Johtaja Tuomas Heikkinen ja yhteysjohtaja Antti Kirkkola 31.10.2017:

Asia tuodaan kaupunginhallituksen päätettäväksi, koska kaupunginhallitus on 25.5.2015 § 249 päättänyt, että DBTL yhteistyösopimus voidaan siirtää Eldor Oy:lle ja koska kyseessä on kolmen vuoden sopimus ja tapahtuma sijoittuu osittain liikuntapaikoille ja osittain kiinteistötoimialan hallinnoimille alueille. Urheilupuiston yläkentän ja muiden alueiden käyttö jakaa lisääntynyttä kesäistä jokirannan tapahtumakäytön kuormitusta laajemmalle alueelle.

Kaupungin ja Eldor Oy:n välisen sopimuksen mukaan DBTL-tapahtuma on vähintään neljänä perättäisenä päivänä järjestettävä kaupunkifestivaalitapahtuma, joka koostuu mm. päivittäin järjestettävistä ulkoilmakonserteista ja klubi-tapahtumista. Eldor Oy on velvollinen hankkimaan kaikki tapahtumassa tarvittavat viranomaisluvat. Sopimuksen mukaan kaupunki osoittaa Eldor Oy:n käyttöön DBTL-tapahtumaa varten tarvittavia alueita mm. Aurajoen rannalta asianmukaista korvausta vastaan. Kaupungin ja yhtiön välinen sopimus on voimassa alkuperäisen sopimuskauden 2013–2016 jälkeen toistaiseksi voi-massa olevana. Sopimus on irtisanottavissa kunkin kalenterivuoden päättyessä. Irtisanomisaika on kaksi vuotta.

Eldor Oy:n pyynnöstä konsernihallinnon, kiinteistötoimialan ja liikuntapalvelujen edustajat ovat käyneet maankäyttöön liittyvät neuvottelut yhtiön johdon kanssa. Neuvottelujen tuloksena on päädytty esittämään Eldor Oy:lle kolmen vuoden maankäytön vuokrasopimusta DBTL-festivaalitapahtumaa varten. Vuotuiseksi vuokratasoksi esitetään tasoa, joka vastaa alueen vuokraamista liikuntatapahtuman käyttöön. Useamman vuoden sopimuksella varmistetaan tapahtuman artistikiinnitysten toimivuus ja siten kaupungin omistaman tavaramerkin kilpailukyky. Tulevina vuosina tapahtuma voidaan järjestää aina heinäkuun viimeisenä viikonloppuna. Ajankohtaa voidaan muuttaa kaupungin ja Eldor Oy:n yhteisellä sopimuksella.

Eldor Oy:n maankäytön tarve koskee urheilupuiston yläkenttää, ylähiekka-kenttää, sekä välikenttää festivaalitapahtuma Down By The Laituria varten. Festivaalin jokavuotinen ajankohta on heinäkuun viimeinen viikonloppu torstaista sunnuntaihin, vuokra-ajan tulisi kattaa festivaalin lisäksi 3 edeltävää rakennuspäivää ja 3 jälkeistä purkupäivää. Vuokrasopimus koskee vuotta 2018 ja optiona vuosia 2019 ja 2020.

Vuotuiseksi vuokrahinnaksi esitetään 5.500 eur (sis. alv 24 %). Vuokrahintaa on korotettu alueen aiemmasta vuokrasta koska tapahtumasta aiheutuu keskeytys liikuntapaikan käyttöön.

Tapahtuman ehdot on valmisteltu yhteistyössä konsernihallinnon, liikuntapalveluiden ja kiinteistötoimialan kesken. Vuokra-alueen ja sen lähialueen käytön ehdot on määritelty seuraavasti:

•Vuokramiehellä on oikeus käyttää vuokra-aluetta seuraavan kokoontumislaissa (530/1999) säädetyn yleisötilaisuuden järjestämistä varten.

•Vuokra-alueelle saadaan sijoittaa mm. myyntikojuja, ulkoilmaravintoloita, anniskelualueita, esiintymislavoja, telttoja.

•Vuokramiehen on huolehdittava siitä, että yleisötilaisuuden järjestämisestä tehdään kaikki tarvittavat ilmoitukset viranomaisille ja että sen järjestämiselle hankitaan kaikki tarvittavat viranomaisten luvat ja että yleisötilaisuuden järjestämisessä noudatetaan lainsäädännön määräyksiä sekä viranomaisten ja Turun kaupungin antamia ohjeita ja määräyksiä.

