3. Konserniohjeiden tarkoitus ja tavoite 2
4. Konserniohjeiden käsittely ja hyväksyminen 2
5. Konserniohjeiden sitovuus 2
10. Omistajan ennakkokäsityksen hankkiminen merkittävistä toimenpiteistä 9
11. Konserniraportointi ja tavoitteiden asettaminen 11
12. Kaupungin yhteisöille tarjoamat keskitetyt konsernitoiminnot sekä noudatettavat periaatteet 11
13. Rahoitusta ja muuta taloudenpitoa koskevat ohjeet 12
18. Kaupunkikonsernin tarkastus ja valvonta 14
19. Tiedottaminen kunnan asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille 15
Turun kaupungin konserniohjeet ovat omistajaohjauksen väline. Näiden ohjeiden tavoitteena on Turun kaupunkikonsernin omistajaohjauksen vahvistaminen ja koordinointi. Konserniohjeen tarkoituksena on tukea kaupunkikonsernin johtamisen edellytyksiä ja omistajaohjausta siten, että konsernia voidaan ohjata yhtenäisillä ohjeilla ja toimintaperiaatteilla.
Turun kaupunkikonsernin omistajaohjauksen lähtökohtana ovat kaupunginvaltuuston määrittelemät tavoitteet ja niiden mukaiset kunnan omistajapolitiikan linjaukset osana kaupunkistrategiaa.
Kuntalaissa (410/2015) tarkastellaan kunnan toimintaa kokonaisuutena. Kunnan toiminta on laajentunut erilaisten julkis- ja yksityisoikeudellisten toimintamuotojen verkostoksi. Kunnan tulee koordinoida kuntakonsernin erilaiset toiminnot ja sitoa näiden tavoitteet kunnan strategisiin tavoitteisiin. Omistajaohjauksella huolehditaan siitä, että kunnan tytäryhteisön toiminnassa otetaan huomioon kuntakonsernin kokonaisetu.
Turun kaupungin konserniohjeet koskevat Turun kaupungin tytäryhteisöjä ja näiden tytäryhteisöjä.
Yhteisö, jossa kunnalla on kirjanpitolain (1336/1997) 1 luvun 5 §:ssä tarkoitettu määräysvalta, on kunnan tytäryhteisö. Kunta tytäryhteisöineen muodostaa Turun kaupunkikonsernin. Mitä tässä ohjeessa määrätään tytäryhteisöstä, sovelletaan myös Turun kaupungin määräysvaltaan kuuluvaan säätiöön.
Konserniohjetta tulee noudattaa soveltuvin osin myös Turun kaupungin osakkuusyhteisöjen ja kuntayhtymien ohjaukseen.
3. Konserniohjeiden tarkoitus ja tavoite
Konserniohjeella luodaan puitteet Turun kaupungin omistajaohjaukselle. Konserniohjeella pyritään yhteisöjen ohjauksen yhtenäistämiseen, toiminnan läpinäkyvyyden lisäämiseen, Turun kaupungin yhteisöstä saaman tiedon laadun parantamiseen ja tiedonkulun tehostamiseen.
Konserniohjeilla tehostetaan kaupunkikonsernin johtamisen edellytyksiä siten, että kaupunkikonsernia ja kaupungin toimintaa voidaan johtaa kokonaisuutena yhtenäisin periaattein ja kaupunkikonsernin kokonaisetu huomioon ottaen. Ohjeilla pyritään luomaan yhteiset menettelytavat ja sitouttamaan konserniyhteisöt kaupunkikonsernin yhteisiin tavoitteisiin.
4. Konserniohjeiden käsittely ja hyväksyminen
Konserniohjeet hyväksyy kaupunginvaltuusto.
Konserniohjeet tulee saattaa hyväksyttäväksi tytäryhteisön yhtiökokoukseen tai, mikäli yhteisömuoto on muu kuin osakeyhtiö, yhtiökokousta vastaavaan toimielimeen. Konserniohjeet tulee viedä myös osakkuusyhteisön toimielimen käsittelyyn siten, että toimielin merkitsee konserniohjeet vähintään tiedoksi.
Konserniohjeita noudatetaan kaupunkikonserniin kuuluvissa tytäryhteisöissä, jollei niitä koskevasta lainsäädännöstä muuta johdu.
Konserniohjeeseen perustuvaa yksittäistä ohjetta ei saa antaa tai soveltaa siten, että se on ristiriidassa yhteisöä koskevien pakottavien säännösten, kuten yhteisö- tai kirjanpitolainsäädännön tai muun pakottavan lainsäädännön kanssa.
Konserniohjeet ovat luonteeltaan ohjeellisia, mutta niistä poikkeamiselle tulee olla painava peruste. Lähtökohtaisesti noudattamatta jättäminen voi perustua vain osakeyhtiölain tarkoittamiin vähemmistön suojasäännöksiin, velkojien suojasäännöksiin tai muuhun selkeään osakeyhtiölain tarkoittamaan yhtiön edun vastaisuuteen. Konserniohje ei muuta tytäryhteisöjen, osakkuusyhteisöjen tai kuntayhtymän johdon oikeudellista asemaa tai vastuuta. Jos konserniohjeeseen perustuva yksittäinen ohje on ristiriidassa yhteisöä koskevien yhteisösääntöjen (yhtiöjärjestys, yhtiösopimus tai säännöt), yhteisö- tai kirjanpitolainsäädännön tai muun pakottavan lainsäädännön kanssa, noudatetaan yhteisösääntöjä ja pakottavaa lainsäädäntöä.
Mikäli yhteisön johto, yhtiökokousedustaja tai muu yksittäisen konserniohjeen saanut katsoo, että hän ei voi noudattaa konserniohjetta lainvastaisena tai yhteisön edun vastaisena, hänen on ilmoitettava asiasta ja aikeestaan jättää noudattamatta konserniohjetta välittömästi kirjallisesti konserniohjeen antaneelle taholle. Ilmoitukseen on sisällytettävä perustelut sille, miksi ilmoittaja pitää ohjetta lainvastaisena tai yhteisön edun vastaisena.
