Yhteysjohtaja Antti Kirkkola 30.3.2016:

Europeade –kansantanssin ja –kulttuurin tapahtuma on järjestetty Euroopan eri maissa vuodesta 1964 alkaen ja se on suurin alan tapahtuma Euroopassa. Tapahtumaa ei ole järjestetty aiemmin Suomessa ja se on kautta aikojen suurin massatapahtuma Turussa. Kansantanssijoita saapuu järjestävään kaupunkiin 4-5 päiväksi noin 5.000-6.000. Tapahtumapäivinä ryhmät tanssivat päivittäin 8-10 pisteessä kaupungilla, sekä suurissa avaus- ja päätösnäytöksissä, jonka areenaksi on alustavasti varattu Turku-halli.

Turku on v. 2013 esittänyt kansainvälisen Europeaden hallitukselle kiinnostuksensa järjestää tapahtuma ensimmäistä kertaa Suomessa, Suomen itsenäisyyden juhlavuonna 2017. Suomen itsenäisyyden juhlavuoden hallitus on hyväksynyt hankkeen vuoden 2017 viralliseksi ohjelmahankkeeksi. Europeadea ollaan juhlavuoden sihteeristön kanssa käydyissä keskusteluissa nostamassa yhdeksi juhlavuoden päätapahtumista.

Europeaden hallitus myönsi järjestämisoikeuden Turun kaupungille keväällä 2015 ja kuluneen talven aikana on neuvoteltu tarkennuksista tapahtuman järjestäjän ja Europeaden väliseen sopimukseen. Sopimuksessa on määritelty järjestäjän oikeudet ja vastuut. Näihin vastuisiin sisältyy kulueriä liittyen pääasiassa osallistujien koulumajoituksiin, ruokailuun ja esiintymispaikkojen järjestämiseen.

Kaupunki saa sopimukseen perustuen osuuden esiintyjien osallistumismaksuista ja pääsylippujen tuoton. Tapahtumasta syntyy kustannuksia mm. tekniikan, tuotannon järjestämisen, markkinoinnin, järjestyksenvalvonnan, ohjelmalehden, karttojen, muun ohjelman jne. järjestämisestä. Merkittävä osa kustannuksista laskutetaan tapahtumalta kaupungin sisäisten yksiköiden toimesta. Osallistujien koulumajoituksesta aiheutuu noin 110.000 euron kustannukset, HK-areenan vuokrakustannus on noin 10.000 euroa ja Arkean muonituspalveluiden osuus on noin 160.000 euroa. Lisäksi kaupungin tulee hankkia makuualustoja noin 50.000 eurolla. Ilmapatjoja voidaan hyödyntää tulevissa suurtapahtumissa. Oman rahoituksen tarve pienenee sen mukaan, mitä suurempi osallistujamäärä on. Viiden tuhannen osallistujan määrällä kaupunki saa osallistumismaksuja 394.000 euroa. Arvioitujen pääsylippu-, myyntipaikka-, sponsori- ja mainostulojen osuus on noin 140.000 euroa.

Tapahtuman kokonaismenoarvio viiden tuhannen osallistujan määrällä on 782.740 euroa.

Turun kaupungin rahoitusosuus on 248.740 euroa, josta vuoden 2016 valmisteluvaiheen osuus on 30.000 euroa. Vuoden 2016 rahoitus katetaan itsenäisyyden juhlavuoden toteuttamiseen varatulta määrärahatililtä ja vuoden 2017 rahoitus varataan kaupunginhallituksen talousarvioon. Tapahtumalle on mahdollista saada myös ulkoista rahoitusta. Ulkoisen rahoituksen määrä laskee suoraan Turun kaupungin rahoitusosuutta. Tapahtumalle haetaan opetus- ja kulttuuriministeriön tukea, sekä eri kulttuurirahastojen tukea. Tapahtumaan voidaan hakea myös maakunnan Suomi 100 –rahoitusosuutta johtuen tapahtuman alueellisesta luonteesta.

Kansainvälinen suurtapahtuma tuo kaupunkiin huomattavan määrän tuloja. Tapahtuman osallistujamäärän ja keston vuoksi sen aluetaloudelliset vaikutukset Turussa ovat huomattavat.

Turun kaupunki on tapahtuman virallinen järjestäjäorganisaatio, mutta alan yhteisöt osallistuvat vahvasti tapahtumakokonaisuuden käytännönjärjestelyihin. Tapahtuman toteutusvaiheen kumppaneita ovat mm. Dragun dancers, Fyyrkantti, Samppa Folklore, Turun Kansantanssin Ystävät, Turun Karjalaisseuran Kgruuga, Turun Kiikurit, ja Åbolands Folkdansdistrikt.

Europeade organisoituu ohjausryhmän ja kolmen alajaoksen kautta. Alajaokset on koottu kaupungin asiantuntijahenkilöistä viestinnän, ohjelmapalveluiden ja katu- ja liikenneosaamisen aloilta. Alajaosten kokoonpano on liitteenä Europeade sopimuksessa. 

Europeade tapahtumaa edeltää Tall Ships Races 2017 (20. – 23.7.) Näiden kahden peräkkäisen suurtapahtuman synergiaetujen, viestinnän ja muun koordinaation toteuttaminen järjestetään konsernihallinnon vetovoimatoimintojen toimesta. Näin varmistetaan kahden tapahtuman toiminnallisten, rakenteellisten ja kumppanuuksien optimaalinen hyödyntäminen. Tall Ships Races 2017 projektipäällikkö ja Suomi 100 koordinointia, sekä Europeaden valmistelua hoitanut tapahtumakoordinaattori Kimmo Hyyppä toimii myös Europeade –tapahtuman projektipäällikkönä. Lisäksi Europeaden tuotantoon käytetään korkeakouluharjoittelija-työvoimaa ja palkataan kansantanssin kentän tapahtumaan yhdistävä, vapaaehtoistyön koordinaatiosta ja ohjelmasta vastaava alan tuntemusta omaava koordinaattori ajalle 1.9.2016-31.8.2017.

Liite 1Yhteistyösopimus liitteineen

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallitus päättää,

että liitteenä 1 oleva sopimus hyväksytään,

että kaupunginjohtaja valtuutetaan tekemään sopimukseen tarvittaessa vähäisiä muutoksia ja allekirjoittamaan sopimus ja

että tapahtuman omarahoitusosuuteen varataan määräraha vuodelle 2017.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Miikkolan esitys, että asia pannaan pöydälle, raukesi kannatuksen puuttuessa.

Asian esitteli apulaiskaupunginjohtaja Jarkko Virtanen.