalvelukeskus katsoo, että sisäinen tilajärjestely on voimassa olevien strategisten päätösten vastainen tai muutolle ei ole esitetty riittäviä perusteita, on tilapalvelukeskuksella oikeus keskeyttää toimialan tilajärjestely. Mahdollisten eriävien näkemysten ratkaisemiseksi tilapalvelukeskuksen tulee, yhdessä tai erikseen ao. toimialan kanssa, saattaa asia kaupunginjohdon käsiteltäväksi siten, että kaupunginjohtaja voi tarvittaessa esitellä asian kaupunginhallituksen kaupunkikehitysjaoston ratkaistavaksi.
2.2 Tilatarpeen esiselvitys ja arviointi
Mikäli muodostunutta tilatarvetta ei pystytä korvaamaan muilla toiminnallisilla järjestelyillä, laatii toimiala selvityksen tilatarpeista huomioiden palveluverkkokokonaisuudet.
Esiselvityksen tarkoituksena on määrittää toimialan nykytilanne, toiminnan muutos, siihen liittyvä tilantarve ja mitoitusperusteet sekä arvioida palvelun järjestämistapa.
Toimialan hyväksymä tilatarpeen esiselvitys toimitetaan tilapalvelujohtajalle. Tilapalvelujohtaja arvioi hankkeen laajuuden, merkittävyyden ja yhteensopivuuden voimassa olevien strategisten linjausten ja palveluverkkoratkaisujen kanssa sekä esittelee tarvittaessa hankkeen kaupungin johtoryhmälle, joka ottaa kantaa tarveselvitys- ja hankesuunnitteluprosessin käynnistämiseen.
2.3 Päätös tarveselvityksen aloittamisesta
Tilapalvelujohtaja tekee päätöksen tarveselvityksen käynnistämisestä ja esittelee tarvittaessa asian ennen päätöstä kaupungin johtoryhmälle.
2.4 Tarveselvityksen laatiminen
Tarveselvitys laaditaan yhteistyössä käyttäjätoimialojen, tilapalvelukeskuksen sekä tarvittaessa muiden tilahankkeen kannalta oleellisten osapuolten kanssa tilahallinnon matriisissa. Riippumatta tarveselvityksen lähtökohdista, vastaa tilapalvelukeskus tarveselvityksen kokoamisesta. Jokainen valmistelutaho kuitenkin vastaa omalta osaltaan tarveselvityksen sisällön tuottamisesta.
Tarveselvityksen tarkoituksena on tarkentaa käyttäjän tilatarpeet, tilojen mitoitus, hankkeen mahdolliset toteuttamistavat, alustavat kustannusvaikutukset (mm investointien, henkilöstö-, kalustamis- ja käyttökustannusten suuruusluokka), rakennuksen tai tilan yhteiskäyttömahdollisuudet toimialojen välillä ja rakennuksen tai tilan muuntojoustavuus elinkaaren aikana eri toimialojen tulevia tarpeita arvioiden sekä toimialan näkemys hankkeen aikataulusta.
Mikäli toimiala on esittänyt tilatarpeen, johon liittyy muuttoja, selvittää tilapalvelukeskus ensisijaisesti käytettävissä olevat kaupungin omat tilat. Mikäli kaupungilla ei ole toimintaan soveltuvaa omaa tilaa vapaana, voidaan harkinnanvaraisesti vuokrata tiloja kaupungin ulkopuolisilta tahoilta. Tällöin tilapalvelukeskus voi etsiä toiminnalle sopivan tilan markkinoilta hankintalain reunaehtojen mukaisesti.
Mikäli hankkeen toteutusvaiheessa tarvitaan toiminnalle väistötiloja, todetaan tämä tarveselvityksessä. Väistötilat ratkaistaan hankesuunnittelun tai hankekuvauksen laadinnan yhteydessä.
Erityistä huomiota kiinnitetään hankkeen elinkaaren aikaisiin kokonaiskustannuksiin, jotka muodostuvat myös muista kuin kiinteistöön liittyvistä pääoma- ja hoitokustannuksista. Kokonaiskustannuksissa tulee ottaa huomioon myös henkilöstö- ja toimintakulut.