Turun kaupungin konserniohjeissa tarkoitetaan:
1.konserniohjeilla tätä ohjetta,
2.konserniohjeella kaupunginhallituksen tai konsernijohdon antamaa yksittäistä ohjetta tytäryhteisöille tai kaupunkia eri yhteisöjen toimielimissä edustaville henkilöille,
3.kaupunkikonsernilla (Turku-konsernilla) omistus- ja hallintorakennetta, johon kuuluvat:
(1)Turun kaupunki ”konserniemona”
(2)tytäryhteisöt
(3)tytäryhteisöjen tytäryhteisöt
4.tytäryhteisöllä kaupungin kokonaan omistamaa yhtiötä ja yhtiötä, jossa kaupungilla on määräysvalta (kirjanpitolaki 1 luku 5 § ja osakeyhtiölaki 1 luku 3 §) sekä muuta yhteisöä tai säätiötä, jossa kaupungilla on määräysvalta,
5.osakkuusyhteisöllä osakkuusyritystä, jossa kaupungilla on 20-50 %:n omistusosuus ja enintään puolet osakkeiden tai osuuksien tuottamasta äänimäärästä (kirjanpitolaki 1 luku 8 §),
6.kuntayhtymällä kuntalain 55 §:n tarkoittamaa kuntien yhteistoiminnan muotoa sekä
7.valvontavastuuhenkilöllä kaupungin viranhaltijaa, jonka konsernijaosto, kaupunginjohtaja ja lauta- tai johtokunta on määrännyt valvomaan kaupunkikonserniin kuuluvan yhteisön toimintaa ja taloutta, vastaanottamaan yhteisön+ tiedonannot omistajalle sekä raportoimaan yhteisön toiminnasta konsernijohdolle. Jokaiselle yhteisölle on määrättävä valvontavastuuhenkilö, joka edustaa omistajaa yhteisöön nähden.
7. Kaupungin toimielinten toimivallanjako sekä yhteisöjen jako strategisiin ja operatiivisiin yhteisöihin
Konsernijohto vastaa kuntakonsernissa omistajaohjauksen toteuttamisesta sekä konsernivalvonnan järjestämisestä. Konsernijohtoon kuuluvat kaupunginhallitus, kaupunginjohtaja ja muut hallintosäännössä määrätyt viranomaiset.
Kaupunginjohtajalla on toimivalta antaa omistajaohjausta koskevia ohjeita ja määräyksiä niissä asioissa, joita ei ole annettu laissa tai johtosäännössä muun viranomaisen tehtäväksi.
Kaupunginvaltuusto
-päättää kaupunkikonserniin kuuluvien yhteisöjen toiminnallisista ja taloudellisista tavoitteista,
-määrittelee kunnan tavoitteet ja sen mukaiset kunnan omistajapolitiikan linjaukset osana kaupunkistrategiaa,
-päättää kaupunkikonsernin omistajaohjauksen periaatteista ja konserniohjeista,
-päättää varallisuuden hoidon ja sijoitustoiminnan perusteista sekä
-päättää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista.
Kaupunginhallitus
-vastaa kunnan toiminnan yhteensovittamisesta,
-vastaa kunnan toiminnan omistajaohjauksesta sekä
-huolehtii kunnan sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnan järjestämisestä.
-
Kaupunginhallituksen konsernijaosto
-huolehtii kaupungin keskitettyjen palveluiden ja palvelukeskusten ohjaamisesta,
-huolehtii omistajan puhevallan käyttämisestä ja kaupungin kannanotoista strategisten yhtiöiden yhtiökokouksissa tai muissa vastaavissa kokouksissa käsiteltäviin merkittäviin asioihin sekä ohjeiden antamisesta kaupunkia näissä yhtiöissä ja muissa yhteisöissä edustaville henkilöille,
-nimeää kaupungin edustajat ja tilintarkastajat strategisiksi yhteisöiksi määritettyjen yhteisöjen hallintoelimiin,
-huolehtii strategisiksi yhteisöiksi määritettyjen yhteisöjen toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden määrittelystä ja seurannasta sekä
-huolehtii kaupunkikonserniin kuuluvan ja muun yhteisön ja säätiön valvontavastuusta.
Kaupunkikonserniin kuuluvat yhteisöt on jaettu strategisiin ja operatiivisiin yhteisöihin.
Strategisissa yhteisöissä yhteiskuntapoliittisilla näkemyksillä on merkittävä rooli yhteisön ohjauksessa ja päätöksenteossa. Muut kuin strategisiksi määritellyt yhteisöt ovat operatiivisia yhteisöjä. Operatiiviset yhteisöt toteuttavat omistajan yhtiölle antamaa tehtävää tehokkaasti ja taloudellisesti.
Turun kaupunginhallituksen konsernijaoston tehtävänä on valvoa ja ohjata tämän ohjeen mukaisesti, että strategiset yhteisöt toimivat kaupunginvaltuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden, kaupunkistrategian ja omistajapoliittisten linjausten mukaisesti.
Konsernijaosto toimii strategisten yhtiöiden hallitusten nimitysvaliokuntana. Konsernijaosto voi nimetä myös erillisen nimitysvaliokunnan, mikäli yhteisön omistuspohja tai muu syy tätä edellyttää. Konsernijaosto nimeää lisäksi strategisten yhtiöiden kaupungin sidosyksikköinä toimivien tytäryhtiöiden hallitusten kokoonpanon.
Konsernijaosto ohjaa ja valvoo strategisia yhteisöjä.
Konsernijaosto ohjaa ja valvoo strategisten yhtiöiden kaupungin sidosyksiköinä toimivia tytäryhtiöitä kuten omia toimipaikkojaan.
Konsernijaosto määrittelee ja nimeää strategiset yhteisöt erillisellä päätöksellään.
Strategisia yhtiöitä ja säätiöitä ovat:
ASUNTO- JA KIINTEISTÖLIIKETOIMINTA
TVT Asunnot Oy tytäryhtiöineen
Varsinais-Suomen Asumisoikeus Oy
Turun Ylioppilaskyläsäätiö
Turun Teknologiakiinteistöt Oy tytäryhtiöineen
Turun seudun sosiaali- ja terveyspalvelukiinteistöt Oy
ENERGIA – JA INFRASTRUKTUURILIIKETOIMINTA
Oy Turku Energia – Åbo Energi Ab tytäryhtiöineen
Turun Satama Oy
Turun Seudun Vesi Oy
Turun seudun puhdistamo Oy
Lounais-Suomen Jätehuolto Oy tytäryhtiöineen
TUOTANTOLIIKETOIMINTA
Arkea Oy tytäryhtiöineen
Kuntec Oy tytäryhtiöineen
Turun Seudun Rakennustekniikka Oy
Lännen Tekstiilihuolto Oy
Turun Kaupunkiliikenne Oy
ELINKEINO- JA OSAAMISLIIKETOIMINTA
Turku Science Park Oy tytäryhtiöineen
Turun Aikuiskoulutussäätiö
Turun ammattikorkeakoulu Oy tytäryhtiöineen
MATKAILU JA KULTTUURILIIKETOIMINTA
Turku Touring Oy
Logomo Oy
Turun Kaupunginteatteri Oy
Forum Marinum -säätiö
Kiinteistö Oy Turun Monitoimihalli
1.Noudatettavat arvot
Turku-konsernissa noudatetaan valtuuston hyväksymässä kaupunkistrategiassa ilmaistuja arvoja ja tavoitteita.
