Apulaiskaupunginjohtaja Jarkko Virtanen, kaupunginsihteeri Pia Bergström 1.6.2017:

Kaupunginvaltuusto hyväksyi 29.5.2017 § 105 Turun kaupungin uuden hallintosäännön päivitettynä muun muassa kaupunkiympäristötoimialaa koskevien säännösten osalta siten, että tilojen suunnittelu ja rakennuttaminen erotetaan tilojen ylläpidosta ja hallinnasta, jotka siirtyivät kaupunkiympäristötoimialalta konsernihallinnon vastuulle. Uudisrakentamisen ja peruskorjausten suunnittelu ja rakennuttaminen jäävät ympäristötoimialalle perustettavaan kaupunkirakentaminen –palvelualueen vastuulle.

Kaupungin nykyisessä organisaatiossa toimitiloihin liittyvät vastuut ovat jakautuneet konsernihallinnon Strateginen tilojen ohjaus –vastuualueen (jäljempänä STO) ja Kiinteistöliikelaitoksen Tilapalveluiden välillä. STO:n tehtävänä on vastata tilojen kysynnän ohjauksesta huomioiden kaupungin strategiset tavoitteet. Yksikkö on vastannut mm. palveluverkkoselvityksistä, tilahankkeiden tarveselvitys- ja hankesuunnitteluprosessista sekä tilainvestointiohjelman laadinnasta.

Kiinteistöliikelaitoksen tilapalvelujen tehtävänä on vastata kaupungin toimitilojen suunnittelusta (ml. hankesuunnitelmien laadinta), rakennuttamisesta, ylläpidosta ja tilojen yleisestä hallinnasta sisältäen tilojen vuokraamisen. Käytännön tila-asioissa toimialat ovat olleet yhteydessä Kiinteistöliikelaitoksen tilapalveluihin, joka on vastannut operatiivisesti toimialojen tilantarpeen tyydyttämisestä, olemassa olevien tilojen ominaisuuksista ja tiloihin liittyvien palvelujen järjestämisestä.  

Kun kaupunginvaltuusto on viimeksi päättänyt sisäisen vuokrauksen periaatteista 28.4.2014 § 48, tavoitteena on ollut muun muassa asianmukaisten tilojen järjestäminen kohtuullisilla tilakustannuksilla ja eri toimijoiden roolien selkeyttäminen. Vaikka roolit ovat ajan kuluessa selkiytyneet, tavoitteessa ei kuitenkaan täysin ole onnistuttu, sillä esimerkiksi asiakasvastuuhenkilöitä on ollut edelleen sekä STO:ssa että Tilapalveluissa. Yhteistyön keskeisten toimijoiden välillä tulisi olla saumatonta, jotta tilaratkaisut ja kokonaisuuden ohjaaminen olisivat kaupunkikonsernin tavoitteiden mukaista.

Tilojen omistajuudessa ja hallinnassa on ollut epäselvyyttä myös siksi, koska STO:lle määritetyistä tehtävistä huolimatta kaupungin toimitilat ovat olleet Kiinteistöliikelaitoksen taseomaisuutta ja Kiinteistöliikelaitoksen johtokunnan tai viranhaltijoiden päätösvallassa. Kiinteistöliikelaitoksen liikelaitosaseman purkamisen yhteydessä 1.1.2018 lukien Kiinteistöliikelaitoksen tase yhdistyy kuitenkin suoraan kaupungin taseeseen. Tuolloin myös tilojen omistajahallinta ja siihen liittyvät tehtävät on perusteltua siirtää tulevan toimialan yhden palvelualueen alaisuudesta lähemmäs kaupungin strategista ohjausta.

Lisäksi tilojen kokonaishallinta tulee edelleen korostumaan 1.1.2019 lukien sote-uudistuksen myötä. Tilojen suhteellinen osuus uuden kaupunkiorganisaation rahoitus- ja toimintaympäristössä muodostuu huomattavasti merkityksellisemmäksi kuin nykyisessä organisaatiossa.

Konsernihallinnossa ei tällä hetkellä ole vastuualuetta, jolle tilojen hallinta ja ylläpito voitaisiin sellaisenaan siirtää, eikä se olisi edellä esitetty huomioiden edes tarkoituksenmukaista. Näin ollen tulisi käynnistää kaupunginhallituksen alaisen uuden palvelukeskuksen valmistelu. Sen yhteydessä kaupungin toimitiloihin liittyvä kokonaisuus selvitetään kokonaisuudessaan ja organisoidaan uudelleen.

Konsernihallinnon palvelukeskuksia on 1.6.2017 alkaen viisi kappaletta; Henkilöstöasioiden palvelukeskus, IT-palvelut, Matkailun palvelukeskus, Työllisyyspalvelukeskus ja Velkaneuvonta. Uuden Tilapalvelukeskuksen tehtävänä olisi tuottaa keskitettyjä tilahallinnon palveluja kaikille kaupungin toimialoille ja konsernihallinnolle. Palvelukeskusta johtaisi tilapalvelukeskuksen johtaja, joka vastaisi toiminnasta hallintosäännön mukaisesti suoraan kaupunginjohtajalle. Tilapalvelukeskuksen monijäsenisenä toimielimenä olisi kaupunginhallitus ja hallintosäännössä erikseen määritellyissä asioissa kaupunginhallituksen kaupunkikehitysjaosto.

Palvelukeskuksen perustaminen on 1.6.2017 voimaan astuvan hallintosäännön 25 §:n perusteella kaupunginhallituksen päätösvallassa. Tässä yhteydessä esitetään, että kaupunginhallitus päättäisi käynnistää uuden Tilapalvelukeskuksen perustamiseen liittyvän valmistelun. Esitys Tilapalvelukeskuksen perustamisesta ja tilahallinnon järjestämisestä ja resursoinnista tuodaan kaupunginhallitukselle syksyn 2017 aikana siten, että toiminta voidaan aloittaa hallintosäännön siirtymäsäännösten päätyttyä 1.1.2018.

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallitus päättää käynnistää uuden Tilapalvelukeskuksen perustamiseen liittyvän valmistelun siten, että esitys Tilapalvelukeskuksen perustamisesta tuodaan kaupunginhallituksen päätettäväksi syksyn 2017 aikana.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.