Mikäli tarveselvityksessä tutkitaan palvelunjärjestämistä muutoin kuin kaupungin omana toimintana, laatii asianosainen toimiala tarveselvityksessä ehdotuksen siitä, miten palvelu tullaan järjestämään. Lisäksi tulee kirjata perustelut ja vertailu palvelun eri järjestämismuotojen välillä.
Tilapalvelujohtaja voi ennen päätöksentekovaihetta viedä valmistumassa olevan tarveselvityksen vielä uudelleen kaupungin johtoryhmän arvioitavaksi, mikäli katsoo sen tarkoituksenmukaiseksi.
2.5 Tarveselvityksen hyväksyminen
Tilapalvelujohtajan ja mahdollisesti kaupungin johtoryhmän käsiteltyä tarveselvityksen tilapalvelukeskus saattaa tarveselvityksen asianosaisen toimialan päätösvaltaisen tahon hyväksyttäväksi ja tarvittaessa esiteltäväksi edelleen kaupunginhallituksen kaupunkikehitysjaostolle.
Päätösvalta tarveselvityksen osalta kohdentuu tilahankkeen kynnysarvon mukaan siten, että;
-kustannusarvioltaan alle 1 miljoonan euron tai vuosivuokraltaan alle 100.000 euron hankkeesta ei laadita erillistä tarveselvitystä vaan hankekuvaus (vrt. kohta 2.6),
-toimialan asianosainen lautakunta toimialajohtajan esittelystä ja konsernihallinnon tilahankkeissa hallintoryhmän johtaja hyväksyy tarveselvityksen, kun vuosivuokra on 100.000 - 200.000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on 1 - 2 miljoonaa euroa,
-kaupungin johtoryhmä arvioi koordinoivasti tilapalvelujohtajan esittelystä lautakuntapäätöksen ja kaupunginjohtaja voi saattaa asian edelleen kaupunginhallituksen kaupunkikehitysjaoston käsiteltäväksi, mikäli tilatarpeen koordinointi muiden toimialojen kanssa tai muut painavat syyt sitä edellyttävät,
-asianosaiset lautakunnat hyväksyvät aina omalta osaltaan tarveselvityksen toimialajohtajan esittelystä ja esittävät sen edelleen kaupunginhallituksen kaupunkikehitysjaostolle ja
-kaupunginhallituksen kaupunkikehitysjaosto hyväksyy tarveselvityksen, kun vuosivuokra on yli 200.000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on yli 2 miljoonaa euroa.
-Konsernihallinnon tilahankkeissa hyväksynnän ja esityksen tekee hallintoryhmän johtaja.
Tarveselvityksen hyväksymisen yhteydessä voidaan tehdä valmistelulinjaus, toteutetaanko hanke kaupungin omana tai vuokrahankkeena.
Mikäli tarveselvitys koskee samanaikaisesti useamman eri lautakunnan alaisia käyttäjiä, tulee se saattaa kynnysarvosta riippumatta kaupunginhallituksen kaupunkikehitysjaostolle päätettäväksi. Kukin käyttäjätoimialan lautakunta hyväksyy kuitenkin kynnysarvon edellyttämällä tavalla tarveselvityksen omalta osaltaan ja tilapalvelukeskus koordinoi asian valmistelun edelleen kaupunginhallituksen kaupunkikehitysjaostolle.
Vuosivuokralla tarkoitetaan hankekohtaisesti kohteen ulos maksettavaa kokonaisvuokraa (pääomavuokra ja ylläpitovuokra yhteensä, alv 0 %). Siirtokelpoisissa kohteissa huomioidaan kokonaiskustannuksiksi myös perustuksista aiheutuva laskennallinen vuosikustannus.
Tilahankkeissa laaditaan lähtökohtaisesti aina tarveselvitys ja hankesuunnitelma. Seuraavissa tapauksissa voidaan käyttää kevennettyä prosessia ja laatia hankekuvaus, jossa yhdistyvät tarveselvitys- ja hankesuunnitteluvaiheet:
-Kustannusarvioltaan alle 1 miljoonan euron ja vuosivuokraltaan alle 100.000 euron hankkeet.