2.Yhtiökokous
Yhtiön on pidettävä varsinainen yhtiökokous vähintään kerran tilikauden aikana. Yhtiökokouksen ajankohta on sovittava hyvissä ajoin valvontavastuuhenkilön kanssa ja yhtiökokousmateriaali on toimitettava annetussa määräajassa konsernijaoston käsittelyä varten.
Yhtiökokoukseen osallistuu osakkeenomistajien edustajien lisäksi vähintään hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja sekä toimitusjohtaja.
3.Hallitus
Tytäryhteisöjen hallitusten nimeämisessä noudatetaan seuraavia periaatteita:
•Kokoonpanossa huomioidaan yhteisön toiminnan luonne, koko ja kehitysvaihe. Hallituksen koko sopeutetaan yhteisön toimintaan. Hallituksen valinnassa tulee huomioida yhteisön toimiala ja toiminnan laajuus sekä yhteisön strateginen merkittävyys kunnan toiminnassa.
•Hallituksen tulee koostua jäsenistä, joilla on yhteisön toimialan edellyttämä riittävä ja monipuolinen osaaminen, toisiaan täydentävä kokemus sekä kyseisen toimialan, talouden ja liiketoiminnan asiantuntemus.
•Hallituksen jäsenillä tulee olla asiantuntemusta ja kykyä operatiivisen johdon ohjaukseen ja tukemiseen. Hallituksen jäsenillä tulee olla kykyä itsenäiseen päätöksentekoon sekä tasavertaiseen keskusteluun yhtiön toimivan johdon kanssa.
•Hallitusten valinnassa noudatetaan tasa-arvolain 4a § 3 momentin mukaisesti sukupuolten välistä tasa-arvoa, ellei siitä jouduta perustellusta syystä poikkeamaan.
•Hallitusten valinnassa pyritään siihen, että hallitusten kokoonpanossa on riittävää vaihtuvuutta.
•Hallituksen jäsenellä tulee olla riittävästi aikaa tehtävän hoitamiseen.
•Hallituksilla ei tule olla varajäsenjärjestelyjä.
Hallituksen jäsenen tulee olla riippumaton hoitaessaan tehtävää. Jäsen ei ole riippumaton jos:
•hänellä on vähäistä suurempi toimeksiantosuhde yhteisöön tai hänellä on ollut tällainen viimeisen vuoden aikana,
•hän kuuluu sellaisen toisen yhteisön toimivaan johtoon tai muuhun päättävään elimeen, jolla on merkittävä kilpailuasema tai asiakkuussuhde toimittajayhteisöön tai
•hän kuuluu toimivaan johtoon sellaisessa yhteisössä, jonka hallituksen jäsen kuuluu toimivaan johtoon ensin tarkoitetussa yhteisössä (ristikkäinen valvontasuhde).
Hallituksen jäsenten on annettava suostumus tehtävään. Suostumuksen yhteydessä hallituksen jäsenten on täytettävä perustietoilmoitus, jossa ilmoitetaan mm. keskeinen työkokemus, samanaikaiset luottamustoimet ja mahdolliset sidonnaisuudet yhteisöön tai muihin yhteisöihin. Suostumuksen yhteydessä hallituksen jäsenen on annettava myös sitoumus konserniohjeiden noudattamisesta. Kaupunginjohtaja valmistelee konsernijaostolle esityksen hallituksen kokoonpanoksi. Esityksen valmistelussa huolehditaan siitä, että hallitus koostuu kuntalain tarkoittamalla tavalla riittävän pätevistä henkilöistä.
Hallituksen valitsee yhtiökokous tai muun yhteisön tarkoitusta varten kokoontuva toimielin.
Hallituksen on arvioitava vuosittain omaa työskentelyään ja kokoonpanon muutostarpeita. Strategisten yhteisöjen osalta muutostarpeet saatetaan konsernijaoston käsittelyyn hallitusten nimeämisen yhteyteen. Hallituksen on tiedotettava muutostarpeesta hyvissä ajoin ennen yhtiökokouskutsun käsittelyä konsernijaostossa, jotta omistaja ehtii ryhtyä tarpeellisiin toimenpiteisiin hallituksen kokoonpanon muuttamiseksi.
Yhteisön on toimintakertomuksessaan ilmoitettava tilikauden aikana pidettyjen hallituksen kokousten lukumäärä sekä jäsenten osallistuminen hallituksen kokouksiin.
Hallitusta koskevaa konserniohjeiden kohtaa noudatetaan lähtökohtaisesti myös Turun kaupungin osakkuusyhteisöjen ja kuntayhtymien hallituksen tai muun toimielimen jäsenten nimeämiseen sekä jäsenten nimeämiseen kaikkien sellaisten yhteisöjen hallitukseen tai muuhun toimielimeen, johon Turun kaupungilla on oikeus nimetä jäseniä.
4.Hallituksen puheenjohtaja
Hallituksen puheenjohtajaksi valittavan henkilön tulee olla pätevyydeltään ja osaamiseltaan kyvykäs vastaamaan hallitustyöskentelystä, sen arvioinnista ja kehittämisestä.
Hallituksen puheenjohtajan tehtävänä on osakeyhtiölain tai muun organisaatiota koskevan erityislainsäädännön mukaisten tehtävien lisäksi huolehtia siitä, että hallitus toimii hyvän hallintotavan, kaupunkistrategian ja omistajapoliittisten linjausten ja yhteisölle asetettujen tavoitteiden mukaisesti.
Hallituksen puheenjohtaja huolehtii hallituksen työskentelyn arvioinnista sekä informoi hyvissä ajoin yhteisönvalvontavastuuhenkilöä hallituksen työskentelyn arvioinnin tuloksista ja hallituksen kokoonpanon muutostarpeesta.
Kaupungin nimeämä tytäryhtiön ja osakkuusyhtiön hallituksen puheenjohtaja osallistuu yhtiökokouksiin.
5.Toimitusjohtaja
Hallitus nimittää ja erottaa toimitusjohtajan. Toimitusjohtajan kanssa tehdään kirjallinen johtajasopimus, jonka hallitus hyväksyy.
Toimitusjohtajan tulee pyytää hallituksen lupa sivutoimen pitämiseen sekä ilmoittaa sidonnaisuudet ja omistukset muissa yhteisöissä, mikäli näillä on merkitystä tehtävien hoitamisen kannalta.
Toimitusjohtaja ei saa toimia hallituksen jäsenenä.
