Kaupunginlakimies Jukka Vanto 29.12.2015:

Asian tausta ja hankintaoikaisuvaatimus:

Hankinta- ja logistiikkakeskus on Konsernihallinnon toimeksiannosta pyytänyt tarjouksia rakennuslupa-aineiston digitoinnista 31.1.2017 päättyvälle sopimuskaudelle, jonka jälkeen sopimusta voidaan tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin enintään vuodella (optio).

Konsernihallinnon hallintoryhmän johtaja on 22.12.2015 tekemällään hankintapäätöksellä § 32 sulkenut KAR Oy:n tarjouskilpailusta ja valinnut Grano Oy:n rakennuslupa-aineiston digitoijaksi. KAR Oy on tehnyt mainittua päätöstä koskevan hankintaoikaisuvaatimuksen ja vaatinut tarjouksensa uudelleenkäsittelyä.

Voittaneen tarjoajan lausunto

Grano Oy ei ole käyttänyt sille varattua tilaisuutta lausunnon antamiseen.

Asian arviointi

Julkisista hankinnoista annetun lain (hankintalaki) 2 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet, kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättä sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Tarjouspyynnön liitteessä 6 ”sopimusluonnos” kohdassa 13 ”viivästyssakko” on todettu seuraavaa:

”Mikäli toimitus viivästyy palveluntuottajasta johtuvasta syystä, Tilaajalla on oikeus viivästyssakkoon. Viivästyssakko on suuruudeltaan viisi (5) prosenttia viivästyneen toimituksen tai sen osan arvonlisäverottomasta arvosta jokaiselta alkavalta vuorokaudelta, jolla palveluntuottaja ylittää sovitun määräpäivän, kuitenkin enintään seitsemältä (7) vuorokaudelta. Tilaajalla on oikeus vähentää viivästyssakko palveluntuottajalle tehtävistä maksusuorituksista.”

KAR Oy on esittänyt, että sen tarjouskilpailun aikana esittämään kysymykseen siitä, millä perustein hankintayksikkö on poikennut JYSE 2014 PALVELUT -ehtojen mukaisen viivästyssakon suuruudesta, ei olisi lainkaan vastattu.

Tarjouspyynnön kohdassa 15 ”lisätiedot” on muun ohella todettu, että kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan Tarjouspalvelutoimittajaportaalissa viimeistään 7.12.2015. Kysymys- ja vastauskoosteen kohdassa 8 on, toisin kuin hankintaoikaisuvaatimuksessa on esitetty, vastattu kysymykseen siitä, miksi hankintayksikkö voi sopimusehdoissa poiketa JYSE 2014 PALVELUT -ehtojen mukaisesta viivästyssakosta.

KAR Oy:n on viivästyssakon suuruuteen liittyen esittänyt, että KAR Oy:llä, toisin kuin kahdella muulla tarjoajalla, ei ole toimipistettä Turussa. Asiassa on siten arvioitava sitä, onko hankintayksikkö voinut asettaa kyseisen sopimusehdon.

Oikeuskäytännössä (MAO 860/15) on katsottu, että hankintayksikkö voi harkintavaltansa puitteissa asettaa viivästyssakkoehdon, joka poikkeaa esimerkiksi yleisistä sopimusehdoista. Yleisesti ottaen viivästyssakolla on sopimusvelvoitteiden oikea-aikaiseen noudattamiseen liittyvä tehostetarkoitus. Lisäksi mainittujen JYSE 2014 PALVELUT -ehtojen soveltamisohjeiden mukaan näitä ehtoja voidaan vapaasti käyttää ja muokata kulloisenkin tarpeen mukaisesti. Nyt käsiteltävänä olevassa asiassa ei ole käynyt ilmi seikkoja, joiden perusteella olisi hankintasäännösten kannalta arvioitavissa, että hankintayksikkö ei olisi voinut asettaa kyseistä sopimusehtoa tai että hankintayksikkö olisi kyseisellä ehdolla pyrkinyt kohtelemaan tarjoajia epätasapuolisesti.

