Konsernihallinto, Lakiasiat, kaupunginlakimies Jukka Vanto 12.9.2017:

Asian tausta

Hankinta- ja logistiikkakeskus on ilmoittanut 22.6.2017 julkaistulla EU-hankintailmoituksella avoimella menettelyllä toteutettavasta kalusteiden hankinnasta 31.8.2019 päättyvälle sopimuskaudelle sekä vuoden pituiselle optiokaudelle. Hankintailmoituksen mukaan hankinta on jaettu neljään (4) ryhmään seuraavasti:

Ryhmä 1 Toimistotilojen kalusteet

Ryhmä 2 Kohtaamistilojen kalusteet

Ryhmä 3 Opetustilojen kalusteet

Ryhmä 4 Varhaiskasvatuksen kalusteet

Hankinta- ja logistiikkajohtaja on 11.8.2017 tekemällään hankintapäätöksellä § 49 valinnut kalusteiden ryhmäkohtaiset toimittajat. Hankintapäätöspöytäkirjassa on muun ohella todettu, että Innovoimala Oy:n tarjous saapui myöhässä.

Innovoimala Oy on tehnyt asiassa hankintaoikaisuvaatimuksen. Lisäksi Kuopion Woodi Oy on tehnyt asiassa valituksen markkinaoikeuteen. Valitukseen vastataan erikseen markkinaoikeudelle esitettävällä vastineella.

Hankintaoikaisuvaatimus perusteineen

Innovoimala Oy on 24.8.2017 saapuneessa hankintaoikaisuvaatimuksessaan vaatinut oikaisua siihen, että päätöksestä ilmenee yhtiön olleen mukana kysymyksessä olevassa tarjouskilpailussa. Innovoimala Oy on vielä 5.9.2017 ilmoittanut sille olevan tärkeää vain se, että yhtiö näkyisi päätöksessä tarjouksen jättäneenä tahona.

Innovoimala Oy on ilmoittanut olleensa jättämässä internetissä tarjousta määräpäivänä. Innovoimala Oy on esittänyt tarjouspalvelujärjestelmän ns. heittäneen yrityksen järjestelmästä, jolloin tarjouslomaketta ei ole päässyt täyttämään määräaikaan mennessä. Innovoimala Oy on ilmoittanut olleensa heti yhteydessä kilpailutusjärjestelmän toimittajaan ja kaupunkiin. Innovoimala Oy:n mukaan se olisi saanut luvan toimittaa tarjouksensa vielä kello 11:00 jälkeen. Innovoimala Oy on sittemmin toimittanut tarjouksensa sähköpostitse ja tulostettuna kaupungille.

Kuultavien lausumat

Isku Interior Oy on lainsäädäntöön, lain esitöihin ja oikeuskäytäntöön viitaten vaatinut Innovoimala Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen hylkäämistä. Isku Interior Oy on todennut Innovoimala Oy:n tarjouksen saapuneen tarjouspyynnössä asetetun määräajan jälkeen ja siten myöhässä. Lisäksi Innovoimala Oy:n tarjous on toimitettu tarjouspyynnössä vaaditusta poikkeavalla tavalla. Tarjoajille on varattu riittävästi aikaa tarjouksen tekemiseen. Ei ole hankintayksikön vastuulla, mikäli tarjoaja on jättänyt tarjouksensa tekemisen viime hetkeen. Hankintayksikkö on toiminut asiassa oikein ja hankintalain vaatimusten mukaisesti sulkiessaan Innovoimalan Oy:n myöhässä saapuneen tarjouksen tarjousten vertailun ulkopuolelle. Hankintayksikkö ei olisi edes voinut antaa yhdelle tarjoajalle mahdollisuutta toimittaa tarjousta myöhässä.

Tevella Oy on oikeuskäytäntöön viitaten vaatinut hankintaoikaisuvaatimuksen hylkäämistä.

Innovoimala Oy on toimittanut lisäkirjelmän.

Lekolar-Printel Oy ei ole käyttänyt sille varattua tilaisuutta lausuman antamiseen.

Hankintaoikaisuvaatimuksen arviointi

Tarjouksen toimittaminen hankintayksikölle

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 68 §:n 3 ja 4 kohdan mukaan tarjouspyynnössä, hankintailmoituksessa, ehdokkaille osoitetussa kutsussa tai niiden liitteissä on oltava määräaika tarjousten tekemiselle sekä osoite, johon tarjoukset on toimitettava.

Hankintalain 74 §:n 1 momentin jälkimmäisen virkkeen mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Säännöstä koskevien esitöiden (HE 108/2016 vp s. 172) mukaan tarjous tulee hylätä hankintamenettelyn ehtoja vastaamattomana, jos se on saapunut myöhässä.

Asiassa on katsottava Innovoimala Oy:n tarjouksen tulleen hylätyksi hankintamenettelyn ehtoja vastaamattomana, myöhässä saapuneena.

Hankintalaissa ei ole säännöksiä tarjousten saapumisajankohdan määrittämisestä.

Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain (13/2003) 8 §:n mukaan sähköinen viesti toimitetaan viranomaiselle lähettäjän omalla vastuulla. Saman lain 10 §:n 1 momentissa todetaan, että sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi viranomaiselle silloin, kun se on viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä siten, että viestiä voidaan käsitellä. Pykälän 2 momentin mukaan, jos saapumisajankohdasta ei ole selvitystä sen johdosta, että viranomaisen käyttämä sähköinen tiedonsiirtomenetelmä on ollut epäkunnossa tai poissa käytöstä taikka selvitystä ei muusta vastaavasta syystä voida esittää, sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi sinä ajankohtana, jona se on lähetetty, jos lähettämisajankohdasta voidaan esittää luotettava selvitys.

