Johtaja Pekka Sundman ja yhteysjohtaja Antti Kirkkola 25.11.2017:

Aktiivinen ja monipuolinen tapahtuma- ja kongressitoiminta on tärkeä osa elävää kaupunkikulttuuria ja kaupunkien keskeinen vetovoimatekijä. Onnistuneet tapahtumat lisäävät kaupunkien viihtyvyyttä, vireyttä ja houkuttelevuutta ja tuovat tutkitusti tuloja alueelle. Ne tarjoavat elämyksiä kaupunkilaisille ja sisältöä matkailijoille.

Tapahtumien ja kongressien aluetaloudellinen merkittävyys on kiistatonta. Niiden järjestäminen synnyttää alueelle työllisyyttä ja tapahtumien taloudelliset kerrannaisvaikutukset ovat merkittäviä. Tapahtumista saatava hyöty on moninkertainen suhteessa asetettuihin panoksiin. Ne myös toimivat kuluttamisen vauhdittajana ja käynnistäjänä, tapahtuma- ja kongressivieraat kuluttavat hyvin laajasti alueen palveluita ostoksista ja ruokapalveluista liikenteeseen ja majoitukseen. Turku on kesätapahtumien kaupunki, mutta tapahtumatoiminnan erityisenä haasteena on ympärivuotisen tapahtumatoiminnan edistäminen. Kaupungit ja alueet kilpailevat tapahtumista niiden moninaisista positiivisista vaikutuksista johtuen. Turun kannalta on äärimmäisen tärkeää, että saavutettu positiivinen tapahtumakaupungin imago vahvistuu ja Turku toimii aktiivisesti kaikilla tapahtuma- ja kongressitoiminnan edistämisen osa-alueilla.

Kaupunginvaltuusto päätti kokouksessaan 30.1.2017 § 12, että Turun kaupunki perustaa 25 prosentin osuudella (25 osaketta) yhdessä Turun yliopiston kokonaan omistaman UTU Holding Oy:n, Åbo Akademin ja Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin sekä Turun ammattikorkeakoulu Oy:n kanssa osakeyhtiömuotoisen kongressi- ja tapahtumapalveluyhtiön edellytyksellä, että yhtiö nimenomaisesti perustetaan hankintalainsäädännön tarkoittamaksi sidosyksiköksi ja järjestelyssä yhtiö velvoitetaan huolehtimaan siitä, että yhtiö ei menetä sidosyksikköasemaa ilman yhtiön omistajille annettua etukäteistietoa asiasta. Valtuusto päätti myös, että 30.000 euron omapääoma maksetaan konsernihallinnon investointihankkeista, nimikkeeltä osakkeet ja osuudet, että kaupunginhallitus oikeutetaan päättämään/sopimaan järjestelyn toteuttamiseksi tarvittavista osakeyhtiön osakkeiden hankkimiseen tarvittavista osakemerkinnöistä, osakassopimuksesta ja yhtiöjärjestyksestä ja että esittelytekstissä kuvattu toimintamalli ja tavoitteet hyväksytään muilta osin, mutta tapahtuma- ja kongressipalveluiden organisointi kaupungissa tuodaan erillisestä valmistelusta kaupunginhallituksen päätettäväksi.

Tapahtuma- ja kongressipalveluiden organisointi kaupungissa on toteutettu siten, että kaupunkikehitysryhmän vetovoiman vastuualueella on kokonaisvastuu kaupungin tapahtumatoiminnan edistämisestä, kehittämisestä ja merkittävien omaan tuotantoon kuuluvien suurtapahtumien järjestämisestä. Toiminta edellyttää myös aktiivista vuorovaikutusta alan paikallisten, kansallisten ja kansainvälisten toimijoiden kanssa. Vastuualue hoitaa kaupungin tapahtumatoiminnan keskitettyjen määrärahojen suunnittelun, toimeenpanon ja seurannan ja vastaa tapahtuma-avustuksien valmistelusta, arvioinnista ja toimeenpanosta. Suurten tapahtumien yhteistyö- ja tapahtumasopimusten valmistelu ja seuranta toteutetaan myös keskitetysti vastuualueen toimesta. vetovoiman vastuualue edistää tapahtumatoiminnan toimintaedellytyksiä ja pyrkii poistamaan toiminnan ulkoisia ja sisäisiä esteitä. Se koordinoi suurtapahtumatyöryhmän toimintaa ja edistää tapahtumaviestintää yhdessä kaupunkikehitysryhmän viestinnän vastuualueen kanssa.

Matkailun palvelukeskuksen tapahtuma- ja kongressipalveluiden vastuulla on ollut tapahtumien hakupalvelun toteuttaminen. Palvelu on tarjonnut puolueetonta ja maksutonta asiantuntija-apua Turkuun sijoittumisessa kotimaisille ja kansainvälisille suurille ja pienille asiakkaille. Yksikön tarjoamat neuvontapalvelut on suunnattu Turusta tapahtumakaupunkina kiinnostuneille tapahtumajärjestäjille. Palveluihin kuuluu mm. sähköiset ja perinteiset neuvontapalvelut tapahtumien järjestäjille, tapahtumakalenteri, tapahtuma-alueinfo, tilainfo, lupainfo, tapahtuma-avustusinfo sekä tapahtumien näkyvyyspalvelut. Neuvontapalvelut avustavat tapahtumajärjestäjää tapahtumaviestinnän ja medianäkyvyyden maksimoimisessa. tapahtuma- ja kongressipalveluiden tehtäviin on kuulunut myös kaupungin omien tilojen käytön edistäminen. Tapahtuma- ja kongressipalvelut on avustanut kaupunkikehitysryhmän vetovoimatoimintojen vastuualuetta mm. strategisesti tärkeiden hankkeiden valmistelussa, konseptien kehittämisessä, verkostojen hallinnassa, toiminnan kehittämisessä sekä suurtapahtumatyöryhmän koordinaatio- ja valmistelutehtävissä. Näiden tehtävien osalta erikseen määritetyt henkilöt ovat toimineet vetovoima vastuualueen työnjohdon alaisina.

