Konsernihallinto, hankinta- ja logistiikkakeskus, logistiikkapäällikkö Seppo Salmela ja hyvinvointitoimialan talous- ja hallintojohtaja Max Lönnqvist 29.9.2015:

Tukitoimintojen järjestelyt ja niiden rationalisointi ovat sekä konsernihallinnon alaisen hankinta- ja logistiikkakeskuksen sekä hyvinvointitoimialan toimintoanalyysissä. Varastointi- ja logistiikkatoiminnot ovat merkittävä kokonaisuus, jossa varastointi- ja jakelutoimintojen suurin käyttäjä on hyvinvointitoimiala,  noin 70%:n osuudella. Hyvinvointitoimialan merkittävimpiä tavararyhmiä ovat erilaiset hoitotarvikkeet, joiden osalta tehdään jo nyt kilpailutusyhteistyötä Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kanssa ja toimitus kaupungille tapahtuu sairaanhoitopiirin varaston kautta.

Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin edustajien kanssa on kartoitettu yhteistyömahdollisuuksien laajentamista ja yhteisesti on todettu, että koko varastointi- ja logistiikkapalvelun siirtämisellä sairaanhoitopiirin hoidettavaksi voidaan saavuttaa merkittäviä synergiaetuja henkilöstöresurssien optimoinnin, kuljetusten, tietojärjestelmien kuin myös varastotuotteiden (tuoteluetteloiden) yhdistämisen muodossa.

Alustavan suunnitelman mukaan varastointi- ja keräilypalvelun osalta on mahdollista purkaa päällekkäisyyttä yhdistämällä nämä toiminnot VSSHP:n Logistiikkakeskukseen Biolinjalle. Nykyisen Logian varastotilasta voidaan silloin luopua kokonaan. Mäntymäestä tarvitaan terminaalitoimintaa varten pienempi tila sekä laiturin käyttömahdollisuus. Muutos varasto-, terminaali- ja erityisesti jakelutoiminnan osalta edellyttää että soveltuva henkilökunta siirtyy VSSHP:n palvelukseen. Ensiarvoista on, että hyvinvointitoimialan yksiköiden palvelutaso ei nykyisestään laske. Tilaus-hyllytyspalvelu säilyisi yksiköille vähintään nykymuotoisena, mutta toiminnassa tultaisiin jatkossa hyödyntämään tietojärjestelmiä ja niiden mobiiliratkaisuja.

Hoitotarvikejakelu ja asiakaspalvelu kannattaisi selvitysten perusteella ehdottomasti sisällyttää VSSHP:n tarjoamaan logistiikkapalveluiden kokonaisratkaisuun. Hoitotarvikkeiden tilaaminen ja varastointi tuotetaan Turun Hyto:lle varastotuotteiden osalta jo nyt VSSHP:n toimesta. Asiakaspalvelu taas linkittyy Hyvinvointitoimialan palveluihin sekä kilpailutusten että tilaus-toimitus-laskutus –prosessin osalta. Nämä toteutetaan jo nyt VSSHP:n toimesta ja siksi kalliit tietojärjestelmämuutokset jäävät asiakaspalvelun siirtyessä hyvin vähäisiksi. Myös tiedonkulku asiakkaan ja hankintoja toteuttavien välillä paranee ja toimitusprosessi nopeutuu kun välikäsiä karsitaan. Hoitotarvikejakelulle ja asiakaspalvelulle löytyy luontevat tilaratkaisut VSSHP:n logistiikkapalveluiden nykyisistä tiloista. Tilojen osalta käytännöllisintä olisi että niistä ei kummallekaan syntyisi erillisiä kustannuksia. Hyvinvointitoimialan hoitotarvikejakelusta vastaavat pitävät esitettyä toimintamallia hyvänä ja asiakaspalvelun laatua parantavana.

Sisäinen VSSHP:n toteuttama kuljetus pitäisi sisällään ruokajakelun, tarvikkeet, näytteet, lääkkeet ja pyykit jätteet. Ulkoisista rahdinkuljetuksista vastaisivat VSSHP:n oma kuljetusyksikkö sekä ulkoinen palveluntuottaja, kuten tälläkin hetkellä, mutta omien ja palveluntuottajien kuljetusten koordinointi siirtyisi kokonaisuudessaan VSSHP:lle. Kuljetuskustannukset toteutettaisiin asiakkaalle omakustannushintaan. Hankinta- ja logistiikkakeskuksella säilyisi palvelun tason määrittämis- ja seurantavastuu koko kaupungin tasolla.