-Teknisistä korjaustarpeista lähtevät peruskorjaushankkeet sekä kunnossapitoluonteiset korjaustyöt, mikäli työt jakautuvat useammalle vuodelle ja niiden yhteenlaskettu kustannus on vähintään 1 miljoonaa euroa.
-Äkillisen tai odottamattoman tilatarpeen ilmetessä, tehdään tilahankkeesta pääsääntöisesti hankekuvaus prosessin nopeuttamiseksi
Hankekuvauksesta käy ilmi tarve, ratkaisuehdotus ja kustannusvaikutukset. Mikäli tekniselle peruskorjaukselle tarkastellaan vaihtoehtona uudisrakentamista, tulee siitä laatia tarveselvitys ja hankesuunnitelma.
Hankekuvauksessa tilapalvelukeskus selvittää hankkeen eri ratkaisuvaihtoehdot. Tilapalvelujohtajan ja tarvittaessa kaupungin johtoryhmän käsiteltyä hankekuvauksen tilapalvelukeskus saattaa sen asianosaisen toimialan lautakunnan hyväksyttäväksi toimialajohtajan esittelystä, jolloin toimiala sitoutuu samalla hankkeesta aiheutuviin kustannuksiin. Hankkeiden toteutusvaihe ja siihen liittyvä jatkovalmistelu on kaupunkiympäristötoimialan vastuulla.
Päätöksentekotaso ja toimielin määräytyvät tilahankkeen arvon mukaisesti (vrt. kohta 3.3).
3.1 Päätös hankesuunnitelman tilaamisesta
Hyväksytyn tarveselvityksen jälkeen tilapalvelujohtaja tekee päätöksen hankesuunnitelman käynnistämisestä. Tilapalvelukeskus vastaa tilamatriisissa hankesuunnitelman laatimisen koordinoinnista.
Mikäli kysymys on kaupunkikonsernin sisäisestä kumppanuushankkeesta, tilapalvelujohtaja voi tehdä hankesuunnitelmatilauksen myös suoraan kumppanina toimivalta konserniyhteisöltä.
Ennen rakennuksen tai siihen liittyvän kiinteistön tarpeista johtuvien teknisten hankkeiden hankesuunnitelman käynnistämistä on käyttäjätoimialan ja tilapalvelukeskuksen muodostettava neuvottelujen perusteella näkemyksensä tilojen tai kiinteistön tulevasta käytöstä.
3.2 Hankesuunnitelman laatiminen
Hankesuunnitelma laaditaan yhteistyössä käyttäjätoimialojen, tilapalvelukeskuksen, kaupunkiympäristötoimialan sekä tarvittaessa muiden tilahankkeen kannalta oleellisten osapuolten kanssa tilahallinnon matriisissa. Riippumatta hankesuunnitelman lähtökohdista, vastaa tilapalvelukeskus hankesuunnitelman laatimisen koordinoinnista. Jokainen valmistelutaho vastaa kuitenkin omalta osaltaan hankesuunnitelman sisällön tuottamisesta. Hankesuunnitelman laadinnasta aiheutuvista ulkoisista kustannuksista vastaa tilapalvelukeskus, joka perii mm. tätä tarkoitusta varten hallinnointipalkkiota sisäisen vuokran määräytymisperusteiden mukaisesti.
Hankesuunnitelman tarkoituksena on mm. määrittää hankkeen laajuus, suunnittelulle asetettavat tavoitteet, tilojen tekninen toteutus, rakennuspaikka, kustannukset, kalustamiskustannukset ja väistötilat. Hankesuunnitelmassa esitetään hankkeen kustannusarvio ja se laaditaan ko. ajankohdan kustannustasossa. Hankkeen toteutuksen alkaessa kustannusarvio tarkistetaan rakennushankkeen aloitushetken kustannustasoon ja tarkistettu kustannusarvio tuodaan hankesuunnitelman hyväksyneelle toimielimelle tiedoksi.