Tarjouspyynnön kohdassa 4 on muun ohella ohjeistettu, että tarjoajan tulee täyttää hintaliitteen kaikki sinisellä täyttövärillä maalatut solut sekä todettu, että mikäli hintaliite on täytetty puutteellisesti, tarjous hylätään. KAR Oy on tähän liittyen esittänyt, että hankintayksikkö olisi kohdellut tarjoajia epätasapuolisesti, koska tarjouskilpailussa toiseksi sijoittunutta tarjoajaa ei hylätty sen vuoksi, että se ei ollut täyttänyt hintaliitteen sinisellä värillä maalattua solua C3.

Hintaliitteen sinisellä täyttövärillä maalatut solut ovat solua C3 lukuun ottamatta varattu erilaisten yksikköhintojen ilmoittamista varten. Solu C3 on varattu vain tarjoajan nimen eikä esimerkiksi tarjoushinnan ilmoittamista varten.  Kyseistä puutteellisuutta on siten voitu nyt esillä olevassa hankinnassa pitää sellaisena merkityksettömänä seikkana, jolla ei ole ollut vaikutusta tarjouksen sisällön arviointiin ja tarjousten vertailuun. Hankintayksikkö ei näin ollen ole menetellyt hankintasäännösten vastaisesti tai epätasapuolisesti, kun se ei ole tällä perusteella hylännyt tarjouskilpailussa toiseksi sijoittuneen tarjoajan tarjousta.

Hankintalain 71 §:n 1 momentin mukaan tarjoajat on valittava sekä tarjoajien soveltuvuus arvioitava kaikissa hankintamenettelyissä ennalta ilmoitettuja, tarjoajien taloudelliseen ja rahoitukselliseen tilanteeseen, tekniseen suorituskykyyn tai ammatilliseen pätevyyteen liittyviä taikka muita objektiivisia ja syrjimättömiä perusteita noudattaen. Pykälän 2 momentin mukaan tarjouskilpailusta tulee sulkea pois tarjoaja, jolla ei ole teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi. Tarjoajien sulkemisessa tarjouskilpailun ulkopuolelle voidaan noudattaa soveltuvin osin, mitä tarjoajien soveltuvuuden arvioinnista lain 52–59 §:ssä säädetään.

Hankintalain 52 §:n mukaan tarjoaja on suljettava tarjouskilpailusta, tarjoajien soveltuvuus muuten arvioitava sekä tarjoajat valittava ennen tarjousten vertailua.

Hankintalain 56 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikkö voi esittää muun ohella tarjoajien teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevia vaatimuksia sekä vaatia tarjoajia esittämään niihin liittyviä selvityksiä. Pykälän 2 momentin mukaan vaatimusten ja niiden täyttymisen todistamiseksi pyydettävien selvitysten tulee liittyä tarjoajan edellytyksiin toteuttaa hankinta, ja ne on suhteutettava hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen. Vaatimuksista ja selvityksistä on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Hankintalain esitöissä (HE 50/2006 vp, s. 100) on lain 56 §:n osalta todettu, että hankintayksiköllä on harkintavaltaa tarjoajien ominaisuuksiin liittyvien vaatimusten asettamisessa. Menettelyyn voidaan puuttua vain tilanteissa, joissa vaatimukset eivät liity tarjoajien mahdollisuuksiin toteuttaa hankinta tai joissa vaatimuksilla vaarannetaan tarjoajien tasapuolista kohtelua. Tarjoajien rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen, tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvien vaatimusten ja tarjoajien valinnassa käytettävien perusteiden on oltava suhteellisia, puolueettomia ja perusteltavissa hankinnan kohteen kannalta. Siten hankintayksikön tulee hankinnan luonteen ja laajuuden perusteella harkita vaatimusten tasoa. Soveltumattomat tai liian ankarat vaatimukset voivat rajoittaa tarpeettomalla tavalla kilpailua.

Hankintalain 59 §:n 1 momentin 3 kohdan mukaan hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa osoittamaan teknisen suorituskykynsä ja ammatillisen pätevyytensä luettelolla viimeksi kuluneen enintään kolmen vuoden aikana toteutetuista tärkeimmistä tavarantoimituksista tai palveluista arvoineen, ajankohtineen ja vastaanottajatietoineen.