•Vuokramies vahvistaa vuosivarauksen vuosittain maaliskuun loppuun mennessä liikuntapalveluihin.

•Vuokra 5.500 eur (sis. alv 24 %) on maksettava vuosittain 24. kesäkuuta mennessä liikuntapalveluihin. Ellei vuokraa eräpäivänä suoriteta, vuokramies on velvollinen maksamaan erääntyneelle vuokralle eräpäivästä maksupäivään asti viivästyskorkoa korkolain säännösten mukaisesti ja saamisen velkomisesta aiheutuvien kulujen kattamiseksi kaupungin vahvistaman viivästysmaksun.

•Vuokramiehellä on oikeus vuokrata tai muuten luovuttaa vuokra-alueelta myyntipaikkoja ja ulkoilmaravintola-alueita toiselle. Vuokra-alueen ja sillä olevan muun kaupungin omaisuuden kunnossa- ja puhtaanapito sekä jätehuolto.

•Vuokramies toimitta liikuntapalveluille kirjallisen vuokra-alueen liikuntapaikkojen ja tilojen suojaus- ja puhdistussuunnitelman, joka hyväksytetään liikuntapalveluilla ennen tapahtuman rakentamista. Suunnitelmaan tukeudutaan tapahtuman jälkeen toteutettavassa alueen luovutustarkastuksessa.

•Vuokramiehen on huolehdittava siitä, että vuokra-alue ja sillä olevat kaupungin omistamat rakennukset, rakennelmat, laitokset, laitteet, puut, istutukset ja muu omaisuus säilyvät vuokra-aikana hyvässä kunnossa ja että kaupungin sen omaisuuden hoidosta antamia ohjeita ja määräyksiä noudatetaan. Vuokramies on velvollinen tarkastamaan vuokra-alueella olevien puiden kuntoa ja tarvittaessa ryhtymään toimenpiteisiin vahingonvaaran torjumiseksi.

•Mikäli em. kaupungin omaisuutta on vuokra-aikana hoidettu huonosti tai vahingoitettu, vuokramies on velvollinen korjaamaan vahingon tai, jollei tämä ole mahdollista, korvaamaan kaupungille aiheutuneen vahingon.

•Kadun ja eräiden yleisten alueiden kunnossa- ja puhtaanapidosta annetun lain (669/1978) mukaan osaksi kaupungin ja osaksi tontinomistajien velvollisuutena on pitää kunnossa ja puhtaana kadut, torit, katuaukiot, puistot, istutukset ja muut näihin verrattavat yleiset alueet. Tämä kunnossa- ja puhtaanapitovelvollisuus on vuokra-alueella vuokra-aikana vuokramiehellä.

•Mikäli vuokramies ei ole huolehtinut em. lain mukaisesti vuokratun alueen kunnossa- ja puhtaanapidosta vuokra-aikana ja kaupunki joutuu mahdollisesti aiheutuneesta vahingosta korvausvastuuseen kolmannelle, korvaa vuokramies kaupungille sen osuuden, jota kaupungin ottamasta vastuuvakuutuksesta ei korvata ja jonka kaupunki joutuu korvaamaan vahingon kärsineelle.

•Vuokramiehen on huolehdittava jätelain (1072/1993) määräysten mukaisesti vuokra-alueelle kertyvän jätteen keräyksen ja kuljetuksen järjestämisestä hankkimalla alueelle riittävästi tarkoituksenmukaisia jäteastioita ja huolehdittava niiden tyhjentämisestä sopimalla siitä jonkin jätehuoltoliikkeen kanssa.

•Vuokramiehen on huolehdittava vuokra-alueen lisäksi sen välittömän läheisyyden, alueelle johtavien puistokäytävien tai muiden yleisökäytävien siivoamisesta. Kaupungin viranomaisilla on oikeus suorittaa katselmuksia ja tarkastuksia myös vuokra-aikana.

Kaupunki tarkistaa alueella sähkö- ja vesirakentamisen mahdollisuudet ja tekee olosuhteiden ja kustannusten perusteella rakentamisesta erillisen päätöksen.

Kaupunki kutsuu vuosittain lokakuun loppuun mennessä koolle kokouksen, jossa käydään läpi menneen kesän tapahtuman toteutuminen sopimuksen mukaisesti, tällä perusteella Eldor Oy voi käyttää tulevan vuoden option tapahtuman järjestämiseksi.