Talous ja rahoitus -vastuualue, johtaja Jukka Laiho ja laskentapäällikkö Seija Liinoja 13.9.2016:

KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy, vastuunalaisena tilintarkastajana JHTT, KHT Leif-Erik Forsberg on jättänyt raportin tilinpäätöksen 2014 tilintarkastuksesta 14.4.2015. Tarkastuslautakunta on lähettänyt tilintarkastusta koskevan raportin kaupunginhallitukselle tiedoksi ja toimenpiteitä varten 2.6.2015.

Tilinpäätöksen 2015 vastaava raportti on lähetetty tarkastuslautakunnalle 6.5.2016 ja kaupunginhallitukselle 26.5.2016.

Vuoden 2014 tilinpäätöksestä tilintarkastajan antama raportti on inhimillisistä syistä jäänyt antamatta. Selvitys koskien vuotta 2014 sisältyy vuodesta 2015 annettavaan tilintarkastajan tilinpäätöksestä antaman raportin selityksiin.

Selvitykset annetaan ainoastaan kohtiin, joihin sisältyy tilintarkastajan suositus tai joihin tilintarkastaja edellyttää toimenpiteitä. 

Yhteenveto tarkastuksista 2014 ja 2015

Vuoden 2014 tarkastuksen yhteydessä tilintarkastaja on suositellut palkanlaskentajärjestelmän lomapalkkajaksotusten määrän täsmäyttämistä taseeseen kuukausittaisina kirjauksina syntyvän velan määrän kanssa säännöllisesti, viimeistään kuitenkin tilinpäätöksessä.

Lomapalkkajaksotukset on kirjattu vuodesta 2014 alkaen kuukausittain. Jaksotukset hoitaa kaupungin henkilöstöasioiden palvelukeskus.  Täsmäytykset tehdään pääsääntöisesti kerran vuodessa tilejä päätettäessä.

Muistiotositteiden liitteiden puuttumisessa sekä tase-erittelyn tietojen puutteellisuudessa on tilintarkastaja havainnut puutteita sekä 2014 että 2015.

Muistiotositteen laadinnasta on ohjeistusta konsernihallinnon laatimissa tilinpäätösohjeissa sekä Taitoan SAP SIPS -muistiotositteen esikirjaus ja tarkastusohjeissa, jonne tulee lisätä erityismaininta liitteiden tarpeellisuudesta. Muistiotositetta ei pääsääntöisesti pitäisi hyväksyä, ellei siihen ole liitetty tausta-aineistoa, josta kirjaus- ja tai laskentaperuste käy ilmi. Lisäämisen voi tehdä myös tositteen hyväksymisen jälkeen. Taitoa on luvannut päivittää ohjeistusta ja järjestää koulutusta muistiotositteiden laatijoille.

Taitoa on omassa selvityksessään todennut, että:”

• 2016 tilinpäätöksessä tase-erittelyjen tekemiseen on varattu Taitoassa erityisresurssi, ja puutteellisiin tietoihin reagoidaan välittömästi yhteyshenkilölistan mukaisesti.
• Tase-erittelyohje päivitetään syyskuun 2016 aikana ja saldoerittely- ja vahvistusten laatijoille pidetään koulutus joulukuun alussa. Päivitetyt ohjeet viedään talouspalvelutturku.taitoa.fi sivuille sekä käydään läpi tilinpäätösvastuullisten kanssa ennen vuoden vaihdetta järjestettävässä tilinpäätösinfossa.
• Taitoa selvittää, voidaanko SIPS:n etusivulle lisätä muistutus riittävästä vientiselitteestä, tapahtumaa selventävästä kommentista ja liitteistä, joista selviää kirjauksen peruste.”

Tilintarkastaja on esittänyt vuonna 2015 huolensa Kunnan Taitoan resurssien riittävyydestä. Tilintarkastaja on havaintoihinsa perustuen huolissaan siitä, onko Kunnan Taitoalla tarjota Turun kaupungille riittävät resurssit siihen, että kaupungin tilinpäätös tulee laadittua kaikilta osin asianmukaisesti ja myös dokumentoitua ajantasaisesti. Lisäksi tilintarkastaja toteaa, että taloushallinnon rutiineja on hajautettu useille henkilöille Taitoassa. Tilintarkastajan kokemuksen mukaan kuitenkin kaupungin kirjanpidosta ja tilinpäätöksen sisällöstä vastaa käytännössä yksi henkilö, toisen henkilön laatiessa konsernitilinpäätöksen.

