Kaupunginsihteeri Outi Kari-Granfors 2.11.2017:

Taustaa

Kaupunginhallitus hyväksyi 4.4.2016 § 143 uuden kaupungin avustustoiminnan hallintamallin ja avustuksia koskevat yleisohjeet. Yleisohjeet otettiin käyttöön 1.5.2016 ja hallintamallin kehittämistä on toteutettu ja toteutetaan erillisessä kehittämismallin mukaisessa projektissa, joka linkittyy kaupungin digitaalisten palvelujen kehittämiseen.

Avustustoiminnan tavoitemalliksi asetettiin menettely, jossa asiakas digitaalisen asiointikanavan kautta järjestelmäavusteisesti jättää sähköisen hakemuksen, avustustarve kirjautuu yhdenmukaisesti ja aiemmin annetut tiedot säilyvät uuden hakemuksen pohjaksi. Toimielinten avustuksista vastaavat viran- ja toimenhaltijat valmistelevat ja toimielimet päättävät avustusten myöntämisestä kaupungin yleisten ja niitä täsmentävien toimialakohtaisten ohjeiden pohjalta. Uuden toimintamallin myötä syntyy myös mahdollisuus avustushakemusten kaupunkitasoiseen rekisteröintiin ja raportointiin.

Sähköinen hakumenettely ja maksatus

Uuden toimintamallin mukainen menettely on edennyt vaiheittain projektin eri osa-alueilla. Kuluvan vuoden alusta on kaupunginhallitus mukaan lukien kaikilla toimialoilla käytössä avustusten sähköinen hakumenettely. Myös uusi avustusten maksatusprosessi on kuvattu ja on luotu toimintatapa maksutietojen siirtymiseksi kaupungin taloushallintojärjestelmään ja automaattiseen maksatukseen. Järjestelmämaksatuksen tekninen valmius saavutetaan kuluvan vuoden joulukuussa. Avustusten hakumenettelyä kehitetään edelleen ns. palvelukonfiguraattorin avulla tavoitteena ehkäistä hakemusten ohjautumista päällekkäisesti eri toimialoille, korostaa tarvelähtöisyyttä avustusprosessissa ja mahdollistaa kaupungin strategisten linjausten ja painopisteiden huomioon ottaminen avustusten myöntämisessä aiempaa paremmin.

Kaupunkitasoinen avustusrekisteri, hakukalenteri ja matriisimainen työtapa

Uudessa toimintamallissa toimialojen avustusasiantuntijat työskentelevät matriisimaisesti. Kaupunginhallituksen alaisia määrärahoja koskevien avustusten asiantuntijana ja matriisimaisen toiminnan koordinaattorina toimii konsernihallinnossa 15.8.2017 tehtävänsä aloittanut hallintokoordinaattori. Tehtävä toteuttaa osaltaan kaupunginhallituksen edellä mainitun päätöksen mukaista konsernihallinnon koordinaatiota.

Avustusten sähköisen hakujärjestelmän ominaisuuksien kehittämistyötä on projektin aikana tehty yli palvelualue- ja toimialarajojen. Tarkoituksena on jatkaa toimintatapaa projektin päätyttyä ja laajentaa yhteistoimintaa siten, että avustusten hakuprosessi näkyy asiakkaalle kaupunkitasoisesti yhdenmukaisena ja selkeänä. Kaupunkitasoinen avustusrekisteri muodostetaan kytkemällä avustustiedot kaupungin yleiseen tietovarastoon. Tietojen haussa hyödynnetään jatkossa myös valtakunnallisia rekisterejä. Rekisteri edistää myös asioiden kaupunkitasoista raportointia. Hakukalenterilla on tarkoitus osaltaan joustavoittaa valmistelutyötä ja selkiyttää hakumenettelyä.

Avustusten myöntämisen toimivalta ja avustushakemusten valmistelu päätöksentekoa varten

Hallintosäännön 37 § mukaan avustusten myöntäminen kaupunginhallituksen vahvistamien periaatteiden mukaisesti kuuluu lautakuntien yleiseen toimivaltaan. Hallintosäännön 40 § mukaan avustusten myöntäminen kaupunginhallituksen alaisista määrärahoista kuuluu kaupunginjohtajan toimivaltaan.

Toimialoilla avustushakemukset valmistellaan lautakuntien päätettäväksi virkamiestyönä kaupunginhallituksen vahvistamien yleisten avustusohjeiden sekä lautakuntien vahvistamien toimialakohtaisten periaatteiden pohjalta. Päätökset eri avustuskategorioissa/-tyypeissä tehdään kussakin lautakunnassa pääsääntöisesti kerran vuodessa.

Kaupunginhallituksen alaisten määrärahojen päätöksentekovalmistelu on tekniseltä osin tehty niin ikään virkamiestyönä, minkä jälkeen kaupunginhallituksen asettama avustustoimikunta on antanut lausunnon hakemuksista ja johtava kaupunginsihteeri/kaupunginjohtaja on päättänyt avustusten myöntämisestä/hylkäämisestä. Eräistä avustuksista on päätetty kaupungin talousarvion yhteydessä.

Avustusmenettelyn yhdenmukaisuus sekä toiminnan avoimuus ja läpinäkyvyys huomioon ottaen tulisi kaupunginhallituksen vahvistaa alaistensa määrärahojen avustusperiaatteet. 