Hankintailmoituksen kohdan I.3 mukaan tarjouksen tarjoukset on tullut tehdä/jättää sähköisesti osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/turku. Hankintailmoituksen kohdan IV.2.2 mukaan tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika on ollut 28.7.2017 kello 11:00.

Hankintailmoituksessa asetettu vaatimus tarjouksen toimittamisesta määräaikaan mennessä sähköisessä muodossa internetissä olevan kilpailutusjärjestelmän kautta on ollut yksiselitteinen ottaen huomioon, että tarjouspyynnössä ei ole mainittu muuta tarjouksen toimittamistapaa. Asiaa ei anna aihetta arvioida toisin se, että hankintailmoituksessa on ilmoitettu myös esimerkiksi hankinnan valmistelijan yhteystietoja, kuten sähköpostiosoite.

Kilpailutusjärjestelmän toimittajan selvityksen mukaan Innovoimala Oy:n tarjouksen lähetys ei ole ollut mahdollista, koska määräajan päättyessä tarjouksesta on puuttunut pakollisia tietoja. Puuttuvat soveltuvuusvaatimuksiin liittyvät kohdat ovat olleet:

• Tarjoajalla tulee olla kokemusta ja näyttöjä julkisten tilojen kalustuksen hoitamisesta, sekä referenssejä keskikokoisten yritysten tai yhteisöjen (yli 300 työntekijää) sopimuskumppanina toimimisesta
• Tarjoajalla tulee olla ammattitaitoinen sisustussuunnittelu ja vanhojen kalusteiden inventointipalvelu
• Tarjoajalla tulee olla vanhojen kalusteiden kierrätys ja hävityspalvelu, sekä omien tuotteidensa että muiden tuottajien kalusteille
• Tarjoukseen tulee liittää selvitys haitallisten aineiden käytöstä tarjotuissa tuotteissa
• Tarjoajan tulee nimetä sopimusyhteyshenkilö
• Sopimuksen allekirjoittaja ja asema yrityksessä

Näiden lisäksi kaikkien tuotteiden kalustekortteja ja takuutietoja ei ollut täytetty.

Innovoimala Oy on kokeillut tarjouksen lähettämistä 28.7.2017 kello 10:59:10. Tässä vaiheessa tarjous on tarkastettu järjestelmän toimesta ja yllä olevat tiedot ovat puuttuneet tarjouksesta. Tämän jälkeen tallentamista on kokeiltu määräajan päättymisen jälkeen. Järjestelmä ei anna tehdä muutoksia tarjoukseen määräajan jälkeen ja antaa käyttäjälle virheilmoituksen. Järjestelmä varoittaa puuttuvista tiedoista tarjouksen lähetys -välilehdellä. Kilpailutusjärjestelmän toimittajan selvityksen mukaan palvelussa ei ole ollut häiriöitä tai katkoksia, jotka olisivat voineet estää tarjouksen lähettämisen, eikä estettä tarjouksen lähettämiseen ole ollut.

Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että tarjousmenettelyn kaikissa vaiheissa on noudatettava sekä tarjoajien yhdenvertaisen kohtelun periaatetta että avoimuuden periaatetta sen varmistamiseksi, että kaikilla tarjoajilla on samat mahdollisuudet tarjoustensa laatimisessa. Tarjouspyynnössä tarjousten jättämiselle asetetun määräajan noudattaminen varmistaa, että kaikilla tarjoajilla on sama aika tarjousten valmisteluun.

Tarjouskilpailussa tarjoajalla on vastuu tarjouksen saapumisesta perille määräajassa. Asiassa ei ole tullut esille seikkoja, joiden perusteella olisi katsottava, että se, ettei Innovoimala Oy ole lähettänyt asetetussa määräajassa tarjousta, olisi johtunut hankintayksikön virheestä tai laiminlyönnistä. Innovoimala Oy:llä olisi ollut mahdollisuus alkaa täyttää järjestelmässä olevaa tarjouslomaketta hyvissä ajoin ennen määräaikaa. Asiassa ei ole esitetty selvitystä, että Innovoima Oy:n tarjous olisi ollut tarjouspyynnössä asetetussa määräajassa hankintayksikön käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä siten, että viestiä olisi voitu käsitellä.  Esitetyn selvityksen perusteella asiassa ei ole myöskään käynyt ilmi, että hankintayksikkö olisi antanut valittajalle tarjouspyynnöstä poikkeavan tiedon tarjousten jättämiselle asetetun määräajan osalta. Hankintayksikkö ei ole Innovoimala Oy:n esittämillä perusteilla menetellyt hankintasäännösten eikä tarjoajien tasapuolisen kohtelun vastaisesti sulkiessaan Innovoimala Oy:n tarjouksen tarjouskilpailusta tilanteessa, jossa Innovoimala Oy ei ole toimittanut tarjoustaan asetetussa määräajassa.

Oheismateriaali 1Innovoimala Oy:n hankintaoikaisuvaatimus ja lisäkirjelmät

Oheismateriaali 2Isku Interior Oy:n lausuma

Oheismateriaali 3Tevella Oy:n lausuma

Oheismateriaali 4Kilpailutusjärjestelmän toimittajan selvitys

Oheismateriaali 5Markkinaoikeuden vastinepyyntö liitteineen

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallitus päättää edellä olevilla perusteilla hylätä Innovoimala Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.