Tarjouspyynnön kohdassa 2 ”hankinnan kohde” on ilmoitettu hankinnan kohteesta muun ohella seuraavaa:

”Hankinnan kohteena on Turun kaupungin rakennuslupiin liittyvien piirustusten ja asiakirjojen digitointipalvelu, joka sisältää digitoinnin sekä digitoitujen tiedostojen käsittelyn, nimeämisen ja metatiedottamisen tilaajan ohjeiden mukaan.

Digitoitava aineisto on muodoltaan, kooltaan ja materiaaleiltaan vaihtelevaa arkistoaineistoa, jonka syntyaika on noin 1930–1989. Digitoinnista palautuneiden piirustusten ja asiakirjojen kuntoa valvotaan.

Palveluntuottajan tulee noudattaa digitointipalveluiden tuottamisessa:

- Asiakirjojen käsittelyohjetta kuvaus- ja kopiointiyrityksille (liite 1)

- Tilaajan metatietopohjaa ja tiedostojen nimeämisohjetta (liite 2)

- Arkistolaitoksen suositusta digitoinnin laatukriteereiksi (liite 3).

Pääpiirustusten digitointiprosessi on kuvattu liitteessä 4.

Digitointipalvelun tuotekohtaiset vaatimukset ja digitointien määrät on esitetty hintaliitteellä (liite 5).”

Tarjouspyynnön kohdassa 7 "kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset” on ilmoitettu tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvänä vaatimuksena muun ohella seuraavaa:

”Tarjoajalla tulee olla kokemusta vähintään kahdesta (2) vastaavan palvelun toimittamisesta viimeisten kolmen (3) vuoden ajalta. Vastaavalla palvelulla tarkoitetaan, että tarjoaja on tuottanut toimeksiannosta tarjouspyynnön kohteena olevia vastaavantyyppisiä digitointipalveluja. Toisen referenssin digitoinnin kohteena olevien asiakirjojen tulee vastata iältään hankinnan kohdetta tai olla sitä vanhempia.”

Kyseisen vaatimuksen täyttymisen osoittamiseksi sähköisesti täytettävän tarjouksen liitteeksi on tullut ladata referenssiluettelo, jossa on tullut olla lyhyt kuvaus referenssin sisällöstä, laajuudesta, ajankohdasta ja tilaajan yhteystiedoista.

KAR Oy on liittänyt tarjoukseensa salassa pidettäväksi merkitsemänsä referenssiluettelon. Hankintapäätöksessä KAR Oy on suljettu tarjouskilpailusta, koska se ei ole täyttänyt tarjouspyynnössä edellytettyä kokemusvaatimusta.

Asetettu kokemusvaatimus on liittynyt tarjoajien edellytyksiin toteuttaa kysymyksessä oleva hankinta. Erityisesti hankinnan edellä ilmenevä hankinnan kohde huomioon ottaen on katsottava, ettei kyseinen vaatimus ole ollut suhteellisuusperiaatteen vastainen.

KAR Oy:n antaman selvityksen perusteella on voitu todeta, että KAR Oy:n kokemus ei ole täyttänyt tarjouspyynnössä asetettua vähimmäisvaatimusta. Hankintayksikön on näin ollen tullutkin sulkea KAR Oy tarjouskilpailusta soveltuvuusvaatimuksen täyttymättä jäämisen vuoksi. Asiassa ei näin ollen ole myöskään tarpeen lausua muista hankintamenettelyn virheellisyyttä koskevista KAR Oy:n väitteistä. Todettakoon kuitenkin, että hankintamenettelyn oikeellisuutta ei ole aihetta arvioida toisin sillä KAR Oy:n esittämällä seikalla, etteivät hankintayksikön edustajat ole esitelleet tarjoajalle omaa pätevyyttään tai käyttäneet hankintamenettelyssä konsulttia taikka eivät ole edellyttäneet hankintamenettelyssä digitoinnin koe-erän tekemistä.

Johtopäätökset

Edellä mainituilla perusteilla hankinnassa ei ole menetelty KAR Oy:n esittämin tavoin julkisia hankintoja koskevien oikeusohjeiden vastaisesti. Hankintaoikaisuvaatimus on näin ollen hylättävä.

Oheismateriaali 1KAR Oy:n hankintaoikaisuvaatimus

EhdotusKaupunginhallitus päättää hylätä KAR Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen perusteettomana.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.