Toimitusjohtaja osallistuu yhtiökokouksiin.
6.Hallituksen työjärjestys
Strategisten yhteisöjen hallitusten on hyväksyttävä hallituksen työjärjestys, jossa hallituksen työskentelystä määrätään.
7.Toimikunnat
Mikäli hallitus asettaa toimikuntia erityisten asioiden hoitamista varten, toimikuntien asettamisesta ja jäsenistä on mainittava toimintakertomuksessa. Toimikuntien on raportoitava työstään hallitukselle.
8.Palkkiot
Tytäryhtiöiden hallituksen jäsenten palkkiot määrätään yhtiökokouksessa tai säätiöiden osalta hallituksen kokouksessa konsernijaoston päättämällä tavalla. Jaoston harkinnan mukaan kokouspalkkioiden lisäksi voidaan maksaa vuosipalkkioita. Tytäryhteisöjen hallitusten sihteerien palkkiot määrätään konsernijaoston päättämällä tavalla.
Tilinpäätöksessä on ilmoitettava erikseen toimitusjohtajalle ja hallituksen jäsenille maksettujen palkkojen ja palkkioiden yhteismäärä.
9.Yhteisöjen raportointi
Hallituksen on hyväksyttävä yhteisölle raportointimalli, joka tuottaa yhteisön toiminnan laajuuteen nähden hallitukselle riittävää tietoa yhteisön toiminnasta ja taloudesta.
10.Sisäinen valvonta ja riskienhallinta
Tytäryhteisön hallituksen tulee huolehtia siitä, että yhteisö noudattaa Turun kaupunginvaltuuston päättämiä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteita sekä riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan ohjeita.
Hallitus ohjaa, tukee ja valvoo yhteisön riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan toteuttamista. Riskienhallinta sisältää riskien tunnistamisen, analysoinnin ja priorisoinnin, hallinnan toimenpiteiden määrittelyn ja valvonnan sekä tuloksellisuuden arvioinnin. Strategisilla yhteisöillä tulee olla hallituksen hyväksymät sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeet.
Hallitus käsittelee ja hyväksyy osana tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen hyväksymistä selonteot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, havaituista puutteista, merkittävimmistä riskeistä ja kehittämistarpeista. Hallituksen tulee reagoida, mikäli raportointi sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta eivät osoita järjestelmän toimeenpanoa ja tuloksellisuutta.
Yhteisön toimintaan liittyvä riskienarviointi tulee tehdä vuosittain osana toimintakertomusta, jonka tulokset tulee raportoida Turun kaupunginjohtajalle ja riskienhallintapäällikölle. Hallituksen tulee raportoida sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehokkuutta ja toimivuutta vuosittain konsernijohdolle ja sisäiselle tarkastukselle esimerkiksi konsernijaoston käsitellessä yhteisön yhtiökokousmateriaalin keväällä.
Rahoitusriskien hallinnan osalta tulee noudattaa näissä konserniohjeissa olevia erillisiä rahoitusriskien hallintaa koskevia ohjeita.
11.Lahjonnan vastaiset periaatteet
Hallitus vastaa siitä, että yhteisössä noudatetaan hyvää liiketapaa. Yhteisössä tulee noudattaa kansainvälisesti hyväksyttyjä lahjonnanvastaisia periaatteita, joista esim. Keskuskauppakamari on tehnyt Transparency Internationalin suositusten pohjalta oman julkaisunsa Lahjonnanvastaiset periaatteet sekä soveltuvin osin Suomen Kuntaliiton suositusta kunnan henkilöstölle ja luottamushenkilöille tarjottavien etuuksien hyväksymisestä.
12.Omistajaohjaus
Käyttäessään omistajaohjausta Turun kaupunki ottaa huomioon kutakin yhteisöä koskevaan lainsäädäntöön sisältyvän yhteisön omistajien yhdenvertaisen kohtelun periaatteet. Omistajaohjausta ei saa käyttää siten, että yhteisön päätös tai toimenpide on omiaan tuottamaan yhteisön jollekin omistajalle tai muulle epäoikeutettua etua tai haittaa yhteisön tai yhteisön toisen omistajan kustannuksella (yhdenvertaisuusperiaate).
Toiminnassaan yhteisöjen hallintoelimissä Turun kaupungin nimeämien edustajien tulee kuitenkin edellä mainitun osakkaiden tasapuolisen kohtelun vaatimuksen asettamin rajoituksin myös ottaa huomioon Turku-konsernin etu.
Omistajaohjauksen taso riippuu yhteisön luonteesta ja olosuhteista:
-Turun kaupungin rahoittamille yhteisöille ja sidosyksiköille voidaan asettaa omistajaohjauksessa tiukempia vaatimuksia kuin muille yhteisöille
-Monopoliaseman tai riskin vaikutus otetaan huomioon omistajaohjauksessa tiukentavana tekijänä
-Markkinoilla toimivalla yhteisöltä edellytetään kilpailukykyä, millä on vaikutusta omistajaohjaukseen
-Muiden omistajien huomioiminen Turun kaupungin omistajaohjauksessa erityisesti osakkuusyhteisöissä
Ohjaustasolla voi olla vaikutusta muun muassa konsernin tuottamien tukipalvelujen käyttöön, yhtiöiltä suoritettaviin hankintoihin, henkilöstöpolitiikkaan sekä siihen, onko yhteisöä koskevaan asiaan merkittävyyden vuoksi pyydettävä omistajan ennakkonäkemystä.
13.Vaitiolovelvollisuus ja asiakirjasalaisuus
Yhteisön hallituksen jäsen, toimitusjohtaja, konsernijohtoon kuuluva, valvontavastuuhenkilö tai muu kaupungin viranhaltija tai työntekijä ei saa paljastaa ulkopuoliselle yhteisön liikesalaisuuteen kuuluvaa asiaa. Yhteisössä saatua salassa pidettävää tietoa ei saa käyttää yhtiön tai kolmannen vahingoksi tai hyödyksi kaupungin muussa päätöksenteossa.
Yhteisön kaupungille toimittamien asiakirjojen julkisuus määräytyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain nojalla. Mikäli kaupungille toimitetut asiakirjat sisältävät viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslain) mukaan salassa pidettäviä tietoja, yhteisön on selvästi merkittävä asiakirjoihin salassapito sekä sen julkisuuslain mukainen peruste. Julkisuuslain mukaan asiakirjan julkisuutta koskevan asian päättää kuitenkin se viranomainen, jolle asiakirja on toimitettu.
14.Vastuuvakuutukset
Yhteisöllä on oikeus ottaa vastuuvakuutus hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle, mikäli se on riskeiltä suojautumisen kannalta perusteltua.