Hankesuunnitelmavaiheessa laskettuun kustannusarvioon huomioidaan hankevaraukset tapauskohtaisesti. Lähtökohtaisesti varausten määrä on uudishankkeissa 10 - 15 % sekä peruskorjaushankkeissa ja museaalisissa hankkeissa 20 - 30 % riippuen mm. kohteen suojeluasteesta.
Infrahankkeista laaditaan oma tarveselvityksensä ja hankesuunnitelmansa. Tilahankkeen hankesuunnitelmassa kuvataan kuitenkin välittömästi hankkeeseen liittyvät infran rakennustarpeet ja niiden kustannukset, siltä osin kuin ne ovat tiedossa.
Mikäli kysymys on kaupunkikonsernin sisäisestä kumppanuushankkeesta, tilapalvelujohtaja voi tehdä hankesuunnitelmatilauksen suoraan kumppanina toimivalta konserniyhteisöltä. Näissä hankkeissa tilapalvelukeskus toimii tilaajan edustajana osallistaen hankesuunnitteluun käyttäjätoimialan edustajia sekä käyttäen tarvittaessa kaupunkiympäristötoimialan rakentamiseen liittyvää asiantuntemusta, jotta varmistetaan kohteen ratkaisujen toimivuus.
Mikäli hankesuunnitelmassa esitetään tilahankinnan ratkaisuvaihtoehdotukseksi kumppanuus- tai vuokrahanketta, liitetään hankesuunnitelmaan tilapalvelukeskuksen toimesta laadittava luonnos mahdollisesta ulkoisen vuokranantajan kanssa tehtävästä vuokrasopimuksesta tarvittavine liitteineen.
Ennen hankesuunnitelman lautakuntakäsittelyä, tilapalvelujohtaja arvioi hankesuunnitelman yhdessä kaupungin johtoryhmän kanssa. Lopullista hankesuunnitelmaa verrataan tarveselvitykseen, tarveselvityksessä esitettyihin kustannuksiin ja hankesuunnitelmatilaukseen.
Mikäli hankesuunnitteluvaiheessa tarve muuttuu alkuperäisestä tai esille tulee jotain merkittävästi alkuperäisestä tarpeesta poikkeavaa, hankesuunnitteluvaihe keskeytetään ja määritellään tilatarve uudelleen. Tällöin hankeprosessi alkaa alusta.
Kaupunginvaltuuston investointiohjelmassa nimettyjen uudisrakennushankkeiden yhteydessä pyritään hankesuunnitelmassa kohdentamaan rakennusten yhteyteen taiteellisia elementtejä, joiden osuus voi olla enintään 1 % rakennuksen uudishinnasta huomioiden kuitenkin hankkeen kokonaiskustannusarvio. Hankesuunnitelmassa esitettävät taiteelliset elementit voivat olla rakennuksen poistoissa huomioitavia kiinteitä arkkitehtonisia ratkaisuja tai irtaimistoon kuuluvia taidehankintoja hankesuunnitelmassa esitettävän jaottelun mukaisesti.
Suunnitelman mukaisiin poistoihin ohjelmoitavat rakenteelliset taideratkaisut sisällytetään rakennuksen investointikustannuksiin. Päätöksen hankesuunnitelmassa kohdennetun taide-elementin hankinnasta tekee kaupunkiympäristötoimialan lautakunta saatuaan ehdotuksen museopalveluiden asiantuntijoilta.
3.3 Hankesuunnitelman hyväksyminen
Hankesuunnitelman tai hankekuvauksen valmistuttua tilapalvelujohtaja vie sen kaupungin johtoryhmän arvioitavaksi. Tämän jälkeen tilapalvelujohtaja lähettää hankesuunnitelman tai hankekuvauksen asianosaiselle lautakunnalle, joka hyväksyy sen omalta osaltaan, sitoutuu samalla hankkeesta aiheutuviin kustannuksiin ja esittää tarvittaessa hankesuunnitelman tai hankekuvauksen hyväksymistä edelleen päätösvaltaiselle tasolle. Asian esittelijänä lautakunnassa on toimialajohtaja.
Hankesuunnitelman hyväksymisen yhteydessä tulee toimialan asianosaisen lautakunnan ottaa kantaa vuokrakustannusten kattamiseen.
