Hallintotyöryhmän mietintö

Edellisen hallinnonjärjestämispäätöksen yhteydessä sovittiin, että sen tuloksia tarkastellaan tämän valtuustokauden aikana. Vuoden 2015 keväällä kaupunginvaltuusto kiirehti asiaa ja tämän johdosta kaupunginhallituksen puheenjohtaja asetti työryhmän, joka koostuu kaupunginvaltuuston ja – hallituksen puheenjohtajista. Sihteeriksi kutsuttiin kaupunginsihteeri Pia Bergström.

Työryhmä on pyytänyt valtuustoryhmiltä lausuntoja asiasta, saanut vertailuaineistoa muista suurista kaupungeista sekä kuullut asiantuntijana Tampereen entistä pormestaria Timo P. Niemistä.

Turun nykyinen hallintomalli pohjautuu vuonna 2005 tehtyyn päätökseen, jossa luottamushenkilöiden asemaa korostettiin ja kaupunginhallituksen puheenjohtajasta tuli poliittisen prosessi johtaja, joka voi toimia kokopäiväisesti. Järjestelmää uudistettiin vuonna 2012 siten, että kaupunginjohtajan lisäksi on vain yksi apulaiskaupunginjohtaja, ja muilta osin siirryttiin toimialajohtajamalliin.

Kaupunginvaltuuston työskentelyedellytyksiä ja tiedonsaantia on parannettu. Seminaareja pidetään säännöllisesti ja kaikilla on mahdollisuus käyttää sähköisiä apuvälineitä. Kritiikkiä on kuitenkin kohdistunut siihen, että keskustelulle on jäänyt liian vähän aikaa. Valtuutetuilla olisi huomattavasti enemmänkin mahdollisuuksia osallistua tapahtumiin, joiden avulla he voisivat pysyä ajan tasalla kaupungin tulevista näkymistä mutta käytäntö on osoittanut, että ellei kokouspalkkiota makseta, osallistujamäärä on ollut rajallinen ja tieto on kulkenut epätasaisesti. Päätöksenteossa on myös osittain otettu käyttöön vuosikello, joka sisältää tärkeimmät käsiteltävät asiat mutta sen käyttö ei ole vielä ollut riittävän laajaa.

Turussa kokoontuu puheenjohtajatoimikunta, johon kuuluvat kaikkien valtuustoryhmien puheenjohtajat, ryhmän koosta riippumatta. Kokoonpanosta johtuen toimikunta ei tee päätöksiä, vaan se saa ja jakaa saatua tietoa tulevaa päätöksen tekoa varten. Toimikunta ei tällä hetkellä vastaa sille asetettuja tavoitteita. Kokoukset ovat valtuustopäivän aamulla ja käytännössä siellä käydään läpi kyseisen illan valtuustoasiat. Useampia kokouksia tarvittaisiin, vaikka puheenjohtajien kiireiset aikataulut ovatkin usein ongelmana. Jotta puheenjohtajien toimintaedellytykset olisivat riittävät, tulisi ryhmien resursseja lisätä.

Kaupunginhallituksen rooli on selvästi vahvistunut. Iltakoulukäytäntö on lisännyt ennakkotietoa valmisteltavista asioista mutta sitä pitää edelleen kehittää. Koska aika on rajallista, on esitysten oltava riittävän lyhyitä ja lähinnä tärkeimpiä asioita selittäviä. Poliittisen johdon on syytä esittää painokkaammin päättäjien toiveet esitettävien asioiden suhteen ja huolehdittava siitä, että tärkeät asiat tulevat riittävän ajoissa esille, jotta voidaan myös keskustella eri vaihtoehdoista. Hallituksen toimintakykyä on parantanut kaupunginhallituksen puheenjohtajiston säännöllinen tapaaminen yhdessä kaupungin johdon kanssa ja keskenään. Tarvetta olisi kuitenkin lisätä näitäkin keskusteluja.

Turku on ollut edelläkävijä tuottajapalvelurakenteen uudistamisessa ja tämä on korostanut kaupungin konsernirakennetta. Kaupungin konserniohjauksesta ja omistajaohjauksesta vastaa hallituksen konsernijaosto. Sen painoarvo on konsernin rakenteiden kehittyessä kasvanut. Uusi kuntalaki vaatii yhtiöiden hallituksiin enemmän asiantuntemusta ja konsernijaoston tulee omalta osaltaan kehittää toimintaansa ammattimaisempaan suuntaan. Jaoston tulee tiedostaa oma roolinsa eikä puuttua yhtiöiden operatiiviseen toimintaan muutoin, kuin aivan äärimmäisissä poikkeustapauksissa. Jos yhtiö ei toimi omistajaa tyydyttävällä tavalla, siihen on käytettävissä oma menettelynsä yhtiön yhtiökokouksen kautta.