15.Poliittisen toiminnan tukeminen
Tytäryhteisöt eivät saa osallistua poliittisen toiminnan tukemiseen suorilla taikka epäsuorilla toimenpiteillä.
Valvontavastuuhenkilön määrää Turun kaupungin hallintosäännössä tai muussa johtosäännössä määritelty taho.
Valvontavastuuhenkilö tai hänen valtuuttamansa edustaa kaupunkia yhtiökokouksessa ja toteuttaa hänelle annettua konserniohjetta kokouksissa. Valvontavastuuhenkilö edustaa omistajaa yhteisöön nähden. Valvontavastuuhenkilö huolehtii siitä, että omistajan kannanotot toimitetaan yhtiöille ja, että kannanotot tehdään näissä konserniohjeissa säädetyllä tavalla.
10. Omistajan ennakkokäsityksen hankkiminen merkittävistä toimenpiteistä
Tytäryhteisön ja osakkuusyhteisön on tiedusteltava omistajan ennakkonäkemystä hyvissä ajoin ennen toimenpiteen toteuttamista seuraavista toimenpiteistä:
1. tytäryhteisön perustaminen,
2. yhteisön toiminta-ajatuksen tai toiminnan olennainen muuttaminen,
3. yhtiöjärjestyksen ja sääntöjen muuttaminen,
4. yritysjärjestely,
5. toimintaan tai talouteen nähden merkittävät investoinnit sekä tärkeän omaisuuden tai oikeuksien (ml immateriaalioikeudet) hankkiminen, myyminen, vuokraaminen, luovuttaminen tai panttaaminen tai muun merkittävän sopimuksen tekeminen,
6. varsinaiseen toimintaan kuulumattomat tai siihen vain epäsuorasti liittyvät investoinnit ja niiden rahoitus,
7. osakkeiden merkintä tai hankkiminen, mikäli osakkeiden ostamista ja omistamista ei ole erityisesti annettu yhtiön tehtäväksi,
8. merkittävä lainanotto ja -anto sekä vakuuksien, takausten taikka muihin yhtiölle merkittäviin rahavelvoitteisiin sitoutuminen tai niiden ehtojen muuttaminen sekä raha- ja pääomamarkkinoilla olevien johdannaisinstrumenttien käyttäminen kohdassa 10.4.1. mainituin asuntojen vuokraustoimintaa harjoittavia yhtiöitä koskevin poikkeuksin,
9. sopimukset yhtiön ja yhtiön osakkeenomistajan tai yhtiön ja sen hallituksen jäsenen välillä, kun sopimus koskee muuta kuin yhteisön tavanomaista toimintaa tai se tehdään epätavallisin ehdoin, sekä tällaisten sopimusten muuttaminen tai tällaisiin sopimuksiin perustuvista oikeuksista luopuminen,
10. yhtiökokoukselle tehtävä voitonjakoehdotus, mikäli se poikkeaa yhtiön noudattamasta tavanomaisesta voitonjakokäytännöstä,
11. yhteisön omaisuuden luovuttaminen konkurssiin tai selvitystilaan taikka saneerausmenettelyyn hakeutuminen,
12. tytäryhteisön palveluksessa olevan taloudellisesta tai tuotannollisesta syystä tapahtuva irtisanominen tai lomauttaminen yli 90 päiväksi,
13. tytäryhteisön toimitusjohtajan tai vastaavan palkka- ja muiden palvelussuhde-ehtojen ja eläke-etujen vahvistaminen tai sisällöllinen muuttaminen lukuun ottamatta alalla sovellettavan työehtosopimuksen mukaisia palkan yleiskorotuksia tai mikäli toimitusjohtajaan ei sovelleta työehtosopimuksen määräyksiä, vastaavan tasoista yleiskorotusta,
14. tytäryhteisön toimitusjohtajan tai vastaavan toimihenkilön ottaminen,
15. tytäryhteisön aseman arviointi julkisista hankinnoista annetussa laissa tarkoitettuna hankintayksikkönä, mikäli tytäryhteisö katsoo, että se ei ole hankintayksikkö,
16. tytäryhteisön sidosyksikköasemaan vaikuttava toimenpide, jos tytäryhteisö on julkisista hankinnoista annetussa laissa tarkoitettu sidosyksikkö suhteessa kaupunkiin,
17. kuntalaisilta perittävien asiakasmaksujen tariffirakenne tai uusien tariffien käyttöönotto tai
18. kun päätettävä asia muuten merkittävästi vaikuttaa yhteisön tai kaupungin toimintaan tai taloudelliseen asemaan tai vastuuseen.
Yhteisön pyyntö osoitetaan kaupunginhallituksen konsernijaostolle ja toimitetaan sähköisesti osoitteeseen: turun.kaupunki@turku.fi.
Konsernijaosto tekee tässä pykälässä mainittuja asioita koskevat kannanotot strategisten yhteisöjen osalta. Operatiivisten yhteisöjen osalta kaupungin kannanoton tekee kaupunginjohtaja.
Muissa kuin tässä kohdassa mainituissa asioissa omistajan kannanoton tai ohjeistuksen antaa kaupunginjohtaja.
Kannanotto tulee antaa viimeistään 2 kuukauden kuluessa tiedotuksen tapahtumisesta. Tytäryhteisön tulee informoida valvontavastuuhenkilöä mahdollisesta kiireisemmästä aikataulusta.
Tytäryhteisön tytäryhteisö informoi vastaavasti emoyhteisöään. Mikäli tytäryhteisön toimenpiteellä on olennainen merkitys myös tytäryhteisön välittömän emoyhteisön toiminnan tai talouden kannalta, viimeksi mainitun on informoitava myös kaupunkiemoa.
Ennakkokäsityksen pyytäminen on osa yhteisön johdon huolellisuusvelvoitteen toteuttamista. Ennakkokäsityksen pyytäminen ja antaminen ei kuitenkaan siirrä kyseistä yhteisöä koskevan lain mukaista toimitusjohtajan tai hallituksen vastuuta konsernijohdolle eikä se myöskään merkitse oikeudellisen yhteisvastuun syntymistä.
11. Konserniraportointi ja tavoitteiden asettaminen
Kaupunginvaltuusto määrittelee kaupungin tavoitteet ja sen mukaiset kunnan omistajapolitiikan linjaukset osana kaupunkistrategiaa. Konsernijohto asettaa yhteisöille tavoitteet talousarvion laatimisen yhteydessä kulloinkin valitun mittariston ja seurantajärjestelmän mukaisesti. Strategisten yhteisöjen osalta tavoitteet ja mittarit asetetaan kaupunginhallituksen konsernijaoston esityksestä siten, että ne antavat riittävän tiedon yhtiön taloudellisesta tilasta ja toiminnasta.