Talouden ja rahoituksen vastuualue yhtyy tilintarkastajan huoleen ja on siksi pyytänyt Taitoalta selvityksen, miten se aikoo varmistua tilinpäätöksen asianmukaisesta laadinnasta ja dokumentoinnista tulevaisuudessa. Taitolta pyydettiin

• selvitystä kaupungin kirjanpidon ja tilinpäätöksen kokonaisvastuun järjestämisestä
• selvitystä osaamisen varmentamisesta ja jatkuvasta kehittämisestä
• esitystä/ehdotusta siitä, miten tilintarkastajan edellyttämät riittävät resurssit on käytössä siten, että kaupungin tilinpäätös tulee laadittua asianmukaisesti ja dokumentoitua ajantasaisesti.

Taitoan vastauksesta käy ilmi, että kaupungin tilinpäätös on vastuutettu kahdelle pääkirjanpitäjälle vuoden 2016 tilinpäätöksessä. Myös kirjanpidon osaamista on laajennettu mm. käyttöomaisuuskirjanpidossa. Taitoassa otetaan käyttöön kuluvan vuoden aikana tilintarkastuksen ISA402-kontrollit. Kirjanpidon tiimin konserni- ja yhtiökirjanpidon osaamista on lisätty yhden uuden kirjanpitäjän resurssilla.

Talouden ja rahoituksen vastuualue katsoo, että vastuuta ei voi jakaa. Taitoassa vastuu ja hyvä tilinpäätösosaaminen sekä kaupungin kirjapito- ja tilinpäätösprosessin kokonaisuuden hallinta tulee olla yhdellä henkilöllä ja hänen varahenkilöllään. Näin voidaan varmistua tilinpäätöksen asianmukaisen laadinnan ja dokumentoinnin riittävyydestä. Hyvä tilinpäätösosaaminen edellyttää ymmärrystä kirjanpidon ja tilinpäätöksen kokonaisuudesta ja eri osa-alueista sekä laskelmien keskinäisestä riippuvuudesta.

Taitoan, tilintarkastusyhteisön ja konsernihallinnon edustajien kanssa on sovittu yhteisestä tapaamisesta syyskuun 20. päivä, jolloin tarkennetaan vielä tarvittavia kehitystoimenpiteitä.

Talouden ja rahoituksen vastuualue toteaa, että kaupungin tilinpäätöksen laadintaan ja oikeellisuuteen vaikuttaa myös se, että eri toimialojen toimittamat kirjanpito- ja tilinpäätösaineistot ovat aikataulussa ja täyttävät kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä annetut ohjeet. Sekä konsernihallinnon antamien, että Taitoan antamien tilinpäätös- ja kirjausohjeiden riittävyyteen ja selkeyteen kiinnitetään huomiota ja ohjeistusta tarkennetaan ja kehitetään saatujen palautteiden mukaisesti. Talouden ja rahoituksen vastuualue teki keväällä 2016 kaupungin toimialoille ja tytäryhtiöille kyselyn tilinpäätösprosessin sujuvuudesta ja kehittämiskohteista. Vastauksia on käyty läpi yhdessä Taitoan kanssa. Vastaukset otetaan huomioon vuoden 2016 tilinpäätöksen aikatauluissa ja ohjeistuksissa. Taitoa on jo luvannut päivittää toimialoille ja yhtiöille antamansa saldoerittely- ja saldovahvistusohjeet syksyllä 2016 sekä järjestää em. dokumenttien laatimisesta koulutuksen vuoden 2016 aikana.