Kaupungin työllisyysasioiden ja elinkeinopolitiikan painoarvo on huomattavasti kasvanut viime vuosina ja jatkossa on harkittava pitäisikö näiden asioiden hallinta keskittää erilliseen kaupunginhallituksen jaostoon. Kahden jaoston malli ei kuitenkaan saa lisätä kokouspäiviä, vaan kokoukset on pidettävä pääsääntöisesti maanantaisin ja kaupunginhallituksen tehtäviä on pyrittävä delegoimaan edellä mainituille jaostoille.

Lauta- ja johtokuntien rooli järjestelmässä, jossa valtuuston enemmistö on tehnyt ryhmien välisen sopimuksen, on joskus ongelmallinen. Asiantuntijalautakunnalla on luonnollisesti oikeus ja velvollisuus esittää omat näkemyksensä parhaista tavoista tehdä ko. toimialan työtä. Pitää kuitenkin olla selvää, että valtuuston strategisia päätöksiä ja talousarviota tulee noudattaa kaupungin päätöksenteossa kautta linjan. Kaupunginhallituksen lautakuntaedustajan tulee näiltä osin valvoa lauta- ja johtokuntien päätöksentekoa. Kaupunginhallitus on velvollinen puuttumaan lautakunnan päätöksiin, mikäli ne poikkeavat sovitusta.

Useissa kunnissa on päädytty lautakuntien vähentämiseen. Turussa mikään ryhmä ei ole halunnut vähentää luottamuselimiä, joskin niiden koosta on keskusteltu. Luottamushenkilöiden määrän suuri vähentäminen saattaisi edelleen vähentää halukkuutta osallistua poliittiseen toimintaan.

Turussa toimii useita pitkäaikaisia tai pysyviä toimikuntia ja neuvottelukuntia. Niiden toimintaa tulee kriittisesti arvioida, koska niiden tulisi tukea päätöksentekoa eikä hidastaa sitä.

Toimialajohtajamalli on uusin elementti kaupungin johtamisjärjestelmässä. Muutos ei ole saanut kaikilta osin kiitosta poliittisilta päättäjiltä, vaikka kaupunginhallituksen ja lautakuntien välinen toiminnan ja talouden yhteensovittaminen onkin selkeästi parantunut. Toimialajohtajien pitäisi kuitenkin tehokkaammin huolehtia siitä, että päätöksiä viedään tehokkaasti eteenpäin kaikilla tasoilla.

Tehdyillä uudistuksilla on myös pyritty parantamaan kansalaisten vaikuttamismahdollisuuksia. Kaupungilla on toimivat sähköiset palautepalvelut ja vastauksia kansalaisten kysymyksiin ja toiveisiin pyritään antamaan mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti. Vaatimukset ovat kuitenkin kasvaneet ja kaupungin on pakko tarkentaa niitä periaatteita, jotka liittyvät sähköpostin ja erityisesti sosiaalisen median käyttöön. Kansalaisyhteiskunnassakin on pystyttävä hoitamaan kaupungin perustehtävät kunnolla työajan puitteissa eikä ole kohtuullista vaatia, että työntekijät osallistuvat työtään koskevaan sähköiseen keskusteluun vapaa-ajallaan. Sen sijaan luottamushenkilöiden luonnollisena tehtävänä on pitää yhteyttä kansalaisiin. Myös laajempi yhteistyö kolmannen sektorin kanssa voisi helpottaa tilannetta.

Julkisessa keskustelussa erilaiset pormestarimallit ovat saaneet hieman liian suuren painoarvon. Nimikkeet eivät ole ratkaisevia vaan toimintatapa. Kaikissa johtamismalleissa tarvitaan pysyvä virkahenkilöstö ja vaaleilla valittava poliittinen johto. Yleisesti ottaen on huomattava, että johtamiseen liittyvät ongelmat eivät ole riippuvaisia hallintomallista.

Turussa on kohtuullisesti onnistuttu eriyttämään poliittinen valmistelu ja virkamiestyö toisistaan. Kaupunginhallituksen puheenjohtajalla on laajat toimintamahdollisuudet ja hyvä yhteistyö varapuheenjohtajien sekä ryhmänjohtajien kanssa, joka mahdollistaa riittävän poliittisen ohjauksen. Kokonaisuus on kuitenkin aina myös henkilöistä kiinni. Kun yhteistyö puheenjohtajien kesken ja toisaalta yhteistyö virkajohdon suuntaan toimii hyvin, haluttuja tuloksia saadaan aikaan. Useat suuret kaupungit ovatkin ryhtyneet toimimaan Turun mallin tapaisesti.