Strategisetyhteisöt raportoivat toimintansa ja taloutensa kehityksestä Turun kaupungin toiminnan- ja talouden seurantaraportoinnin yhteydessä kaupunginhallituksen konsernijaostolle ja edelleen kaupunginvaltuustolle.
Strategisten yhteisöjen toiminnasta ja taloudesta raportoidaan vähintään kerran vuodessa tilinpäätöksen lisäksi sekä aina kun yhteisön toimintaan tai talouteen liittyy olennaisia poikkeamia jaoston määrittämistä tavoitteista.
Operatiivisten yhteisöjen raportointi tapahtuu yhteisön valvontavastuuhenkilölle.
Yhteisön tulee toimittaa Turku-konsernia koskevaa konsernitilinpäätöstä sekä toiminnan ja talouden seurantaa varten tarpeelliset tiedot erikseen määritettävänä ajankohtana erikseen annettavien ohjeistuksien mukaan.
Jos tytäryhteisö on julkisista hankinnoista annetussa laissa tarkoitettu sidosyksikkö suhteessa kaupunkiin, tulee yhteisön vuosittaisen raportoinnin yhteydessä antaa tieto ulkopuolisen liikevaihdon määrästä viimeisen kolmen tilikauden aikana.
Tytäryhteisön johto on velvollinen saapumaan tarvittaessa konsernijaoston kutsumana kokoukseen raportoimaan.
Tytäryhteisön tulee ilmoittaa valvontavastuuhenkilölle välittömästi tilapäisestä tai pysyvästä maksukyvyttömyydestä tai sen uhasta.
Yhteisöjen tulee itse todeta ja ilmoittaa, mitkä konsernijohdolle lähetetyistä materiaaleista sisältävät liikesalaisuuksia ja ovat siksi salassa pidettäviä.
12. Kaupungin yhteisöille tarjoamat keskitetyt konsernitoiminnot sekä noudatettavat periaatteet
Keskitettyjen konsernitoimintojen kohdalla noudatetaan Turun kaupungin konsernijohdon antamaa ohjeistusta. Toimintoja voidaan yhdenmukaistaa yhteisellä ohjeistuksella ilman varsinaista keskittämistä. Lähtökohtana on, että strategiset tytäryhteisöt ja niiden tytäryhteisöt hyödyntävät ensisijaisesti konsernin omia tukipalveluita ja vasta toissijaisesti konsernin ulkopuolisia palveluntuottajia eli niiden tulee pyrkiä keskinäisten synergioiden hyödyntämiseen. Strategisten tytäryhteisöjen tulee keskitettyjä tukipalveluita kilpailuttaessaan pyytää tarjous konsernin sisäiseltä palveluntuottajalta ennen kuin se hankkii palvelun konsernin ulkopuoliselta taholta.
Turun kaupungin konsernijohdon ohjeistus toimitetaan yhtiöille valvontavastuuhenkilön tai konserniohjausvastuualueen toimesta. Ohjeistuksen laatimisesta vastaa kunkin toiminnon osalta taho, joka kaupungissa vastaa toiminnon toteuttamisesta.
Kaupunkikonsernissa keskitettyjä yhteisiä tukipalveluita ovat:
- Rahoitus ja sijoitustoiminta
- Maksuliikenteen hoito
- Palvelussuhdeneuvonta
Kaupunkikonsernissa pyritään yhteisiin linjauksiin mm. seuraavien toimintojen osalta:
- Hankinnat
- Taloushallinto
- Vakuuttaminen
- IT-toiminnot
- Konserniyhtiöiden tuottamat palvelukokonaisuudet
- Työterveyshuolto
Näiden toimintojen osalta yhteisöjen on perusteltava kaupungille mikäli ne poikkeavat keskitetystä tuotannosta. Mikäli asia ei ratkea neuvotteluteite, voi kaupunki antaa asiassa konserniohjeen.
Yhteisöjen tulee neuvotella omistajan kanssa mikäli ne tekevät olennaisia muutoksia markkinointi-ilmeiseen tai yhtiön brändiin. Muutoksia ei sa toteuttaa ennen neuvottelujen käymistä. Kaupunki voi antaa tarempia ohjeita yhteisöjen visuaalisesta ilmeestä ja mm. verkkosivuista.
13. Rahoitusta ja muuta taloudenpitoa koskevat ohjeet
Konsernirahoitus
Turun kaupunkikonsernin taloutta ja investointeja suunnitellaan ja ohjataan yhdessä, jotta konsernin kokonaisetu voidaan varmistaa ja konsernin rajalliset resurssit voidaan käyttää mahdollisimman tehokkaasti hyödyksi.
Tytäryhteisöt hankkivat vieraanpääomanehtoisen rahoituksen markkinaehtoisesti, kokonaistaloudellisesti edullisimmalla tavalla, joko konsernin sisäisellä rahoituksella tai suoraan pääomamarkkinoilta kaupungin omavelkaisella takauksella tai muilla vakuuksilla. Vieraan pääoman hankinta on tehtävä yhteistyössä Turun kaupungin konsernihallinnon kanssa. Tämä tapahtuu toimittamalla tarjouspyyntö rahoituksen hankinnasta kaupunginjohtajalle tai muutoin neuvoteltava kaupunginjohtajan kanssa kanssa rahoitusjärjestelyistä. Lähtökohtaisesti tytäryhteisöjen tulee suunnitella ja mitoittaa lainamääränsä tulorahoituksensa mukaisesti siten, että velka pystytään kuolettamaan vähintään investoinnin taloudellista pitoaikaa vastaavassa ajassa.
Kaupunki tekee tarvittaessa yhteisöille rahoitustarjouksen, mikäli konsernin sisäinen rahoitus katsotaan kaupungin velkaantumistavoitteiden ja -mahdollisuuksien sekä hinnoittelun puolesta asianmukaiseksi rahoitusratkaisuksi. Mikäli rahoitus päädytään hankkimaan konsernin ulkopuolelta, konsernihallinto avustaa yhteisöä tarjouspyynnön laatimisessa ja korkoriskin hallinnassa.
Tytäryhteisöiden tulee leasingrahoituksessaan käyttää aina kilpailutettua puitesopimusta, joko kaupungin kilpailuttamana tai yhteisön oman kilpailutuksen perusteella. Solmittavat puitesopimukset tulee neuvotella ja tarkastaa yhdessä kaupunign kanssa kanssa ennen sopimuksen lopullista solmimista. Suuret, yli miljoonan euron kiinteistö- tai käyttöomaisuuskohteiden rahoitus tulee kilpailuttaa erikseen yllä mainitulla tavalla yhteistyössä konsernihallinnon kanssa.