Päätösvalta hankesuunnitelman tai hankekuvauksen osalta kohdentuu tilahankkeen arvon mukaan siten, että;
-käyttäjätoimialan tai toimialojen asianosaiset monijäseniset toimielimet ja konsernihallinnon tilahankkeiden osalta hallintoryhmän johtaja hyväksyvät aina hankesuunnitelman tai hankekuvauksen omalta osaltaan ja esittävät hankkeen hyväksymistä edelleen päätösvaltaiselle tasolle,
-tilapalvelujohtaja hyväksyy hankekuvauksen, jonka vuosivuokra on alle 100.000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on alle 1 miljoona euroa,
-kaupunginhallituksen kaupunkikehitysjaosto hyväksyy hankesuunnitelman tai hankekuvauksen, kun vuosivuokra on 100.000 - 300.000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on 1 - 3 miljoonaa euroa,
-kaupunginhallitus hyväksyy osaltaan hankesuunnitelman tai hankekuvauksen sen ollessa vuosivuokraltaan yli 300.000 euroa tai kustannusarvioltaan yli 3 miljoonaa euroa,
-kaupunginvaltuusto hyväksyy hankesuunnitelman tai hankekuvauksen, kun vuosivuokra on yli 300.000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on yli 3 miljoonaa euroa.
Mikäli hankesuunnitelmassa on tutkittu useampia vaihtoehtoja, päätösvaltainen hallintoelin määräytyy sen mukaan, mitä vaihtoehtojen korkein kustannusarvio edellyttää.
Hankkeen käsittelytason euromääräinen kynnysarvo määräytyy hankkeen kokonaiskustannuksen perusteella huomioiden talonrakentamisen lisäksi mahdollisuuksien mukaan myös hankkeen edellyttämän infrastruktuurin investointikustannukset.
Hankesuunnitelman tai hankekuvauksen hyväksymisen yhteydessä hyväksytään hankkeen hallinta- ja toteutusmuoto. Hankesuunnitelman hyväksymisen yhteydessä päätetään myös mahdollisista taidehankintojen toteuttamisista ja niiden enimmäiskustannustasosta.
Hankkeen hallintamuodon valinta (esim. omatase, yhtiö, vuokrahanke) tehdään viimeistään hankesuunnitelman hyväksymisen yhteydessä. Valinta tehdään huomioiden kokonaistaloudellisuus, synergiat ja kaupungin mahdolliset omistajuuslinjaukset. Mikäli hankeprosessin ratkaisuksi esitetään vuokrahanketta, vuokrasopimusta ei tule allekirjoittaa ennen kuin hankkeesta seuraavat todelliset kustannukset on varmistettu kilpailutuksen perusteella, määrittelemällä kustannusvastuut sopimusteknisesti tai muulla riittävän luotettavalla tavalla. Ehdotus käytettävästä hallintamuodosta tulee tilapalvelukeskukselta.
Ehdotus käytettävästä toteutusmuodosta tulee kaupunkiympäristötoimialan kaupunkirakentaminen -vastuualueelta poikkeuksena hankesuunnitelmat, jotka ovat tilattu suoraan kumppanina toimivalta konserniyhteisöltä. Hankesuunnitelman hyväksymisen yhteydessä päätetään toteutusmuoto myös yhtiömuotoisissa hankkeissa.
Mikäli hankkeelle valitaan toteutusmuoto, johon sisältyy kehitysvaihe tai vastaava kustannuksia tarkentava vaihe, on tarkoituksenmukaista toteuttaa kaksivaiheinen päätöksentekoprosessi. Ensimmäisessä vaiheessa päätöstason mukainen toimielin hyväksyy hankesuunnitelman tai hankekuvauksen alustavalla kustannusarviolla. Toisen vaiheen hyväksyy kaupunginhallitus, mikäli vahvistettava kustannusarvio on sama tai alempi kuin hankesuunnittelu- tai hankekuvausvaiheessa päätetty. Toisen vaiheen hyväksyy kaupunginvaltuusto, mikäli vahvistettava kustannusarvio ylittää hankesuunnitelmassa tai hankekuvauksessa esitetyn.