Valtio on aiemmin ilmoittanut ryhtyvänsä keventämään kuntien velvoitteita. Toivottavasti tästä saataisiin helpotusta kuntien taloustilanteeseen. On kuitenkin syytä korostaa, että Turussakin tehdään paljoin sellaista, joka ei todellisuudessa tuota kuntalaisille lisäarvoa. Kaupunki on käyttänyt miljoonia euroja kehittääkseen IT-palveluita, jotta muun muassa tiedolla johtaminen olisi mahdollista. Rinnalla ei tule ylläpitää turhia tiedonkeruurakenteita. Kaupungin on tarpeen tehdä omat byrokratiatalkoot ja keskityttävä parempaan asiakaspalveluun. Kiinteistötoimialan kehittäminen on jo nyt käynnissä.

Valtioneuvosto on tehnyt periaateratkaisun hallinto- ja sotealueista. Vielä ei ole käsitystä mitä uudistus tulee merkitsemään kunnille. Tämä käytännössä merkitsee sitä, ettei merkittävistä muutoksista Turussakaan kannata päättää tässä vaiheessa. Valtuuston koko on syytä pitää nykyisellään eikä lautakunta/johtokuntarakenteen osaltakaan ole pikaista muutostarvetta. Kiinteistötoimialaa koskeva uudistushanke ei myöskään välttämättä tarvitse muutoksia luottamushenkilörakenteeseen.

Oheisena ovat työryhmän esitykset, jotka esitetään kaupunginhallitukselle tiedoksi ja toimenpiteitä varten. Työryhmä oli yksimielinen lukuun ottamatta esityksen viimeistä kohtaa, jossa oli myös halukkuutta nopeuttaa aikataulua.

Turussa 18.1.2016

Olli A. Manni      Pia Bergström

puheenjohtaja   sihteeri

TYÖRYHMÄN ESITYKSET:

-kaupunginhallituksen avuksi muodostetaan jatkossa kaksi jaostoa, konsernijaosto sekä uusi, elinkeino- ja työllisyysjaosto, joita johtavat kaupunginhallituksen varapuheenjohtajat. Uuden jaoston tarkempi toimenkuva määritellään kaupunginhallituksen erillisessä päätöksessä ja sen toimivuutta arvioidaan johtamismallin jatkotarkastelun yhteydessä;

-lisätään puheenjohtajatoimikunnan kokoontumisia ja varmistetaan toimiva varahenkilöjärjestelmä;

-mahdollistetaan kaupunginhallituksen varapuheenjohtajien toimiminen osa-aikaisesti luottamustehtävässään vaihtoehtona ansionmenetyskorvaukselle, joka ei sovi kaikille;

-konserniyhtiöt luopuvat luottamushenkilömaksujen perimisestä ja vastapainoksi korotetaan valtuustoryhmien toiminta-avustuksia;

-valtuuston koko säilytetään nykyisellään ensi valtuustokaudella;

-kiinteistötoimialan uudistukset ja siihen kiinteästi liittyvä ympäristötoimialan ja konsernihallinnon yhteistyön kehittäminen viedään loppuun tällä valtuustokaudella;

-turvataan turkulaisten edut varautumalla sote-uudistuksen vaatimiin rakennemuutoksiin;

-selvitetään erilaisten virkamiestyöryhmien yms. määrä ja tarve sekä vähennetään sisäisten selvitysten tekemistä;

-tehdään puolivuosittain arvio valtuustossa ja hallituksessa käsiteltävien asioiden määrästä ja luonteesta;

-varataan valtuuston seminaareissa riittävästi aikaa keskustelulle;

-arvioidaan lauta- ja johtokuntien poliittinen valvonta sekä pysyväisluonteisten toimikuntien, jaostojen ja neuvottelukuntien tarkoitus tämän valtuustokauden aikana;

-kehitetään vuosikellojärjestelmää ja jakelun piiriin otetaan myös ryhmien johtajat. Lautakunnilla ja johtokunnilla tulee olla vuosikello omasta toiminnastaan; sekä

-kaupungin toimintamallin jatkotarkastelu ja päätös johtamisjärjestelmästä tehdään ensi valtuustokauden puoliväliin mennessä.