Postituksen osalta Turku on jo keskittänyt postituspisteet Hyvinvointitoimialan osalta, mikä helpottaa palvelun siirtämistä VSSHP:lle. Palvelussa on tällä hetkellä jakelun osalta ulkoinen toimija, joka jatkaisi sopimuksen mukaisesti postin jakelua myös muutoksen jälkeen.

Palvelussa käytettävät järjestelmät ja yhteistyön rajapinnat on käyty läpi ja suurelle osalle on jo käytössä oleva tai luonteva vaihtoehto. Tilaus-hyllytyspalveluun kuuluva järjestelmä on jo käytössä. VSSHP on hankkinut myös kuljetusten mobiilijärjestelmän. Järjestelmien välillä pystytään hyödyntämään osittain nykyisiä rajapintoja, mutta rajapintojen muutokset riippuvat pitkälti siitä miten asiakaspalvelu- ja tilaustoiminta toteutetaan. Toiminnan kustannukset ja sujuvuus sekä toimitusten nopeus riippuvat paljon siitä millainen tietojärjestelmien käyttötapa valitaan kuhunkin toimintaan. Eri toimintavaihtoehtoja punnitaan sekä kustannusten että työvaiheiden ja niihin sitoutuvan ajan ja vastuukysymysten näkökulmasta. Muutoksen aikataulusta myös riippuu mikä on mahdollista, mutta tietojärjestelmien osalta voidaan helposti lähteä liikkeelle myös nykyjärjestelmillä. Sopimusperusteisesti on mahdollista määrittää tarkastikin mitä kunkin tehtäviin kuuluu, miten se on toteutettava ja millainen raportointi ja seurantamenettely toiminnasta asiakkaalle annetaan.

Yhteistyön tiivistämisessä ja VSSHP:n palvelun kattaessa logistiikan kokonaisratkaisun edellä kuvatulla tavalla voidaan laskutusta yksinkertaistaa ja kustannuksia karsia. Lähtötietojen valossa tarvikkeiden laskutus tultaisiin toteuttamaan varastotavaran osalta 9,8% suuruisena ja terminaalituotteiden osalta 8,6% suuruisena prosenttiosuutena. Muita kuluja tilaus- ja rivimaksujen muodossa ei muutoksen jälkeen enää laskutettaisi. Tuntiperusteisesti veloitettavia töitä olisivat jatkossa hyllytyspalvelu ja sisäkuljetukset (ruoka, näytteet, lääkkeet, pyykit ja jätteet). Hankinta- ja logistiikkakeskus on tehnyt muutoksen toteuttamisesta arvion kaupungille toteutuvista kustannussäästöistä. Taloudelliseksi vaikutukseksi on arvioitu varovaisesti 200.000 – 300.000€/vuosi.

Muutoksesta saavutettavien etujen kotiuttamiselle on oleellista se miten hyvin kokonaisuuden osat pystytään linkittäminen yhteen. Vain siten henkilötyöpanokset voidaan hyödyntää täysimääräisesti ja työhön sitoutuvat kustannukset minimoimaan. Tämä mahdollistaa parhaan palvelun ja kustannustehokkaan toteutuksen sekä Turun kaupungille että VSSHP:lle.

Tällä hetkellä Turun kaupungin keskusvaraston tehtävien hoitamiseen osallistuu yhteensä 19 henkilöä, joista 5 on määräaikaista ja hyvinvointitoimialalla yksi henkilö hoitaa mm. erityisjätteiden kuljetusta sairaala-alueella. Kokonaisuus käsittää kaupungin tasolla 15 vakituisessa palvelussuhteessa olevaa henkilöä sekä 5 määräaikaista.

Suunniteltuja toiminnan järjestelyitä on käsitelty hankinta- ja logistiikkakeskuksen työpaikkakokouksessa 10.9.2015 ja hyvinvointitoimialan teknisessä huollossa 16.9.2015.

Esitämme, että Turun kaupunki käynnistää yhteistoimintamenettelyn ja ryhtyy valmistelemaan liikkeenluovutusta varastointi- ja logistiikkatoimintojen siirtämiseksi konsernihallinnosta ja hyvinvointitoimialalta Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin hoidettavaksi.

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell 30.9.2015:

EhdotusKaupunginhallitus päättää, että Turun kaupunki käynnistää yhteistoimintamenettelyn ja ryhtyy valmistelemaan liikkeenluovutusta varastointi- ja logistiikkatoimintojen siirtämiseksi konsernihallinnosta ja hyvinvointitoimialalta Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin hoidettavaksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.