Kaupunginhallituksen alaisten määrärahojen avustusperiaatteet

Kaupungin strategiassa avustusten jakamisen yhtenä lähtökohtana mainitaan malli, jossa suuremmat vakiintuneet toimijat kuuluvat sopimusten piiriin ja jossa pienemmät ja vaihtuvat avustusten saajat täydentävät ja monipuolistavat palvelutarjontaa. Strategisen hyvinvointi- ja aktiivisuusohjelman aktiivinen kaupunkilainen – pääteeman yhtenä osana mainitaan kolmannen sektorin palveluntuottajien toimintaedellytysten vahvistaminen kumppanuuksilla ja avustuspolitiikan uudistamisella strategian tavoitteita tukevaksi.

Kaupunginhallitus vahvistaa osan myönnettävistä avustuksista talousarvion yhteydessä. Toimintatapa on todettu tarkoituksenmukaiseksi erityisesti kaupunginhallituksen päätökseen pohjautuvien, usein määrältään merkittävien sopimusavustusten osalta.

Muut kaupunginhallituksen alaiset avustukset koostuvat ympärivuotisesti haettavista ns. satunnaisista avustuksista sekä yleensä alkukeväällä haettaviksi ilmoitetuista erilaisten yhdistysten toiminta-avustuksista. Lisäksi huojennuksia ja avustuksia myönnetään tilakustannuksiin ja pienehköihin peruskorjauksiin.

Edellä mainittua mahdollisuutta hakea avustuksia vuotuisen perustoiminnan ohella vuoden aikana esiin tuleviin yksittäisiin tapahtumiin tai muihin satunnaisiin erityistarkoituksiin, käyttää vuosittain noin sata yhdistystä.

Rahoituksen myöntäminen avustuksina on kuntien perinteinen toimintatapa, jossa avustuksen käyttötarkoitusta on ohjattu melko yleisellä tasolla. Viime vuosina on avustamisen luonnetta kehitetty kuntien ja muiden toimijoiden välisen kumppanuuden suuntaan, jossa toimijat ovat tasavertaisia ja tavoitellaan molempia parhaiten hyödyttävää tilannetta.

Avustusten hakijoiksi on perinteisten seura-, yhdistys- ja järjestökentän oheen syntynyt myös muita toimintatapoja kuten uudenlainen kaupunkiaktivismi eli kansalaisten itse organisoima ja omaehtoinen yhteistoiminta. Kyseisessä toiminnassa järjestäytymisessä hyödynnetään internetiä ja sosiaalista mediaa ja toiminta on luonteeltaan aloitteellista ja rakentavaa.

Kaupunginhallitus on kaupungin kehittämistyön systematisoimiseksi ja työn näkyväksi tekemisen tarkoituksessa hyväksynyt otettavaksi käyttöön ns. kehittämismallin, jolla kaupunki on vahvistanut oman kehittämistoimintansa projektimaista työskentelyä. Avustettavan toiminnan monimuotoisuus ja edellä kuvatun kaltaiset uudet toimintamuodot huomioon ottaen tulisi myös avustustoiminnassa kannustaa hakijoita ilmaisemaan kehittämistavoitteensa ja toteuttamaan kaupungin tuella rahoitettua kehittämistoimintaansa aiempaa projektimaisemmin. Tämä tukisi myös raporttien pohjalta tehtävää seurantaa ja arviointia, jolla kaupunki saisi tietoa avustusmäärärahojen käytön vaikuttavuudesta.

Konsernihallinnon asiakkuudet ja osallisuus – vastuualueen yleisenä tehtävänä on kaupunkitasoisen asiakaspalvelun ja osallisuuden kehittäminen ja edistäminen. Vastuualueen toiminnan yhtenä osa-alueena on aluekehittäminen ja vastuualueella tehdään tiivistä yhteistyötä kaupungissa toimivien yhdistysten ja järjestöjen kanssa. Näin ollen vastuualueen asiantuntemus yhdistystoiminnasta tulisi hyödyntää avustuspäätösten valmistelussa. Vastuualueen toiminnasta osa kuten yhteispalvelu Monitori tapahtuu konkreettisesti asiakasrajapinnassa. Avustusten uuden toimintamallin mukainen yleinen ohjaus ja neuvonta on valmisteltu käynnistettäväksi Monitorissa.

Edellä esitetyn perusteella on tarkoituksenmukaista, että kaupunginhallitus asettaa kaupunginhallituksen jäsenistä/varajäsenistä koostuvan viisihenkisen toimikunnan (väh.yksi puheenjohtajistosta), joka valmistelee kaupunginhallituksen alaisten määrärahojen avustusten myöntämisperiaatteet yhdessä konsernihallinnon avustusasiantuntijoiden kanssa. Toimikunnan esittelijänä toimii kaupunginjohtaja tai hänen määräämänsä. Toimikunta kokoontuu talousarvioprosessin yhteydessä ja virkamiesvalmistelun tukena tarvittaessa toimintavuoden aikana.

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallitus päättää,

- hyväksyä edellä esitetyt avustusten hallintamalliuudistuksen toimenpiteet ja ehdotetut menettelytavat ja

- asettaa viisijäsenisen avustustoimikunnan kaupunginhallituksen jäsenistä/varajäsenistä ja nimeää toimikunnanjäseniksi valituista puheenjohtajan.

Toimikunnan esittelijänä toimii kaupunginjohtaja tai hänen määräämänsä.

Toimikunta kokoontuu talousarvioprosessin yhteydessä ja tarvittaessa toimintavuoden aikana.

PäätösAsia pantiin pöydälle Katteluksen Maaskolan kannattamana tekemästä ehdotuksesta yksimielisesti.