Kaupunki voi konsernitilipalvelussa myöntää yhteisölle luottolimiitin, jonka tarve ja käyttö tulee perustua normaalin likviditeetin ja maksuvalmiuden tukemiseen eli lyhytaikaisen rahoitustarpeen kattamiseen.
Tytäryhteisöt, joilla on omia tytäryhteisöjä, voivat lainoittaa omia tytäryhteisöjään tarvittaessa sisäisellä lainalla tai rahoituslimiitillä. Näiden tarkoitus tulee kuitenkin olla pääasiassa lyhytaikainen ja tytäryhteisöjen tulee arvioida antolainauksen riskit osana normaalia operatiivista riskinhallintaansa.
Rahoitusriskien hallinta
Yhteisöjen tulee pyrkiä tasapainoiseen ja monipuoliseen rahoitusrakenteeseen. Luotonantajan valinnassa ja lainojen erääntymisaikataulussa vältetään liiallisia ajallisia keskittymiä. Lähtökohtaisesti yhteisön korkoriskiä hallitaan ensisijaisesti hajauttamalla lainaposition viitekorkoja eri maturiteetteihin.
Konsernihallinto koordinoi ja ohjeistaa keskitetysti yhteisöjen rahoitusriskien hallintaa, mutta riskienhallinta on muun muassa osakeyhtiö- ja säätiölain mukaisesti yhteisöjen vastuulla. Lisäksi konsernihallinto antaa riskienhallintaan liittyviä ohjeita ja voi myös toimia tarvittaessa vastapuolena rahoitusriskien hallintaan liittyen ja solmia yhteisön kanssa sopimuksia tähän liittyen. Yhteisöt raportoivat pyydettäessä konsernihallinnolle yhteisön rahoitusasemasta ja niihin liittyvistä sopimuksista. Lähtökohtaisesti tiedot merkittävimmistä laina- ja johdannaispositioista kerätään konsernin yhteiseen tietojärjestelmään, jota käytetään rahoitusriskien seurannassa ja raportoinnissa.
Sijoitukset
Tytäryhteisöt eivät harjoita omaa sijoitustoimintaa, vaan niiden likvidit kassavarat sijoitetaan ensisijaisesti Turun kaupungin konsernitilille avistaehtoisesti tai erikseen sovittaviin kaupungin kassaan tehtäviin määräaikaisiin sijoituksiin. Tällä menettelyllä tuetaan Turun kaupungin likviditeetti- ja varallisuusasemaa ja edelleen vähennetään kaupungin velkaantumistarvetta tulevaisuudessa.
Kaupunki sopii yhteisön kanssa kullekin lyhytaikaiselle sijoitukselle markkinatilanteen mukaisen tuoton kaupunginhallituksen määrittämien periaatteiden ja kaupunginhallituksen johtosäännön mukaisesti. Toistuvat sijoitukset vahvistetaan Turun kaupungin ja ao. yhteisön kanssa solmittavalla sijoitussopimuksella. Erikseen voidaan myös sopia sijoitussopimuksen perusteella tehtävistä pitkäaikaisista sijoituksista, joita konsernihallinto hallinnoi asianomaisen yhteisön puolesta.
Tytäryhteisöjen tulee noudattaa konsernihallinnon maksuliikenteestä antamia ohjeita, joita ovat muun muassa maksuvalmiuden ennustaminen. Konsernihallinto kilpailuttaa koko konsernin maksuliikenne- ja rahahuoltopalvelut yhdenmukaisella tavalla ja kaikkien yhteisöjen tulee sopeuttaa omat palvelutarpeensa vastaamaan konsernitasolla kilpailutettuja pankki- ja maksuliikennepalveluita. Konsernin maksuliikenteen tulee pääsääntöisesti tapahtua kaupungin konsernitilijärjestelmän sisällä. Tämän tavoitteena on hyödyntää ja maksimoida koko konsernin volyymietuja sekä saapuvassa että lähtevässä maksuliikenteessä sekä muissa pankkipalveluissa.
Tytäryhteisöjen vieraan pääoman korkomenojen minimoimiseksi voidaan kaupungin omavelkaisen takauksen myöntämistä harkita, mikäli se nähdään kuntalain, kaupungin kokonaisriskin tai omistajapolitiikan linjausten lähtökohdista mahdolliseksi ja perustelluksi.
Yhteisöjen on pyrittävä järjestämään hankintatoimintansa siten, että hankintoja voidaan toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti, laadukkaasti ja suunnitelmallisesti olemassa olevat kilpailuolosuhteet hyväksi käyttäen ja ympäristö- ja sosiaaliset näkökohdat huomioon ottaen. Yhteisöjen on kohdeltava kilpailutukseen osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti (liike- ym. salaisuuksista aiheutuvat rajoitukset huomioiden) ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Yhteisöjen on noudatettava harmaan talouden torjunnasta annettuja säännöksiä ja ohjeita sekä huomioitava ihmisoikeudet alihankintaketjuissaan.
Mikäli yhteisö on hankintalainsäädännön tarkoittama hankintayksikkö, sen tulee noudattaa hankinnoissaan hankintalainsäädäntöä. Mikäli yhteisö on hankintalainsäädännön tarkoittama sidosyksikkö, sen tulee huolehtia siitä, että se ei menetä sidosyksikköasemaa ilman konsernijohdolle annettua etukäteistietoa asiasta, jotta konsernijohto voi tarvittaessa esittää kantansa asiaan.
Yhteisöjen tulee hankintalainsäädännön mahdollistaessa käyttää julkisissa ja muissa hankinnoissaan kaupungin hankinta- ja logistiikkakeskuksen kilpailutuspalveluita ja niitä keskitettyjä hankintasopimuksia, joista kaupunki on erillisellä päätöksellä päättänyt.
Hankinta- ja logistiikkakeskus antaa neuvontaa julkisina hankintoina toteutettavista kilpailutuksista ja keskitetyistä hankinnoista.
Mikäli lainsäädäntö sallii, yhteisöjen on pyrittävä siihen, että yhteisöjen tuottamia palveluja koskevat hankinnat tehdään konsernin sisäisesti. Hankinnat tehdään markkinahinnalla. Konsernin sisäisissä hankinnoissa tulee ottaa huomioon kilpailu- ja hankintasäännösten asettamat reunaehdot ja rajoitukset. Jos kaupunkikonsernin liikelaitos, tulosyksikkö tai kaupunkikonsernin toiminto yhtiöitetään hankintasopimuskauden aikana, perustetun tytäryhteisön tulee sitoutua voimassa oleviin kaupungin hankintasopimuksiin kunkin sopimuskauden loppuun saakka.