Mikäli hankkeen kehitysvaiheessa hyväksytyt kustannukset nousevat indeksikorjaukset huomioon ottamisen jälkeen 5 % tai mikäli hankkeessa tapahtuu jokin muu merkittävä muutos, saatetaan kehitysvaiheen tulos hankesuunnitelman tai hankekuvauksen hyväksyneen hallintoelimen käsiteltäväksi.
4. HANKKEEN ESITTÄMINEN INVESTOINTIOHJELMAAN
4.1 Investointiohjelman kokoaminen
Tilahankkeen hyväksyminen nimikkeenä talousarvion investointiohjelmaan edellyttää lähtökohtaisesti hyväksyttyä tarveselvitystä ja hankesuunnitelmaa tai hankekuvausta. Nimikkeen hyväksyminen talousarvion investointiohjelman taloussuunnitelmavuosille edellyttää tarveselvityksen hyväksymistä. Hanke voidaan käynnistää, kun hankesuunnitelma tai hankekuvaus on hyväksytty ja hanke on kohdennettu investointiohjelmaan. Rahoitusosuuksien (esim. valtionosuus) hakeminen hankkeeseen voi olla peruste poikkeukselle, että hanke otetaan investointiohjelmaan jo ennen hankesuunnitelman hyväksymistä.
Tilapalvelukeskus vastaa tilainvestointiohjelman laadinnasta, kaupunginhallituksen konsernijaoston priorisoidessa investointeja. Tilapalvelujohtaja valmistelee investointiehdotuksen kaupunginhallituksen kaupunkikehitysjaostolle ja edelleen kaupunginvaltuustolle esitettäväksi.
Hankesuunnitelman tulee sisältää arvio hankkeen toteuttamisesta käyttäjätoimialalle tai toimialoille seuraavista vuokravaikutuksista. Hankesuunnitelman hyväksymisen yhteydessä kukin toimiala sitoutuu hankkeen aiheuttamaan käyttömenojen muutokseen. Toimialat ottavat hankkeen kustannukset hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisina talousarvioonsa ja taloussuunnitelmaansa viimeistään hankesuunnitelman hyväksymistä seuraavassa talousarvioehdotuksessa.
Tilapalvelukeskus kokoaa talousarvion investointiosioon pienet investoinnit -listan. Kyseiseen listaan kootaan alle 1 miljoonan euron arvoiset rakennuksen teknisistä tarpeista lähtevät hankkeet sekä vastaavat käyttäjän tarpeista lähtevät toiminnalliset muutoshankkeet perusteluineen.
Kaupunkiympäristötoimiala toteuttaa tilainvestointiohjelman mukaiset hankkeet ja kaupunkiympäristölautakunnalla on rakennusvaiheen seuranta- ja valvontavastuu. Mikäli hankkeen toteutusmuoto sisältää kehitysvaiheen, on kaupunkiympäristötoimiala vastuussa sen johtamisesta ja siitä aiheutuvista kustannuksista.
4.2 Pitkän aikavälin investointiohjelman kokoaminen
Toimialajohtajat tekevät esityksiä tilapalvelukeskukselle toimialojensa tulevista tilatarpeista, joita ei ole vielä hyväksytty investointiohjelmaan. Tilapalvelukeskus kokoaa esitetyt investointitarpeet pitkän aikavälin investointisuunnitelmaksi. Toimialojen esitykset voivat perustua sekä toiminnallisiin että teknisiin tarpeisiin.
Pitkän aikavälin investointisuunnitelman kohteet eivät vaadi vielä hyväksyttyä tarveselvitystä tai hankesuunnitelmaa. Kyseinen suunnitelma saatetaan kaupunginhallituksen kaupunkikehitysjaostolle tiedoksi talousarviokäsittelyn yhteydessä.
4.3 Rahoitusosuuksien hakeminen hankkeelle
Valtionapuhakemusten, EU-tukihakemuksen, hankehakemusten tai muiden vastaavien tilainvestointien rahoitusosuuksien valmistelu- ja hakuvastuu on käyttäjätoimialalla. Tilapalvelukeskus ja kaupunkiympäristötoimiala avustavat tarvittaessa valmistelua tilamatriisissa.