Turun kaupunki on osakkaana Aboa kongressi- ja tapahtumapalvelut Oy:ssä, joka tunnettiin ennen yhtiöittämistä 25 vuoden ajan nimellä Turun yliopiston kongressitoimisto. Aboan pääosakas on Turun yliopisto ja vähemmistöosakkaat ovat Åbo Akademi, Turun Ammattikorkeakoulu, Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri ja Turun kaupunki. Osakkaat ovat eniten Turussa kansainvälisiä tieteellisiä kongresseja ja kansainvälisiä järjestökokouksia järjestävät tahot.

Kaupunginvaltuuston 30.1.2017 tekemän päätöksen jälkeen on käyty useita neuvotteluita sekä kaupungin sisäisten toimijoiden että Aboa kongressi- ja tapahtumapalvelut Oy:n taustayhteisöjen kanssa. Neuvotteluissa on haettu tapahtuma- ja kongressitoiminnan edistämisen toimintamallia, toimivaa työnjakoa, selkeämpää roolitusta sekä Turun kaupungin oman toiminnan osalta että perustetun kongressi- ja tapahtumapalveluyhtiön kanssa.

Käytyjen neuvottelujen pohjalta voidaan todeta, että kaupungin oman edistämistoiminnan organisoitumista ja työnjakoa syytä muuttaa, jotta toiminnan nykyiset päällekkäisyydet poistetaan ja johtosuhteet selkeytetään. Aiemmin tehty kaupungin toimintojen keskittäminen on vähentänyt tieteellisten kongressien hakuun ja toimijoiden aktivointiin käytettävää aikaa ja resurssia. Tämä epäkohta tulee korjata tässä yhteydessä. Perustetun Aboa- ja kongressipalvelut Oy:n ja kaupungin kongressien edistämistoiminnan yhteistyötä tulee tiivistää.

Matkailun palvelukeskuksessa toimiva tapahtuma- ja kongressipalveluyksikkö lakkautetaan ja tapahtumatoiminnan edistämistoiminta keskitetään kaupunkikehitysryhmän vetovoiman vastuualueelle. Tapahtumatoiminnan edistämiseen kytkeytyvät henkilöt Eevi Rannikko, tapahtumasihteeri (vak.nro 000476), Kimmo Hyyppä, tapahtumakoordinaattori (vak.nro 000453) ja Tomi Karjalainen, markkinointipäällikkö (vak.nro 000330) siirretään vakansseineen ja resursseineen vetovoiman vastuualueelle 1.1.2018 alkaen. Kiinteistöliikelaitoksen tapahtuma-alueiden lupavalmistelija Kaisa Kauma-Laula työskentelee jatkossa osan ajastaan vetovoiman vastuualueella.

Matkailun palvelukeskukseen perustetaan 1.1.2018 alkaen Turun kongressimarkkinointiyksikkö, jonne siirretään kongressitoiminnan edistämisen henkilöstö. Tapahtuma- ja kongressipäällikkö Sari Ruusumo ja matkailusuunnittelija Anne Malin keskittyvät hoitamaan Aboan osakkaiden muodostamaa yliopistojen ja korkeakoulujen asiakaskuntaa ja edistämään tieteellisiä kongresseja ja tapahtumia. Turun yliopiston johdon esittämään toiveen mukaisesti Aboa kongressi- ja tapahtumapalvelut Oy:n ja Turun kaupungin kongressimarkkinoinnin henkilökunnalle etsitään yhteinen toimistotila yliopistojen campus-alueelta.

Esitetyt muutokset ja uudistukset on käsitelty työyhteisön yhteisessä kokouksessa 24.11.2017.

Esitämme,

että matkailun palvelukeskuksessa toimiva tapahtuma- ja kongressipalveluyksikkö lakkautetaan ja tapahtumatoiminnan edistämistoiminta keskitetään kaupunkikehitysryhmän vetovoiman vastuualueelle 1.1.2018 alkaen,

että matkailun palvelukeskukseen perustetaan Turun kongressimarkkinointiyksikkö 1.1.2018 alkaen ja

että kaupunginjohtaja tekee tarvittavat vakanssien ja määrärahojen siirtoa koskevat päätökset.

Kaupunginjohtaja Minna Arve:

EhdotusKaupunginhallitus päättää,

että matkailun palvelukeskuksessa toimiva tapahtuma- ja kongressipalveluyksikkö lakkautetaan ja tapahtumatoiminnan edistämistoiminta keskitetään kaupunkikehitysryhmän vetovoiman vastuualueelle 1.1.2018 alkaen,

että matkailun palvelukeskukseen perustetaan Turun kongressimarkkinointiyksikkö 1.1.2018 alkaen ja

että kaupunginjohtaja tekee tarvittavat vakanssien ja määrärahojen siirtoa koskevat päätökset.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.