Turun kaupunkikonsernin tytäryhteisöt noudattavat toiminnassaan soveltuvin osin kunnan henkilöstöpolitiikan periaatteita. Etenkin harkinnanvaraisten työsuhteen etujen myöntämisessä yhteisöt pyrkivät noudattamaan kunnan käytäntöä. Tällaisia etuja ovat esimerkiksi harkinnanvaraiset palkkaedut ja harkinnanvarainen työvapaa sekä työntekijän oikeus henkilöstökoulutukseen, luontoissuorituksiin ja lisäeläke-etuihin. Turun kaupungin rahoittamien ja monopoliluoteisten yhtiöiden osalta konsernijaosto voi valvoa ja ohjeistaa yhtiön henkilöstöpolitiikkaa.
Tytäryhteisöt liittyvät jäseneksi kuntatyönantajan perustamaan työnantajayhteisöön ellei toiminnan laatu ja tytäryhtiön etu muuta edellytä.
Tytäryhteisöt järjestävät eläkevakuutuksensa lähtökohtaisesti Kuntien eläkevakuutuksessa.
Henkilöstön edustuksesta yhtiön hallinnossa sovitaan johdon ja henkilöstön kesken. Henkilöstön edustus perustuu erilliseen yhteistoimintaan henkilöstön ja työnantajan välillä.
18. Kaupunkikonsernin tarkastus ja valvonta
Konsernin tilintarkastus
Kaupunkikonsernissa tilintarkastuspalvelujen koordinointi ja kilpailutus järjestetään keskitetysti tarkastuslautakunnan toimesta. Tytäryhteisön ao. toimielin sitoutuu tämän konserniohjeen hyväksymisellä valitsemaan tilintarkastajakseen vähintään yhden kilpailutuksen voittaneen tilintarkastusyhteisön tai tämän kumppanuusyhteisön tilintarkastajista.
Yhteisöjen sisäinen valvonta ja tarkastus
Yhteisön tulee järjestää itselleen toiminnan laajuuden edellyttämä sisäinen valvonta ja tarkastus. Sisäisessä tarkastuksessa on mahdollista käyttää kaupungin sisäisen tarkastuksen yksikköä sen käytettävissä olevien voimavarojen mukaan.
19. Tiedottaminen kunnan asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille
Kuntalain 29 §:n mukaisesti kunnan toiminnasta on tiedotettava asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille. Kunnan tulee antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa olevista asioista, niistä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista.
Yhteisöjä koskevasta tiedotuksesta vastaa yhteisön puolesta hallitus ja toimitusjohtaja. Yhteisön tiedottamisen on tuettava konsernin asettamia tavoitteita ja toimintapolitiikkaa. Tiedottamisessa ja tietojen antamisessa yhteisöjä koskevissa asioissa tulee huomioida kaupungin yleiset tiedotusperiaatteet sekä julkisuus- ja salassapitosäännökset.
Viestinnän on oltava avointa ja julkisuuslain mukaista. Viestinnässä on otettava huomioon yhteisöjen erilainen oikeudellinen asema, toiminnan luonne ja kilpailutilanne markkinoilla, mikä saattaa vaikuttaa tiedottamisen laajuuteen ja ajoitukseen.
Viestinnässä on otettava huomioon myös kielilain vaatimukset.
Yhteisön on annettava tiedotusta varten valvontavastuuhenkilölle hänen ohjeidensa mukaiset tiedot. Ennen tietojen antamista yhteisön on arvioitava, voidaanko tiedot antaa aiheuttamatta yhteisölle haittaa.
20. Tietojen antaminen
Yhteisöjen tulee toimittaa Turun kaupungin konsernijohdolle, kaupunginhallitukselle, johtokunnalle, kaupunginjohtajalle, apulaiskaupunginjohtajalle ja valvontavastuuhenkilölle sekä sisäiselle tarkastukselle näiden pyytämät tiedot ja asiakirjat yhteisön toiminnasta, jos tämä tieto on tarpeen konsernin kokonaisedun arvioimiseksi tai muusta perustellusta syystä, huomioiden kuitenkin lainsäädännössä asetetut pakottavat säännökset.
Yhteisöt ylläpitävät omia perustietojaan Turun kaupungin ylläpitämässä tietojärjestelmässä (Extranet) siinä laajuudessa kuin konsernijohto on katsonut tarpeelliseksi riittävän tiedonsaannin mahdollistamiseksi.
Strategisten yhteisöjen tulee huolehtia siitä, että konsernijohdolle toimitetaan seuraavat yhteisöä koskevat asiakirjat
-Hallituksen työjärjestys
-Kaupparekisteriote
-Osakasluettelo
-Osakassopimus
-Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan ohjeet
-Tilinpäätös
-Toimitusjohtajasopimus
-Yhteisön strategia
-Yhtiöjärjestys/säätiön säännöt
Yhteisön tulee ilmoittaa, jos se katsoo joidenkin tietojen kuuluvan liikesalaisuuden piiriin.
21. Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajan tietojensaantioikeus
Kuntalain 124 § mukaan tarkastuslautakunnalla on salassapitoa koskevien säännösten estämättä oikeus saada kunnan viranomaisilta tiedot ja nähtävikseen asiakirjat, joita se pitää tarpeellisina arviointitehtävän hoitamiseksi.
Tarkastuslautakunta voi kutsua strategiseksi yhteisöksi tai strategiseksi säätiöksi määritellyn tai muun kaupunkikonserniin kuuluvan tytäryhteisön ja kaupungin määräysvaltaan kuuluvan säätiön toimielimen jäsenen sekä niiden palveluksessa olevan henkilön kuultavaksi. Lautakunnalla on oikeus saada tietoja edellä mainittujen yhteisöjen ja säätiöiden sekä muiden tytäryhtiöiden ja kaupungin määräysvaltaan kuuluvien säätiöiden toiminnasta ja taloudesta sen arvioimiseksi onko kaupunginvaltuuston asettamat tavoitteet saavutettu ja onko omistajapoliittisia linjauksia noudatettu.
Tilintarkastajalla on salassapitoa koskevien säännösten estämättä oikeus saada kunnan viranomaisilta ja Turun kaupunkikonserniin kuuluvilta yhteisöiltä ja säätiöiltä tiedot ja nähtävikseen asiakirjat, joita hän pitää tarpeellisina tarkastustehtävän hoitamiseksi.
Mahdolliset liitteet:
Hallitustyöskentelyn vuosikello
Valvontavastuusegmenttijaottelu sekä valvontavastuulista