Tilapalvelukeskuksen vastuulla on hakea energia-avustukset sekä sellaiset muut avustukset, joilla ei ole selvästi osoitettu vastuullista toimialaa.
Käyttäjätoimialan on selvitettävä mahdollisten avustusten hakumenettely ja annettava niistä selvitys ennen hankesuunnitelman hyväksymistä.
Oman taseen hankkeissa toteutusvastuu on kaupunkiympäristötoimialalla. Hankkeen toteutusvaiheen aikana kaupunkiympäristötoimialan toimialajohtajan ja lautakunnan tulee seurata hankkeen etenemistä ja raportoida edelleen kaupunginhallitukselle.
Vuokrahankkeissa ja konsernin sisäisissä kumppanuushankkeissa tilapalvelukeskus toimii tilaajan edustajana käyttäen tarvittaessa kaupunkiympäristötoimialan asiantuntemusta rakennusteknisiin asioihin liittyen. Tilapalvelujohtaja raportoi hankkeessa ilmenevistä asioista kaupungin johdolle ja kaupunginhallitukselle.
Mikäli hanke toteutetaan yhtiömuotoisena, on toteutusvaiheen seuranta- ja valvontavastuu yhtiön hallituksella, joka koostuu pääsääntöisesti tilapalvelukeskuksen ja kaupunkiympäristötoimialan edustajista. Yhtiön hallitus raportoi hankkeesta säännöllisesti kaupungin johdolle ja kaupunginhallitukselle.
5.2 Toteutuksessa ilmenevät ongelmat
Mikäli hankkeen toteutuksessa ilmenee ongelmia, kuten uhkaava kustannus-arvion ylittyminen, aikataulun venyminen tai vastaava, määrittyvät toimenpi-teet hallintamuotokohtaisesti.
Oman taseen hankkeissa kaupunkiympäristötoimialan toimialajohtajan tulee tarvittavien lisäselvitysten jälkeen;
-saattaa asia kaupunkiympäristölautakunnan tietoon, joka tekee tarvittaessa ehdotuksensa jatkotoimenpiteistä edelleen kaupunginhallitukselle ja
-informoida viipymättä tilapalvelujohtajaa, joka saattaa asian kaupungin johdon tietoon.
Kaupunkiympäristötoimialan toimialajohtajan tulee tarvittaessa käyttää ulkopuolista asiantuntemusta erityistekniikkaa koskevissa kysymyksissä. Juridisissa kysymyksissä tulee konsultoida konsernihallinnon lakiasiat -vastuualuetta, joka päättää mahdollisesta ulkopuolisen asiantuntemuksen hankinnasta.
Vuokrahankkeissa ja konsernin sisäisissä kumppanuushankkeissa seuranta- ja valvontavastuu on tilapalvelukeskuksella, joka tarvittaessa käyttää kaupunkiympäristötoimialan asiantuntemusta rakentamiseen liittyvissä asioissa. Tila-palvelujohtaja raportoi hankkeessa ilmenevistä asioista kaupungin johdolle ja kaupunginhallitukselle.
Yhtiömuotoisissa hankkeissa yhtiön hallituksen tulee raportoida hankkeessa ilmenevistä ongelmista kaupungin johdolle ja kaupunginhallitukselle.
Kaupungin suoraomisteisissa kohteissa ylläpito ja sen seuranta on tilapalvelukeskuksen toimintaa. Tilapalvelujohtaja raportoi edelleen apulaiskaupunginjohtajalle.
Vuokrakohteiden mahdolliset vuokralaiselle kuuluvat ylläpitotehtävät kuuluvat tilapalvelukeskukselle.
Mikäli hanke toteutetaan yhtiömuotoisena (KOy), jakaantuvat kohteen ylläpitovastuut kiinteistöyhtiön ja osakkaan välillä yhtiöjärjestyksen perusteella tai asiasta erikseen sovitulla tavalla. Kiinteistöyhtiö ja sen hallitus vastaavat kiinteistöyhtiölle ja tilapalvelukeskus osakkeenomistajalle kuuluvien tehtävien hoidosta.