Yleiset havainnot

Tilintarkastaja on kiinnittänyt huomiota sekä vuoden 2014 että vuoden 2015 tilintarkastuksessa siihen, että kaupungin vuosikate ei riitä poistojen kattamiseen ja velkaantuminen jatkuu investointien vuoksi. Kaupunkikonsernissa vuosikate riittää poistojen kattamiseen ja tilikauden tulos on positiivinen. Konserniyhtiöiden tilikauden tuloksen tulouttaminen esim. osinkoina tai pääomanpalautuksina nostaisi vuosikatteen poistojen tasolle.

Tilintarkastajan havainto on oikea ja kaupungin tulee edelleen jatkaa talouden sopeuttamistoimia. Tiukkaa taloudenhoitoa sekä kustannuksia alentavia kehittämistoimenpiteitä tarvitaan myös tulevina vuosina.

Tilinpäätöseräkohtaiset havainnot

Tilintarkastaja on suositellut vuoden 2014 tarkastuksessa, että palkka-aineiston ja kirjanpidon välillä tehdään dokumentoitu täsmäytys kuukausittain, jotta varmistetaan keskinäinen täsmäävyys. Taitoassa otetaan kuluvan syksyn aikana käyttöön ISA-402 standardin mukaiset kontrollit. ISA 402 on kansainvälinen tilintarkastus-standardi palveluorganisaatiota käyttävän yhteisön tilintarkastuksessa huomioon otettavista seikoista. Standardiin kuuluu mm. eri osakirjanpitojen väliset kontrollit.

Tilintarkastajan 2014 suosituksen mukaisesti investointivarauksen suunnitellut käyttökohteet eritellään sekä taloussuunnitelmassa että tilinpäätöksessä vuosittain vaikka niissä ei olisi muutoksia. Suositus on otettu huomioon. Tilinpäätöksen 2015 tase-erittelyihin sisältyy investointivarausten käyttökohteiden erittely (varauksen perusteena oleva päätös, alkuperäinen varaus, muutokset ja tilinpäätökseen sisältyvä määrä).

Rahoitusta koskevan tarkastuksen yhteydessä 2015 tilintarkastaja suosittelee että konsernijohdolle laaditaan säännöllisesti raportit, joista ilmenee erikseen emokaupungin korolliset velat, likvidit varat ja suojaukset sekä konsolidoituna koko kaupunkikonsernin vastaavat luvut.

Talouden ja rahoituksen vastuualue on ottanut vuoden 2016 alkupuolella käyttöön Kuntarahoituksen Apollo rahoitussalkunhallintaohjelman, jossa kaikki rahoitussopimukset ovat yhdessä paikassa mahdollistaen myös konsernitason rahoitussopimusten hallinnan ja analysoinnin. Tällä hetkellä ohjelmassa on jo 6-7 tytäryhtiön tiedot ja kaikkiaan 14 tytäryhtiön tiedot voidaan sisällyttää ilman erillistä lisenssimaksua.

Tilintarkastajan suositus otetaan huomioon konsernin talousraportoinnin kehittämisessä, jossa määritellään ja tarkennetaan raportoitavat tiedot, raportointijaksot sekä raportoinnissa käytettävät työkalut. Määrittelyä tehdään yhdessä pilottina toimivien kahden tytäryhtiön kanssa. Tavoitteena on kehittää konsernin talousinformaatiota sekä tarvittaessa täydentää tytäryhtiöiden tulosmittareita siten, että raportoitavat tiedot tukevat yhtiöiden liiketoimintasuunnitelmien ja strategioiden toteuttamista ja seurantaa sekä kaupunkikonsernin talouden seurantaa. Pohjana on kaupungin talousarviossa asetetut tulosmittarit ja tunnusluvut. Lopputuloksena tavoitellaan konsernilaskennan käsikirjaa ohjeeksi kaupunginhallituksessa ja yhtiön hallituksessa seurattaville asioille.

Liite 1Tilintarkastajan raportti 2014

Liite 2Tilintarkastajan raportti 2015

Oheismateriaali 1Taitoan selvitys 7.9.2016

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallitus päättää, että edellä oleva selvitys vuoden 2014 ja 2015 raportin aiheuttamista toimenpiteistä lähetetään tarkastuslautakunnalle.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.